Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Redaktionel note
Oversigt (indholdsfortegnelse)
Bilag Personalegrupper der ikke er omfattet af indberetningspligten
Den fulde tekst

Cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage

(Til samtlige ministerier mv.)

1. Indledning

Oplysninger om fravær mv. benyttes til fremstilling af sygefraværsstatistik for staten. Desuden anvendes oplysningerne af Danmarks Statistik til beregning af omkostninger pr. arbejdstime.

Anledningen til at udsende nyt cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage er, at fravær i forbindelse med senior- og retræteordninger med virkning fra 1. januar 2019 skal registres. Samtidig ophæves udelukkelsen af personalekategori 093 Særlige aflønnede.

2. Indberetning

Virksomheder i staten, der anviser løn via Statens Lønsystem (SLS), skal indberette oplysninger om sygefravær, barsel, adoption m.v. samt fravær i forbindelse med særlige feriedage, omsorgsdage samt senior- og retræteordningen via fraværsregistreringssystemet SLS Ferie og Fravær (FRAV), eller via HR-Løn.

3. Områder med egne fraværsregistreringssystemer

Tidligere var der en adgang for SLS-brugere til dispensation fra anvendelsen af FRAV. Dispensationsmuligheden fra at anvende FRAV ophørte med virkning fra 1. januar 2014.

Hvis virksomheder med egne tidsregistreringssystemer fortsat ikke ønsker at registrere i FRAV, så kan virksomheden via etablering af en webservice levere sine fraværsoplysninger direkte til FRAV eller HR-Løn. På Moderniseringsstyrelsens hjemmeside findes beskrivelser og vejledning om tilslutning til webservice.

4. Indberetningspligtige oplysninger

Indberetning af oplysninger om fravær skal foretages for samtlige ansatte med angivelse af følgende typer fravær:

a) Fravær pga. egen sygdom samt graviditetsbetinget fravær uden for den egent- lige barselsorlov

b) Fravær pga. arbejdsskade

c) Fravær pga. barns første og anden sygedag.

d) Fravær pga. barsel

e) Fravær pga. adoption

f) Fravær pga. omsorgsdage

g) Fravær i forbindelse med afholdelse af særlige feriedage

h) Fravær pga. delvis sygemelding med nedsat tid

i) Fravær i forbindelse med senior- og retræteordninger

Fravær indberettes med angivelse af start- og slutdato for en given type fravær. En dag opgøres til 7 timer og 24 minutter, medmindre der indrapporteres et andet antal timer og minutter. Indrapportering af et andet antal timer og minutter foretages for fraværshændelser af kortere varighed end 7 timer og 24 minutter.

Ved delvis sygemelding med nedsat tid indberettes den periode, medarbejderen er delvis sygemeldt i form af nedsat tid, og det antal timer den pågældende er fraværende pr. dag i perioden.

5. Indberetningernes hyppighed

Indberetning af oplysninger om fravær mv. sker kvartalsvis via SLS Ferie og Fravær efter de frister, Moderniseringsstyrelsen angiver.

6. Virksomheder omfattet af indberetningspligt

Statslige virksomheder og selvejende institutioner, hvor staten dækker halvdelen af driftsudgifterne eller mere, er omfattet af indberetningspligt for oplysningerne om fravær anført under 4.

7. Ansatte omfattet af indberetningspligten

Indberetningspligten omfatter samtlige ansatte med fravær i virksomheder omfattet af indberetningspligten.

Efter aftale med Moderniseringsstyrelsen kan særlige personalegrupper, eksempelvis personer, der får udbetalt ydelser uden at have et egentligt ansættelsesforhold, eller hvor ansættelsesforholdene er sådan, at der normalt ikke sker registrering af sygefravær, undtages fra indberetningspligten. Personalegrupper, der ikke er omfattet af indberetningspligten, fremgår af cirkulærets bilag.

8. Overførsel af oplysninger mellem tjenestesteder

De indberetningspligtige oplysninger om fravær skal følge den ansatte i forbindelse med flytning mellem tjenestesteder.

9. Ikrafttræden

Cirkulæret har virkning fra 1. januar 2019. Samtidig ophæves cirkulære af 4. marts 2015 (Modst. nr. 006-15) om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriefridage.

Finansministeriet, Moderniseringsstyrelsen, den 25. september 2018

Mary-Ann Sanderson


Bilag

Personalegrupper der ikke er omfattet af indberetningspligten

-

PKAT
Navn på personalekategori
PKAT
Navn på personalekategori
0026
Efterløn
0503
Medarbejdere ved Det Kongelige Teater
0027
Efterindtægt
0505
Musikassistenter
0071
Eksterne lektorer
0507
Korassistenter
0075
Frivillige i Hjemmeværnet
0509
Eksterne lektorer
0078
Særligt aflønnede
0531
Interviewere
0080
Vederlagslønnede
0549
Stipendiater
0081
Særskilt vederlagslønnede
0550
Uddannelsesydelse
0082
Timelønnede
0554
Ph.d.-studerende (stipendie)
0083
Vederlagslønnede
0555
Skolepraktikelever
0090
Frivilligt redningspersonel
0567
Civile værnepligtige
0091
Fremmede tjenesteydelser
0580
Klinisk Professorer
0092
Vederlagslønnede
0581
Praktikvederlag
0095
Observatorer
0660
Værnepligtig personel
0096
Praktiklærerløn
0666
Værnepligtig personel
0098
Særligt aflønnede
0668
Særligt aflønnede
0103
Særligt aflønnede
0683
Stampersonel med rådighedspligt
0105
Kliniske/eksterne lektorer
0684
Officerer m. rådighedspligt
0106
Eksterne lektorer
0693
Særligt aflønnede - timeløn
0107
Studenterundervisere
0694
Særligt aflønnede - timeløn
0109
Særskilt aflønnede
0695
Timelærere - Handelsskoler
0111
Ministre
0696
Timelærer - Tekniske skoler
0121
Speciallægekonsulenter mv.
0697
Timelærere - Maskinmesterskoler
0160
Værnepligtigt personel
0749
Psykologer/timeløn
0192
Timelærere/vikarer
0750
Psykologisk konsulent
0222
Vederlagslønnede pensionister
0751
Lægevikar/Stud.med
0250
Rådighedskontakt i HKKF
0777
Læge/vederlagsløn
0269
Officerer - værnepligtige
0780
Engangsregister
0270
Værnepligtigt personel
0781
Timelønnede
0274
Officerer m. rådighedstjeneste
0782
Engangsregister - timelønnede
0277
Stampersonel m. rådighedstjeneste
0785
Voksenuddannelsesstøtte
0278
Sygeplejersker m. rådighedstjeneste
0787
Engangsregister - studenterundervisere
0293
Særligt aflønnede
0791
Engangsregister - frem. tjenesteydelser
0294
Særligt aflønnede
0794
Særligt aflønnede - timeløn
0326
Ventepenge
0795
Vederlagslønnede fyrpassere
0327
Rådighedsløn
0796
Vederlagslønnede garnisonstandlæger
0328
Efterindtægtsmodtagere
0797
Distriktslæger Hjemmeværnet
0492
Indiv.aflønnede Grønland
0798
Depottilsynsførende
0493
Særligt aflønnede
0799
Engangsregister - praktiklærerløn
   
0896
Sanitører (timeløn)
       
Samt PKAT 0553 KL 0052 Ph. D. -stipendiater indskrevet i udlandet, er ikkeomfattet af indberetningspligten.

STIKO
Navn på stillingskode
STIKO
Navn på stillingskode
00942
Studerende - div. stillinger
04685
Studenterkoordinator
01213
Faglig vejleder
04686
Studenterinstruktør
01676
Gæsteprofessor
04687
Studentermedhjælper
01677
Gæstelærer
04688
Studentermedhj. bib.
01966
Instruktor
04734
Studentermedhjælper FU
01164
Elevmedhjælper
04674
Studentervejleder
04675
Studerende
04739
Studerende FU
04677
Studenterstudievejleder
04966
Timelønnet tilsynstekniker
04678
Studentervikar
05267
Veterinærstuderende

Redaktionel note
  • Udsendt som Modst. nr. 013-18