Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Vejledning til bekendtgørelse om anvendelse af oplysninger om løn, beskæftigelse m.v. til brug for administrationen af forsikringssystemet.

I bekendtgørelse nr. 1413 af 15. december 2014 er der fastsat regler om arbejdsgiveres pligt til at give oplysninger om ansattes løn- og beskæftigelsesforhold m.v. og pligt til at foretage daglige registreringer (logbog) over beskæftigede i virksomheden til brug for administrationen af forsikringssystemet.

I denne vejledning beskrives bekendtgørelsens regler nærmere.

Til § 1

§ 1 indeholder en generel forpligtelse for arbejdsløshedskasserne til i videst muligt omfang at administrere forsikringssystemet på grundlag af oplysninger, der fremgår af indkomstregistret.

Arbejdsgiverens oplysningspligt

Til § 2

Hvis indkomstregistret ikke indeholder de nødvendige oplysninger, eller hvis oplysningerne er fejlbehæftede, skal arbejdsløshedskasserne indhente de nødvendige oplysninger hos arbejdsgiveren.

I bestemmelsen nævnes nogle typiske tilfælde, hvor en arbejdsgiver kan blive pålagt at give oplysninger til brug for administration af forsikringssystemet.

Opremsningen er ikke udtømmende, idet en arbejdsgiver kan blive anmodet om at give yderligere oplysninger.

Som eksempler kan nævnes:

Om en ansat på nedsat tid er omfattet af et opsigelsesvarsel eller ej.

Nærmere vilkår for udbetaling af en fratrædelsesgodtgørelse.

Om arbejdsforholdet har været etableret med tilskud fra det offentlige.

Antallet af arbejdstimer.

Årsagen til eventuelt fravær.

Udbetaling af dagpengegodtgørelse i henhold til § 4 i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v.

Oplysningspligten gælder både for nuværende og tidligere ansatte.

Udgangspunktet for anvendelse af oplysningerne i indkomstregistret til brug for administrationen af forsikringssystemet er, at oplysningerne indhentes af arbejdsløshedskassen, når et medlem skal have udbetalt dagpenge m.v. Kun i det omfang, hvor oplysningerne i indkomstregistret ikke indeholder tilstrækkelige oplysninger, eller hvis oplysningerne er fejlbehæftede, vil arbejdsløshedskassen rette henvendelse til arbejdsgiverne for at få oplysningerne.

Til § 3

Iflg. § 3 kan oplysningerne i indkomstregistret anvendes som dokumentation i forbindelse med a-kassernes administration af forsikringssystemet, herunder også om en arbejdsgiveres pligt til at betale dagpengegodtgørelse for 1., 2., og 3. ledighedsdag og om ophøret heraf.

Til § 4

§ 4 giver adgang til, at styrelsen kan rekvirere arbejdsgiveroplysninger til brug for tilsynsvirksomheden. Der kan her fx være tale om, at styrelsen som led i en "krydsrevision" ønsker at sammenholde et medlems oplysninger om ledighed m.v. med arbejdsgiverens oplysninger om arbejde for at kontrollere, om der er tale om uoverensstemmelser.

Til § 5

Om rykkerprocedure og politianmeldelse se nedenfor til § 7.

Til § 6

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering kan pålægge en arbejdsgiver at føre daglige registreringer (logbog) over beskæftigede i virksomheden.

Det bemærkes, at SKAT og kommunerne har en tilsvarende hjemmel til at pålægge en arbejdsgiver at føre logbog. Det er hensigten, at der vil være et myndighedssamarbejde mellem styrelsen, SKAT og kommunerne i forbindelse med, at der føres kontrol af et pålæg om logbog. Arbejdsgiverens registreringer i logbogen kan således blive kontrolleret af de tre myndigheder.

Formålet er at sikre aktuelle oplysninger om ansatte i virksomheder, hvor der under et kontrolbesøg opstår en formodning om misbrug af dagpenge m.v. (og eventuelt sort arbejde), fx fordi en eller flere ansatte oplyser, at de ”lige er startet”, ”er på prøve” eller lignende.

Registreringen skal i tilsynssammenhæng bruges til bl.a. at kontrollere misbrug med dagpenge m.v., idet oplysningerne i ”logbogen” vil kunne sammenholdes med de ansattes ansøgninger om dagpenge m.v.

Registreringen skal foretages hver dag fra beskæftigelsens start. Registreringen kan være enten papirbaseret eller digital. En papirbaseret registrering føres i en autoriseret logbog, som udleveres af styrelsen.

Hvis arbejdsgiveren foretrækker at foretage registreringen af de ansatte digitalt, skal arbejdsgiveren hver dag fremsende en e-mail til styrelsen med oplysninger om de beskæftigede. E-mailen sendes til det journal-nummer, som sagen er oprettet under, og de gældende regler med hensyn til sikker internetkommunikation skal være opfyldt.

Til § 6, stk. 2

Et pålæg om at føre logbog skal være skriftligt og skal bl.a. indeholde begrundelse og klagevejledning.

Styrelsen kan under et kontrolbesøg give et pålæg til ejeren eller dennes repræsentant, hvis det konstateres, at virksomheden ikke på anden måde har foretaget registreringer over beskæftigede, fx ved ansættelsesbrev, lønregistrering m.v.

I andre tilfælde sendes pålægget om at føre logbog efterfølgende til virksomhedens ejer.

Efter modtaget skriftligt pålæg har virksomheden 3 hele hverdage til at iværksætte en daglig registrering af beskæftigede, dvs. hvis et pålæg er modtaget torsdag, skal registreringen senest påbegyndes den efterfølgende onsdag.

Klage over styrelsens pålæg om at føre logbog følger de almindelige klageregler i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., hvorefter styrelsens afgørelse kan påklages til beskæftigelsesministeren efter § 99, stk. 3.

Til § 6, stk. 3

Et pålæg om at føre logbog udløber automatisk efter en periode på 12 måneder.

Ved lukning, bortforpagtning eller overdragelse af virksomheden bortfalder pålægget om logbog.

Hvis styrelsen efter udløb af perioden på 12 måneder ved et genbesøg i virksomheden konstaterer, at der fortsat ikke foretages de nødvendige registreringer over beskæftigede, kan arbejdsgiveren på ny blive pålagt at føre logbog.

En arbejdsgivers tilsidesættelse af et pålæg om at føre logbog eller mangelfuld førelse af logbogen vil medføre politianmeldelse med anmodning om bødestraf, jf. § 7.

Til § 6, stk. 4

I bestemmelsen er det fastsat, hvilke oplysninger den daglige registrering af beskæftigede den pågældende dag skal indeholde. Alle, der er beskæftiget i virksomheden den pågældende dag, skal registreres, uanset om der udbetales løn for arbejdet, og uanset om arbejdet er af begrænset omfang, eller at den pågældende er ansat ”på prøve”, ”i aktivering” eller lignende.

Til § 6, stk. 5

Bestemmelsen indebærer, at styrelsen til enhver tid kan kræve at få forevist en opdateret registrering over beskæftigede i virksomheden enten i forbindelse med kontrolbesøg i virksomheden eller ved skriftlig anmodning om fremsendelse af registreringer for en given periode.

Der er fastsat en opbevaringspligt for arbejdsgiver af de daglige registreringer over beskæftigede på 5 år efter regnskabsårets udløb.

Straffebestemmelse

Til§ 7

Arbejdsløshedsforsikringslovens § 101 fastslår, at en arbejdsgiver, som ikke opfylder sin pligt til at afgive oplysninger til brug for administrationen af forsikringssystemet i henhold til lovens § 91, straffes med bøde.

Endvidere fastslår lovens § 102 bl.a., at en arbejdsgiver, som ikke opfylder sin pligt til at betale dagpengegodtgørelse efter § 84 eller de pligter, som påhviler ham efter § 90 a, straffes med bøde.

Indgivelse af politianmeldelse i henhold til lovens § 101 for overtrædelse af bekendtgørelsens §§ 2 og 4 (arbejdsgiverens oplysningspligt)

Overtræder en arbejdsgiver bekendtgørelsens§§ 2 og 4, kan arbejdsgiveren ifølge lovens § 101 politianmeldes.

Styrelsen går dog ud fra, at det som udgangspunkt vil være muligt gennem forhandling med en arbejdsgiver at tilvejebringe de nødvendige oplysninger.

Styrelsen skal i den forbindelse indskærpe, at arbejdsgiverens oplysningspligt i størst muligt omfang begrænses til at omfatte de nødvendige oplysninger, og at der ved indhentelse af arbejdsgiveroplysninger præcist angives for hvilke(n) periode(r), der ønskes oplysninger.

Retningslinjer for tilfælde, hvor henvendelse til en arbejdsgiver om oplysninger om løn, beskæftigelse, dagpengegodtgørelse m.v. sker forgæves.

1. Hvis de i bekendtgørelsens § 2 omhandlede oplysninger m.v. ikke kommer frem senest 10 hverdage efter, at arbejdsløshedskassen, Arbejdsskadestyrelsen eller Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har fremsat begæring herom, skal arbejdsløshedskassen, Arbejdsskadestyrelsen eller Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering på ny ved anbefalet brev rette henvendelse til arbejdsgiveren for at få oplysningerne.

Hvis de i bekendtgørelsens § 4 omhandlede oplysninger m.v. ikke kommer frem senest 10 hverdage efter, at Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har fremsat begæring herom, skal styrelsen på ny ved anbefalet brev rette henvendelse til arbejdsgiveren for at få oplysningerne.

I det anbefalede brev underrettes arbejdsgiveren samtidig om, at sagen vil blive overgivet til politiet, hvis oplysningerne ikke kommer frem senest 3 hverdage efter, at den nye begæring er fremsat.

2. Er oplysningerne fortsat ikke kommet frem efter fristernes udløb, skal arbejdsløshedskassen, Arbejdsskadestyrelsen eller Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering ved anbefalet brev på ny rette henvendelse til arbejdsgiveren for at få oplysningerne.

I det anbefalede brev underrettes arbejdsgiveren samtidig om, at sagen vil blive overgivet til politiet, hvis oplysningerne ikke kommer frem senest 5 hverdage efter, at den nye begæring er fremsat.

3. Er oplysningerne i punkterne 1 og 2 fortsat ikke kommet frem efter fristernes udløb, skal arbejdsløshedskassen, Arbejdsskadestyrelsen og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering indgive politianmeldelse i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens § 101. Samtidig kan arbejdsløshedskassen anmode om, at arbejdsgiveren, hvis det er nødvendigt, under tvang af fortløbende bøder i henhold til retsplejelovens § 997, stk. 3, tilpligtes at fremsende oplysningerne.

4. Politianmeldelsen skal være ledsaget af dokumentation for, at der mindst to gange over for arbejdsgiveren har været fremsat begæring om afgivelse af oplysningerne.

5. Arbejdsgiveren underrettes skriftligt om den foretagne politianmeldelse.

Opmærksomheden henledes i øvrigt på,

at begæringen om oplysninger anses for fremsat over for arbejdsgiveren, når begæringen er kommet frem til arbejdsgiveren, og

at dage, hvor virksomhedens lønadministration eller lignende er lukket, fx på grund af ferie, forlænger de oven for nævnte frister.

Fastsættelse af bødestraf og anvendelse af tvangsbøder.

I tilfælde, hvor det er nødvendigt at foretage politianmeldelse af en arbejdsgiver i henhold til lovens§ 101, bør der fastsættes en bødestraf på 3 gange den maksimale dagpengesats for fuldtidsforsikrede medlemmer, afrundet til nærmeste hele hundrede kroner.

Der bør som hovedregel stilles krav om pålæg af bøde, uanset om arbejdsgiveren - efter at politiet er inddraget i sagen - efterfølgende berigtiger forholdet.

Ved politianmeldelse bør der derfor stilles forslag om bødepåstand i overensstemmelse med foranstående.

Det fremgår af retsplejelovens § 997, stk. 3, at man, når nogen ved dom pålægges at opfylde en forpligtelse mod det offentlige, som tvangsmiddel kan fastsætte en fortløbende bøde, der tilfalder statskassen.

Det er styrelsens opfattelse, at denne bestemmelse i retsplejeloven, hvorved der ved dom er mulighed for under tvang af fortløbende bøder at pålægge en arbejdsgiver at opfylde sin oplysningspligt i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens§ 91, bør tages i anvendelse i de formentlig meget få tilfælde, hvor en arbejdsgiver, efter at politiet har fremsat anmodning herom, fortsat nægter at fremkomme med de ønskede oplysninger.

Styrelsen finder, at der bør fastsættes fortløbende ugentlige bøder, der svarer til 1 gang den maksimale dagpengesats for fuldtidsforsikrede medlemmer, afrundet til nærmeste hele hundrede kroner.

Efter styrelsens opfattelse bør der i disse tilfælde således dels nedlægges bødepåstand i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens§ 101, stk. 1, dels nedlægges påstand om fortløbende bøder i henhold til retsplejelovens§ 997, stk. 3.

I forbindelse med en politianmeldelse af en arbejdsgiver bør politiets opmærksomhed derfor henledes på denne bestemmelse i retsplejeloven med bemærkning om, at bestemmelsen om nødvendigt tages i anvendelse.

Indgivelse af politianmeldelse i henhold til lovens§ 102 (dagpengegodtgørelse).

Opfylder en arbejdsgiver ikke sin pligt til at oplyse om udbetaling af dagpengegodtgørelse efter § 90 a, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., kan arbejdsgiveren ifølge lovens § 102 politianmeldes.

I tilfælde, hvor der er indgivet politianmeldelse i henhold til lovens § 102, bør der nedlægges påstand om en individuelt fastsat bøde for den enkelte arbejdsgiver.

Der bør som hovedregel nedlægges påstand om bødestraf, uanset om arbejdsgiveren - efter at politiet er inddraget i sagen - efterfølgende berigtiger forholdet.

Endvidere finder styrelsen, at der i de tilfælde, hvor en arbejdsgiver, efter at politiet har fremsat anmodning herom, fortsat nægter at indrette sine lønsedler i overensstemmelse med kravene i § 90 a, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., bør nedlægges påstand om tvangsbøder efter retsplejelovens § 997, stk. 3.

Tvangsbøderne bør fastsættes individuelt for den enkelte arbejdsgiver.

Indgivelse af politianmeldelse i henhold til lovens § 101 for overtrædelse af bekendtgørelsens § 6 (pålæg om logbog)

En arbejdsgiver, der ikke efterkommer styrelsens pålæg om at føre logbog, straffes med bøde i henhold til lovens § 101.

En arbejdsgiver, der af styrelsen er blevet pålagt at føre logbog, og som på styrelsens efterfølgende begæring ikke kan fremvise en opdateret logbog, der opfylder kravene i bekendtgørelsens§ 6, stk. 4, om virksomhedens ansatte, anmeldes af styrelsen til politiet for overtrædelse af arbejdsløshedsforsikringslovens § 91, stk. 4.

Styrelsen vil som udgangspunkt foretage kontrolbesøg i virksomheder, der har fået pålæg om at føre logbog, men styrelsen kan også anmode om at få logbogen fremsendt til kontrol af, om arbejdsgiveren efterkommer pålægget.

En arbejdsgiver, der ikke kan fremvise en opdateret logbog, vil skriftligt blive orienteret om, at sagen vil blive overgivet til politiet med henblik på, at arbejdsgiveren pålægges en bøde.

Styrelsen skal sammen med anmeldelsen til politiet fremsende dokumentation for, at arbejdsgiveren er pålagt at føre logbog samt dokumentation for, at kravet ikke er efterkommet.

Styrelsen vil som hovedregel stille krav om pålæg af bøde, uanset om arbejdsgiveren – efter at politiet er inddraget i sagen – efterfølgende kan fremvise en logbog.

Fastsættelse af bødestraf og anvendelse af tvangsbøder

I tilfælde, hvor det er nødvendigt at foretage politianmeldelse af en arbejdsgiver i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens §§ 101 og 102, indstiller styrelsen til politiet, at der fastsættes en bødestraf på 8 gange den maksimale dagpengesats for fuldtidsforsikrede medlemmer, afrundet til nærmeste hele hundrede kroner.

I retsplejelovens § 997, stk. 3, er der endvidere mulighed for at fastsætte tvangsbøder, indtil arbejdsgiveren opfylder direktoratets krav om logbog.

Styrelsen vil derfor samtidig indstille til politiet, at arbejdsgiveren fortløbende pålægges ugentlige tvangsbøder, der udgør 2 gange den maksimale dagpengesats for fuldtidsforsikrede medlemmer, afrundet til nærmeste hele hundrede kroner.

Ikrafttræden

Denne vejledning erstatter vejledning nr. 9139 af 3. maj 2011 til bekendtgørelse om arbejdsgiveres pligt til at oplyse løn, beskæftigelse m.v. til brug for administrationen af forsikringssystemet.

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, den 15. december 2014

Søren Tingskov

/ Birgitte Kjelgaard Andersen