Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Cirkulære om gennemførelse af DNK-dataverificering

(Til folkekirkens ministerialbogsførere uden for de sønderjyske landsdele)

 

Gennemførelsen af projektet Den Ny Kirkebog (DNK) indebærer, at folkekirken overgår til elektronisk registrering til afløsning for den nuværende manuelle registrering i folkekirkens ministerialbøger.

Betegnelsen "ministerialbog" og "kirkebog" opretholdes efter overgangen til elektronisk registrering.

Efter gennemførelsen af DNK-projektet vil den elektroniske ministerialbog indeholde de samme typer af oplysninger som de nuværende manuelle ministerialbøger.

Som led i forberedelsen af elektronisk registrering gennemføres en obligatorisk dataverificering for folkekirkens ministerialbøger (udenfor de sønderjyske landsdele). Dette sker sideløbende med registreringen efter de nuværende regler.

Ved dataverificeringen sammenholdes en række af de eksisterende elektroniske oplysninger i CPR-registeret med de tilsvarende retsgyldige oplysninger i folkekirkens ministerialbøger. Endvidere suppleres med oplysninger om eventuel dåbsdato og sted, ligesom navne opdeles i for-, mellem- og efternavne. De elektroniske oplysninger bliver derved retsgyldige og kan danne grundlag for udskrivning af attester.

Efter forhandling med Den danske Præsteforening, Danmarks Provsteforening samt Danmarks Kordegneforening er det besluttet, at dataverificeringen skal omfatte personer født fra og med 1. januar 1960. Dette er begrundet i et ønske om fra begyndelsen at sikre høj nytteværdi af de elektroniske oplysninger i ministerialbogen, samt ud fra en afvejning af det betydelige omfang af arbejdet ved en løbende verificering i modsætning til en samlet verificering.

I det enkelte sogn kan den egentlige registrering i den elektroniske kirkebog dog igangsættes, såfremt verificeringen i sognet er gennemført for personer født fra og med 1. januar 1969.

Opmærksomheden henledes på, at den kirkebogsførende sognepræst fortsat er ansvarlig for kirkebogsføringen i sognet herunder dataverificeringen uanset hvem der praktisk foretager den.

Såfremt verificeringen foretages af Kirkeministeriets verificeringsgruppe, har denne dog ansvaret for verificeringen. Det påhviler i disse situationer verificeringsgruppen at træffe de fornødne foranstaltninger til gennemførelsen af verificeringen, herunder transport og opbevaring af de relevante ministerialbøger fra og til de pågældende sogne, samt sikkerhedsmæssige foranstaltninger.

Opmærksomheden henledes endvidere på, at cirkulæret træder i kraft den 7. februar 2000.

§ 1. Indførelsen af elektronisk registrering i sognet forberedes ved, at sognet foretager dataverificering af oplysninger for alle, der er fødselsregistreret i sognet fra 1. januar 1960 og fremefter. Oplysninger fra 1. januar 1969 og fremefter skal verificeres, forinden oplysninger fra 1. januar 1960 til og med udgangen af 1968 verificeres.

Stk. 2. Ved dataverificeringen sammenholdes oplysninger fra CPR-registeret med de retsgyldige oplysninger i folkekirkens ministerialbøger (hovedministerialbogen, fødsler), og der tilføjes endvidere oplysninger om dåbsdato og sted.

Stk. 3. Dataverificering foretages ved brug af IT-udstyr og programmel leveret via Kirkeministeriets IT-kontor til brug herfor.

§ 2. Den kirkebogsførende sognepræst er ansvarlig for gennemførelsen af sognets dataverificering. Dataverificeringen kan dog foretages af en person bemyndiget hertil af den kirkebogsførende sognepræst.

Stk. 2. Provsten fører tilsyn med dataverificeringen, herunder at verificeringen afsluttes indenfor den af Kirkeministeriets DNK-sekretariatet fastsatte frist, og at de fornødne sikkerhedsforanstaltninger træffes til sikring af, at uvedkommende ikke får kendskab til oplysningerne samt at verificeringen er af den fornødne kvalitet.

Stk. 3. Provsten kan efter drøftelse med den kirkebogsførende sognepræst træffe aftale med DNK-sekretariatet om, at dataverificeringen for et eller flere sogne i provstiet foretages af Kirkeministeriets verificeringsgruppe.

Stk. 4. Det påhviler Kirkeministeriets verificeringsgruppe at træffe de fornødne foranstaltninger til gennemførelse af verificering efter stk. 3, herunder foranstaltninger til transport og opbevaring af ministerialbøger samt sikkerhedsmæssige foranstaltninger.

Stk. 5. Tilsynet med dataverificeringen foretaget af Kirkeministeriets verificeringsgruppe, finder sted ved Kirkeministeriets foranstaltning.

§ 3. Dette cirkulære træder i kraft den 7. februar 2000.

Stk. 2. Med virkning fra samme dato affattes Kirkeministeriets cirkulære nr. 24 af 1. marts 1982 om ændring af lovgivningen om personnavne, punkt IX, nr. 4 og 5 således:

"4. Det gælder som hidtil, at der i stedet for originale attester m.v. kan anvendes ubekræftede fotokopier. Endvidere kan anvendes oplysninger der er verificerede ved DNK-dataverificeringen.

5. Notering om foretagne anmeldelser og modtagne meddelelser fra myndighederne foretages såvel i hovedministerialbogen som i kontraministerialbogen. Er sidstnævnte bog afleveret til landsarkivet, sendes den originale anmeldelse eller meddelelse til vedkommende arkiv med oplysning om den skete notering i hovedministerialbogen og med anmodning om tilsvarende notering i kontraministerialbogen. Vedrører anmeldelsen eller meddelelsen en person, hvis data er verificeret ved DNK-dataverificeringen, foretages notering kun i hovedministerialbogen.".

Stk. 3. Ministerialbogsførerne i folkekirkens valg- og døvemenigheder, ministerialbogsførerne i de sønderjyske landsdele samt ministerialbogsførere i de anerkendte trossamfund er ikke omfattet af verificeringen, men skal i fornødent omfang levere oplysning til brug ved gennemførelsen af denne.

Kirkeministeriet, den 28. januar 2000

Steffen Brunés
kontorchef

/Rasmus Paaske Larsen specialkonsulent