Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Cirkulære om bevaring og kassation samt aflevering af
statslige myndigheders konventionelle arkivalier i årene
2001-2004

(Statens Arkivers aktivitetsplan)

 

Statens Arkiver udsendte den 22. december 2000 sin aktivitetsplan for bevaring og kassation samt aflevering af konventionelle arkivalier i årene 2001-2004 som cirkulæreskrivelse til samtlige ministerier. Aktivitetsplanen har givet anledning til enkelte henvendelser om ændringer med henvisning til ressourcemæssige problemer. Disse er taget til følge i den hermed udsendte, reviderede aktivitetsplan.

A. Arkivlovgivningen og Statens Arkivers aktivitetsplaner

Forholdet mellem Statens Arkiver og myndighederne er fastlagt ved arkivloven (lovbekendtgørelse nr. 740 af 17. juli 2000 af lov om offentlige arkiver mv.) og arkivbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed).

I henhold til arkivlovens § 13 skal myndighederne, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver inden de er 30 år gamle, efter nærmere regler fastsat af kulturministeren. Det er i den forbindelse fastsat, at det eksisterende afleveringsefterslæb af mere end 30 år gamle arkivalier, som endnu ikke er afleveret til Statens Arkiver, skal være afviklet senest i år 2006, samtidig med at det sikres, at der ikke opstår nye efterslæb.

Statens Arkivers langsigtede aktivitetsplan indebærer, at de enkelte myndigheder hvert tiende år afleverer arkivalier, der er over 20 år gamle. I henhold til aktivitetsplanen for årene 1997 - 2000 (jf. Statens Arkivers cirkulæreskrivelse nr. 9 af 12. januar 1998) er der indledt aflevering fra omkring halvdelen af samtlige myndigheder, ligesom der er udstedt en lang række bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier.

Aktivitetsplanen for årene 2001 - 2004 indebærer, at afleveringen af arkivalier, som skal bevares, indledes hos alle myndigheder, hvor det ikke allerede er sket i henhold til aktivitetsplanen for årene 1997 - 2000, således at alle afleveringer er gennemført senest ved udgangen af år 2006.

Der er udformet særskilte taktplaner for udarbejdelsen af bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier og for aflevering af arkivalier. Taktplanerne omfatter en systematisk og koordineret gennemgang på samtlige ministeriers område, jf. afsnit B og C nedenfor.

Statens Arkiver gennemfører planen i samarbejde med de myndigheder, der omfattes af aktiviteterne. Såfremt en myndighed af ressourcemæssige grunde ikke ser sig i stand til at gennemføre aflevering af arkivalier i henhold taktplanen og de nærmere tidsfrister, som fastsættes inden for denne, vil Statens Arkiver optage forhandling med vedkommende ministerium herom, jf. arkivbekendtgørelsens § 10, stk. 4.

Aktivitetsplanen er fastsat i medfør af § 3, stk. 2, § 8, stk. 2, samt § 10, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed.

Allerede fastsatte tidsplaner for aflevering af arkivalier opretholdes.

Bevaring og kassation samt aflevering af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, sker efter reglerne i cirkulære nr. 4 af 14. januar 2000 om statslige myndigheders aflevering af elektroniske arkivsystemer til Statens Arkiver samt i cirkulære nr. 5 af 14. januar 2000 om anmeldelse og godkendelse af statslige myndigheders elektroniske arkivsystemer.

B. Taktplan 2001 - 2004 for udarbejdelse af bestemmelser om bevaring og kassation

Udarbejdelsen af bevarings- og kassationsbestemmelser for følgende styrelser og typer af myndigheder m.fl. indledes og afsluttes senest i de år, som er anført i følgende plan:

Startår

FORVALTNINGSOMRÅDE

Slutår

2001

Domstolsstyrelsen

2002

Kriminalforsorgens institutioner

2001

Rigspolitichefen

2002

Statshavne og lufthavne, m.fl.

2002

Færdselsstyrelsen med tilknyttede myndigheder

2001

Statens Luftfartsvæsen

2002

Direktoratet for FødevareErhverv

2002

Fødevaredirektoratet med fødevareregionerne

2002

Danmarks Nationalbank

2003

Skovdistrikterne

2001

Forskningsinstitutioner generelt

2001

2002

Beredskabsstyrelsen med tilknyttede myndigheder

2002

Post Danmarks institutioner

2002

Fiskeridirektoratet med tilknyttede myndigheder

2002

Plantedirektoratet med tilknyttede myndigheder

2002

Søfartsstyrelsen med tilknyttede myndigheder

2003

Visse myndigheder på By- og Boligministeriets område

2002

Kort- og Matrikelstyrelsen

2003

Lægemiddelstyrelsen

2003

Sundhedsstyrelsen

2003

2003

Personalestyrelsen

2003

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen

2004

Forbrugerstyrelsen

2004

Farvandsvæsenet

2004

2004

Danmarks Eksportråd

2005

Institutionsstyrelsen

2005

Uddannelsesstyrelsen

2005

Forskningsstyrelsen

2005

Herudover udarbejdes bevarings- og kassationsbestemmelser i forbindelse med aflevering af arkivalier, som ikke er omfattet af sådanne.

Til departementer, styrelser og lignende kan der ved afslutningen af en journalperiode efter anmodning udarbejdes bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier, som er registreret i denne periode.

Tidligere udstedte bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier a-jourføres ved behov.

I forbindelse med udarbejdelsen af bevarings- og kassationsbestemmelser påhviler det myndighederne at afgive sådanne oplysninger om arkiv- og journalforhold, der er af betydning for udarbejdelsen af bevaringsbestemmelserne. Statens Arkiver vil rette henvendelse til de pågældende myndigheder herom.

C. Taktplan for aflevering af konventionelle arkivalier

Aflevering af arkivalier indledes og afsluttes senest i de år, som er anført i følgende plan:

Startår

FORVALTNINGSOMRÅDE

Slutår

2001

Finansministeriets område

2001

Justitsministeriets område (excl. domstolene)

2002

Kirkeministeriets område (excl. Folkekirken)

2001

Undervisningsministeriets område

2002

Arbejdsministeriets område

2002

Økonomiministeriets område (excl. Danmarks Nationalbank)

2001

Miljø- og Energiministeriets område

2002

Skatteministeriets område

2003

Statslige arkivalier i varetægt hos gymnasier m.fl.

2003

2002

Indenrigsministeriets område

2003

Trafikministeriets område

2003

By- og Boligministeriets område

2003

Danmarks Nationalbank

2004

Sundhedsministeriets område (incl. statslige arkivalier i varetægt hos hospitaler m.fl.)

2004

Statslige arkivalier i varetægt hos sociale institutioner

2003

2003

Fødevareministeriets område

2004

Erhvervsministeriets område

2005

Forsvarsministeriets område (excl. Forsvaret)

2004

2004

Statsministeriets område

2005

Udenrigsministeriets område

2005

Socialministeriets område

2005

Kulturministeriets område

2005

Forskningsministeriets område

2006

Taktplan for byretternes aflevering af arkivalier er fastsat ved aftale af 28. oktober 1998 mellem Justitsministeriets Domstolsafdeling og Statens Arkiver.

Taktplan for aflevering af Folkekirkens arkivalier fastsættes efter forhandling med Folkekirkens myndigheder.

Taktplan for aflevering af arkivalier fra Forsvarets myndigheder fastsættes efter forhandling med Forsvarskommandoen.

Statens Arkiver vil rette henvendelse om aflevering af arkivalier til hver enkelt myndighed, som er omfattet af taktplanen. Det påhviler myndighederne at afgive sådanne oplysninger om arkiv- og journalforhold, der er af betydning for udarbejdelsen af bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier samt for udarbejdelsen af ordningsplan mv. for arkivalier, som skal bevares og afleveres.

Inden for taktplanens rammer fastsættes efter drøftelse en nærmere tidsplan for hver enkelt myndigheds udførelse af det afleveringsforberedende arbejde, jf. Statens Arkivers cirkulære nr. 7 af 12. januar 1998 om aflevering af statslige myndigheders arkivalier til Statens Arkiver.

Myndigheder, der har afleveret arkivalier i henhold til afleveringsplanen for årene 1997-2000, kan som hovedregel først aflevere arkivalier efter år 2006. Undtagelse gælder, for så vidt aflevering skal ske i henhold til arkivbekendtgørelsens § 2, stk.1.

Rigsarkivet, den 23. marts 2001

Johan Peter Noack