Senere ændringer til forskriften
Lovgivning forskriften vedrører
Ændrer i/ophæver
Oversigt (indholdsfortegnelse)

   

Den fulde tekst

Cirkulære om anvendelse af betalingskort

(Til samtlige ministerier mv.)

Med henvisning til § 30 i bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen fastsættes nedenstående nærmere regler om anvendelse af betalingskort.

Anvendelsesområde

§ 1. Dette cirkulære omfatter betalingskort, det vil sige debet- og kreditkort, der er udstedt til statslige institutioner til brug for enten en bestemt medarbejder eller for institutionen som sådan. Kort til brug for medarbejdere skal være forsynet med den pågældende medarbejders navn samt navnet på institutionen.

Stk. 2. Institutionerne skal anvende den til enhver tid gældende aftale, som Økonomistyrelsen har indgået om betalingskort. Det gælder, uanset om Økonomistyrelsens aftale er en særskilt aftale om betalingskort, eller betalingskort indgår i en samlet aftale, som Økonomistyrelsen har indgået.

Stk. 3. Bestemmelsen i stk. 2 gælder dog ikke aftaler om benzinkort og lignende kort med begrænset anvendelse.

Stk. 4. Medarbejderes eventuelle anvendelse af egne private betalingskort til indkøb på institutionens vegne er ikke omfattet af dette cirkulære, og eventuelle regler herom skal i givet fald fastsættes af den enkelte institution.

Hæftelse

§ 2. Betalingskort skal som hovedregel være med firmahæftelse og kun undtagelsesvist med privat hæftelse. Hvis en institution anvender privathæftende kort, skal denne anvendelse og kriterierne herfor fremgå af institutionens regnskabsinstruks, jf. § 5.

Stk. 2. Institutioner, der ønsker at tillade, at en medarbejder får udstedt et betalingskort med privathæftelse, skal begrunde dette individuelt og konkret i bemyndigelseserklæringen i forhold til kriterierne herfor i institutionens regnskabsinstruks, jf. §§ 3 og 5.

Udstedelse og anvendelse af betalingskort

§ 3. Betalingskort kan udstedes til medarbejdere, der har behov herfor. Det er den enkelte institution, der afgør, til hvilke medarbejdere der skal udstedes betalingskort.

Stk. 2. Udstedelsen af betalingskort skal ske på baggrund af en vurdering af omkostninger og risiko ved anvendelse af betalingskortet i forhold til medarbejderens konkrete behov.

Stk. 3. Ved udstedelsen af betalingskortet skal samtidig udstedes en bemyndigelseserklæring, der klart angiver, hvad medarbejderen må anvende kortet til, inden for hvilke økonomiske rammer kortet må anvendes samt, hvis kortet skal være privathæftende, begrundelsen herfor. Bemyndigelseserklæringen skal underskrives af medarbejderen.

§ 4. Institutionen kan anvende betalingskort til mindre indkøb og betalinger, som den ikke hensigtsmæssigt kan afvikle via institutionens centrale betalingssystemer. Anvendelsesområdet omfatter:

1) Mindre indkøb

2) Køb på internettet

3) Øvrige særskilt begrundede mindre indkøb

4) Udgifter under tjenesterejser, der kan godtgøres i henhold til cirkulæret om tjenesterejseaftalen

5) Private mindre udgifter under tjenesterejser, som har sammenhæng med tjenesterejsen eller ophold herunder, og som medarbejderen selv skal betale i forbindelse med rejseafregningen

6) Tjenestemæssig taxikørsel

7) Benzin o.l. i forbindelse med tjenestekørsel

Stk. 2. Betalingskort må ikke anvendes til at hæve kontanter i Danmark.

Stk. 3. I udlandet kan betalingskortet anvendes til at hæve valuta. Hvis institutionen vil tillade dette, skal den angive dette i bemyndigelseserklæringen med angivelse af beløbsgrænsen herfor, jf. § 3, stk. 3.

Stk. 4. Hvis kortet bortkommer ved fx tab eller tyveri, skal medarbejderen straks give meddelelse herom til institutionen og til betalingskortselskabet.

Stk. 5. Hvis medarbejderen fratræder, eller hvis der ikke længere er behov for kortet, skal institutionen sørge for at inddrage kortet.

Beskrivelse i regnskabsinstruks

§ 5. Institutionen skal i sin regnskabsinstruks anføre, om der anvendes betalingskort i institutionen, herunder de principper, der gælder for udstedelse og anvendelse af betalingskort i institutionen samt kriterierne for tilladelse af privathæftende betalingskort, hvis institutionen anvender disse kort.

Stk. 2. Institutionen skal ligeledes i regnskabsinstruksen beskrive, hvorledes den har tilrettelagt forretningsgange for kontrol og bogføring af udgiftsbilag, der stammer fra anvendelsen af betalingskort.

Ikrafttrædelse

§ 6. Cirkulæret har virkning fra den 1. april 2010.

Stk. 2. Samtidig ophæves Finansministeriets cirkulære nr. 20 af 10. marts 2008 om anvendelse af betalingskort.

Finansministeriet, den 20. april 2010

Claus Hjort Frederiksen

/ Charlotte Münter