Opfølgning / Opfølgning til
Oversigt (indholdsfortegnelse)
1 Ombudsmandens udtalelse
2 Sagsfremstilling
Den fulde tekst

2015-38. Kritik af Justitsministeriets sagsbehandlingstid i sag om aktindsigt

Den 17. december 2014 bad en journalist Justitsministeriet om aktindsigt i en supplerende redegørelse fra Udlændingestyrelsen om den såkaldte Eritrea-sag. Først den 3. februar 2015 bekræftede ministeriet modtagelsen af anmodningen og underrettede journalisten om den forventede sagsbehandlingstid. Efterfølgende underrettede ministeriet flere gange journalisten om, at sagen endnu ikke var afsluttet – navnlig med den begrundelse at ministeriet fortsat var ved at gennemgå akterne omfattet af anmodningen.

Journalisten klagede den 17. marts 2015 til ombudsmanden, da Justitsministeriet fortsat ikke havde truffet en afgørelse i sagen.

Den 27. april 2015 udleverede Justitsministeriet det ønskede dokument til journalisten.

Samme dag afgav Justitsministeriet en udtalelse til ombudsmanden, hvor ministeriet beklagede den alt for lange sagsbehandlingstid. Det fremgik af udtalelsen, at den lange sagsbehandlingstid bl.a. skyldtes, at man havde valgt at behandle journalistens anmodning sammen med et større antal andre og mere omfattende anmodninger om aktindsigt i Eritrea-sagen, og at man ved modtagelsen således ikke havde været tilstrækkelig opmærksom på, at journalistens anmodning alene vedrørte ét enkelt dokument. Det betød også, at indholdet af de underretninger, som ministeriet havde givet journalisten, var misvisende.

Ombudsmanden udtalte, at han – efter en samlet vurdering af de fejl, der var begået – måtte anse Justitsministeriets behandling af sagen for særdeles kritisabel.

(Sag nr. 15/01337)

I det følgende gengives ombudsmandens udtalelse i sagen (oprindelig stilet til journalisten), efterfulgt af en sagsfremstilling.

 

Ombudsmandens udtalelse

Sagen drejer sig om Justitsministeriets sagsbehandlingstid i en sag, hvor du den 17. december 2014 bad om aktindsigt på følgende måde:

”Jeg begærer hermed aktindsigt i den supplerende redegørelse/udtalelse fra Udlændingestyrelsen angående den såkaldte Eritrea-sag. Min begæring omfatter redegørelsen/udtalelsen i sin helhed, det vil sige inklusive den mailkorrespondance, der er fjernet fra den version af redegørelsen, som JM i dag har publiceret på sin hjemmeside. ”

Du modtog den 3. februar, 12. februar, 17. marts, 16. april og 24. april 2015 henholdende breve fra Justitsministeriet.

Den 27. april 2015 meddelte Justitsministeriet dig aktindsigt i det ønskede dokument.

 

1. Sagsbehandlingstid

1.1. Retsgrundlag

Offentlighedslovens § 36, stk. 2 (lov nr. 606 af 12. juni 2013) har følgende ordlyd:

Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. ”

Følgende fremgår bl.a. af forarbejderne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013:

”Bestemmelsen i stk. 2, der med visse ændringer viderefører den gældende lovs § 16, stk. 1 og 2, fastslår i 1. pkt., at anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest. Dette krav skal bl.a. ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning, jf. også lovforslagets § 1, stk. 1, nr. 4, med tilhørende bemærkninger.

Med anvendelsen af udtrykket ’snarest’ er det således tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Udtrykket ’snarest’ indebærer for det første, at vedkommende myndighed m.v. skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Det følger af bestemmelsen i 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget. Dette følger af, at det i bestemmelsen er forudsat, at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke vil kunne færdigbehandles inden for den nævnte frist.

Det forhold, at bestemmelsen fastsætter, at en anmodning om aktindsigt skal afgøres snarest, og (som udgangspunkt) inden syv arbejdsdage efter, at den er modtaget, medfører – som også nævnt ovenfor – at en anmodning om aktindsigt, der klart har identificeret den sag, anmodningen vedrører, og som vedrører et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, bør være færdigbehandlet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Det anførte forhold indebærer endvidere, at det skal tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt, som omfatter lidt flere dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af tre til syv arbejdsdage. Det samme gælder de tilfælde, hvor anmodningen omfatter et mere begrænset antal dokumenter, som giver anledning til en nærmere gennemgang og overvejelser.

I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen f.eks. omfatter et stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af f.eks. juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter – dvs. når der undtagelsesvist foreligger et forhold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på syv arbejdsdage – skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser f.eks. juridiske spørgsmål af ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. Som eksempel herpå kan nævnes det tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed m.v. i vidt omfang behandler, og som myndigheden m.v. har modtaget i løbet af det seneste år.

Det fremgår af 2. pkt., at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke kan færdigbehandles inden for fristen på syv arbejdsdage. Dette udtryk bygger på en forventning om, at antallet af aktindsigtssager, hvor denne frist ikke kan overholdes, i det samlede billede af aktindsigtssager for samtlige landets myndigheder m.v. ikke må være det normale. ”

1.2. Justitsministeriets sagsbehandlingstid

Justitsministeriet har i sin udtalelse af 27. april 2015 oplyst, at ministeriet generelt bestræber sig på at behandle sager om aktindsigt så hurtigt som muligt.

Justitsministeriet har endvidere oplyst, at ministeriet, så snart en aktindsigtsanmodning er modtaget, iværksætter arbejdet med at fremsøge de relevante dokumenter. Ministeriet færdigbehandler herefter så vidt muligt sagerne i den rækkefølge, som de er klar. Ministeriet er meget opmærksom på at sikre fremdriften i sagerne og forsøger på bedste vis at skønne over, hvornår de enkelte anmodninger må forventes at kunne være færdigbehandlet. Dette meddeles ansøgeren, hvis sagsbehandlingen ikke kan afsluttes inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen.

For så vidt angår den konkrete sag har Justitsministeriet oplyst, at ministeriet i december 2014 modtog et meget stort antal anmodninger om aktindsigt i den såkaldte Eritrea-sag. Af administrative grunde besluttede ministeriet at behandle alle disse anmodninger ens – uagtet den præcise ordlyd af den enkelte anmodning. Baggrunden herfor var det store antal anmodninger sammenholdt med den store mængde sagsmateriale, som var omfattet af de bredest formulerede anmodninger.

En senere og nærmere gennemgang af samtlige aktindsigtsanmodninger viste, at din anmodning alene vedrørte ét enkelt dokument, og det blev derfor besluttet, at sagen ikke skulle afvente og følge behandlingen af de øvrige sager.

Om den samlede sagsbehandlingstid har Justitsministeriet bemærket, at det er meget utilfredsstillende, at det har taget mere end 4 måneder at behandle din aktindsigtsanmodning – særligt henset til at anmodningen alene vedrørte ét enkelt dokument. Ministeriet har beklaget, at den samlede sagsbehandlingstid langt har oversteget, hvad der i forhold til sagens karakter og omfang er acceptabelt

Justitsministeriet finder det i den forbindelse meget utilfredsstillende, at der ikke ved aktindsigtsanmodningens modtagelse i ministeriet blev foretaget en grundigere vurdering af anmodningens omfang.

Endelig har Justitsministeriet anført, at ministeriet ikke finder det hensigtsmæssigt, at ministeriet har været nødsaget til flere gange at skrive til dig og orientere dig om, at det ikke var muligt at træffe afgørelse inden for en nærmere angivet frist.

Efter min gennemgang af sagen er jeg enig med Justitsministeriet i, at det er meget utilfredsstillende, at det har taget mere end 4 måneder at behandle din aktindsigtsanmodning. Sagsbehandlingstiden har efter min opfattelse således været alt for lang.

Jeg har ved min vurdering lagt vægt på det, som fremgår af forarbejderne til offentlighedsloven om sagsbehandlingstid i sager, der angår et begrænset antal dokumenter, og hvor der ikke er tale om juridiske spørgsmål af kompliceret karakter.

I den forbindelse er det efter min opfattelse i øvrigt beklageligt, at ministeriet gentagne gange ikke har kunnet overholde den frist for færdigbehandling af sagen, som var meddelt dig.

 

2. Samlet behandling af flere aktindsigtsanmodninger

Som det fremgår ovenfor, valgte Justitsministeriet at behandle et stort antal anmodninger om aktindsigt i ”Eritrea-sagen” samlet. Baggrunden var det store antal anmodninger sammenholdt med den store mængde sagsmateriale, som var omfattet af de bredest formulerede anmodninger.

Først da man fra Justitsministeriets side blev opmærksom på, at din aktindsigtsanmodning alene vedrørte ét enkelt dokument, udskilte man din sag til særskilt behandling.

Justitsministeriet har i udtalelsen til mig af 27. april 2015 bemærket, at ministeriet finder det meget utilfredsstillende, at der ikke ved modtagelsen af din aktindsigtsanmodning i ministeriet blev foretaget en grundigere vurdering af anmodningens omfang.

Det er i forlængelse heraf blevet indskærpet over for medarbejderne i Justitsministeriets Forvaltningsretskontor, at der straks ved modtagelsen af en anmodning om aktindsigt skal ske en vurdering af, hvilke akter anmodningen omfatter, og at dette gør sig gældende i forhold til hver enkelt anmodning – også i de tilfælde, hvor der er modtaget et meget stort antal aktindsigtsanmodninger om samme emne.

Folketingets Ombudsmand har i flere tidligere sager om aktindsigt til journalister udtalt, at forvaltningsmyndighederne er bundet af almindelige forvaltningsretlige grundsætninger, herunder lighedsgrundsætningen, i forbindelse med at der gives oplysninger i form af (mer)offentlighed. Myndighederne skal således behandle de enkelte journalister ligeligt, herunder med hensyn til tidspunktet for meddelelse af aktindsigt. Se bl.a. sagerne i Folketingets Ombudsmands beretning for 1990, s. 181, Folketingets Ombudsmands beretning for 2003, s. 115, og Folketingets Ombudsmands beretning for 2004, s. 452.

Jeg må imidlertid forstå på det, som Justitsministeriet har anført, at de aktindsigtsanmodninger, der blev behandlet sammen med din – i hvert fald for nogles vedkommende – vedrørte (langt) flere dokumenter end din. Det var således ikke ens situationer, som Justitsministeriet behandlede ens.

Jeg er på den baggrund enig med Justitsministeriet i, at det er meget utilfredsstillende, at der ikke blev foretaget en grundigere vurdering af din aktindsigtsanmodning ved modtagelsen, med den virkning at sagen allerede på det tidspunkt blev udskilt til særskilt behandling.

Jeg har i den forbindelse noteret mig det oplyste om, at det nu er indskærpet, at der straks ved modtagelsen af en aktindsigtsanmodning foretages en vurdering af anmodningens omfang – også i tilfælde som det foreliggende, hvor der er modtaget et meget stort antal aktindsigtsanmodninger om det samme emne.

 

3. Underretninger

3.1. Retsgrundlag

Det følger af sidste led i bestemmelsen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, at den, der har anmodet om aktindsigt, skal underrettes om grunden til en eventuel fristoverskridelse og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Følgende fremgår bl.a. af forarbejderne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013:

”Såfremt en anmodning om aktindsigt (undtagelsesvist) ikke kan færdigbehandles inden syv arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse.

Underretningen efter 2. pkt. skal afsendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. ”

§ 16, stk. 2, i den tidligere offentlighedslov (lov nr. 572 af 19. december 1985) havde følgende ordlyd:

”Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. ”

Ombudsmanden har tidligere taget stilling til, hvilke krav der stilles til indholdet af de underretninger, som myndighederne sender til borgerne ved fristoverskridelser i aktindsigtssager, jf. Folketingets Ombudsmands beretning for 2011, sag nr. 14-2. Se endvidere Jens Olsen m.fl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 622 ff., og betænkning nr. 1510/2009, om offentlighedsloven, s. 794-95.

I Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (optaget i Retsinformation som vejledning nr. 11740 af 4. december 1986) er anført følgende om forvaltningsmyndigheders pligt til underretning, når sagsbehandlingstiden trækker ud:

”206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt. ”

3.2. Justitsministeriets underretninger

Det fremgår af Justitsministeriets udtalelse af 27. april 2015 og af de bilag, som jeg har modtaget fra dig og Justitsministeriet, at ministeriets Forvaltningsretskontor den 3. februar 2015 bekræftede modtagelsen af din aktindsigtsanmodning af 17. december 2014 og i den forbindelse bl.a. beklagede, at ministeriet ikke havde kunnet færdigbehandle sagen inden for 7 arbejdsdage, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2. Dette skyldtes, at ministeriet fortsat var ved at gennemgå akterne omfattet af anmodningen. Ministeriet oplyste, at ministeriet forventede at træffe afgørelse i sagen inden for 7 arbejdsdage.

Det fremgår endvidere, at ministeriet herefter den 12. februar, 17. marts og 16. april 2015 underrettede dig om overskridelse af fristen for færdigbehandling af din aktindsigtsanmodning. I underretningerne af 12. februar og 17. marts 2015 oplyste ministeriet, at ministeriet forventede at træffe afgørelse i din sag inden for 20 arbejdsdage. I underretningen af 16. april 2015 oplyste ministeriet, at ministeriet forventede at træffe afgørelse inden for 5 arbejdsdage.

Også i disse underretninger anførte Justitsministeriet, at fristoverskridelsen (navnlig) skyldtes, at ministeriet fortsat var ved at gennemgå akterne omfattet af aktindsigtsanmodningen.

Den 24. april 2015 underrettede Justitsministeriet dig igen om overskridelse af fristen for færdigbehandling af sagen. Ministeriet oplyste i den forbindelse, at sagen afventede en afslutning af ministeriets beslutningsprocedure. Ministeriet oplyste endvidere, at ministeriet forventede at træffe afgørelse i din sag inden for yderligere 5 arbejdsdage – dvs. senest den 30. april 2015.

Den 27. april 2015 traf Justitsministeriet afgørelse i sagen.

Justitsministeriet har i udtalelsen af 27. april 2015 for det første anført, at det efter ministeriets opfattelse er meget utilfredsstillende, at ministeriet først den 3. februar 2015 bekræftede modtagelsen af din aktindsigtsanmodning og i den forbindelse underrettede dig om den forventede sagsbehandlingstid.

For det andet har Justitsministeriet beklaget, at ministeriet ikke ved de løbende underretninger har været i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår en afgørelse kunne forventes at foreligge.

Endelig har Justitsministeriet anført, at det efter ministeriets opfattelse er meget utilfredsstillende, at ministeriet i underretningerne til dig henviste til, at ministeriet var i gang med at gennemgå akterne omfattet af aktindsigtsanmodningen, eftersom din anmodning alene vedrørte ét enkelt dokument.

Jeg er enig i det, som Justitsministeriet har anført.

Jeg har ved min vurdering bl.a. lagt vægt på det, som fremgår af forarbejderne til offentlighedsloven om underretning af den aktindsigtssøgende. Jeg har endvidere lagt vægt på, at de misvisende underretninger af dig skyldtes, at Justitsministeriet ved modtagelsen af din aktindsigtsanmodning ikke foretog en tilstrækkelig grundig vurdering af anmodningen, jf. også pkt. 2 ovenfor.

 

4. Sammenfattende vurdering

Det er med reglerne om sagsbehandlingstid mv. i offentlighedsloven understreget, at hurtig behandling af sager om aktindsigt skal prioriteres højt i de pågældende myndigheder.

På denne baggrund – og efter en samlet vurdering af de fejl, der er begået – må jeg anse Justitsministeriets behandling af din sag for særdeles kritisabel. Jeg lægger i forlængelse heraf vægt på, at de indskærpelser, som efter det oplyste er givet til de relevante medarbejdere i ministeriet (jf. pkt. 2 ovenfor), fører til, at sagsforløb som det foreliggende ikke kommer til at gentage sig.

Jeg har gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse.

 

Sagsfremstilling

Du bad ved e-mail af 17. december 2014 Justitsministeriet om aktindsigt på følgende måde:

”Jeg begærer hermed aktindsigt i den supplerende redegørelse/udtalelse fra Udlændingestyrelsen angående den såkaldte Eritrea-sag. Min begæring omfatter redegørelsen/udtalelsen i sin helhed, det vil sige inklusive den mailkorrespondance, der er fjernet fra den version af redegørelsen, som JM i dag har publiceret på sin hjemmeside. ”

Justitsministeriets presse- og kommunikationsrådgiver bekræftede ved e-mail af samme dag modtagelsen af din anmodning og oplyste, at du ville høre nærmere fra ministeriets Forvaltningsretskontor.

Ved brev af 3. februar 2015 bekræftede Justitsministeriets Forvaltningsretskontor modtagelsen af din anmodning og beklagede i den forbindelse bl.a., at ministeriet ikke havde kunnet færdigbehandle sagen inden for 7 arbejdsdage.

Ved breve af 12. februar og 17. marts 2015 meddelte Justitsministeriet, at ministeriet beklageligvis endnu ikke havde kunnet færdigbehandle din anmodning om aktindsigt.

Den 17. marts 2015 indgav du en klage til mig over Justitsministeriets sagsbehandlingstid.

Ved brev af 24. marts 2015 bad jeg Justitsministeriet om en udtalelse om sagsbehandlingstiden.

Du modtog den 16. og den 24. april 2015 endnu to henholdende breve fra Justitsministeriet.

Justitsministeriet traf afgørelse i sagen den 27. april 2015.

Samme dag modtog jeg en udtalelse fra Justitsministeriet om sagsbehandlingstiden. Af udtalelsen fremgår bl.a. følgende:

”3. Ombudsmanden har i sin henvendelse af 24. marts 2015 bedt Justitsministeriet om at udtale sig om den tid, som ministeriet indtil nu har brugt på at behandle sagen, herunder i lyset af kravet i offentlighedslovens § 36, stk. 2, og forarbejderne hertil.

Justitsministeriet kan i den anledning oplyse, at ministeriet generelt bestræber sig på at behandle sager om aktindsigt så hurtigt som muligt.

Det kan i den forbindelse generelt oplyses, at Justitsministeriet, så snart en aktindsigtsanmodning er modtaget, iværksætter arbejdet med at fremsøge de relevante dokumenter. Ministeriet færdigbehandler herefter i så vidt muligt omfang sagerne i den rækkefølge, som de er klar. Ministeriet er meget opmærksom på at sikre fremdriften i sagerne og forsøger på bedste vis at skønne over, hvornår de enkelte anmodninger må forventes at kunne være færdigbehandlet, hvilket meddeles ansøgeren, hvis sagsbehandlingen ikke kan afsluttes inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2.

Ministeriet modtog i december 2014 et meget stort antal anmodninger om aktindsigt i den såkaldte ’Eritrea-sag’.

Ministeriet besluttede af administrative hensyn at behandle samtlige anmodninger ens – uagtet den præcise ordlyd af den enkelte anmodning – og udlevere det samme materiale i en række delafgørelser.

Baggrunden herfor var det store antal anmodninger sammenholdt med den store mængde sagsmateriale, som var omfattet af de mest bredt formulerede aktindsigtsanmodninger.

En senere og nærmere gennemgang af samtlige aktindsigtsanmodninger viste imidlertid, at journalisten alene havde anmodet om aktindsigt i ét dokument fra ’Eritrea-sagen’, hvorfor det blev besluttet, at sagen ikke skulle afvente og følge behandlingen af de øvrige aktindsigtsanmodninger.

Justitsministeriet skal om den samlede sagsbehandlingstid i den konkrete sag bemærke, at det er meget utilfredsstillende, at det har taget mere end 4 måneder at behandle journalistens anmodning om aktindsigt af 17. december 2014, og at ministeriet først den 3. februar 2015 bekræftede modtagelsen og underrettede om den forventede sagsbehandlingstid.

Justitsministeriet lægger her særlig vægt på, at anmodningen viste sig alene at vedrøre ét dokument.

Justitsministeriet finder det i den forbindelse meget utilfredsstillende, at der ikke ved anmodningens modtagelse i Justitsministeriet blev foretaget en mere grundig vurdering af, hvilke akter anmodningen omfattede. Dette indebar som nævnt, at sagsbehandlingstiden er blevet meget længere, end den burde have været.

Ministeriet finder det desuden ikke hensigtsmæssigt, at ministeriet har været nødsaget til flere gange at skrive til journalisten og orientere ham om, at det ikke har været muligt at træffe afgørelsen inden for en nærmere angivet frist.

4. For så vidt angår Justitsministeriets begrundelse for fristudsættelserne i ministeriets breve bemærkes, at ministeriet gentagne gange har meddelt, at ministeriet fortsat var ved at gennemgå relevante akter omfattet af anmodningen. I forlængelse af det ovenfor anførte om, at anmodningen reelt kun vedrørte ét dokument, er dette meget utilfredsstillende, hvilket Justitsministeriet beklager.

Justitsministeriet beklager desuden, at ministeriet ved de løbende underretninger om sagens udsættelse ikke har været i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår en afgørelse kunne forventes at foreligge.

Endelig skal Justitsministeriet beklage, at den samlede sagsbehandlingstid langt har oversteget, hvad der i forhold til sagens karakter og omfang er acceptabelt, og at ministeriet først meget sent bekræftede modtagelsen af anmodningen og orienterede om den forventede sagsbehandlingstid.

Det er i forlængelse heraf blevet indskærpet over for medarbejderne i Justitsministeriets Forvaltningsretskontor, at der straks ved modtagelsen af en anmodning om aktindsigt skal ske en vurdering af, hvilke akter anmodningen omfatter, og at dette gør sig gældende i forhold til hver enkelt anmodning, også i de tilfælde hvor der er modtaget et meget stort antal aktindsigtsanmodninger om samme emne. ”

Den 30. april 2015 sendte jeg dig en kopi af Justitsministeriets udtalelse og bad om dine eventuelle bemærkninger hertil.

Jeg modtog ingen bemærkninger fra dig, og ved brev af 19. maj 2015 meddelte jeg dig, at sagen nu var klar til behandling.