Opfølgning / Opfølgning til
Den fulde tekst

Inspektion af Bornholms Regionskommune den 2. og 3. november 2004 - Afsluttende brev

Bornholms Regionskommune

Ullasvej 23

3700 Rønne

Inspektion af Bornholms Regionskommune den 2. og 3. november 2004

Den 11. februar 2008 sendte jeg opfølgningsrapport nr. 3 om min inspektion den 2. og 3. november 2004 af Bornholms Regionskommune. I rapporten bad jeg kommunen om oplysninger mv. om forskellige forhold.

Jeg har på den baggrund modtaget regionskommunens brev af 10. november 2008 med bilag.

Jeg skal herefter meddele følgende:

Ad 3.6. Sagsbehandlingstider mv.

I min opfølgningsrapport nr. 3 bad jeg regionskommunen om at underrette mig om resultatet af regionskommunens arbejde med at fastsætte målsætninger for sagsbehandlingstider. Jeg bemærkede at jeg havde forstået det sådan at regionskommunen ville fastsætte målsætningerne i overensstemmelse med de retningslinjer som er anført i Indenrigsministeriets brev af 4. juni 1997. Jeg bad endvidere om at regionskommunen, når resultatet forelå, oplyste om og i givet fald hvordan regionskommunen fører kontrol med at de fastsatte målsætninger bliver overholdt. Jeg bad også om at regionskommunen oplyste om og i givet fald hvor regionskommunen offentliggør de fastsatte målsætninger for sagsbehandlingstiderne. I den forbindelse henviste jeg til brevet af 4. juni 1997 fra Indenrigsministeriet.

Bornholms Regionskommune har i sit brev af 10. november 2008 oplyst følgende:

”Som bekendt er det planlagte ESDH-projekt opgivet, og dermed sammenhængen med kommunens hjemmeside.

Der er imidlertid fastsat sagsbehandlingstider på visse områder, jf. vedlagte:

1. Målsætninger af 4. juni 2003 for sagsbehandlingstider i Kommunalbestyrelsens Sekretariat – nu Politisk & Administrativt Sekretariat.

2. Frister for sagsbehandlingstider, jf. retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, jf. kommunens hjemmeside, som oplyst telefonisk den 13. august 2008 til kontorchef Morten Engberg.

3. Byggesagsbehandling – målsætning pr. 1. februar 2009, som blev vedtaget af kommunalbestyrelsen den 9. oktober 2008.

Som det fremgår under pkt. 2 har kommunen offentliggjort frister på kommunens hjemmeside, hvor målsætningerne for byggesagsbehandling tillige forventes offentliggjort.

Politisk & Administrativt Sekretariat er en stabsfunktion, der ikke selvstændigt varetager myndighedsopgaver, hvorfor ikke er relevant med offentliggørelse.

Aktuelt føres der ikke systematisk kontrol med overholdelse af de fastsatte målsætninger, så her har kommunen tillige et indsatsområde.”

I Indenrigsministeriets brev af 4. juni 1997 står bl.a. følgende:

”På denne baggrund skal Indenrigsministeriet henstille, at de enkelte kommunalbestyrelser og amtsråd opstiller målsætninger for, hvor hurtigt man vil tilstræbe at behandle sager, hvor forvaltningen skal træffe afgørelser i forhold til borgerne. For sagstyper, der sjældent forekommer, eller hvor der gør sig særlige forhold gældende, kan man undlade at opstille mål for sagsbehandlingstider.

De enkelte kommuner og amtskommuner bør udarbejde en oversigt over de opstillede mål for sagsbehandlingstider. En sådan oversigt vil være offentligt tilgængelig. Det kan imidlertid overvejes på sigt at orientere kommunens eller amtskommunens borgere om de vedtagne målsætninger for sagsbehandlingstiden i forbindelse med udsendelsen af kommunens eller amtskommunens serviceinformation, jf. § 62 i den kommunale styrelseslov.

Opstillingen af målsætninger bør suppleres med en ordning, der løbende gør det muligt at kontrollere overholdelsen af – og eventuelt justere – målsætningerne. Der kan f.eks. være tale om, at der periodevis afgives indberetninger til kommunalbestyrelsen eller amtsrådet om, hvorvidt målsætningerne har kunnet overholdes. Det kan i den forbindelse blive aktuelt at ændre målsætningerne, enten fordi det har vist sig, at sagerne ikke kan færdigbehandles inden for de opstillede mål, eller fordi det tværtimod har vist sig, at der kan opstilles mål om endnu kortere sagsbehandlingstider.”

Regionskommunen har alene fastsat mål for sagsbehandlingstiderne for så vidt angår sagsbehandling i Politisk & Administrativt Sekretariat, sager omfattet af retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, og byggesager. Efter Indenrigsministeriets brev af 4. juni 1997 bør der opstilles målsætninger for sagsbehandlingstiderne på alle sagsområder, bortset fra sjældent forekommende sagstyper eller hvor særlige forhold gør sig gældende.

Det er på den baggrund min opfattelse at regionskommunen ikke fuldt ud følger Indenrigsministeriets (nu Velfærdsministeriet) henstilling. Det mener jeg er beklageligt.

Regionskommunen har med brev af 10. november 2008 sendt kopi af bilag vedrørende bl.a. kommunalbestyrelsens godkendelse den 9. oktober 2008 af en handlingsplan for nedbringelse af sagsbehandlingstiderne på byggesagsområdet. Af sagsbeskrivelsen fremgår bl.a. sagsbehandlingstider i september 2007 og september 2008, mål opstillet af Teknik- og Miljøudvalget for september 2008 og forslag til mål for byggesagsbehandlingen i februar 2009.

Jeg forstår regionskommunen sådan at der på de andre sagsområder hvor regionskommunen har fastsat mål for sagsbehandlingstiden, dvs. sager omfattet af retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, og sager i Politisk & Administrativt Sekretariat, derimod ikke føres systematisk kontrol med overholdelsen af målsætningerne.

Jeg mener at det er beklageligt at regionskommunen heller ikke på dette punkt følger Indenrigsministeriets henstilling. Jeg har dog bemærket at regionskommunen er opmærksom på at der her er et ”indsatsområde”. Jeg går på den baggrund ud fra at regionskommunen fortsat vil overveje en kontrolordning som omtalt af Indenrigsministeriet, der gør det muligt løbende at kontrollere og justere målsætningerne.

For så vidt angår offentliggørelse af en oversigt over målsætninger for sagsbehandlingstider, har regionskommunen alene på kommunens hjemmeside offentliggjort frister for sagsbehandlingen omfattet af retssikkerhedslovens § 3, stk. 2. Det er dog regionskommunens hensigt at også målsætningerne for byggesagsbehandling skal offentliggøres. Det er efter regionskommunens opfattelse ikke relevant at offentliggøre målsætningerne for Politisk & Administrativt Sekretariat.

Jeg tager det oplyste vedrørende offentliggørelse af målsætninger til efterretning.

Jeg foretager mig herefter ikke mere vedrørende dette punkt.

Ad 3.7. Andre forhold

I opfølgningsrapport nr. 3 bad jeg regionskommunen om at underrette mig om udfaldet af et møde afholdt den 22. januar 2008 mellem regionskommunen og Velfærdsministeriet om tilrettelæggelsen af kommunens tilsyn på plejeboligområdet. Jeg bad om herunder at blive underrettet om mødets betydning for regionskommunens endelige standpunkt om hvem der skal forestå og deltage i regionskommunens tilsynsbesøg på plejeboligområdet.

Regionskommunen har i brevet af 10. november 2008 skrevet således:

”Kommunen har haft repræsentanter i Velfærdsministeriet den 22. januar 2008, hvor man måtte konstatere, at Velfærdsministeriet var af samme opfattelse som Folketingets Ombudsmand hvad angår habilitetsproblemet.

For fremtiden vil tilsyn derfor blive udført af konsulenter fra Børne- og Fritidssekretariatet og naturligvis i overensstemmelse med Socialministeriets bekendtgørelse nr. 805 af 29. juni 2007 og sammes vejledning nr. 94 af 5. december 2006.”

Jeg tager det oplyste til efterretning og foretager mig ikke mere vedrørende dette punkt.

Ad 4.1. Tre sager fra folkeskoleområdet

I opfølgningsrapport nr. 3 anførte jeg følgende:

”Bornholms Regionskommune har med sit brev af 18. december 2007 fremsendt et bilag der beskriver kommunens procedure ved ansøgning om skolebuskort. Bilaget angiver at være udarbejdet af Fagsekretariatet for Børn & Skole den 10. august 2006.

Bilaget giver mig anledning til følgende bemærkninger:

a. I relation til indholdet af en begrundelse anføres i bilaget bl.a.:

’Henvisning (ved love: oplys nr., dato, korrekt titel, paragraf…).’

Jeg bemærker at det nævnte præciseringskrav ikke blot gælder ved henvisning til love, men også ved henvisning til andre retsforskrifter. Jeg henstiller at formuleringen ændres således at dette kommer til at fremgå udtrykkeligt.

b. I relation til klagevejledning indeholder bilaget følgende formulering:

’Der kan klages til Børne- og Skoleudvalget inden 4 uger efter modtagelsen af afslaget. Klagen skal sendes til skolen.’

Som det fremgår ovenfor, har jeg flere gange tidligere udtalt at der ikke er hjemmel til at fastsætte en frist for indgivelse af klage (remonstration). Jeg mener det er kritisabelt at den forkerte formulering på trods heraf ikke er rettet, og jeg henstiller at dette sker uden yderligere forsinkelse.

c. Endelig vejleder bilaget om ’muligheden for at indbringe afgørelsen for Statsamtmanden for Københavns Amt’.

Som det fremgår ovenfor, har jeg tidligere gjort opmærksom på at statsamterne blev nedlagt med virkning fra 1. januar 2007 og at kompetencen til at føre tilsyn efter kommunestyrelsesloven med (bl.a.) Bornholms Regionskommune herefter er tillagt Statsforvaltningen Hovedstaden. Jeg mener det er beklageligt at denne fejl ikke er rettet i bilaget, og jeg henstiller at dette sker uden yderligere forsinkelse.

Jeg udbeder mig underretning om indholdet af det reviderede bilag angående procedure ved ansøgning om skolebuskort.”

Regionskommunen har med kommunens brev af 10. november 2008 sendt et eksemplar af ”Procedure ved ansøgning om skolebuskort” af 10. november 2008. Regionskommunen har anført at dokumentet er tilrettet i overensstemmelse med den ydede vejledning fra Folketingets Ombudsmand.

Af bilaget ”Procedure ved ansøgning om skolebuskort” dateret 10. november 2008 fremgår følgende:

”…

Afslaget, der i alle tilfælde skal meddeles skriftligt, skal indeholde:

- Ved henvisning til love eller andre retsforskrifter; husk at medsende disse i kopi, som tillige skal ligge i sagen.

Klage

Hvis skolen modtager en klage videresendes den til Børne- og Fritidssekretariatet vedlagt kopi af de sagsakter, der har ligget til grund for skolens afgørelse samt kopi af det skriftlige afslag fra skolen.

Klagen behandles af Børne- og Skoleudvalget.

Børne- og Skoleudvalgets afgørelse kan ikke påklages til en anden administrativ myndighed. Hvis afslaget fastholdes gøres klager opmærksom på muligheden for at indbringe afgørelsen for Statsforvaltningen Hovedstaden, Folketingets Ombudsmand og domstolene.”

På baggrund af det nu foreliggende bilag foretager jeg mig ikke mere vedrørende dette punkt.

Opfølgning

Jeg betragter hermed sagen om min inspektion den 2. og 3. november 2004 af Bornholms Regionskommune som afsluttet.

Underretning

Dette brev sendes tillige til Statsforvaltningen Hovedstaden, Velfærdsministeriet og Folketingets Retsudvalg.

Med venlig hilsen

Hans Gammeltoft-Hansen