Senere ændringer til forskriften
Lovgivning forskriften vedrører
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Vejledning om beregning af klagefrister

Indhold
1.
Indledning
 
1.1.
Baggrund
 
1.2.
Den nye postaftale
 
1.3.
Klagefrister i et digitalt perspektiv
2.
Eksisterende retningslinjer for beregning af klagefristen
3.
Beregning af begyndelsestidspunktet for klagefristen
 
3.1.
Fysiske breve
 
3.1.1.
Udgangspunktet
 
3.1.2.
Fravigelse fra udgangspunktet
 
3.1.3.
Fysisk post til udlandet
 
3.1.4.
Andre leverandører mv.
 
3.2.
Digitale meddelelser
4.
Beregning af udløbsdagen for klagefristen
 
4.1.
Fysiske breve
 
4.1.1.
Udgangspunktet
 
4.1.2.
Fravigelser fra udgangspunktet
 
4.2.
Digitale meddelelser
 
4.3.
Præcis angivelse af frist
5.
Rettidig fremkomst på klagefristens udløbsdag
 
5.1.
Fysiske breve
 
5.2.
Digitale meddelelser
 
5.3.
Fejlagtig fremsendelse
6.
Forsendelsesrisiko og bevisbyrde
7.
Fristers udløb på forskellige tidspunkter
8.
Andre relevante retningslinjer for frister

1. Indledning

1.1. Baggrund

Folketingets Ombudsmand rettede den 9. juni 2016 og 31. maj 2017 henvendelse til Justitsministeriet vedrørende beregning af klagefrister. Ombudsmandens henvendelser kom blandt andet i forlængelse af, at et flertal af Folketingets partier den 3. maj 2016 indgik en ny postaftale. Ombudsmanden gjorde endvidere Justitsministeriet opmærksom på en række tilfælde, særligt i forbindelse med den digitale forvaltning, hvor beregning af en klagefrist har givet anledning til tvivl.

Justitsministeriet har på baggrund af ovenstående fundet det hensigtsmæssigt at udstede en vejledning om beregning af klagefrister.

Behovet for en ny vejledning om beregning af klagefrister skal ses i lyset af dels postaftalen indgået den 3. maj 2016, dels den øgede brug af digitale meddelelser.

1.2. Den nye postaftale

Regeringen (Venstre), Socialdemokratiet, Dansk Folkeparti, Liberal Alliance, Radikale Venstre, Socialistisk Folkeparti og Det Konservative Folkeparti indgik den 3. maj 2016 en ny politisk aftale om befordringspligten.

Ændringerne i befordringspligten er blevet gennemført administrativt af transport- og bygningsministeren, jf. postlovens § 15, stk. 1. Ændringerne – på nær afskaffelsen af udligningsordningen – trådte i kraft pr. 1. juli 2016.

Disse ændringer har betydning for beregning af klagefrister i sager, hvor en part får meddelt afgørelsen ved fysisk post. Justitsministeriet finder det hensigtsmæssigt, at en ny vejledning om beregning af klagefrister afspejler den nye postaftale.

1.3. Klagefrister i et digitalt perspektiv

Med indførelsen af obligatorisk tilslutning til Digital Post fra offentlige afsendere ved lov om Digital Post fra offentlige afsendere (lovbekendtgørelse nr. 801 af 13. juni 2016) samt en øget brug af obligatoriske digitale selvbetjeningsløsninger og e-mails foretages kommunikation med forvaltningsmyndigheder ofte digitalt.

Retningslinjerne for beregning af klagefrister i dag er i høj grad møntet på den analoge forvaltning. Justitsministeriet finder det hensigtsmæssigt at nuancere disse retningslinjer til brug for den digitale forvaltning. Det skal navnlig ses i sammenhæng med, at den digitale forvaltning på visse punkter adskiller sig fra den analoge forvaltning, blandt andet ved at være ”tilgængelig” døgnet rundt. Justitsministeriet finder det hensigtsmæssigt, at den nye vejledning tillige afspejler den digitale forvaltning.

2. Eksisterende retningslinjer for beregning af klagefristen

De almindelige forvaltningsretlige retningslinjer for beregning af klagefrister er ikke reguleret ved lov.

Vejledning nr. 11740 om forvaltningsloven af 4. december 1986 (herefter vejledningen om forvaltningsloven) indeholder en række retningslinjer i relation til beregning af klagefrister mv. Justitsministeriets vejledning blev tidligere suppleret af cirkulæreskrivelse nr. 9189 af 10. maj 2011, som nu er erstattet af ministeriets midlertidige skrivelse af 30. juni 2016.

Denne vejledning om beregning af klagefrister supplerer vejledningen om forvaltningsloven. Det betyder med andre ord, at denne vejledning ikke ophæver vejledningen om forvaltningsloven. Den ændrer dog på udgangspunktet for, hvornår en afgørelse afsendt med et fysisk brev kan anses for at være kommet frem efter vejledningen om forvaltningslovens punkt 211, og derved hvornår klagefristen begynder at løbe fra samt beregning af, hvilken dag klagefristen udløber. Endvidere ændres på retningslinjerne for en digital klages rettidige fremkomst på døgnet, hvor klagefristen udløber.

Med denne vejledning ophæves Justitsministeriets skrivelse af 30. juni 2016 samtidig.

Det skal bemærkes, at særlovgivningen kan indeholde særlige regler for beregning af klagefrister mv. I sådanne tilfælde skal reglerne i særlovgivningen følges. Som eksempel kan nævnes tilfælde, hvor særloven f.eks. regulerer en klagefrists begyndelsestidspunkt.

3. Beregning af begyndelsestidspunktet for klagefristen

Begyndelsestidspunktet for klagefristen afhænger af, om en myndighed sender afgørelsen med fysisk brev eller ved en digital meddelelse.

3.1. Fysiske breve

Det følger af vejledningen om forvaltningslovens punkt 211, 1. pkt., at klagefristen begynder at løbe fra det tidspunkt, meddelelsen om afgørelsen er kommet frem til parten.

Ved beregning af, hvornår en klagefrist begynder at løbe, skal det indledningsvist fastslås, hvornår et fysisk brev kan anses for at være kommet frem til parten, og dermed hvornår afgørelsen er meddelt.

Den nye postaftale betyder bl.a., at pligten til at levere breve fra dag-til-dag (A-breve) er blevet ophævet. Økonomibreve (B-breve) er herefter blevet til standardbrevet med et servicekrav på omdeling inden for fem hverdage mod tidligere fire hverdage.

Aftalen betyder endvidere, at antallet af omdelingsdage er blevet reduceret, dels ved at blive nedsat til fem hverdage om ugen, idet lørdag ikke længere er en omdelingsdag, dels ved at PostNord fremover kan undlade postomdeling på såkaldte ”mellemdage”, f.eks. fredag efter Kristi himmelfartsdag.

På Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens hjemmeside findes oplysninger om ”mellemdage”. Myndigheder skal være opmærksom på, at ”mellemdagene” varierer fra år til år.

3.1.1. Udgangspunktet

Til brug for fastlæggelsen af retningslinjer for begyndelsestidspunktet for en klagefrist ved forsendelse med et standardbrev har Justitsministeriet indhentet de officielle kvalitetstal for PostNords levering af standardbrevet i 2017.

Tallene herfor er som følger:

Dag+0
Dag+1
Dag+2
Dag+3
Dag+4
Dag+5
Dag+6
Dag+7
0,0%
1,9%
29,1%
61,9%
87,7%
95,1%
98,6%
99,5%

På baggrund af kvalitetstallene for standardbrevet fra 2017 er det Justitsministeriets vurdering, at en myndighed som udgangspunkt kan lægge til grund, at et standardbrev er kommet frem til modtageren seks omdelingsdage efter, at afgørelsen er dateret og overgivet til postbesørgelse.

Med omdelingsdage forstås her de dage, hvor PostNord omdeler post. Omdelingsdage inkluderer ikke weekender, helligdage og såkaldte ”mellemdage”.

3.1.2. Fravigelse fra udgangspunktet

De ovenfor nævnte udgangspunkter om beregning af klagefristens begyndelsestidspunkt kan dog fraviges. Det vil fortsat være sådan, at hvis der i det konkrete tilfælde må lægges til grund, at en afgørelse først er modtaget på et senere tidspunkt, begynder fristen først at løbe fra den dag, afgørelsen må anses for at være kommet frem.

Udgangspunktet kan således fraviges, hvis afgørelsen først dagen efter dateringen eller senere bliver overgivet til postbesørgelse, eller der er almindeligt forekommende forsinkelser i postbesørgelsen, jf. vejledningen om forvaltningslovens punkt 211, 2. pkt.

Eksempel

Et standardbrev overgives til postbesørgelse onsdag den 24. maj 2017 inden Kristi himmelfart. Kristi himmelfart er en helligdag, hvorfor der ikke omdeles post denne dag. Derudover omdeler PostNord ikke post fredag den 26. maj 2017 efter Kristi himmelfartsdag (en mellemdag), selvom det er en hverdag, ligesom PostNord ikke omdeler post over weekenden. Omdelingsdagene skal derefter først beregnes fra mandag den 29. maj 2017. Mandag den 5. juni 2017 er både grundlovsdag og 2. pinsedag, og den er således ikke en omdelingsdag. Afgørelsen må anses for at være kommet frem tirsdag den 6. juni 2017.

Som et andet eksempel kan nævnes et standardbrev, der overgives til postbesørgelse fredag den 21. december 2018. PostNords omdelingsdage inkluderer ikke juledagene (det vil i dette eksempel sige fra lørdag den 22. december 2018 til og med onsdag den 26. december 2018). Derfor vil omdelingsdagene først begynde at løbe fra torsdag den 27. december 2018. I 2018 er mandag den 31. december 2018 en såkaldt ”mellemdag”, og den skal derfor ikke indgå i beregningen af fremkomsttidspunktet. Den 1. januar 2019 er en helligdag, og denne dag skal derfor også udgå af de seks omdelingsdage. En myndighed kan derfor først anse afgørelsen for at være kommet frem mandag den 7. januar 2019.

3.1.3. Fysisk post til udlandet

Sendes et fysisk brev til udlandet, Færøerne eller Grønland, må en myndighed søge at afklare den almindelige leveringstid til pågældende destination.

På PostNords hjemmeside under ”landefakta” er det muligt at finde oplysninger om leveringstiden til en række lande uden for Danmark. En myndighed må i den forbindelse være særligt opmærksom på, om leveringstiden er til destinationen i landet eller alene til landegrænsen. Endvidere må myndigheden være opmærksom på, at leveringstiden kan afhænge af, om brevet i Danmark overgives til postbesørgelse på et posthus eller i en postkasse.

En myndighed må herefter foretage et konkret skøn over, hvornår en afgørelse kan anses for at være kommet frem til en modtager i udlandet. Ved denne vurdering kan tallene fra PostNords hjemmeside indgå, ligesom andre faktiske oplysninger om levering til den pågældende destination kan indgå.

Bliver en myndighed opmærksom på forsinkelser eller lignende, skal begyndelsestidspunktet for klagefristen fastsættes til den dato, hvor afgørelsen må anses for at være kommet frem, jf. også ovenfor under punkt 3.1.2.

3.1.4. Andre leverandører mv.

Anvender en myndighed en anden privat leverandør eller et andet produkt end PostNords standardbrev til postbesørgelse af fysiske forsendelser, bør myndigheden være opmærksom på leveringsbetingelserne ved fastsættelsen af en klagefrists begyndelsestidspunkt. Leveringsbetingelserne, som kan afspejle udgangspunktet for en klagefrists begyndelsestidspunkt, kan dog på samme måde som ovenfor beskrevet modificeres ved forsinkelse etc.

Eksempel

Som eksempel på en situation, hvor myndigheden bør være opmærksom på særskilte leveringsbetingelser, kan nævnes PostNords Quickbreve. Quickbreve bliver omdelt fem dage om ugen og leveret fra dag-til-dag. Quickbreve bliver – ligesom standardbreve – ikke omdelt i weekenden, på helligdage og på såkaldte ”mellemdage”. På PostNords hjemmeside er det muligt at læse om de gældende leveringsbetingelser.

3.2. Digitale meddelelser

Beregningen af begyndelsestidspunktet for digitale meddelelser fraviger retningslinjerne ovenfor under punkt 3.1. vedrørende begyndelsestidspunktet for fysiske breve.

Ved fremsendelse af en digital meddelelse er det muligt at registrere det nøjagtige tidspunkt for afsendelsen og modtagelsen. De ovenstående retningslinjer under punkt 3.1., som afspejler den nye postaftale, er således ikke relevante i den digitale forvaltning.

En klagefrist bør regnes fra den dato, hvor meddelelsen er tilgængelig for modtageren i postløsningen, uanset hvilket tidspunkt på døgnet, meddelelsen modtages.

Ovenstående gælder også i de tilfælde, hvor en afgørelse måtte gøres tilgængelig en dag, der ikke er en omdelingsdag. Klagefristens begyndelsestidspunkt kan således være en såkaldt ”mellemdag”, hvis en afgørelse er tilgængelig for modtageren denne dag. Det samme vil være tilfældet, hvis en afgørelse f.eks. er tilgængelig en lørdag eller helligdag.

Eksempel

En meddelelse om en afgørelse, der er tilgængelig i en parts mailboks den 1. september 2017 kl. 23.59, bør anses for at være kommet frem til parten den 1. september 2017.

4. Beregning af udløbsdagen for klagefristen

Beregningen af en klagefrists udløbsdag skal ske efter samme retningslinjer, uanset om myndigheden har sendt klagen med fysisk post eller en digital meddelelse.

4.1. Fysiske breve

4.1.1. Udgangspunktet

Udgangspunktet ved beregningen af klagefrister for afgørelser modtaget med fysiske breve fremgår af vejledningen om forvaltningslovens punkt 212. Heraf følger, at hvis længden er fastsat i dage, tælles den dag, hvor underretningen om afgørelsen er kommet frem, ikke med.

Eksempel

Er underretning om afgørelsen f.eks. kommet frem onsdag den 25. marts 1987, udløber en klagefrist på 14 dage således onsdag den 8. april 1987.

Det fremgår ligeledes af vejledningen om forvaltningslovens punkt 212, at hvis fristens længde er fastsat i uger udløber fristen den samme ugedag, som meddelelsen er kommet frem det fastsatte antal uger senere.

Eksempel

Er underretning om afgørelsen f.eks. kommet frem onsdag den 25. marts 1987, udløber en klagefrist på fire uger således onsdag den 22. april 1987.

Er klagefristens længde fastsat i måneder, udløber klagefristen samme dato i måneden, som meddelelsen er kommet frem, det fastsatte antal måneder senere. Hvis en afgørelse er kommet frem den 31. i en måned, udløber fristen dog den 1. i den efterfølgende måned, hvis den måned, hvor fristen udløber, ikke har 31 dage.

Eksempel

Er underretning om afgørelsen kommet frem den 15. januar 2018, og er klagefristen fastsat til 3 måneder, udløber fristen 15. april 2018.

Er underretning om afgørelsen kommet frem den 31. januar 2018, og er klagefristen fastsat til 3 måneder, udløber fristen 1. maj 2018, og ikke den 30. april 2018.

Er underretning om afgørelsen kommet frem den 29. november 2018, og er klagefristen 3 måneder, udløber fristen den 1. marts 2019, og ikke den 28. februar 2019.

4.1.2. Fravigelser fra udgangspunktet

Udgangspunktet ved beregning af klagefristens udløbsdag bliver dog fraveget i en række tilfælde.

4.1.2.1. Weekender og helligdage

Af vejledningen om forvaltningslovens punkt 212, 5. pkt., fremgår det, at udløber klagefristen på en lørdag eller en helligdag, vil det i almindelighed være rigtigst at anse klagefristen for forlænget til den påfølgende hverdag.

Eksempel

Det følger af vejledningen om forvaltningsloven, punkt 212, at hvor en underretning om afgørelsen er kommet frem 1. maj 1987, og er klagefristen 14 dage, udløber klagefristen således først mandag den 18. maj 1987, idet fredag den 15. maj er helligdag, der efterfølges af en weekend.

Som et andet eksempel kan nævnes, at hvis en afgørelse er kommet frem fredag den 16. marts 2018, og er klagefristen 14 dage, udløber klagefristen således først tirsdag den 3. april 2018, da fredag den 30. marts 2018 er en helligdag, langfredag, efterfulgt af en weekend og endnu en helligdag, påskedag, mandag den 2. april 2018.

4.1.2.2. ”Mellemdage”

I de tilfælde, hvor en klagefrist udløber på en såkaldt ”mellemdag”, eller hvor den påfølgende hverdag er en såkaldt ”mellemdag”, hvor PostNord ikke omdeler post, vil det være mest korrekt, hvis fristen bliver forlænget til den førstkommende omdelingsdag.

Eksempel

Udløber klagefristen eksempelvis fredag den 26. maj 2017, som ikke er en omdelingsdag, men en ”mellemdag”, hvor der ikke bliver uddelt post, bør klagefristen udsættes til mandag den 29. maj 2017, som er den førstkommende omdelingsdag.

4.1.2.3. Usædvanlig tidlig lukketid mv.

Det fremgår endvidere af vejledningen om forvaltningslovens punkt 212, at hvis der er tale om en usædvanlig tidlig lukketid, eller hvis der i øvrigt foreligger en særlig tilrettelæggelse af klageinstansens virksomhed, bør klageren ikke som følge heraf bære risikoen for en upåregnelig forsinkelse. I disse tilfælde udløber klagefristen således først næste dag.

Eksempel

Afholder en myndighed personaledag fredag den 8. juni 2018, og lukker myndigheden derfor ekstraordinært allerede kl. 12.00 denne ene dag, bør klagefristen ikke være den 8. juni 2018. Her bør klagefristen løbe frem til mandag den 11. juni 2018.

Er 1. maj eller grundlovsdag en halv fridag hos en myndighed, og lukker en myndighed af den grund kl. 12.30 disse dage, bør klagefristen forlænges til henholdsvis den 2. maj og 6. juni.

4.1.2.4. Lukkedage

Hvis fristen udløber på en hverdag, som er en såkaldt ”lukkedag” hos myndigheden, vil det være rigtigst at anse fristen for forlænget til den førstkommende omdelingsdag.

Eksempel

Hvis en meddelelse om afgørelse er kommet frem tirsdag den 19. december 2017, og er klagefristen 14 dage, vil klagefristen udløbe tirsdag den 2. januar 2018. Hvis en myndighed har en lukkedag tirsdag den 2. januar 2018, som i øvrigt er en almindelig hverdag, bør klagefristen løbe til onsdag den 3. januar 2018.

4.2. Digitale meddelelser

Beregning af en klagefrists udløbsdag ved brug af digitale meddelelser skal beregnes på samme måde som beskrevet ovenfor under punkt 4.1., hvortil der henvises.

Det betyder, at i de (formentligt meget få) tilfælde, hvor en afgørelse måtte være tilgængelig for modtageren en weekend eller helligdag, og klagefristen således tilsvarende begynder at løbe fra denne dag, vil klagefristen typisk – fordi fristerne almindeligvis regnes i uger – udløbe en lørdag. Klagefristen vil derfor i dette tilfælde i almindelighed forlænges til den først kommende omdelingsdag, jf. punkt 4.1. ovenfor.

Her skal det præciseres, at fristberegningen for digitale meddelelser altså skal beregnes på samme måde som ved anvendelse af fysiske breve ved fristens udløb på en såkaldt ”mellemdag” og lukkedage.

Eksempel

En afgørelse er kommet frem torsdag den 15. marts 2018, og der er en klagefrist på to uger. Klagefristen udløber den 29. marts 2018, som er en helligdag, skærtorsdag. Klagefristen bør derfor – også ved anvendelsen af digitale meddelelser – udskydes til tirsdag den 3. april 2018.

4.3. Præcis angivelse af frist

I de tilfælde, hvor det er muligt for myndigheden selv at fastsætte en frist, kan fristen med fordel fastsættes med angivelse af en præcis dato og eventuelt et klokkeslæt, frem for at fastsætte fristen i dage, uger eller måneder. På den måde undgås tvivl om beregning af fristen. Ved fastsættelsen af fristen bør myndigheden overveje fremsendelsesmetoden til parten og antallet af omdelingsdage i perioden.

Myndigheden bør dog samtidig ændre fristens udløbsdag som ovenfor beskrevet under pkt. 4.1., hvis der forelægger særlige omstændigheder.

5. Rettidig fremkomst på klagefristens udløbsdag

Det rettidige fremkomsttidspunkt på det døgn, hvor klagefristen udløber, afhænger af det medium, som parten anvender til at fremsende klagen.

5.1. Fysiske breve

Det fremgår af vejledningen om forvaltningslovens punkt 212, at et fysisk brev skal være myndigheden i hænde senest ved kontortids ophør den dag, hvor fristen udløber.

Eksempel

Kommer underretning om afgørelsen frem onsdag den 25. marts 1987, udløber en klagefrist på 14 dage således onsdag den 8. april 1987 ved kontortids ophør.

5.2. Digitale meddelelser

En klage afsendt med digitale meddelelser skal være modtaget inden midnat, det vil sige senest 23:59 det døgn, hvor klagefristen udløber.

Eksempel

Det betyder, at hvis en frist for at indsende en klage udløber den 1. maj 2018, skal den digitale meddelelse være kommet frem til myndigheden, det vil sige være tilgængelig i myndighedens it-system, senest 1. maj 2018 kl. 23.59.

5.3. Fejlagtig fremsendelse

Det fremgår af punkt 212, sidste pkt., af vejledningen om forvaltningsloven, at hvis en klage uanset klagevejledningen fejlagtigt indgives til den myndighed, der har truffet afgørelsen som 1. instans, bør klagen anses for rettidig, hvis den er kommet frem til denne myndighed inden fristens udløb. Dette gælder både for klager indleveret personligt, afsendt med fysisk post samt indsendt som digital meddelelse.

Det samme bør gælde, hvis en part fremsender en klage til rekursmyndigheden, selvom særlovgivningen indeholder en remonstrationsordning.

Princippet i forvaltningslovens § 7, stk. 2, har endvidere betydning for vurderingen af, om en part mv. har overholdt klagefrister i lovgivningen. En klage må normalt anses for at være kommet frem, når den er modtaget af en myndighed, der har pligt til at videresende henvendelsen til rette myndighed. Det gælder, selvom rette myndighed først modtager klagen efter fristens udløb. I tilfælde, hvor der er væsentlige, modstående hensyn til tredjemand, som har indrettet sig på en afgørelse i tillid til, at den ikke vil kunne anfægtes, kan der gøres undtagelse hertil.

6. Forsendelsesrisiko og bevisbyrde

Det er som udgangspunkt myndigheden, der har bevisbyrden for, hvornår en meddelelse om afgørelsen er kommet frem. Det gælder både spørgsmålet om, hvornår afgørelsen er blevet afsendt, og i forhold til spørgsmålet om hvor lang tid det tog postvæsenet eller internetudbyderen mv. at bringe brevet henholdsvis den elektroniske meddelelse frem til modtager.

I begge henseender vil myndigheden kunne løfte sin bevisbyrde ved at føre et såkaldt ”systembevis”. Det kan eksempelvis være ved redegørelse for myndighedens rutiner, kopi af det afsendte brev, journalnotater eller postlister. Oplysninger om andre parters modtagelse kan under tiden anvendes som bevis. Et brev må anses for at være kommet rettidigt frem, med mindre der foreligger oplysninger, der kan sandsynliggøre andet. Dette har betydning for klagefristens begyndelsestidspunkt og dermed beregning af klagefristens udløb, som beskrevet under punkt 3 og 4.

Ved spørgsmålet om rettidig modtagelse af en klage bærer parten som udgangspunkt forsendelsesrisikoen, når parten afsender en klage med fysisk post. Det er således partens ansvar at afsende brevet med klagen i tilstrækkelig tid til, at det kan nå frem til myndigheden på klagefristens udløbsdag inden kontortids ophør. Hvis der er tale om en usædvanlig tidlig lukketid, eller hvis der i øvrigt foreligger en særlig tilrettelæggelse af klageinstansens virksomhed, bør klageren ikke som følge heraf bære risikoen for en upåregnelig forsinkelse. Se hertil ovenfor under punkt 4.1.2.

I relation til bevisbyrden skal parten sandsynliggøre, at klagen er afsendt med fysisk post på et så tidligt tidspunkt, at klagen burde være kommet frem rettidigt. En myndighed bør i medfør af officialprincippet undersøge, om der er oplysninger, eksempelvis om postforsinkelser, der giver anledning til at forlænge klagefristen. Dette har betydning for muligheden for at dispensere for, at en klage ikke er modtaget rettidigt, som beskrevet under punkt 5.

Hvis parten afsender klagen digitalt, er det som udgangspunkt partens ansvar at sørge for, at en klage er modtaget i en myndigheds it-system senest kl. 23.59 det døgn, hvor klagefristen udløber. Kan modtagelsestidspunktet for en digital meddelelse ikke fastlægges som følge af problemer med myndighedens it-system eller andre lignende problemer, må meddelelsen anses for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor meddelelsen blev afsendt, hvis der kan fremskaffes pålidelige oplysninger om afsendelsestidspunktet. Det bør således ikke komme afsenderen til skade, at en klage modtages efter fristens udløb, hvis dette skyldes systemnedbrud hos myndigheden.

7. Fristers udløb på forskellige tidspunkter.

Som følge af forskellen på beregning af klagefrister mv. for henholdsvis fysiske breve og digitale meddelelser vil det i forskellige tilfælde kunne forekomme, at klagefristen i en sag med flere parter udløber på forskellige tidspunkter for de enkelte parter.

En forvaltningsmyndighed bør i tilfælde, hvor en myndighed på forhånd er bekendt med dette, overveje at gøre parterne opmærksomme herpå. En klagefrist vil ofte udløbe på forskellige tidspunkter i sager, hvor én part ikke kan få NemID, fordi parten eksempelvis ikke er fyldt 15 år eller ikke har et dansk CPR- eller CVR-nummer.

En myndighed bør således overveje at vejlede parterne om, at der er flere parter i sagen, og at der vil kunne være forskellige udløbstidspunkter for klagefristen i sagen. Myndigheden bør også i den forbindelse – hvis det er muligt – overveje at oplyse de præcise tidspunkter for klagefristernes udløb for parterne.

Endvidere bør en myndighed overveje – i de tilfælde hvor parten frit kan vælge mellem at kommunikere med fysiske breve og digitale meddelelser – at vejlede parten om, at det rettidige fremkomsttidspunkt varierer afhængig af det medium, som parten indsender klagen på.

Eksempel

Part A er fritaget for modtagelse af offentlig Digital Post i henhold til § 5, stk. 1, i lov om Digital Post fra offentlige afsendere, mens part B i samme sag skal modtage offentlig Digital Post, jf. lovens § 3, stk. 1. Part A’s afgørelse overgives til postbesørgelse som standardbrev torsdag den 19. april 2018. Part B får meddelt afgørelsen via offentlig Digital Post torsdag den 19. april 2018. Meddelelsen er tilgængelig kl. 16.02. Klagefristen er 14 dage for begge parter.

Afgørelsen for part A kan som udgangspunkt anses for at være kommet frem seks omdelingsdage efter, brevet er overgivet til postbesørgelse, hvilket er fredag den 27. april 2018. Denne dag er dog en helligdag, og dermed ikke en omdelingsdag, hvorfor afgørelsen først kan anses for at være kommet frem mandag den 30. april 2018. Klagefristen udløber herefter mandag den 14. maj 2018.

Klagefristen for part B løber 14 dage fra afgørelsen er tilgængelig via offentlig Digital Post. Klagefristen udløber således torsdag den 3. maj 2018.

Myndigheden bør være opmærksom på, at klagefristen for henholdsvis part A og part B ikke udløber på samme tid. Myndigheden bør overveje at vejlede parterne herom sådan, at part B ikke indretter sig på afgørelsens indhold allerede efter torsdag den 3. maj 2018.

8. Andre relevante retningslinjer for frister

Vejledning om forvaltningsloven gælder fortsat ved siden af denne vejledning. Øvrige punkter – ud over punkt 210-212 om fristberegning – skal således erindres.

Det følger af forvaltningslovens § 17 og vejledning til forvaltningsloven, punkt 102, at hvor adgangen til at påklage en afgørelse i en sag er tidsbegrænset, og begæringen om partsaktindsigt fremsættes efter, at afgørelsen er meddelt parten, men inden klagefristens udløb, kan myndigheden, hvor særlige grunde taler for det, bestemme, at klagefristen afbrydes. Klagefristen løber i så fald videre fra det tidspunkt, hvor aktindsigt er meddelt parten eller er afslået, dog med mindst 14 dage. Underretning om, hvornår klagefristen herefter udløber, skal samtidig gives til andre klageberettigede, der har fået skriftlig meddelelse om selve afgørelsen.

Suspension af klagefristen vil normalt kun være velbegrundet i de tilfælde, hvor den efterfølgende begæring om aktindsigt kan føre til, at parten gøres bekendt med dokumenter, der indeholder væsentligt nyt i forhold til, hvad vedkommende i forvejen er bekendt med. Reglerne om partshøring vil formentlig medføre, at sådanne tilfælde vil forekomme forholdsvis sjældent.

Ligeledes følger det af vejledning til forvaltningsloven, punkt 104, at uberettiget afslag på en begæring om aktindsigt, der fremsættes før, sagen er afgjort, efter omstændighederne vil kunne føre til, at afgørelsen bliver ugyldig. Hvis begæringen om aktindsigt først er fremsat efter, at der er truffet afgørelse i sagen, vil et eventuelt uberettiget afslag på aktindsigt ikke kunne få betydning for afgørelsens gyldighed. Derimod vil afslaget efter omstændighederne kunne få betydning for beregningen af en eventuel klagefrist, således at denne udskydes.

Endvidere følger det af punkt 120 af vejledningen om forvaltningsloven, at hvor adgangen til at påklage den trufne afgørelse til en anden forvaltningsmyndighed er tidsbegrænset og en begæring om sagens genoptagelse fremsættes inden klagefristens udløb, afbrydes klagefristen. Klagefristen løber i så fald videre fra det tidspunkt, hvor den nye afgørelse er meddelt parten, dog med mindst 14 dage.

I relation til manglende begrundelser fremgår det af vejledningen om forvaltningsloven, punkt 137, sidste pkt., at retsvirkningen af en manglende begrundelse normalt alene medføre forlængelse af en eventuel klagefrist, indtil der er meddelt parten en begrundelse, der opfylder kravene i § 24. Det må være en forudsætning for en sådan suspension af fristen, at begrundelsen kan have haft betydning for partens vurdering af at gøre brug af ankemuligheden.

Endelig fremgår det af vejledning til forvaltningslovens punkt 144, at manglende klagevejledning ikke kan medføre, at afgørelsen bliver ugyldig. Derimod vil manglende klagevejledning kunne føre til, at klagen ikke kan afvises alene med den begrundelse, at en eventuel klagefrist er overskredet eller en foreskrevet fremgangsmåde for indgivelse af klage ikke er fulgt. Hvis klagevejledningen er urigtig, idet der f.eks. er angivet en længere klagefrist end fastsat i lovgivningen, må fejlen normalt medføre, at klagen må anses for rettidig, hvis den angivne klagefrist er overholdt. Det gælder i hvert fald i sager med kun en part.

Justitsministeriet, den 26. juni 2018

Søren Pape Poulsen