Opfølgning / Opfølgning til
Oversigt (indholdsfortegnelse)
1 Ombudsmandens udtalelse
2 Sagsfremstilling
Den fulde tekst

2018-5. Ministerium kunne ikke gennemføre aktindsigt ved at henvise til materiale, som snart ville blive offentligt tilgængeligt

Statsministeriet gav en journalist delvist afslag på aktindsigt i korrespondance mellem departementscheferne i Statsministeriet og Udlændinge- og Integrationsministeriet om den såkaldte barnebrudesag.

Det var ministeriets opfattelse, at korrespondancen indeholdt oplysninger, som skulle udleveres til journalisten bl.a. i medfør af offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt., om ekstrahering, og at der var dokumenter, som var omfattet af retten til aktindsigt.

Statsministeriet udleverede imidlertid hverken de ekstraheringspligtige oplysninger eller de dokumenter, som var omfattet af retten til aktindsigt.

Ministeriet henviste i stedet til, at oplysningerne og dokumenterne ville blive offentligt tilgængelige på Folketingets hjemmeside, når besvarelsen af et spørgsmål stillet af Folketingets Udlændinge- og Integrationsudvalg var oversendt til Folketinget. Som grundlag herfor henviste ministeriet til offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, som bestemmer, at ekstraheringspligten ikke gælder, hvis oplysningerne er offentligt tilgængelige, og til § 40, stk. 1, nr. 2, hvorefter myndighederne ikke er forpligtet til at udlevere materiale, der er omfattet af retten til aktindsigt, hvis det er offentligt tilgængeligt.

Det var ministeriets indtryk, at besvarelsen ville blive oversendt til Folketinget, omtrent samtidig med at ministeriet traf afgørelse om journalistens anmodning om aktindsigt. Det skete imidlertid først to dage senere.

Efter ombudsmandens opfattelse var der ikke grundlag for at fortolke offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2, således, at bestemmelserne gav mulighed for at undlade at udlevere materiale omfattet af retten til aktindsigt i et tilfælde, hvor materialet forventedes snart at blive offentligt tilgængeligt, men endnu ikke var det. Statsministeriet burde derfor have udleveret materialet til journalisten, da afgørelsen blev truffet.

Ombudsmanden fandt i øvrigt, at materialet indeholdt flere ekstraheringspligtige oplysninger end antaget af ministeriet, og henstillede derfor til ministeriet at genoptage sagen.

(Sag nr. 17/02877)

I det følgende gengives ombudsmandens udtalelse i sagen (oprindelig stilet til journalisten), efterfulgt af en sagsfremstilling:

 

Ombudsmandens udtalelse

 

1. Hvad handler sagen om?

Din anmodning om aktindsigt hos Statsministeriet har sammenhæng med sagen om indkvartering af mindreårige asylansøgere og deres ægtefæller og samlevere på asylcentrene.

Denne sag udspringer af den pressemeddelelse, som udlændinge-, integrations- og boligministeren udsendte den 10. februar 2016. Jeg henviser til sagen FOB 2017-10, som er offentliggjort på ombudsmandens hjemmeside.

Ved henvendelsen af 12. juni 2017 anmodede du Statsministeriet om aktindsigt i ”al kommunikation, herunder møder, telefonopkald m.v.” mellem Statsministeriets departementschef og Udlændinge- og Integrationsministeriets departementschef i perioden fra januar 2016 og frem til anmodningens indgivelse vedrørende ”indkvartering af asylpar på asylcentrene samt individuel vurdering af sager om asylpar på asylcentrene”.

Statsministeriet traf den 19. juni 2017 afgørelse om delvist afslag på aktindsigt i de dokumenter, som ministeriet anså for omfattet af anmodningen.

De pågældende dokumenter er nærmere omtalt i en aktoversigt og et bemærkningsark, som fulgte med ministeriets afgørelse.

Der er tale om to e-mails, som den 11. december 2016 blev sendt fra departementschefen i Udlændinge- og Integrationsministeriet til departementschefen i Statsministeriet.

Den ene af de to e-mails er i aktoversigten benævnt ”Udstedelse af vejledning”. E-mailen er identisk med det dokument, som i bemærkningsarket er benævnt akt 13, dokument 1.

E-mailen er vedhæftet én samlet fil, der indeholder en række dokumenter i form af en forelæggelsesside og et antal bilag til forelæggelsessiden. De pågældende bilag er nummereret 1-20. Den samlede fil er benævnt akt 13, dokument 2, i bemærkningsarket.

Jeg forstår ud fra oplysningerne i Statsministeriets udtalelse af 4. oktober 2017, at dokumenterne – dvs. forelæggelsessiden og bilag 1-20 – samlet udgør Udlændinge- og Integrationsministeriets sag til udlændinge- og integrationsministeren om forelæggelse af udkast til vejledning. Jeg bemærker for forståelsens skyld, at betegnelsen ”vejledning” i denne sammenhæng refererer til dokumentet ”Notat om fortolkningen af Danmarks internationale forpligtelser i sager om Udlændingestyrelsens indkvartering af mindreårige ægtefæller og samlevere på asylcentrene”.

Den anden e-mail er i ministeriets aktoversigt benævnt ”Taleudkast”. E-mailen er identisk med akt 14, dokument 1, i bemærkningsarket.

E-mailen er vedhæftet en fil, som indeholder et enkelt dokument. Den vedhæftede fil – og dermed det nævnte ene dokument – er identisk med akt 14, dokument 2, i bemærkningsarket.

Ud over de nævnte dokumenter anså Statsministeriet nogle kalenderoplysninger for omfattet af anmodningen. Ministeriet har taget nærmere stilling til disse oplysninger i ministeriets uddybende udtalelse af 4. oktober 2017.

Af Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017 fremgår, at ministeriet anså de nævnte e-mails og en række af de vedhæftede dokumenter for undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2, jf. § 23, stk. 1, nr. 2. Statsministeriet henviste til, at dokumenterne var udvekslet mellem Statsministeriet og Udlændinge- og Integrationsministeriet på et tidspunkt, hvor der var konkret grund til at antage, at en minister havde eller ville få behov for embedsværkets rådgivning og bistand.

Statsministeriet fandt dog, at dokumenterne indeholdt oplysninger om faktiske omstændigheder, der var af væsentlig betydning for sagsforholdet, og oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form, som var omfattet af retten til aktindsigt i medfør af bestemmelserne i offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt., og § 29, stk. 1, 1. pkt., om ekstrahering.

Statsministeriet udleverede imidlertid under henvisning til bestemmelserne i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, og § 29, stk. 2, jf. § 28, stk. 2, nr. 3, ikke disse oplysninger til dig. Ministeriet henviste i stedet til, at samtlige ekstraheringspligtige oplysninger ville blive vedlagt Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 fra Folketingets Udlændinge- og Integrationsudvalg, og at besvarelsen ville blive gjort offentligt tilgængelig på Folketingets hjemmeside, når den var oversendt til Folketinget.

Statsministeriet henviste i afgørelsen endvidere til offentlighedslovens § 40, stk. 1, nr. 2, hvorefter myndigheden ikke er forpligtet til at udlevere dokumenter mv. omfattet af en anmodning i en bestemt form, hvis dokumenterne er offentligt tilgængelige.

Jeg har forstået det således, at ministeriets henvisning til offentlighedslovens § 40, stk. 1, nr. 2, knytter sig til de dokumenter, der ikke var undtaget fra retten til aktindsigt, og som derfor som udgangspunkt skulle udleveres til dig i medfør af offentlighedslovens hovedregel om retten til aktindsigt, jf. lovens § 7, stk. 1.

Jeg har endvidere forstået, at det drejer sig om de dokumenter, som ministeriet (i et bilag til udtalelsen af 30. juni 2017) har betegnet som eksterne eller offentligt tilgængelige, samt de øvrige dokumenter, som ses at være udvekslet med udenforstående. Det drejer sig om størstedelen af de dokumenter, der indgår i den fil, som samlet er benævnt akt 13, dokument 2, i ministeriets bemærkningsark.

De omtalte dokumenter blev med henvisning til den nævnte bestemmelse i offentlighedslovens § 40, stk. 1, nr. 2, heller ikke udleveret med ministeriets afgørelse af 19. juni 2017. Ministeriet henviste i forhold til disse dokumenter ligeledes til, at de fremgik af det materiale, der var vedlagt svaret på Udlændinge- og Integrationsudvalgets spørgsmål nr. 871, som ved oversendelsen til Folketinget ville blive offentligt tilgængeligt på Folketingets hjemmeside.

Statsministeriet undtog ved afgørelsen af 19. juni 2017 desuden oplysninger om navne og visse andre oplysninger om enkeltpersoners private forhold fra retten til aktindsigt efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 30, nr. 1.

Ministeriet fandt ikke grundlag for at meddele dig aktindsigt i videre omfang efter princippet om meroffentlighed, jf. offentlighedslovens § 14, stk. 1.

Statsministeriet bemærkede afslutningsvis i afgørelsen af 19. juni 2017, at retten til aktindsigt ikke omfatter sager om førelse af en kalender, jf. offentlighedslovens § 22.

 

2. Statsministeriets undtagelse af dokumenter efter offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2 – ministerbetjeningsdokumenter

2.1. § 24, stk. 1, nr. 2, i offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) har følgende ordlyd:

”§ 24. Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter og oplysninger, der udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand, mellem:

(…)

2) Forskellige ministerier

(…)”

I forarbejderne til § 24, stk. 1 (jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, Folketinget 2012-2013, de specielle bemærkninger til § 24) er det anført, at bestemmelsen har til formål at sikre en beskyttelse af den interne og politiske beslutningsproces, når dokumenter og oplysninger udveksles mellem forskellige myndigheder i forbindelse med ministerbetjening.

Det fremgår videre, at det afgørende for, om et dokument eller en oplysning udveksles som led i ministerbetjening, er, om udvekslingen sker i en sammenhæng og på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at ministeren har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand.

I tilfælde, hvor der ikke foreligger en egentlig ”bestilling” fra ministeren (eller ministersekretariatet på ministerens vegne), vil der ved vurderingen af, om der er konkret grund til at antage, at der vil opstå et behov for at yde ministeren bistand mv., kunne lægges vægt på, om ministeren i den konkrete sammenhæng erfaringsmæssigt får brug for embedsværkets bistand, eller om det i øvrigt ud fra sagens mere eller mindre politiske karakter må forventes, at ministeren får brug herfor.

Som eksempler på de typer af interne dokumenter og oplysninger, der omfattes af bestemmelsens anvendelsesområde, nævnes i forarbejderne udkast til ”talepapir” og ”beredskabstalepunkter”’, udkast til pressemeddelelser, notater, redegørelser, vurderinger og handlingsplaner mv.

Det anføres endelig i forarbejderne, at et ministerbetjeningsdokument, der videresendes eller anvendes i en anden sammenhæng end ministerbetjening, efter omstændighederne kan miste sin interne karakter.

2.2. Statsministeriet har ved afgørelsen af 19. juni 2017 undtaget en række dokumenter fra retten til aktindsigt, under henvisning til at dokumenterne er udvekslet mellem Statsministeriet og Udlændinge- og Integrationsministeriet på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få brug for embedsværkets rådgivning og bistand.

Ministeriet har oplyst, at det drejer sig om beredskaber og e-mailkorrespondance mv.

Ministeriet har i sine udtalelser over for mig redegjort for, præcis hvilke dokumenter det drejer sig om.

2.3. Jeg bemærker, at de dokumenter, som ministeriet har undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2, omfatter dels de to e-mails, som den 11. december 2016 blev udvekslet mellem Udlændinge- og Integrationsministeriets departementschef og Statsministeriets departementschef, dels nogle af de dokumenter, som var indeholdt i de to filer, der var vedhæftet de pågældende e-mails. Jeg henviser til beskrivelsen af materialet omfattet af aktindsigtsanmodningen i pkt. 1 ovenfor.

Efter min gennemgang af de pågældende dokumenter og i lyset af det, som Statsministeriet har anført, kan jeg i det væsentligste ikke kritisere ministeriets anvendelse af offentlighedslovens § 24.

Jeg bemærker i tilknytning hertil, at dokumentet ”Retningslinjer for indkvartering af mindreårige asylansøgere, som har indgået ægteskab eller er samlevende med en person, som opholder sig i Danmark” (bilag 6 til akt 13, dokument 2) må anses for at være udvekslet med personer uden for den kreds, der er omfattet af § 24, bl.a. fordi dokumentet blev sendt til Folketingets Udlændinge-, Integrations- og Boligudvalg den 7. juli 2016 (Folketinget 2015-16, Almindelig del, bilag 220).

Da dokumentet fremgår af det materiale, som du ved offentliggørelsen på Folketingets hjemmeside 21. juni 2017 fik adgang til, giver det anførte mig imidlertid ikke grundlag for at foretage mig noget.

2.4. Jeg bemærker, at jeg i forhold til et enkelt dokument har fundet anledning til at stille spørgsmål om ministeriets anvendelse af § 24. Det drejer sig om bilag 4, som indgår i den fil, der er benævnt akt 13, dokument 2, i ministeriets bemærkningsark.

I min supplerende høring af 15. september 2017 bad jeg således Statsministeriet om nærmere at redegøre for ministeriets undtagelse af dette dokument, da jeg var i tvivl om, hvorvidt dokumentet kunne være udvekslet med nogen uden for den kreds, der er omfattet af § 24, stk. 1.

Ministeriet har i sin udtalelse af 4. oktober 2017 som svar herpå oplyst, at der er tale om et udkast til brev til Folketingets Udlændinge- og Integrationsudvalg om oversendelse af ”Notat om fortolkningen af Danmarks internationale forpligtelser i sager om Udlændingestyrelsens indkvartering af mindreårige ægtefæller og samlevere på asylcentrene”. Udkastet indgik som ét af flere bilag på sagen om Udlændinge- og Integrationsministeriets forelæggelse for udlændinge- og integrationsministeren af udkast til vejledning, som ved e-mail af 11. december 2016 blev udvekslet mellem Udlændinge- og Integrationsministeriet og Statsministeriet.

Videre har ministeriet henvist til, at udkastet ikke efterfølgende ses at være udvekslet med nogen uden for den kreds, der er omfattet af offentlighedslovens § 24, stk. 1.

På baggrund af ministeriets uddybende forklaring har jeg ikke bemærkninger til, at ministeriet har undtaget det pågældende dokument fra retten til aktindsigt efter § 24.

2.5. Jeg finder anledning til at bemærke, at ét af de undtagne dokumenter – i form af den e-mail af 11. december 2016, som i bemærkningsarket er benævnt akt 13, dokument 1 – blev afgivet til Folketinget i forbindelse med oversendelsen af Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 den 21. juni 2017. E-mailen (uden den vedhæftede fil) indgik således i det materiale, som var vedlagt som bilag til besvarelsen. Den har aktID 252501 (dokument 1) og er optrykt sidst i bilaget.

Ved afgivelsen den 21. juni 2017 til Folketinget mistede e-mailen således sin interne karakter og kunne derefter ikke længere undtages fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2, jf. § 23, stk. 2.

Dette har dog ingen betydning for den konkrete sag, idet afgørelsen som nævnt blev truffet den 19. juni 2017.

 

3. Ekstrahering

Statsministeriet har vurderet, at der i de dokumenter, som ministeriet har anset for undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2, indgår oplysninger, som er omfattet af ekstraheringspligten i offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt., og § 29, stk. 1. Disse oplysninger skulle derfor som udgangspunkt udleveres til dig.

Ministeriet har for tre af de undtagne dokumenter i sin udtalelse af 4. oktober 2017 over for mig redegjort for, præcis hvilke oplysninger ministeriet har anset for ekstraheringspligtige i medfør af de nævnte bestemmelser, og vedlagt kopi af dokumenterne med markering af, hvilke oplysninger det drejer sig om.

Det drejer sig om bilag nr. 2, 4 og 14 til ministeriets forelæggelseside, som indgår i den fil, der er benævnt akt 13, dokument 2, i bemærkningsarket.

3.1. Offentlighedslovens § 28, stk. 1

3.1.1. Offentlighedslovens § 28, stk. 1, lyder således:

”§ 28. Retten til aktindsigt i dokumenter omfattet af § 23, § 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-4, omfatter uanset disse bestemmelser oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen. Det samme gælder oplysninger om eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er omfattet af § 23, § 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-3. ”

Pligten til at ekstrahere oplysninger om en sags faktiske grundlag, jf. § 28, stk. 1, 1. pkt., er nærmere beskrevet i forarbejderne til offentlighedsloven. Følgende fremgår bl.a. af de specielle bemærkninger til § 28 (jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013):

”Det afgørende for, om en oplysning skal ekstraheres efter bestemmelsen i stk. 1, 1. pkt., er – i lighed med, hvad der følger af gældende ret – om der er tale om egentlige faktuelle oplysninger eller andre oplysninger, der bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag.

Udtrykket oplysninger om en sags faktiske grundlag i stk. 1, 1. pkt., omfatter på den baggrund ’egentlige faktuelle oplysninger’, som f.eks. oplysninger i et internt dokument om, at der på en motorvejsstrækning passerer 20.000 biler dagligt eller en oplysning – der bygger på undersøgelser og analyser – om, at der på samme motorvejsstrækning tidligere passerede mellem 20.000 og 50.000 biler dagligt, samt andre oplysninger, der medvirker til at skabe klarhed om sagen, herunder oplysninger om de metoder og forudsætninger, som en forvaltningsmyndighed har anvendt ved fastlæggelsen af de ’egentlige faktuelle oplysninger’.

Ekstraheringspligten efter stk. 1, 1. pkt., omfatter ikke interne og eksterne faglige vurderinger samt politiske og strategiske udtalelser, ligesom ekstraheringspligten ikke omfatter tilkendegivelser af standpunkter, argumenter eller vurderinger med hensyn til en sags afgørelse eller oplysninger, der isoleret set gengiver generelle objektive kendsgerninger, der ikke direkte vedrører sagen, f.eks. oplysninger om indholdet af gældende ret.

Bedømmelsen af, om en oplysning om en sags faktiske grundlag er af relevans for sagen, afhænger af en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Den nævnte relevansvurdering skal foretages i forhold til det tidspunkt, hvor aktindsigten begæres, men som nævnt skal ikke blot oplysninger, som en myndighed har lagt til grund, men også oplysninger, der taler imod myndighedens beslutning, ekstraheres.

Det er en yderligere betingelse for, at ekstraheringspligten indtræder, at oplysningerne er relevante ’for sagen’. Med dette udtryk sigtes til de forvaltningssager, som kan siges at vedrøre en forvaltningsmyndigheds indholdsmæssige virksomhed, som f.eks. en sag om tildeling af førtidspension, en sag om tilsyn med et kommunalt plejehjem eller en sag om udarbejdelse af en ny personalepolitik for myndighedens ansatte. I modsætning hertil står den mere praktiske virksomhed, som udøves for at understøtte forvaltningens indholdsmæssige virksomhed, f.eks. førelsen af en oversigt over de udvalg m.v., som er nedsat i et ministerium, eller en liste over, hvilke medarbejdere i myndigheden der har fået merarbejdsbetaling. I forhold til f.eks. den nævnte oversigt over nedsatte udvalg vil ’sagen’ i stk. 1’s forstand derfor være sagen om udvalgets virksomhed og ikke ’det at føre en oversigt’. ”

3.1.2. Statsministeriet har som anført ved afgørelsen af 19. juni 2017 vurderet, at nogle af de undtagne dokumenter indeholder oplysninger om sagens faktiske grundlag, som er relevante for sagen, og som derfor skal ekstraheres efter offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt.

I udtalelsen af 4. oktober 2017 har ministeriet desuden peget på en nærmere bestemt oplysning i bilag 4, som ministeriet anser for ekstraheringspligtig efter § 28, stk. 1, 1. pkt.

Ministeriet har i tilknytning hertil beklaget, at den pågældende oplysning ikke fremgik af det materiale, som blev offentligt tilgængeligt den 21. juni 2017, og som ministeriet – i stedet for at foretage ekstrahering – i afgørelsen henviste til (se herom nærmere pkt. 4).

3.1.3. Jeg er enig med Statsministeriet i, at den pågældende oplysning i bilag 4 er omfattet af ekstraheringspligten i offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt.

Ministeriet burde således have ekstraheret denne oplysning i forbindelse med afgørelsen af 19. juni 2017.

Jeg har gjort ministeriet bekendt med min opfattelse, men foretager mig ikke videre i spørgsmålet, da oplysningen fremgår af ministeriets udtalelse af 4. oktober 2017, som du har fået kopi af.

Efter min gennemgang af dokumenterne og i lyset af ministeriets udtalelser i sagen er det herudover min opfattelse, at dokumenterne indeholder flere ekstraheringspligtige oplysninger, jf. § 28, stk. 1, 1. pkt., end antaget af ministeriet.

Jeg mener således, at der i bilag 2 og bilag 14, som ministeriet i forbindelse med udtalelsen af 4. oktober 2017 har gennemgået oplysning for oplysning, indgår enkelte faktuelle oplysninger, som er relevante for sagen, men som ministeriet ikke har anset for omfattet af offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt.

Som eksempler kan jeg pege på oplysningerne i de 2 første sætninger på s. 2 i bilag 2 og på oplysningerne i 2. og 3. sætning i 4. afsnit på s. 1 i bilag 14.

Jeg bemærker i den forbindelse, at de pågældende oplysninger ikke fremgår af det offentligt tilgængelige materiale, jf. i øvrigt pkt. 4 nedenfor om Statsministeriets anvendelse af bl.a. offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3.

Jeg har gjort Statsministeriet bekendt med min opfattelse og henstillet til ministeriet at genoptage sagen. Jeg henviser til pkt. 7.

3.2. Offentlighedslovens § 29, stk. 1

3.2.1. Offentlighedslovens § 29, stk. 1, lyder således:

”§ 29. Retten til aktindsigt i dokumenter omfattet af § 23, § 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-3, omfatter uanset disse bestemmelser oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form, i det omfang oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan el.lign. Det gælder dog ikke oplysninger om interne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er udarbejdet til brug for ministerrådgivning eller rådgivning af formandskabet for KL og for Danske Regioner. ”

I de specielle bemærkninger til § 29 (lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013) er der bl.a. anført følgende:

”Baggrunden for bestemmelsen er, at hensynet til den demokratiske proces – som er et af de overordnede hensyn, der ligger bag offentlighedsprincippet – taler for, at der er offentlighed omkring interne faglige vurderinger, der indgår i de nævnte sager, idet befolkningen, medierne og politikerne derved kan tage stilling til og drøfte det offentliggjorte (fremsatte) lovforslag m.v. på de faglige præmisser, som forvaltningsmyndigheden baserer forslaget m.v. på.

Ved en faglig vurdering forstås – i lighed med det tilsvarende udtryk i lovforslagets § 28, stk. 1, 2. pkt. – en vurdering, der er foretaget af en person, institution eller myndighed, som på grund af sin faglige viden og indsigt har særlige forudsætninger for at udtale sig om et bestemt spørgsmål. En faglig vurdering i bestemmelsens forstand omfatter således også den kollektive, embedsmæssige særlige indsigt, der oparbejdes (i myndigheden) som følge af en kontinuerlig beskæftigelse med særlige områder.

Det er derfor ikke en betingelse for at betragte en vurdering – f.eks. en juridisk vurdering – som en faglig vurdering, at den er foretaget af en person, der har den pågældende uddannelse, f.eks. en juridisk uddannelse. Det afgørende er derimod, at den pågældende person på grund af sin eller forvaltningsmyndighedens indsigt i det omhandlede spørgsmål har særlige forudsætninger for at udtale sig.

Derimod kan en vurdering, der bygger på den almindelige administrative indsigt, der er til stede i forvaltningsmyndighederne, ikke karakteriseres som en faglig vurdering i bestemmelsens forstand. Dette skyldes, at der i sådanne tilfælde ikke vil være tale om, at vurderingen bygger på en sådan særlig indsigt, at den adskiller sig fra den indsigt, der også vil være til stede hos andre forvaltningsmyndigheder. Som eksempel på sådanne vurderinger kan nævnes embedsfolks rådgivning om politiske og strategiske overvejelser. En sådan rådgivning er en del af embedsfolkenes almindelige kvalifikationer.

Omfattet af udtrykket ’faglige vurderinger’ vil herefter være de ’rene’ faglige vurderinger, f.eks. vurderinger af lægefaglig, økonomisk eller juridisk karakter. De pågældende vurderinger vil med andre ord vedrøre sagens umiddelbare indhold. Derimod vil interne politiske og strategiske vurderinger samt vurderinger af, hvilken løsning der anbefales på grundlag af en faglig vurdering, falde uden for udtrykket.

Udtrykket ’faglige vurderinger’ omfatter ikke alene det faglige resultat som sådan – f.eks. at et lovforslag må forventes at indebære, at 5000 arbejdsløse kommer i arbejde – men også de metoder og forudsætninger, der af en forvaltningsmyndighed er anvendt ved den faglige vurdering.

Det vil i et vist omfang være vanskeligt at undgå, at interne faglige vurderinger i f.eks. et internt dokument er integreret med politisk præget rådgivning. I det omfang dette er tilfældet, vil der ikke skulle foretages ekstrahering af de faglige vurderinger efter stk. 1, 1. pkt. Der vil heller ikke skulle foretages ekstrahering af interne faglige vurderinger, i det omfang disse vil afspejle de politisk-strategiske overvejelser, som den pågældende forvaltningsmyndighed har foretaget i løbet af sagens behandling.

Det er en betingelse for at få aktindsigt i en intern faglig vurdering, at den foreligger i endelig form, hvilket beror på, at hensynet til den interne beslutningsproces i almindelighed vil tale imod, at der meddeles aktindsigt i foreløbige interne faglige vurderinger.

En intern faglig vurdering vil foreligge i endelig form, hvis myndigheden har anvendt den i forbindelse med myndighedens beslutning i en sag, eller hvis vurderingen har en sådan form, at den er klar til (endelig) udsendelse eller offentliggørelse. Det vil herudover i almindelighed kunne lægges til grund, at en intern faglig vurdering foreligger i endelig form, hvis den er blevet (endeligt) godkendt af den øverst fagligt ansvarlige person for det pågældende område inden for vedkommende forvaltningsmyndighed, eller hvis det i øvrigt fremgår, at den faglige vurdering faktisk er tillagt betydning.

Det er i øvrigt en betingelse for at få aktindsigt i en intern faglig vurdering, at den ’indgår’ i en sag om udarbejdelse af et lovforslag, en redegørelse, en handlingsplan eller lignende. Der skal således være en sådan nærmere og konkret sammenhæng til sagen, at oplysningerne må anses for at indgå i den pågældende sag.

Bestemmelsen omfatter interne faglige vurderinger, der indgår i sager om fremsatte lovforslag eller offentliggjorte redegørelser, handlingsplaner eller lignende. Der er således ikke tale om en udtømmende opregning af de initiativer, der er omfattet af bestemmelsen, og som andre eksempler kan nævnes sager om udarbejdelse af generelle administrative forskrifter som bekendtgørelser og cirkulærer. Bestemmelsen tager således sigte på at give offentligheden indsigt i de interne faglige vurderinger, der knytter sig til politiske initiativer. ”

3.2.2. Statsministeriet har vurderet, at nogle af de dokumenter, der er undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2, indeholder oplysninger om interne faglige vurderinger, som skal ekstraheres efter bestemmelsen i § 29, stk. 1, 1. pkt.

Ministeriet har henvist til, at oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form skal ekstraheres, i det omfang oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan eller lignende.

3.2.3. Jeg bemærker, at de interne faglige vurderinger, som Statsministeriet har anset for omfattet af § 29, stk. 1, 1. pkt., vedrører Udlændinge- og Integrationsministeriets juridiske vurderinger af gældende ret, herunder rækkevidden af Danmarks internationale forpligtelser, i sager om Udlændingestyrelsens indkvartering af mindreårige ægtefæller og samlevere på asylcentre.

Jeg er efter min gennemgang af oplysningerne i sagen umiddelbart enig med Statsministeriet i, at de nævnte juridiske vurderinger har karakter af interne faglige vurderinger i endelig form.

Spørgsmålet er herefter, om de interne faglige vurderinger indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan eller lignende, jf. ordlyden af § 29, stk. 1, 1. pkt. Og i givet fald om de findes i dokumenter, der er udarbejdet til brug for ministerrådgivning, jf. § 29, stk. 1, 2. pkt. Det er i den forbindelse bl.a. afgørende, hvad ”sagen” nærmere omfatter.

De interne faglige vurderinger, som er indeholdt i de undtagne dokumenter, fremgår imidlertid i alt væsentligt af dokumentet ”Notat om fortolkningen af Danmarks internationale forpligtelser i sager om Udlændingestyrelsens indkvartering af mindreårige ægtefæller og samlevere på asylcentrene”, som der var linket til i Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871.

Du har således fået adgang til de pågældende oplysninger, og jeg finder derfor ikke grundlag for at tage endeligt stilling til, om offentlighedslovens § 29 finder anvendelse i det foreliggende tilfælde.

I forhold til spørgsmålet om, hvorvidt Statsministeriet kunne undlade at foretage ekstrahering, under henvisning til at oplysningerne ville blive gjort offentligt tilgængelige, henviser jeg til pkt. 4 nedenfor, hvor det tilsvarende spørgsmål er behandlet i forhold til offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2.

Endelig bemærker jeg i tilknytning til det nævnte notat om fortolkningen af Danmarks internationale forpligtelser i sager om Udlændingestyrelsens indkvartering af mindreårige ægtefæller og samlevere på asylcentrene, at den endelige udgave af notatet allerede blev offentliggjort i forbindelse med oversendelsen af notatet til det daværende Udlændinge-, Integrations- og Boligudvalg den 12. december 2016. Statsministeriet har ikke henvist til dette.

 

4. Statsministeriets anvendelse af offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2

4.1. Statsministeriet udleverede i forbindelse med afgørelsen af 19. juni 2017 som nævnt ikke de oplysninger til dig, som ministeriet anså for ekstraheringspligtige efter offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt. Statsministeriet henviste til § 28, stk. 2, nr. 3, som bestemmer, at ekstraheringspligten ikke gælder, hvis oplysningerne er offentligt tilgængelige.

De dokumenter, som Statsministeriet mente sig forpligtet til at give dig aktindsigt i efter offentlighedslovens hovedregel om retten til aktindsigt, jf. lovens § 7, stk. 1, blev med henvisning til offentlighedslovens § 40, stk. 1, nr. 2, heller ikke udleveret til dig.

4.2. Offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, indeholder følgende undtagelse fra hovedreglen i § 28, stk. 1, 1. pkt., om pligt til at ekstrahere oplysninger om en sags faktiske grundlag:

Ӥ 28.

(…)

Stk. 2. Stk. 1 gælder ikke, i det omfang

()

3) oplysningerne er offentligt tilgængelige. ”

4.3. Følgende fremgår af offentlighedslovens § 40, stk. 1, nr. 2:

”§ 40. Dokumenterne skal udleveres i den form, som den, der har fremsat anmodningen, ønsker. Dette gælder dog ikke,

(…)

2) hvis materialet er offentligt tilgængeligt. ”

4.4. Statsministeriet har i afgørelsen af 19. juni 2017 som anført henvist til, at de oplysninger, som ministeriet anså for omfattet af ekstraheringspligten, samt de dokumenter, som ministeriet umiddelbart mente sig forpligtet til at give dig aktindsigt i, ville blive vedlagt Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 fra Folketingets Udlændinge- og Integrationsudvalg, og at besvarelsen ville blive gjort offentligt tilgængelig, når den var oversendt til Folketinget.

Ministeriet undlod på den baggrund med henvisning til bestemmelserne i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2, at udlevere de pågældende oplysninger og dokumenter til dig.

Ministeriet har i sine udtalelser af 30. juni og 4. oktober 2017 i den forbindelse bemærket, at linket til den endelige version af vejledningen (dokumentet ”Notat om fortolkningen af Danmarks internationale forpligtelser i sager om Udlændingestyrelsens indkvartering af mindreårige ægtefæller og samlevere på asylcentrene”), som findes i besvarelsen af spørgsmål nr. 871, og det bilag, som er vedlagt besvarelsen, samlet indeholder de oplysninger og dokumenter, som ministeriet skulle have udleveret til dig, hvis ikke materialet var blevet offentligt tilgængeligt.

Af ministeriets udtalelse af 30. juni 2017 fremgår det imidlertid også, at det – da ministeriet sendte afgørelsen af 19. juni 2017 til dig – var ministeriets indtryk, at besvarelsen af spørgsmål nr. 871 ville blive oversendt til Folketinget omtrent samtidig, men at spørgsmålet først blev besvaret den 21. juni 2017.

Ministeriet har i tilknytning hertil beklaget, at du først den 21. juni 2017 fik adgang til de oplysninger og dokumenter, som ministeriet med hjemmel i § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2, havde undladt at ekstrahere og udlevere i afgørelsen af 19. juni 2017.

4.5. Efter min gennemgang er jeg enig med Statsministeriet i, at de oplysninger, som ministeriet ved afgørelsen af 19. juni 2017 anså for ekstraheringspligtige efter § 28, stk. 1, 1. pkt., samt de dokumenter, som ministeriet efter offentlighedslovens hovedregel om retten til aktindsigt umiddelbart mente sig forpligtet til at udlevere til dig, blev offentligt tilgængelige med offentliggørelsen af Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 på Folketingets hjemmeside den 21. juni 2017.

Bestemmelserne i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2 – som Statsministeriet har henvist til – giver som anført mulighed for, at myndigheden kan undlade at udlevere materiale, som er ekstraheringspligtigt, eller som der skal gives aktindsigt i efter hovedreglen om retten til aktindsigt, hvis materialet er offentligt tilgængeligt.

Spørgsmålet er, om Statsministeriet med hjemmel i disse bestemmelser kunne undlade at udlevere det materiale, som du havde ret til aktindsigt i, med henvisning til at materialet i forbindelse med besvarelsen af spørgsmål nr. 871 ville blive gjort offentligt tilgængeligt på Folketingets hjemmeside.

Jeg bemærker herom følgende:

Bestemmelserne i § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2, må antages at skulle varetage et hensyn til myndighedernes ressourceforbrug, i den forstand at myndighederne ved at henvise den aktindsigtssøgende til selv at gøre sig bekendt med det materiale, der skal gives aktindsigt i, kan spare de ressourcer, der er forbundet med at gennemføre aktindsigten ved udlevering af materialet.

Som det fremgår af ordlyden af bestemmelserne, er det imidlertid en betingelse, at materialet er offentligt tilgængeligt. Bestemmelserne forudsætter med andre ord, at den aktindsigtssøgende rent faktisk har adgang til at gøre sig bekendt med de oplysninger og dokumenter, som den pågældende efter offentlighedsloven har ret til aktindsigt i.

Der ses ikke at være anført noget i forarbejderne til § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2, der giver grundlag for at antage, at dette hensyn til den aktindsigtssøgende kan fraviges.

Jeg henviser også til sagen FOB 2015-59 (offentliggjort på ombudsmandens hjemmeside), hvor jeg fandt, at myndighederne ved anvendelse af § 28, stk. 2, nr. 3, må anføre en så præcis henvisning til det sted, hvor de ekstraheringspligtige oplysninger er offentligt tilgængelige, at den aktindsigtssøgende kan konstatere, hvilke konkrete oplysninger myndigheden har undladt at ekstrahere. Hensynet bag bestemmelsen til myndighedernes ressourceforbrug kunne med andre ord ikke tilgodeses på bekostning af hensynet til retten til aktindsigt.

Hensynet til den aktindsigtssøgende må veje så meget desto tungere i et tilfælde, hvor en prioritering af hensynet til myndighedernes ressourceforbrug i realiteten vil betyde, at aktindsigten ikke gennemføres på det tidspunkt, hvor afgørelsen bliver truffet og meddelt den aktindsigtssøgende.

På baggrund af det anførte er det samlet min opfattelse, at der ikke er grundlag for at fortolke § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2, således, at bestemmelserne giver mulighed for at undlade at udlevere dokumenter og oplysninger, som er omfattet af retten til aktindsigt, i et tilfælde, hvor de pågældende oplysninger og dokumenter snart forventes at blive gjort offentligt tilgængelige, men endnu ikke er det.

Statsministeriet kunne således efter min opfattelse ikke med hjemmel i § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2, undlade at udlevere de oplysninger og dokumenter, som var ekstraheringspligtige, eller som var omfattet af hovedreglen om retten til aktindsigt, med henvisning til at de pågældende oplysninger og dokumenter inden for kort tid ville blive gjort offentligt tilgængelige på Folketingets hjemmeside.

Ministeriet burde have udleveret de pågældende oplysninger og dokumenter til dig i forbindelse med ministeriets afgørelse af 19. juni 2017.

Jeg har gjort Statsministeriet bekendt med min opfattelse, men har ikke grundlag for at henstille til ministeriet nu at udlevere oplysningerne og dokumenterne til dig. Jeg har lagt vægt på, at materialet som anført blev offentligt tilgængeligt på Folketingets hjemmeside den 21. juni 2017.

I lyset af min opfattelse af Statsministeriets anvendelse af offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2, har jeg ikke grundlag for at tage stilling til, om Statsministeriets henvisning til, hvor oplysninger og dokumenter, som var ekstraheringspligtige – eller som var omfattet af hovedreglen om retten til aktindsigt – kunne findes, var tilstrækkelig præcis, til at du kunne konstatere, hvilke konkrete oplysninger og dokumenter ministeriet havde undladt at ekstrahere og udlevere. Jeg henviser bl.a. til den ovennævnte sag FOB 2015-59.

Jeg har derfor heller ikke anledning til at tage stilling til Statsministeriets bemærkninger i udtalelserne af 30. juni og 4. oktober 2017 om dette spørgsmål.

 

5. Undtagelse af oplysninger efter offentlighedslovens § 30, nr. 1

5.1. Af offentlighedslovens § 30, nr. 1, fremgår følgende:

Ӥ 30. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om

1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold (…)”

I de specielle bemærkninger til § 30 (lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013) er der anført følgende:

”Bestemmelsen, der er enslydende med den gældende lovs § 12, stk. 1, undtager oplysninger om privatlivets forhold og erhvervsmæssige forhold fra retten til aktindsigt. Bestemmelsen er begrundet i hensynet til privatlivets fred og private erhvervsinteresser m.v. Der henvises om denne bestemmelse generelt til pkt. 4.1.1.16, jf. pkt. 3.4.3.1 og pkt. 3.4.3.2 i lovforslagets almindelige bemærkninger.

Efter nr. 1 omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Ved vurderingen af, hvilke oplysninger der kan anses for at vedrøre ’private forhold’, må der – som efter den gældende lov – tages udgangspunkt i, om oplysningerne er af en sådan karakter, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab. Det er således ikke enhver konkret oplysning om enkeltpersoners forhold, der kan tilbageholdes med hjemmel i bestemmelsen.

Ved vurderingen af, om en oplysning kan undtages fra aktindsigt efter nr. 1, er det dermed afgørende, om oplysningen ud fra en generel betragtning efter sin karakter vedrører oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Det er derimod ikke en betingelse for at undtage oplysninger, at hemmeligholdelse i det konkrete tilfælde er af betydning for den person, oplysningerne angår.

Omfattet af nr. 1 er særligt følsomme oplysninger, såsom oplysninger om race og religion, oplysninger om strafbare forhold, helbredsforhold og lignende. Endvidere er mindre følsomme oplysninger omfattet, f.eks. oplysninger om CPR-numre, beskyttede adresser i folkeregisteret, beskyttede telefonnumre og oplysninger om eksamenskarakterer. Bestemmelsen omfatter også oplysninger, der afspejler, at en person har været indstillet til Kongehuset til en orden, som den pågældende imidlertid ikke fik.

Om den nærmere rækkevidde af nr. 1 henvises i øvrigt til beskrivelsen af gældende ret i betænkningens kapitel 17, pkt. 2 (side 643 ff.) og pkt. 5.2 (side 700 ff.), hvor kommissionens overvejelser er gengivet. ”

5.2. Statsministeriet har vurderet, at visse oplysninger i dokumenterne omfattet af din anmodning er undtaget fra retten til aktindsigt i medfør af § 30, nr. 1.

De pågældende oplysninger fremgår i overensstemmelse hermed ikke af det nu offentligt tilgængelige materiale, som Statsministeriet har henvist til.

Det fremgår af Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017, at det drejer sig om oplysninger om navne og andre oplysninger om enkeltpersoners private forhold.

5.3. Jeg har foretaget en gennemgang af de oplysninger, som Statsministeriet har anset for undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 30, nr. 1.

På den baggrund – og i lyset af den sammenhæng, som oplysningerne indgår i – har jeg i alt væsentligt ikke bemærkninger til ministeriets anvendelse af bestemmelsen.

 

6. Offentlighedslovens § 22 – kalendersager

6.1. Bestemmelsen i offentlighedslovens § 22 lyder således:

”§ 22. Retten til aktindsigt omfatter ikke sager om førelse af en kalender. ”

I de specielle bemærkninger til § 22 (lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013) er der bl.a. anført følgende:

”Formålet med bestemmelsen er bl.a. at sikre, at kalenderen kan fungere som et praktisk planlægningsredskab samt sikre, at privatsfæren beskyttes for de pågældende personer. Bestemmelsen indebærer i overensstemmelse hermed, at en kalender som sådan (dvs. i det hele) er undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedsloven, og der vil ikke være adgang til nogen del af de nævnte kalendere. (…)

Bestemmelsen omfatter alle kalendere, der føres i de retssubjekter, der er omfattet af lovens organisatoriske anvendelsesområde, jf. lovforslagets §§ 2-5. Det vil bl.a. sige, at retten til aktindsigt ikke omfatter ministerkalendere eller kalendere, der føres for regionsrådsformænd, borgmestre, magistratsmedlemmer og udvalgsformænd med delt administrativ ledelse, ligesom der heller ikke vil være ret til aktindsigt i ansattes kalendere.

Da formålet med bestemmelsen er at sikre, at de af bestemmelsen omfattede kalendere i det hele undtages fra retten til aktindsigt efter offentlighedsloven, vil meroffentlighedsprincippet i § 14, stk. 2, ikke gælde for sager om førelse af en kalender. ”

Jeg kan også henvise til Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer (2014), s. 379 ff. Se særligt s. 381, hvor der bl.a. er anført følgende:

”Da undtagelsen alene vedrører selve kalenderen, vil der være adgang til aktindsigt efter lovens almindelige regler i bilag mv., der knytter sig til kalenderen, f.eks. for konkrete udgifter, der afholdes som led i varetagelsen af hvervet, herunder møder, rejser mv.”

6.2. Statsministeriet bemærkede i afgørelsen af 19. juni 2017, at retten til aktindsigt ikke omfatter sager om førelse af en kalender, jf. offentlighedslovens § 22.

Jeg bad ved brev af 15. september 2017 på den baggrund ministeriet om at oplyse, om ministeriet i forbindelse med behandlingen af din aktindsigtsanmodning havde identificeret en kalender og eventuelle bilag, der knytter sig til kalenderen, som værende omfattet af anmodningen.

I udtalelsen af 4. oktober 2017 har ministeriet som svar herpå oplyst, at ministeriet anså nogle nærmere bestemte kalenderoplysninger for omfattet af anmodningen, men undtog disse fra retten til aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 22.

Jeg har på baggrund af ministeriets oplysninger forstået, at ministeriet ikke identificerede nogen bilag, der knyttede sig til de pågældende kalenderoplysninger.

Ministeriet har beklaget, at det ikke fremgik mere tydeligt af afgørelsen af 19. juni 2017, at ministeriet havde identificeret de nævnte kalenderoplysninger som værende omfattet af anmodningen, men havde undtaget disse efter offentlighedslovens § 22.

6.3. Efter min gennemgang af kalenderoplysningerne, som jeg modtog sammen med ministeriets supplerende udtalelse af 4. oktober 2017, finder jeg ikke grundlag for at kritisere Statsministeriets anvendelse af offentlighedslovens § 22.

Jeg er imidlertid enig med ministeriet i, at det burde have fremgået mere tydeligt af ministeriets afgørelse af 19. juni 2017, at ministeriet på baggrund af din aktindsigtsanmodning havde vurderet, at kalenderoplysningerne var omfattet af anmodningen, men at de var undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 22.

Jeg har gjort ministeriet bekendt med min opfattelse, men foretager ikke yderligere vedrørende dette spørgsmål.

 

7. Henstilling og afsluttende bemærkninger

Jeg har henstillet til Statsministeriet at genoptage sagen og – i lyset af det, som jeg har anført under pkt. 3.1.3 – foretage en fornyet vurdering af, hvilke oplysninger der er omfattet af ekstraheringspligten i offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt.

Herefter har jeg ikke anledning til for disse oplysningernes vedkommende at forholde mig til ministeriets vurdering af spørgsmålet om meroffentlighed, jf. offentlighedslovens § 14, stk. 1. For så vidt angår de øvrige oplysninger mv., som er undtaget fra retten til aktindsigt, har jeg ikke bemærkninger til Statsministeriets vurdering af dette spørgsmål.

Jeg har bedt Statsministeriet om at underrette mig om resultatet af ministeriets nye vurdering af sagen, men foretager mig herudover ikke mere i sagen.

 

Sagsfremstilling

Ved e-mail af 12. juni 2017 anmodede du Statsministeriet om aktindsigt i følgende: ”(…) al kommunikation, herunder møder, telefonopkald mv. mellem departementschef (…) og departementschef i udlændingeministeriet (…) i perioden januar 2016 og frem til dags dato – vedrørende indkvartering af asylpar på asylcentrene samt individuel vurdering af sager om asylpar på asylcentrene”.

Den 19. juni 2017 traf Statsministeriet afgørelse om delvist afslag på aktindsigt. Ministeriet begrundede afgørelsen således:

”2. Statsministeriet har undtaget en række dokumenter fra din adgang til aktindsigt, jf. nedenfor. Det er på aktlisten anført efter hvilken bestemmelse i offentlighedsloven de pågældende dokumenter er undtaget.

Statsministeriet har således undtaget dokumenter, som er af intern karakter, fra adgangen til aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 23, stk. 1, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter en myndigheds interne dokumenter.

Efter offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1 og 2, anses dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående, samt dokumenter, der efter § 24, stk. 1, udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få brug for embedsværkets rådgivning og bistand, som interne.

Statsministeriet har på denne baggrund undtaget en række dokumenter udvekslet mellem Statsministeriet og Udlændinge- og Integrationsministeriet på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få brug for embedsværkets rådgivning og bistand, jf. offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2, jf. § 23, stk. 1, nr. 2. Det drejer sig om beredskaber, e-mailkorrespondance mv.

Nogle af disse dokumenter indeholder oplysninger om faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, og som skal udleveres i medfør af offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt., om såkaldt ekstrahering af faktiske oplysninger.

Nogle af dokumenterne indeholder endvidere oplysninger om interne faglige vurderinger, der er i endelig form, og som skal udleveres i medfør af offentlighedslovens § 29, stk. 1, 1. pkt., hvorefter oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form skal ekstraheres, i det omfang oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan eller lignende.

Der henvises for så vidt angår dokumenter og oplysninger, der er ekstraheringspligtige – enten efter § 28, stk. 1, 1. pkt., eller § 29, stk. 1, 1. pkt. – eller som udleveres, til, at dokumenterne og oplysningerne vedlægges Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 (Alm. del) fra Folketingets Udlændinge- og Integrationsudvalg, jf. § 28, stk. 2, nr. 3, og § 29, stk. 2, jf. § 28, stk. 2, nr. 3, samt § 40, stk. 1, nr. 2.

Besvarelsen vil, når den er oversendt til Folketinget, blive gjort tilgængelig på Folketingets hjemmeside (www.ft.dk). En række oplysninger i dokumenterne undtages endelig i medfør af § 30, nr. 1. Det drejer sig om oplysninger om navne og andre oplysninger om enkelt personers private forhold. Der henvises endvidere til vedlagte bemærkningsark.

3. Princippet om meroffentlighed, jf. offentlighedslovens § 14, stk. 1, er indgået i Statsministeriets overvejelser i forbindelse med behandlingen af anmodningen om aktindsigt.

Statsministeriet har ikke fundet grundlag for at meddele dig aktindsigt i videre omfang. Statsministeriet har i den forbindelse foretaget en afvejning mellem på den ene side de beskyttelsesinteresser, der ligger bag reglerne i offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2, jf. § 23, stk. 1, nr. 2, samt § 30, nr. 1, og på den anden side den interesse, du som journalist må antages at have i, at anmodningen imødekommes fuldt ud.

Statsministeriet kan dog oplyse, at ministersekretariatet i Udlændinge- og Integrationsministeriet den 30. maj 2017 som led i en almindelig, løbende orientering om aktuelle sager sendte et udkast til udlændingeministerens tale til brug for samrådet den 2. juni 2017 til Statsministeriets departementschef.

Det bemærkes endelig, at retten til aktindsigt ikke omfatter sager om førelse af en kalender, jf. offentlighedslovens § 22. ”

Samme dag klagede du til mig over Statsministeriets afgørelse.

Jeg anmodede på den baggrund den 27. juni 2017 Statsministeriet om en udtalelse om sagen.

Statsministeriet oplyste som svar herpå i en udtalelse af 30. juni 2017, at ministeriet kunne henholde sig til det, som var anført i afgørelsen. Ministeriet bemærkede desuden følgende:

”Efter offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, gælder pligten til at udlevere oplysninger efter offentlighedslovens § 28, stk. 1, ikke, hvis oplysningerne er offentligt tilgængelige.

Folketingets Ombudsmand har tidligere (jf. dok nr. 14/05517-52/(…)) behandlet spørgsmålet om, hvilke krav der kan stilles til offentlige myndigheders henvisning til, hvor det materiale, der undlades ekstraheret efter offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, kan findes. I denne sag havde Statsministeriet undladt at foretage ekstrahering i tre akter, jf. offentlighedslovens § 28, stk. 1, da oplysningerne var offentligt tilgængelige, og dermed ikke kunne anses for ekstraheringspligtige, jf. offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3. Statsministeriet henviste derfor den aktindsigtssøgende til, at oplysningerne kunne findes i ’forhørslederens beretning og indstilling og pressemeddelelser udsendt af Justitsministeriet, som er tilgængelige via Justitsministeriets hjemmeside.

Efter drøftelser med ombudsmanden om sagen tilkendegav Justitsministeriet og Statsministeriet, at ministerierne kan tilslutte sig, at offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, bør fortolkes således, at henvisning til det sted, hvor en oplysning, som i medfør af bestemmelsen ikke ekstraheres, er offentlig tilgængelig, skal være så præcis, at den aktindsigtssøgende kan konstatere, hvilke konkrete oplysninger myndigheden har undladt at ekstrahere. Dette indebærer, at der efter omstændighederne vil skulle henvises til nøjagtig den passage i et dokument, hvor de konkrete oplysninger, der undlades ekstraheret, er offentliggjort.

Ved brev af 28. januar 2016 har Justitsministeriet underrettet samtlige ministerier om, at bestemmelsen i § 28, stk. 2, nr. 3, bør fortolkes på den anførte måde.

I Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017 henviste ministeriet til, at dokumenter og oplysninger, der er ekstraheringspligtige - enten efter § 28, stk. 1, 1. pkt., eller § 29, stk. 1, 1. pkt. - eller som udleveres, ville blive vedlagt Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 (Alm. del) fra Folketingets Udlændinge- og Integrationsudvalg, jf. § 28, stk. 2, nr. 3, og § 29, stk. 2, jf. § 28, stk. 2, nr. 3, samt § 40, stk. 1, nr. 2. Det blev endvidere oplyst, at besvarelsen ville blive gjort tilgængelig på Folketingets hjemmeside (www.ft.dk).

Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 er på godt én side og indeholder et link til den endelige version af vejledningen til Udlændingestyrelsen vedrørende indkvartering af mindreårige ægtefæller og samlevere på asylcentrene, som tidligere er oversendt til Folketinget, samt henvisning til et bilag, som er vedlagt besvarelsen, og som indeholder de dokumenter og oplysninger, som Statsministeriet tillige skulle udlevere ved afgørelsen af 19. juni 2017 - og intet andet. Det er på den baggrund Statsministeriets opfattelse, at henvisningen i afgørelsen til, at de ekstraheringspligtige oplysninger og udleverede dokumenter ville fremgå af Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871, som ville blive gjort offentligt tilgængelig på Folketingets hjemmeside, er præcis nok til, at den aktindsigtssøgende kan konstatere, hvilke konkrete oplysninger Statsministeriet har undladt at ekstrahere og udlevere.

Det var Statsministeriets indtryk, da afgørelsen om aktindsigt den 19. juni 2017 blev afsendt til journalist A, at Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 omtrent samtidig hermed ville blive oversendt til Folketinget. Det kan imidlertid konstateres, at spørgsmålet først blev besvaret den 21. juni 2017. Det betød, at dokumenterne og oplysningerne først denne dag (det fremgår af Folketingets hjemmeside, at besvarelsen blev omdelt den 21. juni 2017) blev offentligt tilgængelige på Folketingets hjemmeside.

Det forhold, at A således først den 21. juni 2017 fik adgang til de dokumenter og oplysninger, som Statsministeriet med hjemmel i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, § 29, stk. 2, jf. § 28, stk. 2, nr. 3, og § 40, stk. 1, nr. 2, havde undladt at ekstrahere og udlevere i afgørelsen af 19. juni 2017, beklages.

Det bemærkes endelig, at en e-mail af 11. december 2016 sendt fra departementschefen i Udlændinge- og Integrationsministeriet er vedlagt Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871, hvilket ikke fremgår af Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017. ”

Jeg sendte dig ved brev af 5. juli 2017 en kopi af Statsministeriets udtalelse og bad om dine eventuelle bemærkninger hertil. Du fremkom ikke med nogen bemærkninger i den anledning, og ved brev af 7. august 2017 meddelte jeg dig, at sagen var klar til behandling.

Efter at have foretaget en foreløbig gennemgang af sagen fandt jeg det imidlertid nødvendigt at bede Statsministeriet om en supplerende udtalelse. Ved brev af 15. september 2017 skrev jeg derfor bl.a. følgende til ministeriet:

”1. Det fremgår af Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017, at afgørelsen var vedlagt en aktliste med oversigt over de dokumenter, som er identificeret som værende omfattet af anmodningen. Videre fremgår det, at det på aktlisten er anført, efter hvilken bestemmelse i offentlighedsloven de enkelte dokumenter er undtaget.

Jeg går ud fra, at Statsministeriet vedrørende den sidstnævnte oplysning rettelig sigter til det bemærkningsark, der ligeledes var vedlagt afgørelsen, da oplysningen ikke fremgår af aktlisten (herefter benævnt ’aktoversigten’, jf. ministeriets egen betegnelse).

Jeg beder ministeriet bekræfte, at dette er rigtigt forstået.

2. Det fremgår af aktoversigten, som blev sendt til A, at de to akter, der er anset for omfattet af anmodningen, har henholdsvis tre (akt 13) og fire (akt 14) vedhæftede dokumenter. I bemærkningsarket er derimod kun omtalt to dokumenter for hver af de to akter.

Af materialet, som fulgte med Statsministeriets udtalelse – i form af aktoversigten med sagsnummer 2017-2592/2017-9748 og materialet journaliseret i ministeriet under akt ID nr. 199750 på sagsnummer 2017-2855 (’Vurderede akter’) – fremgår imidlertid, at akt 13 og 14 hver især har tre vedhæftede dokumenter.

Jeg går umiddelbart ud fra, at den sidstnævnte oplysning er rigtig. Jeg antager dermed, at der til hver at de to akter er vedhæftet tre dokumenter (hvoraf dokument nr. 3 på begge akter er uden indhold). Jeg beder Statsministeriet om at oplyse, om dette er korrekt antaget.

3. Det fremgår af oplysningerne i sagen, at Statsministeriet har undtaget alle de identificerede akter/dokumenter fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2, om ministerbetjeningsdokumenter.

Efter min foreløbige gennemgang af dokumenterne finder jeg, at noget kunne tyde på, at bilag 4 til akt 13, dokument 2, er udvekslet i en anden kreds end den i § 24, stk. 1, angivne. Jeg beder om Statsministeriets bemærkninger hertil.

4. Af oplysningerne i sagen fremgår desuden, at en række af de bilag, der er knyttet til akt 13, dokument 2, indeholder ekstraheringspligtige oplysninger, jf. offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt., og § 29, stk. 1.

Statsministeriet har i afgørelsen henvist til, at oplysningerne er vedlagt Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 (almindelig del), som blev gjort offentlig tilgængelig på Folketingets hjemmeside den 21. juni 2017.

Ministeriet har under henvisning til bestemmelserne i offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3 og § 29, stk. 2, jf. § 28, stk. 2, nr. 3, på den baggrund ikke udleveret de ekstraheringspligtige oplysninger til A.

Efter min foreløbige gennemgang af materialet, som er vedlagt svaret på spørgsmål 871, sammenholdt med de fremsendte akter (’Vurderede akter’), finder jeg det af hensyn til min prøvelse af sagen nødvendigt at bede Statsministeriet om nogle uddybende oplysninger om ministeriets anvendelse af reglerne om ekstrahering.

Jeg beder nærmere bestemt ministeriet om at redegøre for, præcis hvilke oplysninger i bilag 2, 4 og 14 ministeriet har anset for omfattet af offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt., henholdsvis offentlighedslovens § 29, stk. 1. I det omfang ministeriet under henvisning til offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, eller § 29, stk. 2, jf. § 28, stk. 2, nr. 3, ikke har udleveret de ellers ekstraheringspligtige oplysninger, beder jeg ministeriet om at angive, præcis hvor i det offentligt tilgængelige materiale de enkelte oplysninger findes.

5. Statsministeriet henviser i afgørelsen af 19. juni 2017 til, at retten til aktindsigt ikke omfatter sager om førelse af en kalender, jf. offentlighedslovens § 22.

I det omfang ministeriet i forbindelse med behandlingen af A's aktindsigtsanmodning har identificeret en kalender og eventuelle bilag, der knytter sig til kalenderen, som værende omfattet af anmodningen, beder jeg om at modtage kopi af disse dokumenter. ”

Statsministeriet svarede på mine spørgsmål ved brev af 4. oktober 2017. I forhold til mit første spørgsmål skrev ministeriet således:

”2.1. Ved Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017 fremgår følgende vedrørende aktlisten:

’Der vedlægges aktliste med oversigt over de identificerede dokumenter.

[. . . ] Der er på aktlisten anført efter hvilken bestemmelse i offentlighedsloven de pågældende dokumenter er undtaget.

[. . . ] En række oplysninger i dokumenterne undtages endelig i medfør af § 30, nr. 1. Det drejer sig om oplysninger om navne og andre oplysninger om enkeltpersoners private forhold. Der henvises endvidere til vedlagte bemærkningsark. ’ [Understregning foretaget her]

Som bilag til afgørelsen var vedlagt to dokumenter; 1) en aktliste med oversigt over de dokumenter, som er identificeret som værende omfattet af anmodningen, og 2) et bemærkningsark, som indeholder oplysninger om, efter hvilken bestemmelse i offentlighedsloven de pågældende dokumenter eller oplysninger er undtaget.

Statsministeriet kan konstatere, at der i Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017 rettelig burde have stået, at det var på bemærkningsarket og ikke aktlisten, at det var anført, efter hvilken bestemmelse i offentlighedsloven de pågældende dokumenter var undtaget. Der er tale om en skrivefejl, som efter Statsministeriets opfattelse ikke har været egnet til at skabe reel tvivl om begrundelsen for afgørelsen. ”

Som svar på mit andet spørgsmål skrev Statsministeriet bl.a. følgende:

”2.2. Af aktlisten, som var vedlagt Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017, er ’# 3’ anført ved akt 13 og ’# 4’ ved akt 14. De anførte oplysninger betyder, at Statsministeriets elektroniske journalsystem har registreret, at de pågældende akter indeholder henholdsvis tre og fire dokumenter. Denne tekniske registrering dækker imidlertid ikke over dokumenter i offentlighedslovens forstand, som der kun er to af på hver af de nævnte akter, jf. nærmere nedenfor. I bemærkningsarket, som ligeledes var vedlagt afgørelsen, er der derfor også kun omtalt to dokumenter på hver af de to akter.

Statsministeriet kan nærmere oplyse, at den aktliste, som var vedlagt Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017, er generet fra Statsministeriets journalsystem. Det kan i den forbindelse oplyses, at det tredje dokument, som er journaliseret på akt 13, men som ikke er omtalt på bemærkningsarket, er uden indhold (blankt), og at de to dokumenter, som er journaliseret på akt 14, og som ligeledes ikke er omtalt på bemærkningsarket, er henholdsvis et dokument uden indhold (blankt) og et dokument, som automatisk genereres af Statsministeriets e-mailsystem, og som ikke indeholder et nærmere selvstændigt indhold. Dokumentet indeholder tekniske oplysninger om, at en e-mail er fremsendt. Udskrift heraf vedlægges.

Det er (…) Statsministeriets opfattelse, at de tre dokumenter, som ikke er omtalt på bemærkningsarket, ikke kan anses for dokumenter i offentlighedslovens forstand, og derfor slet ikke er omfattet af reglerne i offentlighedsloven, jf. § 7, stk. 2, nr. 1. Derfor indgår de heller ikke i aktindsigtssagen. Dette er baggrunden for, at dokumenterne ikke er omtalt på bemærkningsarket, som var vedlagt Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017. ”

Om ministeriets undtagelse af bilag 4 til akt 13, dokument 2, jf. offentlighedslovens § 24, stk. 1 – som jeg havde spurgt til under brevets pkt. 3 – bemærkede ministeriet bl.a. følgende:

”Det dokument, som er journaliseret som bilag 4 på akt 13, dok 2, indeholder Udlændinge-og Integrationsministeriets udkast til brev til Folketingets Udlændinge-, Integrations- og Boligudvalg om oversendelse af notat om fortolkningen af Danmarks internationale forpligtelser i sager om Udlændingestyrelsens indkvartering af mindreårige ægtefæller og samlevere på asylcentrene. Udkastet indgik som ét af flere bilag på Udlændinge- og Integrationsministeriets sag til udlændinge- og integrationsministeren om forelæggelse af ’Vejledning til US vedr. indkvartering - barnebrudsnotatet’.

Den 11. december 2016, hvor dokumentet blev udvekslet mellem Udlændinge- og Integrationsministeriet og Statsministeriet, var der efter Statsministeriets opfattelse tale om et internt dokument, som ikke var endeligt. Det bemærkes i den forbindelse, at det fremgår af dokumentet, at det, når det er endeligt, skal sendes til Folketingets Udlændinge-, Integrations- og Boligudvalg. Det anførte underbygges endvidere af indholdet af den e-mailkorrespondance, hvorved dokumentet var vedhæftet, hvoraf følgende bl.a. fremgår:

’Ministeroversendelsesbrev ligger lige efter vejledning. Der er et par skarpe parenteser, som hæves i den endelig udgave. ’

Af det endelige oversendelsesbrev af 12. december 2016 til Folketingets Udlændinge-, Integrations- og Boligudvalg, som findes på Folketingets hjemmeside (http://www.ft.dk/samling/20161/almdel/uui/bilag/75/

1701307/index.htm), kan det endvidere konstateres, at dette brev på en række punkter er ændret i forhold til det udkast til oversendelsesbrev, som er journaliseret som bilag 4 på akt 13, dok 2.

Det er desuden Statsministeriets opfattelse, at det dokument, som er journaliseret som bilag 4 på akt 13, dok 2, den 11. december 2016 er udvekslet mellem forskellige ministerier på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand, hvorfor dokumentet efter Statsministeriets opfattelse kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2, som et ministerbetjeningsdokument.

Det bemærkes endvidere, at det pågældende udkast heller ikke efterfølgende ses at være blevet udvekslet med nogen uden for den kreds, der er omfattet af offentlighedslovens § 24, stk. 1. ”

Som svar på mit spørgsmål under brevets pkt. 4 om ministeriets anvendelse af reglerne om ekstrahering i forhold til tre nærmere angivne bilag (bilag nr. 2, 4 og 14 til akt 13, dokument 2) skrev ministeriet således:

”2.4. Følgende fremgår af Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017 vedrørende udlevering af ekstraheringspligtige oplysninger:

’Der henvises for så vidt angår dokumenter og oplysninger, der er ekstraheringspligtige - enten efter § 28, stk. 1, 1. pkt., eller § 29, stk. 1. 1. pkt. - eller som udleveres, til, at dokumenterne og oplysningerne vedlægges Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 (Alm. del) fra Folketingets Udlændinge- og Integrationsudvalg, jf. § 28, stk. 2, nr. 3, og § 29, stk. 2, jf. § 28, stk. 2. nr. 3, samt § 40, stk. 1, nr. 2. Besvarelsen vil, når den er oversendt til Folketinget, blive gjort tilgængelig på Folketingets hjemmeside (www.ft.dk). ’

Der henvises til de vedlagte bilag (akt 13, dok 2, bilag 2, 4 og 14), hvor der er anført, hvilke oplysninger som efter Statsministeriets opfattelse er ekstraheringspligtige efter offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt., eller § 29, stk. 1, 1. pkt., samt hvor i Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af 21. juni 2017 af spørgsmål nr. 871 (Alm. del) fra Folketingets Udlændinge- og Integrationsudvalg de enkelte oplysninger kan findes, jf. offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, og § 29, stk. 2, jf. § 28, stk. 2, nr. 3.

Det er Statsministeriets opfattelse, at de oplysninger, som Statsministeriet vurderede var ekstraheringspligtige ved afgørelsen af 19. juni 2017, svarer til de oplysninger, som blev udleveret ved Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af 21. juni 2017 af spørgsmål nr. 871 (UUI alm. del). Linket til den endelige vejledning og bilaget med de øvrige ekstraheringspligtige oplysninger indeholder således de dokumenter og oplysninger (og ikke andre ekstraheringspligtige oplysninger, jf. dog umiddelbart nedenfor), som Statsministeriet ellers skulle have udleveret ved afgørelsen af 19. juni 2017.

Det bemærkes, at det er Statsministeriets opfattelse, at § 28, stk. 2, nr. 3, og § 29, stk. 2, jf. § 28, stk. 2, nr. 3, kan finde anvendelse selv om oplysningerne i det offentliggjorte materiale ikke ordret gengives i dokumenterne, så længe indholdet i al væsentlighed fremgår af oplysningerne i det offentliggjorte materiale.

Det bemærkes dog, at der i første afsnit i bilag 4 (journaliseret på akt 13, dok 2), som er et udkast til udlændinge- og integrationsministerens brev til Folketingets Udlændinge- og Integrationsudvalg i forbindelse med oversendelse af vejledningen om fortolkning af Danmarks internationale forpligtelser i sager om Udlændingestyrelsens indkvartering af mindreårige ægtefæller og samlevere på asylcentrene, fremgår følgende oplysning:

’Notatet er samtidig sendt til Folketingets Ombudsmand. ’

Denne oplysning, som Statsministeriet anser for ekstraheringspligtig efter offentlighedslovens § 28, stk. 1. 1. pkt., ses ikke at fremgå af det offentligt tilgængelige materiale, hvilket beklages.

Statsministeriet er - som omtalt i ministeriets udtalelse af 30. juni 2017 - desuden opmærksom på, at Udlændinge- og Integrationsministeriet i besvarelsen af spørgsmål nr. 871 (UUI alm. del) havde vedlagt en fremsendelsesmail af 11. december 2016 sendt fra departementschefen i Udlændinge- og Integrationsministeriet, hvilket ikke fremgik af Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017, hvilket ligeledes beklages.

Med forbehold for de to forhold, som beklages, har det efter Statsministeriets opfattelse været muligt med henvisningen i Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017 til Udlændinge- og Integrationsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 871 (UUI alm. del) for journalist A præcist at konstatere, hvilket oplysninger der var ekstraheringspligtige efter offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt., eller § 29, stk. 1, 1. pkt., i det materiale, som var omfattet af Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017, men som ikke blev udleveret i medfør af offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, eller § 29, stk. 2, jf. § 28, stk. 2, nr. 3. ”

I relation til mit femte og sidste spørgsmål – som angik ministeriets henvisning i afgørelsen af 19. juni 2017 til offentlighedslovens § 22 – bemærkede ministeriet følgende:

”2.5. A anmodede den 12. juni 2017 om aktindsigt i al kommunikation, herunder møder mv., mellem Statsministeriets departementschef og Udlændinge- og Integrationsministeriets departementschef i perioden januar 2016 og anmodningens indgivelse.

Af Statsministeriets afgørelse af 19. juni 2017 fremgik bl.a. følgende om kalenderoplysninger:

’Det bemærkes endelig, at retten til aktindsigt ikke omfatter sager om førelse af en kalender, jf. offentlighedslovens § 22. ’

Statsministeriet kan konstatere, at udskift af de relevante kalenderoplysninger ikke indgik i det materiale, som blev oversendt til ombudsmanden i forbindelse med Statsministeriets udtalelse af 30. juni 2017, hvorfor dokumenterne herom vedlægges. Statsministeriet kan beklage, at det ikke fremgik mere tydeligt af ministeriets afgørelse af 19. juni 2017, at ministeriet havde identificeret kalenderoplysninger omfattet af aktindsigtsanmodningen, men som ministeriet undtog fra adgangen til aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 22. ”

Den 9. oktober 2017 sendte jeg dig en kopi af ministeriets udtalelse af 4. oktober 2017 og meddelte dig samtidig, at sagen var klar til behandling.