Senere ændringer til forskriften
Lovgivning forskriften vedrører
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Bekendtgørelse om bevaring af data fra
elektroniske arkivsystemer med personoplysninger i Københavns og Frederiksberg Kommuner

 

I medfør af § 5, stk. 1 og § 14, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed og efter drøftelse med de kommunale parter fastsættes:

Område

§ 1. Bestemmelserne gælder for elektroniske arkivsystemer, der indeholder personoplysninger, som Københavns og Frederiksberg Kommuner er dataansvarlige for.

Bevaring og arkivering

§ 2. Der bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der fungerer som søgemiddel til dokumenter eller sager, herunder elektroniske journaler samt tilsvarende sags- og dokumentregistre.

Stk. 2. Der bevares en arkiveringsversion af data fra elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH- og EDH-systemer).

Stk. 3. Der bevares en arkiveringsversion af data fra sagshenvisnings- og advissystemer.

§ 3. Fra økonomi- og personaleområdet bevares en arkiveringsversion af data fra økonomisystemet, der indeholder

1)   kontonumre med tilhørende kontooplysninger samt kontotekster og

2)   posteringsoplysninger.

§ 4. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger o. lign., der indeholder

1)   identifikationsoplysninger,

2)   visitationsoplysninger,

3)   beregningsoplysninger vedr. tildeling af friplads, søskenderabat o.lign. og

4)   normeringsoplysninger for den enkelte institution.

Stk. 2. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende hjemmehjælp, handicapomsorg, ældreinstitutioner m.v., der indeholder

1)   identifikationsoplysninger,

2)   visitationsoplysninger,

3)   tildelt hjælp og

4)   normeringsoplysninger for den enkelte institution

Stk. 3. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende aktivering, integration, kontanthjælp, revalidering samt sociale pensioner, der indeholder

1)   identifikationsoplysninger,

2)   oplysninger om enkeltpersoner, som danner grundlag for beslutninger om kommunale foranstaltninger eksempelvis revalidering og aktivering og

3)   oplysninger om de foranstaltninger, der har været iværksat overfor den enkelte.

§ 5. Fra socialområdet inden for det amtskommunale område bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der indeholder oplysninger om

1)   visitationer, ventelister og belægningsforhold på de enkelte sociale institutioner og

2)   de enkelte sociale institutioners brugere.

§ 6. Fra undervisnings- og kulturområdet bevares en arkiveringsversion af systemer vedrørende elevadministration i kommuneskoler, der indeholder

1)   folkeregisteroplysninger (identifikationsoplysninger),

2)   skoleoplysninger og

3)   elevoplysninger.

§ 7. Fra undervisnings- og kulturområdet inden for det amtskommunale område bevares systemer, der indeholder

1)   oplysninger om elevers karakter og prøvebeviser.

§ 8. Statens Arkiver udsteder bestemmelser om bevaring og kassation af øvrige elektroniske arkivsystemer, der indeholder personoplysninger, som Københavns og Frederiksberg Kommuner er dataansvarlige for.

§ 9. Oplysninger i elektroniske arkivsystemer, der efter bestemmelserne i §§ 2-8 skal bevares, skal afleveres til offentligt arkiv. Aflevering skal ske senest på det tidspunkt, hvor oplysningerne efter de derom gældende regler skal slettes, eller når de ikke længere skal anvendes til administrativt formål.

Kassation

§ 10. Kasseres må:

1)   Lokale økonomi-, løn- og regnskabssystemer, der rapporterer til kommunens centrale økonomi-, løn- og regnskabssystemer.

2)   Personaleadministrative systemer, herunder separate personalesagsjournaler.

3)   Interne systemer til ressourcestyring (time-, sags- og projektstyringssystemer).

4)   Adressekartoteker som ikke indgår i større systemer som fx elektroniske journaler.

5)   Adresselister over medarbejdere, der kun anvendes internt.

6)   Registre, der kun indeholder data, som i al væsentlighed indberettes eller overføres til en overordnet statslig myndighed.

7)   Registre, der indeholder oplysninger om afregning for ophold på sociale institutioner amterne i mellem og i mellem amterne og kommunerne.

8)   Registre, der indeholder oplysninger om beboernes egenbetaling for ophold på institutioner.

9)   Registre, der indeholder administrative oplysninger om udlån/salg af hjælpemidler.

Ikrafttrædelse m.v.

§ 11. Bekendtgørelsen træder i kraft den 19. maj 2004.

Rigsarkivet, den 29. april 2004

Johan Peter Noack

/Kirsten Villadsen Kristmar