Senere ændringer til forskriften
Lovgivning forskriften vedrører
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Bekendtgørelse om bevaring af data fra elektroniske arkivsystemer med personoplysninger i Bornholms regionskommune

 

I medfør af § 5, stk.1 og § 14, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed og efter drøftelse med de kommunale parter fastsættes:

Område

§ 1. Bestemmelserne gælder for elektroniske arkivsystemer, der indeholder personoplysninger, som Bornholms regionskommune er dataansvarlig for.

Bevaring og arkivering

§ 2. Der bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der fungerer som søgemiddel til dokumenter eller sager, herunder elektroniske journaler samt tilsvarende sags- og dokumentregistre.

Stk. 2. Der bevares en arkiveringsversion af data fra elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH- og EDH-systemer).

Stk. 3. Der bevares en arkiveringsversion af data fra sagshenvisnings- og advissystemer.

§ 3. Fra økonomi- og personaleområdet bevares en arkiveringsversion af data fra økonomisystemet, der indeholder

1)   kontonumre med tilhørende kontooplysninger samt kontotekster og

2)   posteringsoplysninger.

§ 4. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger o. lign., der indeholder

1)   identifikationsoplysninger,

2)   visitationsoplysninger,

3)   beregningsoplysninger vedr. tildeling af friplads, søskenderabat o.lign. og

4)   normeringsoplysninger for den enkelte institution.

Stk. 2. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende hjemmehjælp, handicapomsorg, ældreinstitutioner m.v., der indeholder

1)   identifikationsoplysninger,

2)   visitationsoplysninger,

3)   tildelt hjælp og

4)   normeringsoplysninger for den enkelte institution.

Stk. 3. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende aktivering, integration, kontanthjælp, revalidering samt sociale pensioner, der indeholder

1)   identifikationsoplysninger,

2)   oplysninger om enkeltpersoner, som danner grundlag for beslutninger om kommunale foranstaltninger, eksempelvis revalidering og aktivering og

3)   oplysninger om de foranstaltninger, der har været iværksat overfor den enkelte.

§ 5. Fra socialområdet inden for det amtskommunale område bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der indeholder oplysninger om

1)   visitationer, ventelister og belægningsforhold på de enkelte sociale institutioner og

2)   de enkelte sociale institutioners brugere.

Stk. 2. Bevaringen gælder ikke data fra systemer, der kun indeholder oplysninger, som i al væsentlighed overføres til en statslig myndighed.

§ 6. Fra undervisnings- og kulturområdet bevares en arkiveringsversion af systemer vedrørende elevadministration i kommuneskoler, der indeholder

1)   folkeregisteroplysninger (identifikationsoplysninger),

2)   skoleoplysninger og

3)   elevoplysninger.

§ 7. Fra undervisnings- og kulturområdet inden for det amtskommunale område bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der indeholder

1)   oplysninger om elevers karakter og prøvebeviser.

Stk. 2. Bevaringen gælder ikke data fra systemer, der kun indeholder oplysninger, som i al væsentlighed overføres til en statslig myndighed.

§ 8. Fra sygehus- og psykiatriområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der indeholder oplysninger om klager. Undtaget er systemer, der ikke indeholder oplysninger om klagens afgørelse.

§ 9. Fra sygehuset bevares en arkiveringsversion af data fra de kliniske kvalitetsdatabaser, der har opnået eller i fremtiden vil opnå støtte fra Amtssundhedsdirektørkredsen efter indstilling fra Amtsrådsforeningens Databasesekretariat.

§ 10. Oplysninger i elektroniske arkivsystemer, der efter bestemmelserne i §§ 2-9 skal bevares, skal afleveres til offentligt arkiv. Aflevering skal ske senest på det tidspunkt, hvor oplysningerne efter de derom gældende regler skal slettes, eller når de ikke længere skal anvendes til administrativt formål.

Kassation

§ 11. Data i øvrige elektroniske arkivsystemer med personoplysninger slettes, når der ikke længere er retligt eller administrativt behov for dem.

Ikrafttrædelse m.v.

§ 12. Bekendtgørelsen træder i kraft den 19. maj 2004.

Rigsarkivet, den 29. april 2004

Johan Peter Noack

/Kirsten Villadsen Kristmar