Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Vejledning om forpligtende samarbejder og fordelingsudvalg

Kapitel 1

Indledning

Denne vejledning knytter sig til bestemmelserne om forpligtende samarbejder og fordelingsudvalg i kapitel 3 i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v.1) (herefter AGV-loven) og reglerne herom i bekendtgørelse om optagelse på de gymnasiale uddannelser2) (herefter optagelsesbekendtgørelsen).

Lovgivningen om de forpligtende samarbejder og fordelingsudvalgene har i hovedtræk ligget fast igennem en længere årrække. Derfor er der på den ene side grundlag for at gøre status på samarbejdernes og fordelingsudvalgenes funktion. Samtidig er der på den anden side med justeringerne i optagelsesbekendtgørelsen fra februar 2012 samt lovgivningen om et fleksibelt klasseloft på 28 elever/kursister på de gymnasiale uddannelser3) sket en betydelig ændring af vilkårene for institutionernes opgave med kapacitetsstyring og elev-/kursistfordeling. Dette giver i sig selv anledning til en fokuseret vejledningsindsats.

Vejledningen afløser vejledning nr. 10127 af 1. januar 2007 om forpligtende samarbejder, der bortfalder.

I vejledningen forstås ved »elever« både elever på uddannelsen til studentereksamen (herefter stx-uddannelsen) (dog ikke tilrettelagt som studenterkursus) og kursister på uddannelsen til højere forberedelseseksamen (herefter hf-uddannelsen) (dog ikke tilrettelagt som enkeltfagsundervisning for voksne).

Kapitel 2

Forpligtende samarbejder

I henhold til AGV-loven skal institutioner, der er godkendt til udbud af den treårige stx-uddannelse og/eller den toårige hf-uddannelse, indgå i et forpligtende samarbejde med andre institutioner, der er godkendt til at udbyde disse uddannelser.

Juridiske rammer

Et forpligtende samarbejde kaldes »forpligtende«, fordi samarbejdet er en juridisk forpligtelse for de deltagende institutioner. De aftaler, der indgås mellem institutionerne i et forpligtende samarbejde, er bindende for den enkelte institution, og institutionen er derfor over for de andre institutioner i samarbejdet forpligtet til at efterleve disse.

Regionsrådet har beføjelser i forhold til konstituering af de forpligtende samarbejder, jf. nedenfor, ligesom de efter AGV-lovens § 8, stk. 2, kan afgive indstilling til børne- og undervisningsministeren om midlertidigt at fastlægge et kapacitetsloft for en eller flere institutioner, der er godkendt til at udbyde den treårige stx-uddannelse eller den toårige hf-uddannelse, med henblik på at sikre en hensigtsmæssig udnyttelse af den eksisterende samlede kapacitet.

Børne- og undervisningsministeren vil efter omstændighederne kunne give påbud til institutioner, der ikke lever op til samarbejdsforpligtelsen, og vil i øvrigt kunne anvende tilskudsmæssige sanktioner over for en institution, der tilsidesætter sin pligt til samarbejde.

Konstituering af de forpligtende samarbejder

Et forpligtende samarbejde skal omfatte alle de såkaldt regelstyrede institutioner, der er godkendt til at udbyde den treårige stx-uddannelse og/eller den toårige hf-uddannelse (almengymnasiale uddannelser), inden for et geografisk område, der i forhold til uddannelsesstederne ligger i en passende geografisk afstand fra de unge uddannelsessøgendes bopæl. Det vil sige, at bestemmelsen omfatter institutioner omfattet af AGV-loven (statsligt selvejende gymnasier, hf-kurser og voksenuddannelsescentre), der er godkendt til at udbyde de to uddannelser, såvel som eventuelle institutioner omfattet af lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse, der måtte være godkendt hertil i henhold til den lovs § 1, stk. 1, 5. pkt.

Institutioner for erhvervsrettet uddannelse, der ikke udbyder almengymnasiale uddannelser, men evt. erhvervsgymnasiale uddannelser (uddannelsen til højere handelseksamen (herefter hhx-uddannelsen) og uddannelsen til højere teknisk eksamen (herefter htx-uddannelsen)), skal ikke indgå i de forpligtende samarbejder. Det skal de private gymnasier og hf-kurser heller ikke.

Det er efter loven institutionerne selv, der skal finde sammen i de forpligtende samarbejder, og det er derfor dem, som definerer det geografiske område, som skal danne grundlag for samarbejdet. Den enkelte institution kan kun være med i ét forpligtende samarbejde4). Regionsrådet skal dog godkende de forpligtende samarbejder efter indstilling fra institutionerne. Hvis regionsrådet finder det nødvendigt af hensyn til opfyldelsen af institutionernes forpligtelser, kan rådet påbyde nærmere bestemte institutioner at indgå i et forpligtende samarbejde med hinanden.

Opdelingen af landet i forpligtende samarbejder mellem de relevante institutioner er én gang sket, men i tilfælde af eventuelle ønsker om ændringer i status quo skal lovens bestemmelser om samarbejdernes konstituering naturligvis iagttages. Der kan i et sådant tilfælde henvises til den vejledning, der er nævnt ovenfor i kapitel 1 (afsnittet om »Institutioner i de forpligtende samarbejder«).

Samarbejdets fokusområder

Institutionerne skal forpligtende samarbejde om at sikre et tilstrækkeligt og varieret tilbud af studieretninger og valgfag, herunder mere specialiserede studieretninger, til de unge i overensstemmelse med bestemmelserne herom i lov om uddannelsen til studentereksamen (stx) (gymnasieloven)5) og lov om uddannelsen til højere forberedelseseksamen (hf-loven)6).

Samarbejdet omfatter koordineringen af følgende:

institutionernes kapacitet

udbud af studieretninger

valgfag

elevfordeling.

Institutionerne skal endvidere7) gennem de forpligtende samarbejder etablere og opretholde et samarbejde med regionsrådet og med andre institutioner, der udbyder grundforløb i erhvervsuddannelser og/eller gymnasiale uddannelser, bortset fra private gymnasieskoler, private studenterkurser og private hf-kurser, om den koordinering, der er beskrevet i AGV-lovens § 10, stk. 1, 1. pkt.: »Regionsrådet koordinerer den samlede indsats i regionen for at sikre sammenhæng i udbuddet af ungdomsuddannelser, herunder for så vidt angår den geografiske placering af udbuddet og kapaciteten på uddannelserne, med henblik på, at der er et tilstrækkeligt og varieret uddannelsestilbud til alle unge og voksne i regionen.«

Finansieringen af et forpligtende samarbejde påhviler de deltagende institutioner.

Regionsrådets ansvar efter AGV-loven for at koordinere den samlede indsats i regionen for at sikre sammenhæng i udbuddet af ungdomsuddannelser omfatter udtrykkeligt bl.a. den geografiske placering af udbuddet og kapaciteten på uddannelserne med henblik på, at der er et tilstrækkeligt og varieret uddannelsestilbud til alle unge og voksne i regionen.

For at regionsrådet kan leve op til sit ansvar efter loven, må det forudsættes, at regionen i praksis har mulighed for at bidrage til det forpligtende samarbejde samt det i AGV-lovens § 13 omtalte bredere samarbejde i form af formidling af regionalpolitiske synspunkter, faktuel viden, analytisk kapacitet m.v. Hvordan dette nærmere skal foregå i praksis, vil afhænge af, hvordan det forpligtende samarbejde og samarbejdet efter § 13 konkret organiseres. Varetages (dele af) opgaverne i et forpligtende samarbejde ved møder mellem repræsentanter for de involverede institutioners ledelse, skal repræsentanter for regionerne naturligvis ligeledes have mulighed for at deltage i disse møder. Regionernes repræsentanter kan desuden til hver en tid bede institutionerne – det være sig de almengymnasiale institutioner fra de forpligtende samarbejder såvel som institutioner med udbud af grundforløb i erhvervsuddannelser og/eller erhvervsgymnasiale uddannelser – om de drøftelser, som de måtte finde nødvendige for at varetage regionsrådenes opgaver.

Det må under alle omstændigheder forudsættes, at egentlige aftaler mellem institutionerne indgås skriftligt, hvorefter disse vil være underlagt offentlighed efter bestemmelserne i offentlighedsloven hos de institutioner, der er inden for den offentlige forvaltning, dvs. institutioner efter AGV-loven og nogle institutioner efter lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse. Der er intet i vejen for, at institutionerne har en højere grad af åbenhed, f.eks. ved brug af institutionernes hjemmeside.

Kapacitetsfastlæggelse

Kapaciteten på den enkelte institution for det kommende skoleår fastsættes af institutionens bestyrelse. Oplæg til kapacitetsfastlæggelse drøftes i de forpligtende samarbejder inden den 15. september med henblik på at sikre en hensigtsmæssig udnyttelse af den eksisterende kapacitet i området. Ved kapaciteten forstås optagelseskapacitet (antal uddannelsespladser) fordelt på henholdsvis den treårige stx-uddannelse og den toårige hf-uddannelse. Institutionerne skal oplyse den forudsætning om antal oprettede klasser, som ligger til grund for oplægget.

Kapaciteten skal endeligt fastsættes senest den 10. december, og institutionerne i det forpligtende samarbejde skal sende oplysninger om kapaciteten til regionsrådet senest den 15. december. Regionen skal underrette Ministeriet for Børn og Undervisning om den samlede kapacitetsfastsættelse senest den 1. februar.

Institutionerne i det forpligtende samarbejde skal i dialog med repræsentanter for regionen sikre, at det samlede behov for kapacitet tilgodeses og udnyttes optimalt og fornuftigt for alle de implicerede institutioner inden for samarbejdets geografiske område, herunder også med blik for situationen i de tilstødende forpligtende samarbejder. Ændringer af optagelseskapacitet på den enkelte institution er derfor et oplagt emne at varsle og drøfte i et forpligtende samarbejde. Det er som nævnt i sidste ende bestyrelsen for den enkelte institution, som træffer beslutning om institutionens kapacitet, og der kan i grundlaget for beslutningen indgå forskellige faktorer og hensyn. Drøftelserne imellem institutionerne i det forpligtende samarbejde om oplægget til de enkelte institutioners optagelseskapacitet bør dog ske på baggrund af en fælles viden om søgningen og elevfordelingen året før. Netop af denne grund er det afgørende, at institutionernes ledere drager nytte af, at de sidder med i fordelingsudvalgene.

Udbud af studieretninger og valgfag

Institutionerne i det forpligtende samarbejde skal især have opmærksomhed på, at der inden for samarbejdet er et tilstrækkeligt, men også begrænset udbud af de studieretninger med erfaringsmæssigt ret lidt søgte A-niveaufag (såsom fransk A, tysk A eller musik A), således at sandsynligheden for oprettelse af disse studieretninger optimeres. Det er den enkelte institution, der selv træffer afgørelse om oprettelse af konkrete studieretninger inden for de rammer, som uddannelseslovgivningen sætter.

I bekendtgørelse om uddannelsen til studentereksamen (stx-bekendtgørelsen)8) er det fastsat, at institutionerne gennem det forpligtende samarbejde har ansvaret for, at der inden for det geografiske område, som samarbejdet dækker, sikres et udbud af mindst et klassisk sprog på C-niveau eller derover. Institutionerne skal endvidere i det forpligtende samarbejde sikre, at der inden for det geografiske område udbydes undervisning i alle de fag, som kræves for at kunne søge optagelse på videregående uddannelse.

I bekendtgørelse om uddannelsen til toårigt hf (hf-bekendtgørelsen)9) er det fastsat, at institutionerne gennem det forpligtende samarbejde har ansvaret for, at der inden for det geografiske område, som samarbejdet dækker, udbydes et bredt udbud af valgfag, der dækker de tre hovedområder humaniora, naturvidenskab og samfundsvidenskab.

Elevfordeling

Der skal ske en fordeling af ansøgere, hvis antallet af ansøgere til den treårige stx-uddannelse og/eller den toårige hf-uddannelse på en institution overstiger institutionens kapacitet. I AGV-lovens § 12 og i optagelsesbekendtgørelsens kapitel 9-10 bliver denne opgave nærmere reguleret. Ansvaret for elevfordelingen er henlagt til fordelingsudvalgene10).

Når der i loven står, at institutionerne i det forpligtende samarbejde skal koordinere elevfordelingen, ligger der i dette, at lederne for institutionerne i de forpligtende samarbejder, der samtidig er medlemmer af fordelingsudvalgene, skal bringe erfaringerne fra fordelingsarbejdet ind i varetagelsen af de andre koordineringsopgaver og bringe erfaringerne fra koordineringsopgaverne ind i varetagelsen af fordelingsarbejdet. På denne måde kan der ske en reel samlet koordination af kapacitetsfastsættelses-, optagelses- og elevfordelingsprocesserne.

Samarbejde i øvrigt med regionsråd og andre institutioner

Institutionerne i de forpligtende samarbejder vil også kunne samarbejde om andre spørgsmål, herunder f.eks. samarbejde med andre uddannelsesinstitutioner i et lokalt fællesskab. Samarbejdet mellem institutionerne kan tillige omfatte information om uddannelser, vejledning og egentlige aftaler om udlægning af undervisning fra én institution til en anden.

Institutionerne har bl.a. mulighed for at koordinere f.eks. orienteringsmøder til kommende ansøgere, sådan at møderne ikke falder sammen.

Det er endvidere oplagt, at institutionerne i det enkelte forpligtende samarbejde orienterer og samarbejder med andre forpligtende samarbejder og regionen/flere regioner, når sagens karakter tilsiger dette. Der vil således kunne være en række oplagte grænsetilfælde, hvor det er absolut nødvendigt, at der er et samarbejde mellem institutioner forankret i flere samarbejder, f.eks. ved elevfordeling og kapacitetsudnyttelse. Tilsvarende bør der i grænsetilfælde samarbejdes med institutioner med udbud af grundforløb i erhvervsuddannelser og/eller erhvervsgymnasiale uddannelser.

Kapitel 3

Fordelingsudvalg

Regionsrådet nedsætter et fordelingsudvalg for hvert af de geografiske områder, der i forhold til uddannelsesstederne ligger i en passende geografisk afstand fra de uddannelsessøgendes bopæl. Der skal etableres ét fordelingsudvalg pr. forpligtende samarbejde af hensyn til samspillet mellem forpligtende samarbejder og fordelingsudvalgene11) – dvs. der er tale om det samme geografiske dækningsområde.

Sammensætning

Sammensætningen af fordelingsudvalgene fremgår af lovens § 12, stk. 2, og optagelsesbekendtgørelsens § 27, stk. 1 og 2. Et udvalg består af:

Lederen af hver af de institutioner, der indgår i det forpligtende samarbejde12).

Lederen af hvert af de private gymnasier og hf-kurser i det pågældende geografiske område.

En til to repræsentanter for regionsrådet. Det enkelte regionsråd beslutter, om det vil lade sig repræsentere ved medlem(mer) af selve rådet eller ved repræsentant(er) fra regionens administrative stab.

Med det formål at koordinere den samlede kapacitet af de gymnasiale uddannelser inden for fordelingsudvalgets område og den konkrete elevfordeling tilbyder fordelingsudvalget lederne af de institutioner, der udbyder hhx-uddannelsen eller htx-uddannelsen inden for fordelingsudvalgets geografiske område, plads i udvalget. Udvalget kan dog på baggrund af geografiske eller praktiske forhold beslutte, at det ikke ønsker at fremsætte et sådant tilbud.

Det fleksible klasseloft har aktualiseret behovet for deltagelse af udbydere af hhx- og htx-uddannelserne i udvalgene. Hvis sådanne institutioner vælger at tage imod tilbuddet om deltagelse i et fordelingsudvalg, vil de skulle deltage i udvalgets arbejde på samme vilkår som de statsligt selvejende almengymnasiale institutioner. Det betyder, at de ikke er omfattet af § 28, stk. 7,13) i optagelsesbekendtgørelsen, men derimod af de øvrige elevfordelingsregler i kapitel 10. Hvad angår reglerne i kapitel 8 om kapacitetsfastsættelse, vil institutionerne dog være omfattet af § 26 på linje med andre institutioner med erhvervsgymnasiale udbud.

Det anbefales, at der blandt fordelingsudvalgets medlemmer udpeges en formand, der kan sikre en hurtig behandling af udvalgets opgaver i overensstemmelse med de gældende regler.

Hvilke ansøgere er omfattet af elevfordelingen?

Fordelingsudvalgets opgave er at foretage fordelingen af ansøgere til den treårige stx-uddannelse og den toårige hf-uddannelse, når der er flere optagelsesberettigede ansøgere med første prioritet til én af disse uddannelser på en institution end den optagelseskapacitet, som er fastsat for institutionen14). Reglerne om denne fordeling fremgår af optagelsesbekendtgørelsens kapitel 10.

»Optagelsesberettigede« ansøgere er

ansøgere med retskrav på optagelse efter reglerne i optagelsesbekendtgørelsens kapitel 2 og 3,

ansøgere med krav på optagelse efter bekendtgørelsens § 10 og

ansøgere, som har søgt rettidigt, og som har ret til optagelse på baggrund af en konkret, individuel vurdering af deres kvalifikationer efter reglerne i bekendtgørelsens kapitel 5.

Ansøgningsfristen for elever i 9. og 10. klasse er senest den 1. marts til Ungdommens Uddannelsesvejledning, der herefter videresender ansøgningerne til den først prioriterede institution senest den 15. marts, og ansøgere, der ansøger om optagelse på den toårige hf-uddannelse på baggrund af en almen forberedelseseksamen, skal aflevere deres ansøgninger til den ønskede institution senest den 15. marts15).

Det skal understreges, at der ved tilrettelæggelsen af elevfordelingsproceduren skal tages højde for, at ansøgere, der har søgt rettidigt, men som skal vurderes konkret og individuelt efter kapitel 5, herunder evt. skal til obligatorisk optagelsesprøve, rent faktisk når at blive vurderet så betids, at de kan indgå i den almindelige elevfordeling16).

For ansøgere, der ikke har ret til optagelse, fordi de har søgt om optagelse efter ansøgningsfristens udløb eller ikke har søgt om optagelse i umiddelbar forlængelse af 9. eller 10. klasse, gælder optagelsesbekendtgørelsens § 4. Efter denne regel er det på den ene side et krav, at institutionens leder efter en konkret, individuel vurdering af ansøgerens kvalifikationer skal have fundet, at ansøgeren kan optages, og på den anden side et krav, at der er en ledig plads på uddannelsen ved den pågældende institution. Dette afspejler igen, at sådanne ansøgere ikke er »optagelsesberettigede« og derfor ikke har krav på at indgå i den almindelige elevfordeling, og at de dermed ikke kan være sikre på en uddannelsesplads.

Der kan tænkes en række situationer, hvor det vil være muligt for en institutions leder ved en konkret, individuel vurdering at tage stilling til, at en sådan ansøger kan optages, tids nok til, at ansøgeren de facto vil kunne nå at indgå i elevfordelingen. Hvis det er tilfældet, vil det også være lovligt for fordelingsudvalget at lade denne ansøger indgå i den almindelige elevfordeling på linje med de ansøgere, der søgte i tide og i umiddelbar forlængelse af 9. eller 10. klasse.

Overordnet om fordelingsreglerne

Hvis en institution har flere optagelsesberettigede ansøgere med 1. prioritet til henholdsvis stx- og hf-uddannelsen end den optagelseskapacitet, som er fastsat for institutionen, afgør fordelingsudvalget, hvilke af 1. prioritetsansøgerne der skal have tildelt de forhåndenværende pladser17). Derudover afgør udvalget fordelingen af de ansøgere, der ikke optages på den institution, som de har angivet som første prioritet (såkaldte overskydende ansøgere)18).

Ved fordelingsudvalgets afgørelse om elevfordelingen er det primære fordelingskriterium transporttiden mellem ansøgerens bopæl og institutionen19). Transporttidskriteriet er som udgangspunkt objektivt, idet det altid kan afgøres, hvilken af flere ansøgere der har den korteste transporttid med offentlig transport mellem bopæl og institution.

Der er ikke noget krav om at anvende et bestemt system til afgørelse af spørgsmålet, men der eksisterer et system kaldet »Rejseplanen« (www.rejseplanen.dk), som ofte synes at blive anvendt i praksis. Skulle to ansøgere, der konkurrerer om den sidste plads, have samme transporttid, må fordelingsudvalget træffe afgørelsen ved inddragelse af et eller flere yderligere – saglige – kriterier efter eget valg. Afgørelserne skal træffes objektiviseret, dvs. uden inddragelse af antagelser om, hvilket transportmiddel den enkelte ansøger evt. konkret vil benytte.

§ 29, stk. 1, 1. pkt., i bekendtgørelsen har følgende ordlyd: »Ved afgørelse af, hvilke ansøgere der skal optages på den institution, de har angivet som første prioritet, lægger fordelingsudvalget transporttiden med offentlig transport mellem ansøgernes bopæl og institutionen til grund, dog således, at nærtboende ansøgere, der lettere kan komme frem til fods eller på cykel, ligeledes skal komme i betragtning.« Sidste led afspejler, at der for ansøgere med bopæl i institutionens nærområde er nogle transportmåder, der er mere naturlige end offentlig transport.

Det bemærkes i den forbindelse, at »Rejseplanen« ud over selve rejsetiden med offentlig transport også medregner den tid, der medgår til at spadsere mellem punkter, der ikke er dækket af offentlige transportmidler. Systemet kan dog ikke benyttes til beregning af rejsetiden mellem to punkter, der ligger så tæt, at de ikke giver mulighed for offentlig transport. I visse situationer virker systemet endda således, at det foreslår en rejse med offentlige transportmidler mellem to punkter, hvor det oplagt vil være uhensigtsmæssigt at benytte offentlig transport.

Disse forhold udfordrer den helt objektive anvendelse af transporttidskriteriet. De kan nødvendiggøre, at det enkelte fordelingsudvalg træffer beslutning om, hvordan man i institutionernes nærområder skal sammenligne transporttiderne mellem ansøgere, der bor så tæt på, at offentlig transport er irrelevant. Fordelingsudvalget skal også træffe beslutning om, hvor grænsen ligger for, om transporttiden beregnes med udgangspunkt i offentlig transport eller på baggrund af gå- eller cykeltransport.

Der må i forhold til disse beslutninger indrømmes fordelingsudvalgene et vist rum for at finde konkrete løsninger, der kan fungere i praksis. Løsningerne skal dog respektere hensigten med transporttidskriteriet.

Optagelsesbekendtgørelsen indeholder visse modifikationer til transporttidskriteriet:

Hvis der er tale om ansøgere til pre-IB-forløb eller til særlige forløb for Team Danmark- eller MGK-elever m.v., kan de optages på institutionen med det samme, dvs. uden om fordelingsudvalget20).

Hvis en ansøger på grund af geografiske forhold ikke på anden måde kan få plads på en institution inden for en rimelig geografisk afstand fra sin bopæl, kan vedkommende få forrang i forhold til nærmere boende ansøgere21).

Hvis en institution af ministeriet har fået godkendt en særlig profil, kan individuelle faglige forudsætninger hos ansøgerne, der er relevante for den særlige profil, indgå som fordelingskriterium med højere prioritet end transporttiden22).

Hvis der er tale om en ansøger med et handicap, kan dennes optagelse på en institution, der er hensigtsmæssig i forhold til det pågældende handicap, indgå som fordelingskriterium med højere prioritet end transporttiden23).

Endelig gælder det for optagelse til stx-uddannelsen, at fordelingsudvalget af hensyn til en hensigtsmæssig klassedannelse såvel i grundforløbet som i studieretningsforløbene med henvisning til andre ansøgeres forhåndstilkendegivelser om ønsket studieretning kan give disse ansøgeres optagelse på institutionen højere prioritet end nærmere boende ansøgere, når det sker for at sikre et tilstrækkeligt og varieret tilbud af studieretninger for eleverne i det pågældende geografiske område24). Det kan f.eks. være for at skabe en realistisk mulighed for, at der i fordelingsområdet vil kunne oprettes mindst én studieretning med fransk A.

Regulering af optagelseskapaciteten

I fordelingsudvalgets bestræbelser på at fordele ansøgerne på en måde, der i videst muligt omfang opfylder ansøgernes uddannelsesønsker, samtidig med at der sikres en hensigtsmæssig kapacitetsudnyttelse samt overholdelse af det fleksible klasseloft, kan det blive aktuelt, at en eller flere institutioner beslutter at optage flere ansøgere, end hvad der følger af den optagelseskapacitet, som ministeriet er blevet underrettet om senest den 1. februar25).

Bekendtgørelsens § 28, stk. 6, indeholder følgende regel herom: »Den enkelte institution kan, når det er et hensigtsmæssigt led i sikring af en tilstrækkelig samlet optagelseskapacitet, i forbindelse med fordelingsproceduren og efter at have rådført sig med fordelingsudvalget beslutte at regulere den optagelseskapacitet, som efter kapitel 8 er fastsat for institutionen, jf. dog § 25.«

Det er ikke afgørende, om det er institutionen selv eller fordelingsudvalget, der tager initiativ til udvalgets drøftelse af spørgsmålet. Henvisningen til § 25 angår børne- og undervisningsministerens adgang til efter § 8, stk. 2, i AGV-loven midlertidigt at fastlægge et kapacitetsloft for en institution med henblik på at sikre en hensigtsmæssig udnyttelse af den eksisterende samlede kapacitet. Er der fastsat et sådant loft, kan det ikke uden ministerens godkendelse overskrides, selvom der undtagelsesvis måtte foreligge en accept heraf/et ønske herom fra fordelingsudvalget.

En institution, der beslutter at udvide sin optagelseskapacitet, gør dette på eget ansvar. Det er således ikke muligt at begrunde en eventuel overskridelse af klasseloftet med, at man har fået et »pålæg« fra fordelingsudvalget, hvis betingelserne for en overskridelse, som disse fremgår af tilskudsreglerne, ikke i sig selv er opfyldt. Fordelingsudvalget er et organ for løsningen af en fælles opgave og har ikke myndighed til at give ledelsen for de enkelte institutioner pålæg.

Fordelingsudvalgenes arbejde

Fordelingsudvalgene skal hver fastsætte en forretningsorden for det pågældende udvalgs arbejde. Forretningsordenen skal bl.a. indeholde en beskrivelse af, hvordan fordelingsudvalget sikrer et hensigtsmæssigt samarbejde om fordelingen af de optagne ansøgere med andre fordelingsudvalg, herunder på tværs af eventuelle regionsgrænser26).

Efter AGV-loven stiller regionen sekretariatsmæssig bistand til rådighed for fordelingsudvalgene. Det kan anbefales, at regionerne i videst muligt omfang sikrer personsammenfald mellem medarbejdere, der bidrager til det forpligtende samarbejde mellem institutionerne, og medarbejdere, der varetager sekretariatsopgaver for fordelingsudvalget. På den måde kan repræsentanter for regionen inddrages mere systematisk i forhold til koordineringen af kapacitet og udbud for at nyttiggøre regionens viden om de regionale forhold.

Omvendt bør regionerne undgå personsammenfald mellem de medarbejdere, der varetager sekretariatsopgaver for fordelingsudvalget, og medarbejdere, der behandler klager efter optagelsesbekendtgørelsens § 3627).

Da ansøgere til ungdomsuddannelserne ikke er begrænset til kun at kunne søge institutioner i nærområdet, bliver der i praksis jævnligt tale om at fordele elever på tværs af fordelingsudvalgene. Derfor kan det være hensigtsmæssigt i hver region at oprette et fælles koordinationsudvalg, der består af formændene for og repræsentanter for regionen i de respektive fordelingsudvalg.

Et sådant koordinationsudvalg bør have til opgave at sikre gennemsigtighed og indsigt, hvad angår det samlede datagrundlag for fordelingsopgaven, samt fremme en hensigtsmæssig fordeling på tværs af fordelingsudvalgene. Koordinationsudvalget bør også have fokus på de fordelingsmæssige udfordringer, der knytter sig til grænserne mellem regioner, når ansøgere med bopæl i én region imellem deres uddannelsesønsker angiver institutioner beliggende i en anden region.

Af § 27, stk. 6, i optagelsesbekendtgørelsen fremgår følgende: »Til brug for det samarbejde, der er nævnt i stk. 5, har ethvert fordelingsudvalg ret til fra ethvert andet fordelingsudvalg efter anmodning at få indsigt i oplysninger om det samlede antal af ansøgere, der har angivet institutioner omfattet af sidstnævnte fordelingsudvalg som første prioritet, set i forhold til den fastsatte optagelseskapacitet. Førstnævnte fordelingsudvalg har derudover ret til indsigt i oplysninger om, hvor mange af ansøgerne, der har angivet institutioner omfattet af dette fordelingsudvalg som sekundære prioriteter. I forbindelse med imødekommelsen af en anmodning efter 1. pkt. skal det adspurgte fordelingsudvalg informere om, i hvilket omfang udvalget forventer, at den fastsatte optagelseskapacitet vil blive reguleret for at imødekomme ansøgningerne.«

Derudover gælder efter bekendtgørelsens § 24, stk. 5, og § 26, stk. 2, at regionsrådet skal offentliggøre oplysningerne om de enkelte institutioners fastsatte optagelseskapacitet på regionens hjemmeside.

Det må kraftigt anbefales, at fordelingsudvalgene via koordinationsudvalget koordinerer tidsplanerne for deres fordelingsarbejde såvel internt i regionen som på tværs af regionerne, så samarbejdet på tværs lettes mest muligt. Samarbejdet bør også omfatte institutioner med udbud af grundforløb i erhvervsuddannelser og/eller erhvervsgymnasiale uddannelser. Hvis der er kendte strukturelle mønstre, der gentager sig år for år, som f.eks., at ansøgere med bopæl uden for hovedstaden søger institutioner i centrum i et omfang, der ikke er mulighed for at imødekomme, har de relevante fordelingsudvalg en særlig forpligtelse til så hurtigt som muligt at få gennemført sagsbehandlingen, herunder i første omgang søge afdækket, hvilken størrelsesorden gruppen af ansøgere, der ikke vil kunne få opfyldt deres primære uddannelsesønske(r) i centrum, vil få. Koordinationsudvalgene bør sammen med regionerne undersøge, om det er muligt at etablere en hel eller delvis fælles it-understøttelse af fordelingsudvalgenes opgaver for at lette samarbejdet på tværs.

Kapitel 4

Særligt om håndtering af ønsker om udlandsophold forud for uddannelsesstart

Ministeriet for Børn og Undervisning har de seneste år registreret, at der har været nogen tvivl både hos Ungdommens Uddannelsesvejledning og institutionerne om, hvordan man optagelsesmæssigt skal håndtere elever fra 9.-10. klasse, som ønsker at tage et år i udlandet, inden de påbegynder deres gymnasiale uddannelsesforløb. Derfor adresseres problemstillingen i denne vejledning.

Optagelsesbekendtgørelsen indeholder følgende regler i § 2:

»§ 2. En ansøger, der har fået besked om at være blevet optaget, skal påbegynde uddannelsen samme år. Ansøgeren skal søge om optagelse på ny, hvis ansøgeren ikke ønsker at påbegynde uddannelsen samme år.

Stk. 2. Lederen af den institution, hvor ansøgeren er optaget, jf. kapitel 10, kan dog tillade, at en ansøger, der skal et år til udlandet på en uddannelsesinstitution, og som har afleveret dokumentation for optagelse på den udenlandske institution, venter med at starte til året efter, hvis det udenlandske uddannelsesophold efter lederens vurdering vil dygtiggøre ansøgeren fagligt.«

Reglerne indebærer, at en elev, der går i 9. eller 10. klasse og ønsker at gøre brug af sit eventuelle retskrav, skal søge om optagelse på helt normal vis gennem optagelse.dk, herunder inden den gældende tidsfrist, og når ansøgeren så er fordelt til en institution, kan den pågældende anmode den nye institutions leder om orlov i det første skoleår. Lederen afgør, om anmodningen skal imødekommes.

Hvis det derimod ikke er afgørende for eleven at gøre brug af sit retskrav, kan eleven vælge at tage på sit udlandsophold og skal blot søge om optagelse inden den 15. marts i det kommende år (dvs. rettidigt i forhold til næste optagelses- og fordelingsrunde).

Elever, der først ønsker at påbegynde deres gymnasiale uddannelsesforløb efter et år i udlandet, skal altså ikke allerede i 9. (hhv. 10.) klasse indgive ansøgning om optagelse i optagelse.dk og deri anføre, at vedkommende først ønsker at starte året efter.

Hvis en ansøger er blevet optaget på en institution og herefter anmoder dennes leder om orlov i det første skoleår, skal lederen være opmærksom på, at den pågældende person, hvis anmodningen imødekommes, i sagens natur ikke vil indgå i opgørelsen i af institutionens klassekvotienter i orlovsåret. Omvendt vil den pågældende ved påbegyndelsen af uddannelsens 1. år året efter naturligvis tælle med i opgørelsen af klassekvotienten dér. Lederen vil altså ved sin imødekommelse forlods disponere over dele af institutionens optagelseskapacitet for det efterfølgende skoleår, og institutionen vil ikke siden med udgangspunkt i denne – på forhånd kendte – elev kunne begrunde en fravigelse af tilskudsbetingelsen om en maksimal gennemsnitlig klassekvotient på 28,0, jf. herved reglerne herom.

Skulle det af en ansøgning om optagelse i optagelse.dk fra en elev i 9. eller 10. klasse – på trods af det ovenfor anførte – alligevel indeholde en bemærkning fra eleven eller fra Ungdommens Uddannelsesvejledning om, at eleven først ønsker – eller måske først ønsker – at starte året efter, skal ansøgningen under alle omstændigheder behandles som omfattende optagelse med henblik på påbegyndelse af uddannelsen i førstkommende skoleår efter, at 9. eller 10. klasse er afsluttet. Det betyder, at hvis ansøgeren har retskrav, skal vedkommende optages, og hvis ansøgeren ikke har retskrav, skal der gennemføres en konkret, individuel vurdering – under inddragelse af en eventuel obligatorisk optagelsesprøve – med henblik på afgørelse af, om vedkommende er optagelsesberettiget.

Ministeriet for Børn og Undervisning, den 8. marts 2013

P.M.V.
E.B.
Mads Bentzen

/

Officielle noter

1) Jf. p.t. lovbekendtgørelse nr. 880 af 8. august 2011 med senere ændringer.

2) Jf. p.t. bekendtgørelse nr. 174 af 28. februar 2012 med senere ændringer.

3) Jf. lov nr. 469 af 29. maj 2012 (L130, Folketingstidende 2011-12).

4) Medmindre institutionen udbyder den treårige stx-uddannelse eller den toårige hf-uddannelse fra afdelinger i to forskellige geografiske områder.

5) Jf. p.t. lovbekendtgørelse nr. 860 af 5. juli 2010.

6) Jf. p.t. lovbekendtgørelse nr. 862 af 5. juli 2010.

7) Jf. AGV-lovens § 13.

8) Jf. p.t. bekendtgørelse nr. 692 af 23. juni 2010 med senere ændringer.

9) Jf. p.t. bekendtgørelse nr. 735 af 22. juni 2010 med senere ændringer.

10) Jf. vejledningens kapitel 3.

11) Jf. AGV-lovens § 12, stk. 2, og § 14, stk. 1.

12) Jf. ovenfor i kapitel 2.

13) § 28, stk. 7, har følgende ordlyd: »Institutioner, der udbyder uddannelsen til hhx eller til htx, og som ikke er med i et fordelingsudvalg, træffer indbyrdes aftale om fordeling af overskydende ansøgere, der opfylder optagelsesbetingelserne, på den ønskede uddannelse. En institution er dog forpligtet til straks at videresende en ansøgning, hvis den af kapacitetsmæssige grunde ikke kan imødekommes, og hvis ansøgerens efterfølgende prioriterede uddannelsesønske ikke er uddannelsen til hhx eller til htx. Ansøgningen videresendes til den institution, der er omfattet af ansøgerens næstfølgende prioriterede uddannelsesønske.«

14) Jf. ovenfor i kapitel 2.

15) Jf. § 12, stk. 1, og § 13, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 874 af 7. juli 2019 om uddannelsesparathed, uddannelsesplaner og procedure ved valg af ungdomsuddannelse med senere ændringer og § 9, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 174 af 28. februar 2012 om optagelse på de gymnasiale uddannelser med senere ændringer.

16) Jf. § 16 i bekendtgørelse nr. 174 af 28. februar 2012 om optagelse på de gymnasiale uddannelser med senere ændringer.

17) Jf. optagelsesbekendtgørelsens § 29.

18) Jf. optagelsesbekendtgørelsens § 30.

19) Jf. optagelsesbekendtgørelsens § 29, stk. 1, 1. pkt., og § 30, stk. 1, 2. pkt.

20) Jf. optagelsesbekendtgørelsens § 28, stk. 3.

21) Jf. optagelsesbekendtgørelsens § 29, stk. 3, og § 30, stk. 1, 2. pkt.

22) Jf. optagelsesbekendtgørelsens § 28, stk. 2, 2. pkt., og § 29, stk. 2.

23) Jf. optagelsesbekendtgørelsens § 28, stk. 4, 2. pkt.

24) Jf. optagelsesbekendtgørelsens § 29, stk. 1, 2. pkt.

25) Jf. ovenfor i kapitel 2.

26) Jf. optagelsesbekendtgørelsens § 27, stk. 5.

27) Efter bekendtgørelsens § 35 skal fordelingsudvalget på begæring genoptage behandlingen af en ansøgning, hvis ansøgeren ikke er tilfreds med den institution, ansøgeren er blevet optaget på, og herefter kan den pågældende efter § 36 klage til regionsrådet over retlige spørgsmål i forbindelse med fordelingsudvalgets afgørelse i genoptagelsessagen. Det vedrører spørgsmål, hvor ansøgeren mener, at fordelingsudvalget i sin afgørelse ikke har fulgt reglerne i optagelsesbekendtgørelse, ikke har overholdt bestemmelserne i forvaltningsloven eller ikke har fulgt forvaltningsretlige principper. Skønsmæssige spørgsmål vedrørende fordelingsudvalgets afgørelser om fordeling af ansøgerne på de enkelte institutioner, herunder hvilke ansøgere der af kapacitetsmæssige grunde skal henvises til en anden institution, kan dog efter § 36 ikke påklages til regionsrådet.