Anvendt retsforskrift
Opfølgning / Opfølgning til
Oversigt (indholdsfortegnelse)
1 Sagsfremstilling
Den fulde tekst

2016-1. Adgang til partsrepræsentation ved anvendelse af digitale selvbetjeningssystemer

I 2012 udtalte ombudsmanden, at når de digitale selvbetjeningssystemer minSU og ungdomskort.dk ikke gav uddannelsessøgende mulighed for at benytte deres ret efter forvaltningslovens § 8 til at lade sig repræsentere af andre, skulle det være muligt at bruge en ikke-digital fuldmagtsløsning i stedet. Desuden havde de ansvarlige myndigheder – i dag Uddannelses- og Forskningsministeriet og Styrelsen for Videregående Uddannelser – pligt til at vejlede om denne mulighed. Ombudsmanden bad derfor myndighederne oplyse, hvilken vejledning de gav.1

I de følgende år sendte myndighederne flere orienteringer til ombudsmanden. Det viste sig, at det ikke var muligt at tilbyde en ikke-digital løsning i systemet ungdomskort.dk, og at den ikke-digitale løsning i systemet minSU ikke levede op til forvaltningslovens § 8, fordi digitale meddelelser til uddannelsessøgende ikke kunne omdirigeres til partsrepræsentantens digitale postkasse.

I foråret 2015 orienterede myndighederne ombudsmanden om, at der var etableret en digital fuldmagtsløsning i de to selvbetjeningssystemer. Under et møde med ombudsmanden i efteråret 2015 oplyste myndighederne desuden, at en kommende ændring i den digitale fuldmagtsløsning ville gøre det muligt at sende meddelelser til partsrepræsentantens digitale postkasse. Da ombudsmanden måtte forstå, at myndighederne ville give mulighed for ikke-digital partsrepræsentation i tilfælde, hvor uddannelsessøgende ønskede en mere ”skræddersyet” fuldmagt end de to fuldmagtstyper, som den digitale fuldmagtsløsning i systemet minSU gav mulighed for, meddelte ombudsmanden myndighederne, at han ikke foretog sig mere i sagen.

Ombudsmanden kritiserede dog det langvarige forløb, og at det tilsyneladende havde voldt myndighederne store vanskeligheder at nå til en forsvarlig afklaring af muligheden for partsrepræsentation i minSU. Han kritiserede også, at det først blev muligt at benytte partsrepræsentant ved ansøgning om befordringsrabat, flere år efter at systemet ungdomskort.dk blev taget i brug.

(Sag nr. 15/02183)

Efter § 8 i forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014) kan den, der er part i en sag, på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Denne partsrettighed gælder også for uddannelsessøgende, som søger SU eller befordringsrabat.

I min udtalelse af 15. februar 2012 (offentliggjort som sag nr. 2012-5 på Folketingets Ombudsmands hjemmeside) konstaterede jeg, at selvbetjeningssystemerne minSU og mitUddannelseskort (nu ungdomskort.dk) ikke var udviklet på en måde, som gjorde det teknisk muligt at benytte partsrepræsentant.

Jeg bad på den baggrund det daværende Ministerium for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser (nu Uddannelses- og Forskningsministeriet) om at oplyse, hvilken vejledning de uddannelsessøgende fremover ville modtage om deres mulighed for at blive undtaget fra digital kommunikation, hvis de ønskede at lade sig repræsentere af andre (i det følgende også betegnet som ikke-digital partsrepræsentation).

De oplysninger, som jeg efterfølgende modtog fra Uddannelses- og Forskningsministeriet, har givet anledning til, at jeg ad flere omgange har indhentet supplerende udtalelser fra ministeriet. Senest har sagen været drøftet på et møde i ombudsmandsinstitutionen den 7. september 2015 med deltagelse af ministeriet, Styrelsen for Videregående Uddannelser og Digitaliseringsstyrelsen.

Jeg har på dette grundlag nu foretaget en endelig gennemgang af spørgsmålet om mulighed for partsrepræsentation i selvbetjeningssystemerne minSU og ungdomskort.dk.

Jeg har på det foreliggende grundlag besluttet ikke at foretage mig videre i spørgsmålet. Men jeg har fundet anledning til at knytte nogle mere overordnede bemærkninger til sagen, herunder i relation til den tidsmæssige udstrækning af forløbet. Jeg henviser til pkt. 2-4 nedenfor.

Under pkt. 1 redegør jeg for forståelsens skyld i overordnede træk for indholdet af de to selvbetjeningssystemer.

 

1. Generelt om minSU og ungdomskort.dk

Systemet minSU giver først og fremmest mulighed for, at uddannelsessøgende i ungdomsuddannelser og studerende på videregående uddannelser (herefter under ét betegnet uddannelsessøgende), der er fyldt 18 år, kan søge om uddannelsesstøtte – SU – til en uddannelse i Danmark.

Herudover giver systemet den uddannelsessøgende adgang til at ansøge om en række andre ydelser, f.eks. SU-lån, SU og udlandsstipendium til en uddannelse i udlandet, udlandsstudielån, forsørgertillæg, fødselsklip, slutlån, handicaptillæg mv. Desuden giver systemet mulighed for at fravælge ydelser – bl.a. SU, forsørgertillæg og handicaptillæg – samt at godkende låneplanen (dvs. vælge, hvor meget af et tildelt SU-lån der ønskes udbetalt pr. måned).

I systemet ungdomskort.dk kan uddannelsessøgende søge om godkendelse til et Ungdomskort – dvs. et kort, som giver rabat på den daglige transport fra bopælen til uddannelsesstedet. Der er mulighed for at få Ungdomskort fra det fyldte 16. år. Selve bestillingen (og betalingen) af Ungdomskort foregår i trafikselskabernes selvbetjeningssystem.

Jeg bemærker, at min undersøgelse ikke omfatter trafikselskabernes system.

 

2. Selvbetjeningssystemet minSU

2.1. Ved brev af 29. november 2013 skrev jeg til Uddannelses- og Forskningsministeriet, at jeg fandt det uheldigt, at den daværende Uddannelsesstyrelse (nu Styrelsen for Videregående Uddannelser) ikke inden idriftsættelsen af minSU havde sikret sig, at systemet var indrettet, så det var muligt – som minimum ved brug af en manuel, papirbaseret løsning – at give fuldmagt til andre på en sådan måde, at det var i overensstemmelse med forvaltningslovens § 8.

Jeg bemærkede i den forbindelse, at det følger af de forvaltningsretlige regler, at myndigheden – hvis der er etableret et egentligt partsrepræsentationsforhold – er forpligtet til at kommunikere med partsrepræsentanten.

I forhold til den midlertidige løsning var problemet, at der ikke var mulighed for at omdirigere de meddelelser, som Styrelsen for Videregående Uddannelser sendte til den studerendes digitale postkasse, til partsrepræsentantens digitale postkasse.

2.2. Uddannelses- og Forskningsministeriet har ved brev af 23. april 2015 oplyst, at Digitaliseringsstyrelsens fuldmagtsløsning (herefter den digitale fuldmagtsløsning) den 25. marts 2015 blev sat i drift for begge selvbetjeningssystemer. Af de vejledningstekster, som jeg modtog sammen med ministeriets brev, kunne det imidlertid udledes, at det rent teknisk fortsat ikke var muligt at omdirigere meddelelser fra den studerendes digitale postkasse til partsrepræsentantens digitale postkasse.

På mødet den 7. september 2015 oplyste Digitaliseringsstyrelsen, at en kommende ændring i den digitale fuldmagtsløsning ville gøre det muligt at sende meddelelser til partsrepræsentantens digitale postkasse. Uddannelses- og Forskningsministeriet oplyste i tilknytning hertil, at ændringen ville blive integreret i selvbetjeningssystemerne, og at man ville se på det ”hurtigt og effektivt”.

Digitaliseringsstyrelsen oplyste ved e-mail af 6. november 2015 i den forbindelse, at funktionaliteten blev sat i drift i den digitale fuldmagtsløsning den 22. oktober 2015.

Ved e-mail af 7. januar 2016 har Uddannelses- og Forskningsministeriet oplyst, at der kræves en særlig løsning for, at automatisk genererede meddelelser skal kunne sendes til partsrepræsentanten. På grundlag af Digitaliseringsstyrelsens oplysning om, at den pågældende løsning forventes klar i marts 2016, er det ministeriets forventning, at ministeriet tidligst vil være klar med en løsning i løbet af 2. kvartal 2016.

Jeg lægger til grund, at problemet vil blive løst, og at ministeriet vil sørge for, at det sker hurtigst muligt.

2.3. I brevet af 23. april 2015 har ministeriet endvidere beskrevet indholdet af den digitale fuldmagtsløsning i minSU.

Det fremgår, at der gives adgang til to typer fuldmagt: en, som giver adgang til at ansøge om SU-lån og godkende låneplanen, og en, som giver adgang til alle andre funktioner i minSU.

2.4. Jeg bemærker, at det følger af de forvaltningsretlige regler om partsrepræsentation, at parten kan vælge at lade sig repræsentere i forhold til en afgrænset del af en sag. Jeg henviser til forarbejderne til forvaltningsloven (lovforslag nr. L 4 af 2. oktober 1985, Folketingstidende 1985-86, de specielle bemærkninger til lovforslagets § 8):

’I § 8, stk. 1 er det som et almindeligt princip fastsat, at en part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, på ethvert tidspunkt af sagens behandling kan vælge at lade sig repræsentere eller bistå af andre.

Efter bestemmelsen kan parten lade sig repræsentere i forbindelse med hele sagens behandling, men parten kan også vælge kun at lade sig repræsentere under en del af sagens behandling eller alene at lade sig bistå under møder med forvaltningsmyndighedens personale. ’

På mødet den 7. september 2015 tilkendegav Uddannelses- og Forskningsministeriet, at ministeriet har til hensigt at give mulighed for ikke-digital partsrepræsentation i tilfælde, hvor der i en SU-sag ønskes en fuldmagt, der indholdsmæssigt ikke svarer til en af de to fuldmagtstyper, som den digitale fuldmagtsløsning standardmæssigt giver mulighed for (herefter betegnet en ”skræddersyet” fuldmagt).

Både Uddannelses- og Forskningsministeriet, Styrelsen for Videregående uddannelser og Digitaliseringsstyrelsen har efterfølgende haft lejlighed til at knytte bemærkninger til sagen, jf. senest mine breve af 6. november 2015 til myndighederne.

Da myndighederne ikke i den anledning er fremkommet med supplerende oplysninger, må jeg lægge til grund, at det som oplyst på mødet den 7. september 2015 er hensigten at give mulighed for ikke-digital partsrepræsentation ved ønske om en ”skræddersyet” fuldmagt.

På baggrund af de oplysninger, som jeg samlet set har modtaget om muligheden for partsrepræsentation i selvbetjeningssystemet minSU, finder jeg på det foreliggende grundlag ikke anledning til at foretage mig yderligere vedrørende spørgsmålet.

Jeg bemærker dog, at en endelig stillingtagen til, om fuldmagtsløsningen i minSU fuldt ud lever op til de forvaltningsretlige regler, alene vil kunne ske i forbindelse med min behandling af eventuelle konkrete sager.

Endvidere finder jeg anledning til at bemærke, at det efter min opfattelse ikke er tilfredsstillende, at det har taget så uforholdsmæssig lang tid og tilsyneladende voldt myndighederne store vanskeligheder at nå til en forsvarlig afklaring af muligheden for partsrepræsentation i sager om SU.

Jeg har gjort Uddannelses- og Forskningsministeriet og Styrelsen for Videregående Uddannelser bekendt med min opfattelse. Jeg foretager mig herefter ikke videre i sagen.

 

3. Selvbetjeningssystemet ungdomskort.dk

3.1. Ved brev af 28. april 2013 skrev jeg til Uddannelses- og Forskningsministeriet, at jeg fandt det uheldigt, at den daværende Uddannelsesstyrelse (nu Styrelsen for Videregående Uddannelser) havde sat selvbetjeningssystemet ungdomskort.dk i drift uden forinden at have sikret sig, at andre kunne tilgå og anvende systemet på den studerendes vegne, eller alternativt have sørget for, at der var mulighed for at blive undtaget fra kravet om digital kommunikation, hvis man ønskede at lade sig repræsentere af en anden.

Jeg konstaterede på den baggrund, at systemet ikke levede op til de forvaltningsretlige regler om partsrepræsentation, jf. forvaltningslovens § 8.

En konsekvens heraf var endvidere, at en forældremyndighedsindehaver var afskåret fra at gøre brug af sin lovbestemte ret til at repræsentere sit mindreårige barn i selvbetjeningssystemet. Denne problemstilling var aktualiseret af, at systemet ungdomskort.dk som oplyst under pkt. 1 giver mulighed for at søge om godkendelse til Ungdomskort til elever på ungdomsuddannelser fra det fyldte 16. år.

3.2. Som anført under pkt. 2 har Uddannelses- og Forskningsministeriet ved brev af 23. april 2015 oplyst, at den digitale fuldmagtsløsning den 25. marts 2015 blev sat i drift for begge selvbetjeningssystemer.

Med idriftsættelsen af fuldmagtsløsningen i ungdomskort.dk er det blevet muligt for den studerende at give fuldmagt til, at en anden (ved brug af egen NemID) kan tilgå ungdomskort.dk på den studerendes vegne og søge om godkendelse til Ungdomskort.

Uddannelses- og Forskningsministeriet har desuden oplyst, at en forældremyndighedsindehaver ved at indsende dokumentation for forældremyndighedsforholdet kan få samme adgang til at agere på sit mindreårige barns vegne som en partsrepræsentant, dvs. at den pågældende kan tilgå systemet med sin egen NemID.

Jeg har noteret mig, at denne fremgangsmåde efter det oplyste er nødvendig, fordi registreringerne i CPR-systemet ikke er tilstrækkeligt valide til at kunne bruges umiddelbart som grundlag for registrering af forældremyndighedsforhold i ministeriets system (jf. ministeriets oplysninger på mødet den 7. september 2015).

3.3. Da det på baggrund af disse oplysninger kan konstateres, at selvbetjeningsløsningen ungdomskort.dk nu er indrettet således, at partsrepræsentation rent teknisk er mulig – og idet forældremyndighedsindehavere mod behørig dokumentation kan få adgang til at anvende systemet på deres mindreårige børns vegne – har jeg ikke på det foreliggende grundlag anledning til at foretage mig videre i forhold til muligheden for at få partsrepræsentation i ungdomskort.dk.

Det er indgået i mine overvejelser, at systemet alene giver adgang til at søge om godkendelse til Ungdomskort, og at en (digital) fuldmagt til at anvende systemet på den uddannelsessøgendes vegne således vedrører et relativt snævert afgrænset forhold.

Der er dermed ikke – således som det er tilfældet for særligt den ene type digitale fuldmagtsløsning i minSU – tale om en meget bredt dækkende fuldmagt.

En endelig stillingtagen til, om løsningen fuldt ud lever op til de forvaltningsretlige regler, kan ikke ske på det foreliggende grundlag, men må ske i forbindelse med min behandling af eventuelle konkrete sager.

Efter min opfattelse er det klart utilfredsstillende, at det først med idriftsættelsen af den digitale fuldmagtsløsning i marts 2015 – adskillige år efter ibrugtagningen af selvbetjeningssystemet ungdomskort.dk – overhovedet blev muligt at benytte partsrepræsentant i forbindelse med ansøgning om befordringsrabat.

Jeg har gjort Uddannelses- og Forskningsministeriet og Styrelsen for Videregående Uddannelser bekendt med min opfattelse. Jeg foretager mig herefter ikke mere i sagen.

 

4. Myndighedernes vejledning om muligheden for partsrepræsentation

4.1. Uddannelses- og Forskningsministeriet har under sagens behandling løbende orienteret mig om den vejledning, som myndighederne har stillet til rådighed om muligheden for ikke-digital partsrepræsentation på hjemmesiden www.su.dk.

Med ministeriets brev af 23. april 2015 modtog jeg desuden kopi af de vejledningstekster, som på daværende tidspunkt var tilgængelige på hjemmesiderne www.ungdomskort.dk og www.su.dk. Det gjaldt både den digitale fuldmagtsløsning og – for så vidt angår www.su.dk. – muligheden for ikke-digital partsrepræsentation.

Ministeriet har ved e-mail af 28. september 2015 – i fortsættelse af mødet den 7. september 2015 – endvidere sendt mig kopi af de senest reviderede vejledningstekster.

4.2. Jeg bemærker, at jeg på en række punkter undervejs i forløbet har knyttet bemærkninger til vejledningsteksterne. Jeg henviser til mine breve af 28. april og 29. november 2013 og mit brev af 26. april 2014. Dette har ført til, at ministeriet har foretaget visse ændringer i teksterne.

Som oplyst på mødet den 7. september 2015 falder det imidlertid uden for mine opgaver som ombudsmand at forhåndsgodkende de konkrete vejledningstekster, som myndighederne stiller til rådighed på deres hjemmesider.

Jeg har i forbindelse med min afsluttende behandling af sagen derfor ikke foretaget en nærmere gennemgang af vejledningsteksterne, herunder de senest opdaterede vejledningstekster, som ministeriet sendte mig ved e-mail af 28. september 2015.

En endelig stillingtagen til den vejledning, som myndighederne stiller til rådighed på www.su.dk og www.ungdomskort.dk, må herefter ske i forbindelse med min behandling af eventuelle konkrete sager.

På det foreliggende grundlag foretager jeg mig derfor heller ikke mere vedrørende dette spørgsmål.

 

Sagsfremstilling

I min udtalelse af 15. februar 2012 (offentliggjort som sag nr. 2012-5 på ombudsmandens hjemmeside) konstaterede jeg, at selvbetjeningssystemerne minSU og mitUddannelseskort (nu ungdomskort.dk, herefter betegnet ungdomskort.dk) ikke var udviklet på en sådan måde, at det var muligt for en partsrepræsentant at tilgå og anvende systemerne på en andens (fuldmagtsgiverens) vegne.

Videre konstaterede jeg, at Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser (nu Uddannelses- og Forskningsministeriet) var enig med mig i, at Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte (nu Styrelsen for Videregående Uddannelser, herefter betegnet styrelsen) – i mangel af mulighed for partsrepræsentation i det digitale selvbetjeningssystem – var forpligtet til at give en uddannelsessøgende mulighed for at lade sig repræsentere af en anden og på den baggrund give mulighed for undtagelse fra digital kommunikation i de to selvbetjeningssystemer ved brug af en papirbaseret (manuel) løsning.

Jeg lagde endvidere til grund, at ministeriet var enig med mig i, at der var behov for, at de uddannelsessøgende modtog udtrykkelig vejledning om denne mulighed.

I forhold til selvbetjeningssystemet ungdomskort.dk havde ministeriet tilkendegivet, at der ville blive indføjet en bestemmelse i bekendtgørelsen om befordringsrabat til uddannelsessøgende i ungdomsuddannelser mv. vedrørende mulighed for kommunikation i papirform på tilsvarende måde som i den dagældende SU-bekendtgørelses §§ 38, stk. 2 og 3, og 70, stk. 5, 2. pkt. (bekendtgørelse nr. 455 af 8. juni 2009, som ændret ved bekendtgørelse nr. 1056 af 10. november 2009 og bekendtgørelse nr. 1544 af 27. december 2009).

Jeg bad på dette grundlag ministeriet om at underrette mig om den vejledning, som de uddannelsessøgende ville modtage om muligheden for partsrepræsentation i de to selvbetjeningssystemer. Endvidere bad jeg ministeriet om at underrette mig, når den påtænkte ændring af bekendtgørelsen om befordringsrabat var gennemført.

Endelig henstillede jeg til ministeriet, at forældremyndighedsindehavere – som efter forældreansvarsloven udøver barnets rettigheder på barnets vegne – modtog vejledning om muligheden for at blive undtaget fra digital kommunikation ved ønske om at repræsentere sit mindreårige barn ved ansøgning om befordringsrabat, idet systemet ungdomskort.dk som nævnt ikke gav mulighed for partsrepræsentation ved forældremyndighedsindehaverens brug af egen NemID.

Ministeriet underrettede mig ved brev af 25. juni 2012 om den vejledning, der den 23. februar 2012 var lagt på hjemmesiden www.su.dk. Samtidig oplyste ministeriet, at der i april 2012 var nedsat en arbejdsgruppe med det formål at udvikle en fællesoffentlig digital fuldmagtsløsning (herefter betegnet den digitale fuldmagtsløsning), som forventedes færdigudviklet ultimo 2012.

I forhold til systemet ungdomskort.dk oplyste ministeriet, at der ikke ville blive etableret en midlertidig løsning, der gav mulighed for undtagelse fra digital kommunikation, da en sådan løsning ville være ”yderst vanskelig og særdeles tidskrævende at implementere” og derfor ikke ville kunne realiseres, inden den digitale fuldmagtsløsning var klar. Der ville derfor heller ikke blive indføjet en bestemmelse om mulighed for ikke-digital kommunikation i bekendtgørelsen om befordringsrabat.

I forhold til forældremyndighedsindehavere, der ønsker at søge befordringsrabat på vegne af deres mindreårige barn, var der yderligere den udfordring, at det ikke var muligt at identificere forældremyndighedsindehavere i den kommende digitale fuldmagtsløsning. Det ville derfor være nødvendigt på baggrund af behørig dokumentation at foretage en manuel registrering af værgeforholdet, hvorefter forældremyndighedsindehaveren ville kunne tilgå selvbetjeningssystemet med egen NemID.

Ministeriet bemærkede afslutningsvis i brevet, at Digitaliseringsstyrelsen forventede, at der på et senere tidspunkt ville blive udviklet en løsning, så en forældremyndighedsindehaver uden videre kunne bruge sin egen NemID til at tilgå sit mindreårige barns data.

Ved brev af 28. april 2013 (sagsnr. 12/00185) konstaterede jeg på baggrund af oplysningerne om, at der ikke blev etableret en midlertidig løsning, der gav mulighed for undtagelse fra digital kommunikation i systemet ungdomskort.dk, at der ikke var mulighed for at lade sig repræsentere af andre ved ansøgning om befordringsrabat. Jeg bemærkede på den baggrund følgende:

”Jeg mener, at det er uheldigt, at den daværende Uddannelsesstyrelse (nu Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte [i dag Styrelsen for Videregående Uddannelser; min bemærkning]) satte det elektroniske selvbetjeningssystem i drift uden forinden at have sikret sig, at systemet var udformet på en sådan måde, at det gav mulighed for, at andre kunne tilgå og anvende systemet på den studerendes vegne, eller alternativt at have sørget for, at der var mulighed for at blive undtaget fra kravet om elektronisk kommunikation, hvis man ønskede at lade sig repræsentere af en anden. Systemet lever dermed ikke op til de forvaltningsretlige regler om partsrepræsentation, jf. forvaltningslovens § 8. ”

Da ministeriet havde oplyst, at problemet ville blive løst med den snarlige idriftsættelse af den digitale fuldmagtsløsning – herunder også i forhold til forældremyndighedsindehavere, der ønskede at varetage deres mindreårige barns sag – besluttede jeg ikke at foretage mig videre i spørgsmålet, idet jeg dog bad ministeriet om at underrette mig om det videre forløb. Endvidere bad jeg om at modtage oplysninger om den vejledning, som ville blive lagt på de relevante hjemmesider, når den digitale fuldmagtsløsning var etableret.

Jeg knyttede også nogle bemærkninger til de vejledningstekster om den papirbaserede løsning på SU-området, som ministeriet havde sendt mig.

Således bemærkede jeg for det første, at vejledningen om fremgangsmåden ved afgivelse af fuldmagt ikke omtalte muligheden for at give fuldmagt digitalt, og ej heller muligheden for at give fuldmagt ved, at begge – fuldmagtsgiver og fuldmagtshaver – skriver under på ansøgningen og tilkendegiver, at der foreligger partsrepræsentation. Jeg skrev, at jeg gik ud fra, at ministeriet ville sørge for at justere vejledningen på dette punkt.

For det andet bad jeg ministeriet om at oplyse, om det efter ministeriets opfattelse var i overensstemmelse med reglerne om partsrepræsentation i forvaltningslovens § 8, at alle digitale meddelelser i forbindelse med sagen – som anført i den medsendte fuldmagtsblanket – uanset repræsentationsforholdet, fortsat ville blive sendt til fuldmagtsgivers egen e-Boks.

Jeg bad også om for så vidt angår SU-området at modtage oplysninger om de vejledninger, der ville blive lagt på relevante hjemmesider, efter at den digitale løsning var etableret.

Ministeriet svarede ved brev af 21. oktober 2013. Ministeriet oplyste, at teksterne på www.su.dk var blevet rettet, så det nu fremgik af både blanketten og af vejledningsteksten om fuldmagt, at blanketten kunne sendes via den digitale postkasse. Videre skrev ministeriet følgende:

”Efter forvaltningslovens § 8, stk. 1, 1. pkt., kan den, der er part i en sag, på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Omfanget af partsrepræsentationen beror i hvert enkelt tilfælde på fuldmagtens ordlyd.

Foreligger der en egentlig partsrepræsentation, vil myndigheden efter ministeriets opfattelse være forpligtet til at kommunikere med partsrepræsentanten. Samtidig vil myndigheden være berettiget til udelukkende at kommunikere med partsrepræsentanten, og herunder meddele partsrepræsentanten eventuelle afgørelser med bindende virkning for parten.

På den baggrund er fremgangsmåden med, at alle elektroniske meddelelser bliver sendt til fuldmagtsgiverens egen e-Boks, ikke i overensstemmelse med reglerne om partsrepræsentation.

I den midlertidige fuldmagtsløsning på minSU er der pt. ikke mulighed for at omdirigere breve, der sendes til fuldmagtsgiverens (brugerens) digitale postkasse (e-Boks) til fuldmagtshaverens digitale postkasse (e-Boks).

I forbindelse med arbejdet med den digitale fuldmagt er det endnu uafklaret, om der er systemtekniske muligheder for at sende fuldmagtsgivers post til fuldmagtshavers digitale postkasse.

Der er således endnu ikke taget endelig stilling til, hvordan udsendelse af digitale breve skal håndteres i forbindelse med, at der er givet fuldmagt, så det er i overensstemmelse med reglerne om partsrepræsentation i forvaltningslovens § 8. ”

Ministeriet oplyste endelig, at den digitale fuldmagtsløsning var blevet offentliggjort den 26. august 2013, og at ministeriet forventede, at arbejdet med at integrere løsningen i selvbetjeningssystemerne minSU og ungdomskort.dk ville være færdigt, så løsningen kunne tilgås af brugerne inden udgangen af 2013.

Ved brev af 29. november 2013 bemærkede jeg, at jeg var enig med ministeriet i, at fuldmagtsløsningen på www.su.dk ikke levede op til de krav, der følger af forvaltningslovens § 8. På den baggrund skrev jeg:

”Jeg mener, at det er uheldigt, at den daværende Uddannelsesstyrelse (nu Styrelsen for Videregående Uddannelser) ikke inden idriftsættelsen af det elektroniske selvbetjeningssystem på www.su.dk sikrede sig, at systemet var indrettet, så det var muligt – som minimum ved brug af en manuel (papirbaseret) løsning – at give fuldmagt til andre på en sådan måde, at det er i overensstemmelse med forvaltningslovens § 8. ”

Idet jeg efter oplysningerne fra ministeriet gik ud fra, at myndighederne ville sørge for, at problemet snarest muligt blev løst, skrev jeg til ministeriet, at jeg havde besluttet ikke at foretage mig videre i anledning af, at systemet på daværende tidspunkt ikke levede op til forvaltningslovens krav.

Jeg skrev endvidere til ministeriet, at det var min opfattelse, at mulighederne for at give fuldmagt fortsat var for snævert beskrevet i vejledningsteksterne på www.su.dk. Jeg skrev således:

”I den udstrækning henvendelse sker via sikker e-mail/den digitale postkasse, vil brugen af digital signatur/NemID give sikkerhed for afsenderens identitet. En nærliggende – og tilstrækkelig – fremgangsmåde er efter min opfattelse, at afsenderen i e-mailen blot tilkendegiver, at han eller hun ønsker at give fuldmagt til en nærmere angivet partsrepræsentant, idet det naturligvis klart skal fremgå, hvad fuldmagten omfatter mv. Jeg mener således ikke, at der er hjemmel til at kræve, at fuldmagtsgiver sender en særskilt, manuelt underskrevet fuldmagtsblanket. Den ovennævnte mulige fremgangsmåde bør efter min opfattelse beskrives i vejledningen. ”

Jeg bemærkede supplerende, at det burde fremgå af vejledningen, at også tilbagekaldelse af en fuldmagt kunne ske digitalt, dvs. ved hjælp af sikker digital kommunikation. Endelig bemærkede jeg, at det stadig ikke fremgik af vejledningen, at det også var muligt at give fuldmagt ved, at begge parter skrev under på ansøgningen.

Uddannelses- og Forskningsministeriet oplyste ved brev af 19. marts 2014, at det fortsat var uvist, hvordan det systemteknisk kunne løses, at breve, der sendes til en fuldmagtsgivers e-Boks, omdirigeres til en fuldmagtshaver eller alternativt sendes til begge. Ministeriet oplyste i tilknytning, at styrelsen i første omgang ville vejlede SU-modtagere, der ønsker at afgive fuldmagt til selvbetjeningsløsningen, om muligheden for at give fuldmagtshaver læseadgang til deres e-Boks, herunder læseadgang begrænset til bestemte mapper.

I relation til vejledningsteksterne på www.su.dk bemærkede ministeriet, at styrelsen var enig i, at vejledningen i den foreliggende form fremstod, som om fuldmagtsgivere skulle indsende både en håndskrevet og en digital underskrift for at afgive fuldmagt. I forbindelse hermed havde styrelsen oplyst, at alle vejledninger om afgivelse af fuldmagt ville blive ændret ved indførelsen af den digitale fuldmagt, og at det herunder ville blive præciseret, at en digital underskrift var tilstrækkelig.

I forhold til de tilfælde, hvor forældre ønskede at repræsentere deres mindreårige barn ved ansøgning om befordringsrabat, oplyste styrelsen, at dette på daværende tidspunkt alene kunne ske ved, at forælderen indhentede en papirbaseret erklæring fra Statsforvaltningen, som dokumenterede forældremyndighedsforholdet. Herefter ville forælderen kunne tilgå ungdomskort.dk på vegne af sit mindreårige barn med sin egen NemID.

Ministeriet bemærkede afslutningsvis i brevet, at arbejdet med at integrere den digitale fuldmagtsløsning til minSU og ungdomskort.dk havde givet bl.a. tekniske og juridiske udfordringer og derfor endnu ikke var tilendebragt. Det var dog fortsat styrelsens håb, at fuldmagtsløsningen kunne sættes i drift inden udgangen af marts 2014 eller snarest derefter.

Ved brev af 26. april 2014 bemærkede jeg, at tildeling af læseadgang til e-Boks – ligesom læseadgang til borgerens digitale postkasse i postløsningen Offentlig Digital Post – som jeg forstod det, alene giver læseadgangsmodtageren mulighed for at læse post sendt til læseadgangsgiverens e-Boks (digitale postkasse), jf. § 6, stk. 1, i lov nr. 528 af 11. juni 2012 om Offentlig Digital Post, og at postmeddelelser således stadig vil være stilet til adgangsgiveren og sendt til dennes e-Boks/digitale postkasse, uanset om den pågældende har givet adgangsmodtageren fuldmagt til at lade sig repræsentere over for myndigheden.

Jeg konstaterede på den baggrund, at der foreligger et atypisk fuldmagtsforhold, der ligger uden for rammerne af forvaltningslovens § 8.

På grundlag af oplysninger fra Digitaliseringsstyrelsen konstaterede jeg endvidere, at det kun er den læseadgang, som borgeren selv kan tildele tredjemand efter § 6 i lov om Offentlig Digital Post, der kan begrænses til bestemte mapper. Tildeles læseadgang til tredjemand derimod ved borgerens fremmøde hos kommunen efter bestemmelsen i § 13 i bekendtgørelse nr. 1553 af 18. december 2013 om fritagelse af fysiske personer fra tilslutning til Offentlig Digital Post mv., omfatter læseadgangen alle meddelelser, som sendes til borgerens digitale postkasse.

Jeg konstaterede også, at muligheden for at oprette mapper heller ikke var ubegrænset, idet det f.eks. ikke var muligt at oprette en mappe vedrørende en konkret sag og give læseadgang dertil.

I fortsættelse heraf skrev jeg bl.a. følgende:

”På dette grundlag – og idet jeg lægger vægt på, at der er tale om en midlertidig løsning – skal jeg på nuværende tidspunkt blot bemærke, at jeg går ud fra, at myndighederne i vejledningen til de studerende vil sørge for tydelig information om mulighederne ved tildeling af læseadgang til bestemte mapper og herunder, at det kun er den læseadgang, som den studerende selv giver efter lovens § 6, der kan begrænses. Ligeledes går jeg ud fra, at myndighederne i vejledningen vil informere om muligheden for, at bestemte typer meddelelser overføres til bestemte mapper i adgangsgiverens digitale postkasse.

Jeg beder ministeriet om at underrette mig, så snart der er etableret en permanent løsning på problemet med fremsendelse af elektroniske meddelelser til fuldmagtshavers e-Boks/digitale postkasse. ”

I brevet af 26. april 2014 skrev jeg også til ministeriet, at jeg gik ud fra, at man ved den kommende revision af vejledningsteksterne om afgivelse af fuldmagt – ud over præciseringen af, at en digital underskrift (dvs. afgivelse eller tilbagekaldelse af fuldmagt i en sikker digital meddelelse) er tilstrækkelig – i relevant omfang ville tage højde for det, som jeg havde peget på i mit brev af 29. november 2013.

Sidst i brevet kvitterede jeg for ministeriets oplysninger om den fremgangsmåde, som man foreløbig ville benytte ved registrering af forældremyndighedsindehavere i den digitale fuldmagtsløsning. I fortsættelse heraf skrev jeg følgende:

”Jeg går ud fra, at ministeriet vil sende mig den vejledning, som styrelsen vil offentliggøre på relevante hjemmesider om muligheden for manuel registrering af værgeforholdet, så snart vejledningen er udarbejdet, jf. også min tidligere anmodning herom. Jeg går endvidere ud fra, at myndighederne vil arbejde for, at der på sigt etableres en mere brugervenlig løsning. ”

Den 22. august 2014 oplyste ministeriet telefonisk, at ministeriet nu forventede, at den digitale fuldmagtsløsning kunne sættes i drift i løbet af oktober 2014.

Ministeriet oplyste ved brev af 23. april 2015, at minSU og ungdomskort.dk den 25. marts 2015 var blevet koblet på den digitale fuldmagtsløsning, og at brugerne af de to selvbetjeningssystemer siden da havde haft mulighed for ved brug af NemID at afgive fuldmagt til en partsrepræsentant, der i denne egenskab kunne tilgå og anvende systemerne ved hjælp af sin egen NemID.

Med brevet fulgte kopi af vejledningsteksterne på www.su.dk og www.ungdomskort.dk. Om fuldmagtsløsningens indhold oplyste ministeriet følgende:

”Fuldmagtsløsningen betyder, at brugerne af selvbetjeningssystemerne nu har mulighed for at afgive tre forskellige fuldmagter:

Alle funktioner i minSU – bortset fra at godkende låneplanen. Fuldmagtshaver kan dermed ikke frigive/godkende lån til udbetaling, som fuldmagtsgiver hæfter for.

Lån i minSU – at ansøge om lån og godkende låneplanen. Fuldmagtshaver kan frigive/godkende lån til udbetaling. Udbetaling sker altid til fuldmagtsgivers Nemkonto.

Ansøgning om at blive godkendt til at søge om ungdomskort.

I den sidste løsning er der også mulighed for, at en indehaver af forældremyndighed kan handle på sit mindreårige barns vegne i selvbetjeningssystemet til ungdomskort, uden at barnet afgiver fuldmagt.

Indehaveren af forældremyndighed skal blot indsende dokumentation for, at vedkommende er rette forældremyndighedsindehaver, og Styrelsen for Videregående Uddannelser kan herefter give personen samme mulighed for at agere på sit barns vegne som fuldmagtshaver.

Med den digitale fuldmagtsløsning er der herefter mulighed [for] at lade sig partsrepræsentere i alle dele af Styrelsen for Videregående Uddannelsers sagsbehandling. Det er fortsat muligt at indsende en papirfuldmagt med fuldmagt til alene at lade sig partsrepræsentere i forhold til for eksempel en ansøgning om handicaptillæg eller klagesager. Det vil være op til den studerende at forholde sig til fuldmagtens omfang. ”

Sammen med brevet fulgte udkast til opdaterede vejledningstekster om muligheden for at give fuldmagt i de to systemer minSU og Ungdomskort.dk.

Ved brev af 7. juli 2015 inviterede jeg ministeriet til et møde, da jeg anså det for hensigtsmæssigt at fortsætte drøftelserne mundtligt. Da nogle af de spørgsmål, som jeg ønskede at drøfte, vedrørte forhold, der hørte under Digitaliseringsstyrelsens ansvarsområde, indkaldte jeg Digitaliseringsstyrelsen til at deltage i denne del af mødet.

Sammen med indkaldelsen til mødet sendte jeg myndighederne et notat, der redegjorde for de spørgsmål, som jeg ønskede at drøfte på mødet. Jeg skrev bl.a. således:

”2. Spørgsmål, som jeg ønsker at drøfte med både Uddannelses- og Forskningsministeriet og Digitaliseringsstyrelsen

En del af mine spørgsmål vedrører udformningen af systemerne Offentlig Digital Post og den digitale fuldmagtsløsning. Da Digitaliseringsstyrelsen som bekendt har ressortansvaret for begge systemer, ønsker jeg at drøfte disse spørgsmål med både ministeriet og Digitaliseringsstyrelsen.

Min forståelse af ministeriets oplysninger

Jeg har forstået det således, at den digitale fuldmagtsløsning giver mulighed for to typer fuldmagt til selvbetjeningssystemet minSU: Én som giver adgang til at ansøge om SU-lån og godkende låneplanen, og én som giver adgang til alle andre funktioner i minSU. De to typer fuldmagt kan efter det oplyste kombineres. Jeg har videre forstået det således, at begge typer fuldmagt giver fuldmagtshaver adgang til at se alle oplysninger, som er registreret om fuldmagtsgiver i minSU.

I forhold til selvbetjeningssystemet ungdomskort.dk har jeg forstået, at den digitale fuldmagtsløsning giver mulighed for én type fuldmagt, der giver adgang til alle funktioner, der vedrører godkendelse til Ungdomskort (i vejledningsteksterne benævnt ’godkendelsesdelen på Ungdomskort (trin 1)’). Fuldmagten giver efter det oplyste fuldmagtshaver adgang til at se alle oplysninger, der er registreret om fuldmagtsgiver i denne del af systemet.

Jeg har forstået, at en godkendelse til Ungdomskort giver umiddelbar adgang til at bestille et Ungdomskort i den del af selvbetjeningssystemet ungdomskort.dk, som ligger hos trafikselskaberne (trin 2), og dermed et retskrav på et Ungdomskort. For en ordens skyld gør jeg opmærksom på, at min undersøgelse ikke omfatter trin 2.

Af de medsendte vejledningstekster kan jeg forstå, at det fortsat forholder sig således, at de breve, som styrelsen sender via digital post/e-Boks (herefter under ét den digitale postkasse i Offentlig Digital Post) i en sag om SU, alene bliver sendt til den studerendes digitale postkasse, uanset om der er afgivet fuldmagt til en anden. Som anført i mit brev af 26. april 2014 går jeg ud fra, at problemstillingen gælder generelt ved fremsendelse af breve via Offentlig Digital Post, og at det således bl.a. også gælder ved styrelsens fremsendelse af digitale breve i en sag om godkendelse til Ungdomskort. Jeg bemærker i tilknytning dertil, at jeg i sagens natur går ud fra, at problemet ikke gør sig gældende i forhold til studerende, der er fritaget fra tilslutning til Offentlig Digital Post, og som derfor har krav på at modtage papirbaseret post på traditionel vis.

Mine spørgsmål til myndighederne

Jeg skal indledningsvis bede om på mødet at modtage ministeriets og Digitaliseringsstyrelsens eventuelle bemærkninger til min forståelse af udformningen af den digitale fuldmagtsløsning, jf. ovenfor.

Derudover ønsker jeg at drøfte følgende spørgsmål med ministeriet og Digitaliseringsstyrelsen:

A. Det er forudsat i forvaltningslovens § 8 (nu lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014), at parten i en sag selv kan beslutte, hvornår og i hvilket omfang den pågældende ønsker at lade sig repræsentere, jf. også ministeriets egne bemærkninger i brev af 21. oktober 2013, hvor ministeriet bl.a. har anført, at ’omfanget af partsrepræsentationen (…) i hvert enkelt tilfælde [beror] på fuldmagtens ordlyd’. Som anført ovenfor har jeg forstået, at muligheden for at give fuldmagt til digital partsrepræsentation i selvbetjeningssystemerne minSU og ungdomskort.dk er begrænset til nogle få og meget bredt dækkende typer fuldmagt. Jeg ønsker at drøfte med ministeriet og Digitaliseringsstyrelsen, hvad dette – på baggrund af bestemmelsen i forvaltningslovens § 8 – giver myndighederne anledning til.

Jeg henviser herved til forarbejderne til forvaltningsloven (lovforslag nr. L 4 af 2. oktober 1985, Folketingstidende 1985-86). Af de specielle bemærkninger til lovforslagets § 8 fremgår således følgende:

’I § 8, stk. 1 er det som et almindeligt princip fastsat, at en part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, på ethvert tidspunkt af sagens behandling kan vælge at lade sig repræsentere eller bistå af andre.

Efter bestemmelsen kan parten lade sig repræsentere i forbindelse med hele sagens behandling, men parten kan også vælge kun at lade sig repræsentere under en del af sagens behandling eller alene at lade sig bistå under møder med forvaltningsmyndighedens personale. ’

Se bl.a. også Jon Andersen mfl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 536 ff., og Niels Fenger, Forvaltningsloven med kommentarer (2013), s. 301 f. Jeg henviser desuden til ministeriets egne bemærkninger i brev af 21. oktober 2013, hvor ministeriet bl.a. har anført, at ’omfanget af partsrepræsentationen (…) i hvert enkelt tilfælde [beror] på fuldmagtens ordlyd’.

B. Jeg ønsker for det andet at drøfte problemstillingen vedrørende fremsendelse af breve fra myndighederne til fuldmagtshaver i den digitale postkasse i Offentlig Digital Post. Jeg ønsker herunder at blive orienteret om status på arbejdet med at finde en permanent løsning på problemet. Jeg henviser til, at Uddannelses- og Forskningsministeriet i brev af 21. oktober 2013 har konstateret, at fremgangsmåden med, at alle digitale meddelelser (alene) bliver sendt til fuldmagtsgivers egen digitale postkasse, ikke er i overensstemmelse med reglerne om partsrepræsentation. Ministeriet bemærkede dengang, at det i forbindelse med arbejdet med den digitale fuldmagtsløsning på daværende tidspunkt endnu var uafklaret, om der var systemtekniske muligheder for at sende fuldmagtsgivers post til fuldmagtshavers digitale postkasse, og at der derfor ikke var taget endeligt stilling til, hvordan fremgangsmåden kunne bringes i overensstemmelse med reglerne om partsrepræsentation. I brevet af 19. marts 2014 oplyste ministeriet, at styrelsen i første omgang ville vejlede SU-modtagere, der ønsker at give fuldmagt til selvbetjeningsløsningen, om muligheden for at give fuldmagtshaver læseadgang til deres e-Boks/digitale postkasse. På det grundlag må jeg gå ud fra, at det fortsat er myndighedernes hensigt, at der skal etableres en permanent løsning på problemet. Jeg bemærker i den forbindelse – som anført ovenfor – at der, som jeg forstår det, er tale om et generelt problem, og at problemet dermed bl.a. også gør sig gældende ved fremsendelse af digitale breve i en sag om godkendelse til Ungdomskort – herunder i tilfælde, hvor en forældremyndighedsindehaver tilgår systemet på vegne af sit mindreårige barn.

C. Med henvisning til oplysningerne i ministeriets brev af 25. juni 2012 skal jeg for det tredje anmode om at blive orienteret om, hvorvidt det stadig er forventningen, at den digitale fuldmagtsløsning vil blive udformet på en sådan måde, at en forældremyndighedsindehaver får umiddelbar adgang til at tilgå ungdomskort.dk på vegne af sit mindreårige barn med sin egen NemID, og – i givet fald – inden for hvilken tidshorisont myndighederne forventer, at en sådan løsning er klar.

3. Spørgsmål som alene retter sig mod Uddannelses- og Forskningsministeriet

I forlængelse af de spørgsmål, som jeg ønsker at drøfte med både ministeriet og Digitaliseringsstyrelsen, ønsker jeg at drøfte nedenstående spørgsmål særskilt med ministeriet:

A. I lyset af min forståelse af udformningen af den digitale fuldmagtsløsning, beder jeg for det første ministeriet om at oplyse, om det er hensigten, at de bestemmelser i SU-bekendtgørelsen, der giver mulighed for, at en uddannelsessøgende kan indgive ansøgning om SU på papir og modtage afgørelser og meddelelser i papirform, efter idriftsættelsen af den digitale fuldmagtsløsning i praksis administreres således, at studerende, der ønsker at lade sig repræsentere i forhold til en anderledes afgrænset del af deres SU-sag end den digitale fuldmagtsløsning tillader, i almindelighed gives mulighed herfor gennem undtagelse fra digital kommunikation. De relevante bestemmelser, der i dag findes i §§ 50, stk. 1 og 3 og § 78, stk. 5, i bekendtgørelse nr. 792 af 25. juni 2014 om Statens Uddannelsesstøtte, har følgende ordlyd:

’§ 50. Styrelsen kan bestemme at uddannelsessøgende, herunder uddannelsessøgende, der ikke er bosat i Danmark, kan sende ansøgning om uddannelsesstøtte, herunder fravalg og standsning af støtte, til uddannelsesinstitutionen i papirform.

Stk. 3. Styrelsen kan bestemme, at dokumentation, der følger med en ansøgning om støtte eller ændring af støtte, kan sendes til uddannelsesinstitutionen eller styrelsen i papirform, og kan herunder bestemme frister for hvornår dokumentationen skal være modtaget, for at ansøgningen kan anses for at være rettidigt modtaget. ’

’§ 78.

Stk. 5. Styrelsen sender afgørelser og meddelelser i elektronisk form til den uddannelsessøgendes digitale postkasse i Offentlig Digital Post. Styrelsen kan bestemme, at visse afgørelser og meddelelser sendes i papirform, og at visse uddannelsessøgende kan modtage afgørelser og meddelelser i papirform.

…’”

Jeg bemærkede i notatet, at det ud fra ministeriets brev af 23. april 2015 og det vejledningsmateriale, som jeg havde modtaget sammen med brevet, ikke stod klart, i hvilke tilfælde der var mulighed for undtagelse fra digital kommunikation ved ønske om partsrepræsentation (betegnet ikke-digital partsrepræsentation).

Således var det bl.a. ikke klart, i hvilket omfang der var mulighed for ikke-digital partsrepræsentation i tilfælde, hvor en studerende ønskede at lade sig repræsentere i forhold til en anderledes afgrænset del af den pågældendes SU-sag, end den digitale fuldmagtsløsning gav mulighed for. Jeg bad derfor ministeriet om på mødet at redegøre for, til hvilke formål/i hvilke situationer en fuldmagt til ikke-digital partsrepræsentation kunne benyttes.

Jeg henledte i notatet endelig ministeriets opmærksomhed på, at de fremsendte udkast til vejledningstekster på flere punkter var uklare, ligesom teksterne ikke i tilstrækkeligt omfang tog højde for de bemærkninger, jeg i tidligere breve til ministeriet havde knyttet til de fremsendte udkast. Jeg tilkendegav i den forbindelse, at jeg på mødet ønskede at drøfte med ministeriet, hvorledes det kunne sikres, at vejledningsteksterne om fremgangsmåden ved afgivelse (og tilbagekaldelse) af fuldmagt blev fyldestgørende.

Mødet med ministeriet og Digitaliseringsstyrelsen blev afholdt den 7. september 2015.

Jeg udsendte i fortsættelse af mødet ved breve af 9. september 2015 et udkast til et kortfattet mødereferat til myndighederne med henblik på myndighedernes eventuelle bemærkninger hertil. Af referatet fremgik følgende:

”Det bemærkes, at der er tale om et kortfattet referat, hvor kun væsentlige bemærkninger og tilkendegivelser gengives. Referatet følger systematikken i notatet, som blev udsendt sammen med ombudsmandens brev af 7. juli 2015.

I det følgende anvendes betegnelsen ’ministeriet’ under ét om Uddannelses- og Forskningsministeriets departement, Uddannelses- og Forskningsministeriets It og Styrelsen for Videregående Uddannelser.

Ad pkt. 2 – spørgsmål rettet mod både ministeriet og Digitaliseringsstyrelsen

Ingen af myndighederne havde bemærkninger til ombudsmandens forståelse af den digitale fuldmagtsløsning i selvbetjeningssystemerne. Beskrivelsen i notatets pkt. 2 blev derfor lagt til grund.

Ad pkt. A+B:

Digitaliseringsstyrelsen oplyste, at den digitale fuldmagtsløsning er konstrueret på den måde, at det er fagsystemet (dvs. her minSU og ungdomskort.dk) – ikke selve fuldmagtskomponenten – der bestemmer, hvilke typer fuldmagt der gives mulighed for. Det er således op til ejeren af fagsystemet at beslutte hvilke (og hvor mange) fuldmagtstyper, der tilbydes.

I relation til problemet vedrørende fremsendelse af meddelelser til (kun) fuldmagtsgivers digitale postkasse, oplyste Digitaliseringsstyrelsen, at der inden for kort tid (ca. to uger) vil blive implementeret en systemændring, der gør det muligt at identificere personer, der har afgivet fuldmagt, i systemet. Dermed bliver det muligt at identificere og skrive til fuldmagtshavers digitale postkasse. Herefter vil det være op til fagsystemet, om en meddelelse default kun skal sendes til fuldmagtshaver, eller om den både skal sendes til fuldmagtshaver og fuldmagtsgiver. Ligeledes vil det være op til fagsystemet, om meddelelsen skal stiles til fuldmagtsgiver eller fuldmagtshaver (dvs. herunder om løsningen bliver indrettet sådan, at fuldmagtshaver med et følgebrev får kopi af en meddelelse, der er stilet til fuldmagtsgiver).

Digitaliseringsstyrelsen bekræftede på forespørgsel, at styrelsen vil underrette ombudsmanden, når systemændringen er sat i drift.

Ministeriet tilkendegav på forespørgsel, at ændringen vil blive integreret i selvbetjeningssystemerne, og at man vil forpligte sig til at se på det ’hurtigt og effektivt’. Det er dog på nuværende tidspunkt ikke muligt at sige, præcis hvornår det vil ske. Ministeriet vil i den forbindelse tage stilling til, om en meddelelse kun skal sendes til fuldmagtshaver, eller om fuldmagtsgiver også vil modtage meddelelsen, herunder om meddelelsen stiles til fuldmagtsgiver (og om der i så fald – sammen med kopien heraf – sendes et følgebrev stilet til fuldmagtshaver).

Fra ombudsmandens side blev det på forespørgsel bemærket, at det er det sædvanlige udgangspunkt – og bedst stemmende med god forvaltningsskik – kun at sende meddelelsen til fuldmagtshaver. Der er dog i udgangspunktet ikke juridiske hindringer for også at sende meddelelsen til fuldmagtsgiver, med mindre fuldmagtsgiver frabeder sig dette. Det skal blot være tydeligt for fuldmagtsgiver, at meddelelsen rent faktisk sendes til fuldmagtshaver, så fuldmagtsgiver ikke bliver i tvivl om, hvorvidt fuldmagtsforholdet (fortsat) består, og om fuldmagtshaver således behøver at foretage sig noget.2

Ad pkt. C:

Ministeriet oplyste, at Statsforvaltningen og CPR har oplyst, at oplysningerne i CPR ikke er tilstrækkeligt valide til at kunne bruges som grundlag for registrering af forældremyndighedsforhold i ministeriets system. Det skyldes bl.a. de aftaler om (overførsel af) forældremyndighed, som kan indgås mellem forældre uden om myndighederne. Løsningen kan derfor – med den nuværende lovgivning – aldrig blive 100 % sikker. Ministeriet konstaterede på den baggrund, at den manuelle procedure (indhentelse af en erklæring om forældremyndighed fra Statsforvaltningen i det enkelte tilfælde) må opretholdes.

Ad pkt. 3 – spørgsmål rettet særskilt mod ministeriet

Ad pkt. A-C:

Ministeriet oplyste, at der på nuværende tidspunkt i praksis gives mulighed for ikke-digital partsrepræsentation (dvs. undtagelse fra digital kommunikation) i særlige tilfælde, bl.a. i sager om handicaptillæg, klagesager mv.

Ministeriet tilkendegav, at da hjemmelsgrundlaget giver mulighed for ikke-digital partsrepræsentation i tilfælde, hvor der i en SU-sag ønskes en fuldmagt, der indholdsmæssigt ikke svarer til de muligheder, som den digitale fuldmagtsløsning giver, bør ministeriet imødekomme et sådant ønske. Det er således ministeriets hensigt at give mulighed herfor.

Ministeriet ønskede at vide, om ombudsmandens bemærkninger skulle forstås sådan, at ombudsmanden er skeptisk indstillet over for, at den digitale fuldmagtsløsning ikke giver mulighed for alle typer fuldmagt.

Fra ombudsmandens side blev det dertil oplyst, at dette ikke er tilfældet, idet det afgørende er, at der gives mulighed for ikke-digital partsrepræsentation ved ønske om en ’skræddersyet’ fuldmagt.

Ad pkt. D

Fra ombudsmandens side blev det indledningsvis bemærket, at der er en grænse for, hvor dybt ombudsmanden kan gå ned i de konkrete vejledningstekster. Således kan ombudsmanden ikke forhåndsgodkende teksterne, men må forholde sig til eventuelle problemstillinger i forbindelse med behandlingen af de konkrete sager, der måtte komme.

Ministeriet tilkendegav, at man var rigtig glad for de input, som ombudsmanden var kommet med i relation til vejledningsteksterne, da man var enig i, at der er behov for at præcisere teksterne. Det er man derfor i fuld gang med at gøre. Hvis muligt, vil man gerne have ombudsmanden til at se på de opdaterede vejledningstekster.

Fra ombudsmandens side blev det bemærket, at ministeriet var velkommen til at sende teksterne til ombudsmanden, men at ombudsmanden i udgangspunktet alene vil reagere, hvis der er noget, der særligt springer i øjnene.

Ministeriet tilkendegav, at ’de overordnede’ vejledningstekster allerede er klar, og at man snarest vil sende disse til ombudsmanden.

I forhold til de i notatet opregnede konkrete punkter (pkt. a. -h.) erklærede ministeriet sig enig i ombudsmandens bemærkninger, idet ministeriet dog bemærkede, at pkt. e. – muligheden for at give fuldmagt ved at både fuldmagtsgiver og fuldmagtshaver skriver under på klagen – ikke afspejler et faktisk behov i den foreliggende type sager, og at man derfor ikke forventer at vejlede herom.

Desuden konstateredes det fra ombudsmandens side, at pkt. f. – muligheden for at give fuldmagtshaver læseadgang til fuldmagtsgivers digitale postkasse – i lyset af den systemændring, som Digitaliseringsstyrelsen har oplyst er nært forestående, ikke længere synes at være relevant.

Det blev aftalt mellem parterne, at der fra ombudsmandens side udsendes et kortfattet referat, som ministeriet og Digitaliseringsstyrelsen får lejlighed til at kommentere. På dette grundlag vil ombudsmanden overveje, hvad der videre skal ske i sagen.

Uddannelses- og Forskningsministeriet fremsatte ved e-mail af 28. september 2015 et forslag til ændring til referatet på et enkelt punkt. Ministeriet sendte samtidig nye udkast til vejledningstekster.

En af mine medarbejdere kontaktede den 5. oktober 2015 ministeriet telefonisk, idet det ikke var helt klart, hvad der lå i ministeriets ændringsforslag.

Ved e-mail af 16. oktober 2015 fremsendte ministeriet et justeret ændringsforslag til referatet. Ministeriet tilkendegav på forespørgsel telefonisk, at ændringsforslaget var udarbejdet af Styrelsen for Videregående Uddannelser.

Den 5. november 2015 drøftede chefen for det relevante område i ombudsmandsinstitutionen sagen med den ansvarlige kontorchef i styrelsen. Områdechefen oplyste, at man ville fastholde det udsendte referat, idet der efter ombudsmandsinstitutionens opfattelse ikke på mødet blev sagt noget, der svarede til den foreslåede ændring. Områdechefen opfordrede dog samtidig styrelsen til at supplere oplysningerne på mødet skriftligt – i et brev – hvis styrelsen mente, at der var behov for yderligere oplysninger i sagen. Dette gjaldt særligt, hvis forholdet i virkeligheden var det, at der var situationer i relation til minSU, hvor partsrepræsentation ikke kunne lade sig gøre.

Ved brev af 6. november 2015 sendte jeg den endelige udgave af referatet til Digitaliseringsstyrelsen, Uddannelses- og Forskningsministeriet og Styrelsen for Videregående Uddannelser og gav samtidig myndighederne mulighed for at supplere oplysningerne i sagen ved fremsendelse af bemærkninger inden 4 uger. I brevet til Digitaliseringsstyrelsen bad jeg derudover om at få oplyst, om den systemændring, som gør det muligt at skrive til fuldmagtshavers digitale postkasse (og som blev omtalt på mødet den 7. september 2015), nu var sat i drift.

I brevet til Styrelsen for Videregående Uddannelser skrev jeg således:

”Med henvisning til telefonsamtalen med (…) den 5. november 2015, sender jeg hermed en endelig udgave af referat af mødet den 7. september 2015. Jeg kan oplyse, at der ikke er foretaget rettelser i forhold til det udkast til referat, som blev fremsendt til Uddannelses- og Forskningsministeriet og Digitaliseringsstyrelsen den 9. september 2015.

Hvis der efter styrelsens opfattelse herefter er behov for at supplere sagens oplysninger yderligere, beder jeg om at modtage oplysningerne inden 4 uger.

Referatet er samtidig hermed fremsendt til Uddannelses- og Forskningsministeriet og Digitaliseringsstyrelsen, som ligeledes har fået mulighed for at supplere oplysningerne i sagen inden 4 uger. ”

I en e-mail af samme dato oplyste Digitaliseringsstyrelsen, at systemændringen, der gav mulighed for at skrive til fuldmagtshaver i Offentlig Digital Post, var sat i drift den 22. oktober 2015. Digitaliseringsstyrelsen fremkom ikke i øvrigt med bemærkninger til sagen.

Uddannelses- og Forskningsministeriet og Styrelsen for Videregående Uddannelser kom ikke med bemærkninger i anledning af mit brev af 6. november 2015.

Ved e-mail af 7. januar 2016 skrev Uddannelses- og Forskningsministeriet følgende:

”På mødet om sagen den 7. september 2015 blev det aftalt, at Uddannelses- og Forskningsministeriet orienterer Folketingets Ombudsmand om status for udviklingen af ny ’omvendt’ fuldmagtsløsning, hvor der bliver mulighed for at slå op på en støttemodtager og se, om han/hun har afgivet fuldmagt og til hvem, og derfor vil kunne sende breve til fuldmagtshaver, når der er afgivet digital fuldmagt til selvbetjeningsløsningen.

Digitaliseringsstyrelsen blev i oktober 2015 klar med en løsning, hvor man kan slå op på enkeltpersoner for at se, om de har afgivet fuldmagt. Denne løsning er dog kun første skridt. For at kunne sende automatisk genererede breve til fuldmagtshaver, skal vi have adgang til ’masseopslag’ pr. fuldmagtsområde. Den seneste melding fra Digitaliseringsstyrelsen er, at de forventer at have dette klar i marts 2016. Da der skal ske en del systemtilpasning hos os ud fra Digitaliseringsstyrelsens konkrete løsning, forventer vi tidligst at være klar med vores del af løsningen i løbet af 2. kvartal 2016.

Vi vil orientere om status igen i løbet af foråret 2016. ”

Officielle noter

1 Folketingets Ombudsmands beretning for 2012, sag nr. 2012-5

2 En nærmere beskrivelse af retsstillingen fremgår af Karsten Loiborg m.fl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 602 ff., særligt s. 605 og omtalen her af FOB 1997.223 [ombudsmandens supplerende bemærkning i referatet].