Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

 

Vejledning for realkreditinstitutter i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-3, i lov om finansiel virksomhed

 

 

Indledning

 

Vejledningen er Finanstilsynet s fortolkning af § 71, stk. 1, nr. 1-3, i lov om finansiel virksomhed

og de øvrige bestemmelser, der er nævnt i vejledningen, og kan således betragtes som en sammenskrivning af Finanstilsynet s praksis på de områder, som vejledningen omfatter. Vejledningen vedrører alene realkreditinstitutters forhold.

 

Vejledningens formuleringer lever op til Basel kommiteens "Core Principles for Effe ct ive Banking Supervision".

 

Hvis det f.eks. ved en undersøgelse konstateres, at vejledningens anvisninger ikke efterleves af et institut, må det forventes, at Finanstilsynet med henvisning til lovgivningens bestemmelser vil påtale forholdet. Hvis der er sket en overtrædelse af strafbelagte bestemmelser, vil der i grove eller gentagne tilfælde ske politianmeldelse.

 

En del af vejledningens punkter indeholder eksempler på, hvorledes det omhandlede problem kan løses. Hvis et institut kan dokumentere, at problemet er løst på anden vis, vil der ikke være tale om en overtrædelse af § 71 i lov om finansiel virksomhed.

 

Bestyrelsen påser, at § 71, stk. 1, nr. 1-3 som udtrykt i vejledningen overholdes.

 

Den finansielle lovgivning gælder for hver enkelt virksomhed med tilladelse fra Finanstilsynet.

Retningslinjer for en koncern som helhed kan ikke erstatte de retningslinjer for koncernens enkelte tilsynsbelagte virksomheder, som skal udarbejdes efter § 71, stk. 1, nr. 1-3, i lov om finansiel virksomhed. Den enkelte tilsynsbelagte koncernvirksomheds bestyrelse skal fastsætte relevante retningslinjer.

Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol

 

Det følger af § 70 i lov om finansiel virksomhed, at bestyrelsen for en finansiel virksomhed skal udfærdige skriftlige retningslinjer for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion fastlægges.

 

Det følger endvidere af § 71, stk. 1, nr. 1-3, i lov om finansiel virksomhed, at instituttet skal have

 

1) en god administrativ og regnskabsmæssig praksis,

2) skriftlige forretningsgange på alle de væsentlige aktivitetsområder samt

3) fyldestgørende interne kontrolprocedurer.

 

Bestyrelsen skal, jf. § 54, stk. 1, 2. pkt., i aktieselskabsloven, sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed.

 

Forretningsgangene kan medvirke til:

· At sikre, at de af ledelsen vedtagne retningslinjer kommer til medarbejdernes kundskab

· At bidrage til at give medarbejderne et godt beslutningsgrundlag

· At bidrage til ensartet sagsbehandling i ensartede tilfælde

· At bidrage til en rationel og koordineret udførelse af arbejdet gennem reduktion af muligheder for misforståelser

· At støtte indførelsen af nye regler

· At give en sikker og hurtig indførelse af nye medarbejdere i arbejdet

 

Der stilles følgende overordnede krav til forretningsgangene:

· De skal være ajourførte

· De skal være letlæselige

· De skal beskrive de faktiske forhold

· De må ikke efterlade tvivl om, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave

· Det skal kunne konstateres, hvem der har udført den enkelte opgave

· De skal indeholde kontrolelementer

 

Realkreditinstitutter skal som minimum udarbejde skriftlige forretningsgange for følgende områder:

· Værdiansættelse af fast ejendom, der anvendes som grundlag for realkreditlån

· Kreditgivning

· Fonds- og fundingdispositioner

· Værdipapirhandel for tredjemand

· Forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme

 

Forretningsgangene og de interne kontroller skal sikre, at der er tilstrækkelig personadskillelse (funktionsadskillelse), samt at instituttet ikke gøres for afhængig af enkelte nøglepersoner.

 

Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, skal der tages højde herfor ved udarbejdelse af retningslinjer og forretningsgange samt ved tilrettelæggelsen af den interne kontrol.

 

Medarbejdere, der skal udføre kontroller, skal have et så stort kendskab til området, at de kan foretage en relevant kontrol.

 

Del 1:

Bestyrelsen s arbejde m.v.

 

1.1 Bestyrelsen s forretningsorden

 

1.1.1 Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. § 65 i lov om finansiel virksomhed:

 

1.1.2 Der er ikke et generelt lovkrav til indholdet af denne forretningsorden. I § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1001 af 8. oktober 2004, fastlægges dog minimumskrav til forretningsordenen i børsnoterede selskaber. Disse regler kan anvendes som vejledning for øvrige virksomheder. Indholdet af § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven fremgår af vedlagte bilag.

 

1.1.3 Ét medlem af bestyrelsen, direktionen, den eksterne revision samt den interne revisionschef kan forlange bestyrelsen indkaldt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed. Forretningsordenen må derfor ikke indeholde bestemmelser om, at der skal flere til at indkalde bestyrelsen.

 

1.1.4 Forretningsordenen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Dette medfører, at nytilkomne bestyrelsesmedlemmer ved deres underskrift skal kvittere for modtagelse af den gældende forretningsorden. Herved sikres, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har kendskab til forretningsordenen.

 

1.2 Deltagere i bestyrelsens møder

 

1.2.1 Der må ikke være uvedkommende personer til stede ved bestyrelsesmøderne, såfremt der her behandles sager, hvori indgår kundeoplysninger, som ikke lovligt kan videregives efter reglerne i § 117, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed (tavshedsbestemmelserne).

I det omfang bestyrelsen beslutter det, kan ansatte deltage i bestyrelsesmøder .

 

Formanden for et evt. repræsentantskab eller andre personer ansat i andre selskaber i koncernen, f.eks. i et koncernmoderselskab, vil ikke fast kunne deltage i bestyrelsesmøderne.

 

1.2.2 Den eksterne revision og den interne revisionschef skal deltage i bestyrelsesmøder, såfremt et bestyrelsesmedlem forlanger dette. Den eksterne revisor og den interne revisionschef har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af sager, der har betydning for revisionen eller for aflæggelse af regnskabet, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

 

1.3 Bestyrelsen s forhandlinger og forhandlingsprotokol

 

1.3.1 Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning uden, at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at deltage i sagens behandling, jf. § 57, stk. 1, 2. pkt., i aktieselskabsloven.

 

Bestyrelsen s formand skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

 

1.3.2 Bestyrelsen kan derfor ikke lovligt delegere sin beslutningskompetence f.eks. til et forretningsudvalg. Undtaget herfra er behandling af standardiserede sager, som i henhold til vedtægter eller andet skal behandles af bestyrelsen. Sådanne sager kan henlægges til behandling og afgørelse i et udvalg under bestyrelsen, hvis der på forhånd af den samlede bestyrelse er fastlagt retningslinier for sagernes behandling. Disse retningslinier samt udvalgets behandling af de pågældende sager skal løbende evalueres af den samlede bestyrelse. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for sagernes behandling ikke kan delegeres .

 

1.3.3 I nogle institutter kan ovennævnte regler være suppleret med yderligere vedtægtsmæssige krav til gyldigheden af bestyrelsesbeslutninger. Overholdelse af disse yderligere krav skal iagttages og skal i fornødent omfang dokumenteres.

 

1.3.4 Beslutninger skal som udgangspunkt træffes på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsesmøder kan også afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), og efter forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt (skriftlige bestyrelsesmøder), jf. § 56, stk. 3 og 4, i aktieselskabsloven.

I det omfang en bestyrelsesbeslutning træffes, uden at bestyrelsen er samlet, kræves som minimum en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer, der skal protokolleres. En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig. En beslutning kan i lighed med andre bestyrelsesbeslutninger træffes, når mere end halvdelen af bestyrelsen er for dette.

 

1.3.5 Hvis beslutninger træffes ved elektroniske bestyrelsesmøder eller ved skriftlig behandling (skriftlige bestyrelsesmøder), skal det fremgå af protokollen, og forhandlingsprotokollen skal på samme måde som ved fysiske bestyrelsesmøder indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

 

1.3.5.1 Betingelserne for afholdelse af elektroniske bestyrelsesmøder:

 

  1. Bestyrelsen skal nøje overveje, hvilke anliggender der egner sig til behandling på et elektronisk bestyrelsesmøde. Det vil primært være rutineprægede sager eller presserende lånesager, som ikke kræver ny principiel stillingtagen fra bestyrelsen.

 

  1. Bestyrelsen s beslutninger om, hvilke emner der egner sig til elektronisk behandling, skal fremgå af bestyrelsesprotokollen.

 

  1. Det skal være foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Det vil blandt andet sige, at det ikke må være ensbetydende med, at bestyrelsen ikke får den fornødne indsigt i realkreditinstituttets forhold, som personligt fremmøde og drøftelser giver.

 

  1. Samtlige deltagere skal være elektronisk til stede samtidig.

 

  1. Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

 

Finanstilsynet fortolker elektroniske bestyrelsesmøder som bestyrelsesmøder, der foregår ved anvendelse af elektroniske medier uden, at bestyrelsesmedlemmerne er fysisk tilstede, f.eks. via telefon, internet, eller andet medie med tilsvarende funktionalitet. Hvis flertallet af bestyrelses-medlemmerne er fysisk tilstede, er der således ikke tale om et elektronisk bestyrelsesmøde.

 

1.3.5.2 Betingelserne for skriftlig behandling af bestyrelsesanliggender (skriftlige bestyrelses-møder), herunder skriftlige bevillingsprocedurer:

 

  1. Bestyrelsen skal på forhånd have besluttet, hvilke typer af emner som anses for egnede til skriftlig behandling, og dette skal fremgå af protokollen.

 

  1. Det skal være sager af standardmæssig karakter eller presserende sager, hvor der ikke skal tages stilling til væsentlige eller usædvanlige forhold, og hvor en fælles drøftelse ikke er påkrævet.

 

  1. Der skal være angivet et tidspunkt for sagens afslutning, så sagen ikke trækker unødigt ud.

 

  1. Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

 

Hvad angår bestyrelsens beslutningsdygtighed henvises til § 57 i aktieselskabsloven. Bestyrelsen skal generelt sikre en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af bestyrelsens opgavevaretagelse.

1.3.6 Bestyrelsen s pligt til at føre tilsyn med direktionen kan ikke udøves på skriftlige bestyrelsesmøder. Bestyrelsen s tilsynspligt er i øvrigt løbende og ikke blot noget, som sker på bestyrelsesmøderne.

 

1.3.7 Der skal over forhandlingerne i bestyrelsen føres en forhandlingsprotokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, jf. § 74, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed. Forhandlingsprotokollen skal indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

 

1.3.8 Beslutninger, der træffes, uden at direktionen eller ansatte i instituttet er til stede ("lukkede møder"), skal ligeledes protokolleres.

 

1.3.9 Det skal tydeligt fremgå af protokollen, hvilke medlemmer der har været til stede på et møde, og hvilke medlemmer, der ikke har været til stede.

 

1.3.10 Protokollen skal indrettes således, at risikoen for efterfølgende tilføjelser, rettelser eller udeladelser er mindst mulig. Hvis protokollen føres som et løsbladssystem, kan dette ske ved, at hver side påføres initialer af formanden eller et andet medlem af bestyrelsen.

 

1.3.11 Hver side i forhandlingsprotokollen skal være fortløbende nummereret.

 

1.3.12 Hvis der føres en særskilt bevillingsprotokol, skal det af forhandlingsprotokollen tydeligt fremgå, hvilke lån i bevillingsprotokollen der er

· bevilget/afslået,

· bevilget i henhold til § 78 i lov om finansiel virksomhed,

· til efterretning

· til efterbevilling (hastesager)

 

Endvidere skal det fremgå, hvis bevillingen er sket ved skriftlig behandling eller på et elektronisk bestyrelsesmøde.

 

1.4 Bestyrelsen s arbejdsopgaver

 

1.4.1 Generelt

 

1.4.1.1 Bestyrelsen forestår sammen med direktionen ledelsen af realkreditinstituttet. Bestyrelsen skal varetage instituttets væsentligste forhold, jf. § 54 i aktieselskabsloven. Dette skal der tages hensyn til ved fastsættelse af grænserne i retningslinjerne (instruksen) i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed. Bestyrelsen skal sikre, at de overordnede ledelsesopgaver opnår tilstrækkelig opmærksomhed. Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at instituttets administration på alle områder er betryggende. Grænsen for, hvilke engagementer der skal bevilges af bestyrelsen, skal derfor ikke fastsættes så lavt, at bestyrelsens overordnede opgaver ikke tillægges tilstrækkelig opmærksomhed. Bestyrelsen skal på den anden side foretage bevillinger af de betydende engagementer i instituttet.

 

1.4.1.2 Henlæggelse af dele af instituttets aktivitetsområder til eksterne leverandører skal besluttes af bestyrelsen. I det omfang bestyrelsen har besluttet at henlægge dele af instituttets aktivitetsområder, såsom formueforvaltning, regnskabsfunktion, it-opgaver mv. til eksterne leverandører (outsourcing), skal bestyrelsen fastlægge retningslinjer for den eksterne leverandørs varetagelse af sådanne opgaver, herunder regler for leverandørens brug af eventuelle underleverandører. Retningslinjerne skal sikre, at opgavevaretagelsen foregår betryggende, og at instituttets politikker og bestemmelser på de outsourcede områder overholdes. Bestyrelsen skal fastlægge retningslinjer, der sikrer, at bestyrelsen med hver enkelt leverandør aftaler procedurer, hvorefter bestyrelsen kan kontrollere dette.

 

Outsourcing omfatter også tilfælde, hvor en eller flere virksomheder i en koncern varetager aktivitetsområder for andre virksomheder i koncernen.

Bestyrelsen skal løbende kontrollere, at retningslinjerne følges af den eksterne leverandør, ligesom bestyrelsen løbende skal evaluere, om opgaveløsninger er tilfredsstillende. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for opgavernes løsning ikke kan outsources. For så vidt angår porteføljepleje henvises til punkterne 1.4.1.5, 1.4.1.6, 3.1.3 og 3.2.5.

 

1.4.1.3 Bevilling af engagementer m.v., der overstiger direktionens bevillingskompetence, kan som hovedregel ikke videregives til et udvalg bestående af dele af bestyrelsen, jf. § 57, stk. 1, i aktieselskabsloven, jf. også ovenfor pkt. 1.3.1. og 1.3.2.

 

1.4.1.4 Årlig gennemgang af værdiansættelsen af større aktiver og andre risici, herunder større engagementer, skal foretages, jf. § 54, stk. 3, 2. pkt., i aktieselskabsloven.. Den årlige gennemgang kan foretages på en gang eller over flere møder.

 

Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget, og hvad der er gennemgået samt konklusionerne herpå.

 

Hvis der ikke er bestemmelser i bestyrelsens forretningsorden om engagementsgrænsen ved den årlige gennemgang af engagementer, skal det forud for den årlige aktivgennemgang besluttes, hvilke engagementer bestyrelsen ønsker at gennemgå.

 

1.4.1.5 Såfremt aktiverne forvaltes af porteføljeforvaltere, er det bestyrelsens ansvar, at midlerne placeres inden for de af bestyrelsen udstukne retningslinjer og i overensstemmelse med lovgivningen. Rapporteringsprocedurerne skal være fyldestgørende, således at rapporteringen er egnet til at sikre, at retningslinjerne og dermed lovgivningen overholdes.

 

1.4.1.6 Ansvaret for fastlæggelsen af de kriterier, der finder anvendelse ved antagelse og opsigelse af porteføljeforvaltere, påhviler ligeledes bestyrelsen.

 

1.4.1.7 Bestyrelsesmedlemmer er pligtige til at rette henvendelse til Finanstilsynet, hvis de formoder, at instituttet ikke opfylder solvenskravet, minimumskapitalkravet eller solvensbehovet, jf. § 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

 

1.4.2 Engagementer med direktion og bestyrelsesmedlemmer og koncerninterne engagementer.

 

1.4.2.1 Det følger af § 78, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, at der ikke uden bestyrelsens samtykke må indgås engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktører i realkreditinstituttet samt med selskaber, hvor de nævnte personer er direktører eller bestyrelsesmedlemmer. Dette gælder ligeledes for direktørers nærtstående og selskaber, hvori disse er direktører, jf. § 78, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed. Samtykket skal være forudgående. Dette medfører bl.a., at der ikke må forekomme restancer på engagementer med disse. Dette gælder uanset størrelsen af og begrundelsen for restancen. For så vidt angår "rene" konverteringssager, skal alene konverteringer, der medfører løbetidsforlængelse, forelægges bestyrelsen til bevilling. Løbetidsforlængelse foreligger, hvis restløbetiden for det nyoptagne lån overstiger restløbetiden for det indfriede lån. Afdragsfrihed skal forelægges bestyrelsen, hvis der ikke i forbindelse med den oprindelige bevilling af lånet er givet adgang til denne mulighed.

 

1.4.2.2 § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed sammenholdt med bestemmelsen i § 58 i aktieselskabsloven medfører, at bestyrelsesmedlemmer og direktører skal forlade lokalet, når egne eller relaterede engagementer behandles i bestyrelsen.

 

Det skal udtrykkeligt i protokollen anføres, når der behandles engagementer omfattet af § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed, ligesom det skal anføres, at de pågældende medlemmer ikke har været til stede under sagens behandling.

 

Bestemmelsen er ikke til hinder for, at et bestyrelsesmedlem eller en direktør, der tillige deltager i ledelsen af et holdingselskab, der ejer hele kapitalen i realkreditinstituttet, eller i et 100 %-ejet søster- eller datterselskab, deltager i behandlingen af spørgsmål om eller engagementer med dette selskab.

 

1.4.2.3 Engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktionen skal bevilges i henhold til instituttets sædvanlige forretningsbetingelser og på markedsbaserede vilkår, jf. § 78, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed. Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer kan dog bevilges engagementer på samme vilkår som medarbejdere i det pågældende institut.

 

1.4.2.4 Der skal foreligge økonomiske oplysninger om den i § 78, stk.3, i lov om finansiel virksomhed nævnte personkreds, idet bestyrelsen i særlig grad skal overvåge disse engagementer. Dette gælder dog ikke fuldt sikrede engagementer eller engagementer af helt ubetydelig størrelse. Det er således ikke tilstrækkeligt, at der foretages en vurdering ved etableringen af engagementet.

Bestyrelsen skal mindst én gang om året gennemgå engagementerne med de nævnte personer og selskaber, f.eks. i forbindelse med den årlige aktivgennemgang. Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget samt konklusionerne herpå.

 

1.4.2.5 Der skal fastsættes generelle retningslinjer og udarbejdes forretningsgange for koncerninterne transaktioner inden for rammerne af § 181 i lov om finansielvirksomhed, jf. §§ 5 og 6, i Finanstilsynet s bekendtgørelse nr. 904 af 01/09/2004 om koncerninterne transaktioner.

 

1.4.2.6 I henhold til § 182 i lov om finansiel virksomhed må en finansiel virksomhed ikke uden tilladelse fra Finanstilsynet have engagementer med andre virksomheder inden for samme koncern bortset fra engagementer med dattervirksomheder. Finanstilsynet har udstedt vejledning nr. 9084 af 20/02/2004, vejledning om praksis for tilladelse af koncerninterne engagementer.

Koncerninterne engagementer skal bevilges i henhold til retningslinjerne om koncerninterne transaktioner, jf. pkt. 1.4.2.5.

 

1.4.3 Bestyrelsen s retningslinjer til direktionen

 

1.4.3.1 Ifølge § 70, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed skal bestyrelsen udfærdige skriftlige retningslinjer for instituttets væsentligste aktivitetsområder og dermed fastlægge instituttets risikoprofil. Endvidere skal arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges, jf. også § 54 i aktieselskabsloven. Behovet for detaljeringsgraden vil variere fra institut til institut, men de fleste realkreditinstitutters retningslinjer skal som minimum omfatte:

· Kreditgivning

· Engagementer med andre kreditinstitutter (herunder placering af likviditet)

· Placering og styring af betalingsstrømme omfattet af balanceprincippet

· Placering og styring af øvrige midler

 

Bestyrelsen skal vurdere og eventuelt revidere de skriftlige retningslinjer årligt.

 

1.4.3.2 Retningslinjernes grænser skal fastlægges således, at regler i lovgrundlaget om midlernes anbringelse og likviditet og i bekendtgørelse om realkreditinstitutters obligationsudstedelse, balanceprincip, rente- og valutakursrisici selv ved fuld udnyttelse af grænserne altid er opfyldt.

 

1.4.3.3 I retningslinjerne skal fastsættes, hvorledes engagementet opgøres i henhold til retningslinjernes grænser, dvs. om nogle forretninger - f.eks. med afledte finansielle instrumenter - skal medtages efter strengere principper end i § 145 i lov om finansiel virksomhed.

 

1.4.3.4 I retningslinjerne skal fastsættes konkrete grænser for direktionens adgang til at disponere inden for fonds (aktier, obligationer og pantebreve).

 

1.4.3.5 Der skal fastsættes en grænse - eventuelt målt på baggrund af instituttets basiskapital - for direktionens adgang til at erhverve kapitalandele samlet og i et enkelt selskab og inden for rammerne af kapital 11 i lov om finansiel virksomhed om midlernes anbringelse og likviditet. Det skal af retningslinjerne fremgå, om der må tages aktiepositioner i afledte finansielle instrumenter og i givet fald hvilke. Såfremt disse tillades, skal det fremgå, hvorledes disse medregnes i de anførte bevillingsgrænser.

 

1.4.3.6 Der skal fastsættes en grænse for direktionens adgang til at erhverve obligationer inden for rammerne af et af bestyrelsen fastsat renterisikomål. Det skal af instruksen fremgå, om der må tages positioner i afledte finansielle instrumenter og i givet fald hvilke. Såfremt disse tillades, skal det fremgå, hvorledes disse medregnes i de anførte bevillingsgrænser.

 

1.4.3.7 Hvis de almindelige bestemmelser om direktionens bevillingsmyndighed ikke finder anvendelse på engagementer med andre kreditinstitutter, skal der udarbejdes retningslinjer for direktionens adgang til at placere likviditet i og modtage garanti fra et enkelt kreditinstitut. Dette kan ske ved, at bestyrelsen godkender et bilag, der specifikt angiver navnene på de kreditinstitutter, instituttet må placere midler i og modtage garantier fra med angivelse af det maksimale engagement med det enkelte kreditinstitut.

 

1.4.3.8 Der skal fastsættes retningslinjer for den samlede valutarisiko, direktionen kan påføre instituttet, herunder direktionens mulighed for at anvende afledte finansielle instrumenter til at afdække valutarisikoen. Der kan endvidere fastsættes grænser for enkeltvalutaer eller grupper af valutaer.

 

1.4.3.9 Der skal fastsættes retningslinjer for indgåelse og ophør af – samt opfølgning på – porteføljeforvaltningsaftaler, uanset om der er tale om aftaler med koncerntilknyttede selskaber eller eksterne forvaltere.

 

1.4.3.10 I koncerner hvor modervirksomheden er et realkreditinstitut eller en realkreditinstitutholdingvirksomhed, skal der både være retningslinjer for realkreditinstituttet og koncernen.

 

1.4.3.11 Hvis direktionen foretager en videredelegering af den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes skriftlige retningslinjer, der er kendt af de enkelte disponerende enheder eller medarbejdere, som tildeles beføjelser. Retningslinjerne skal som minimum være underskrevet eller godkendt af den, der afgiver beføjelsen.

 

1.4.3.12 Størrelsen af den tildelte beføjelse skal fremgå af retningslinjerne, ligesom det skal fremgå, hvilke produkter den enkelte medarbejder kan bevilge. Den enkelte beføjelse eller en kollektiv beføjelse, hvor flere medarbejdere i fællesskab kan bevilge større engagementer end hver for sig, må ikke overstige den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen.

 

1.4.3.13 Der skal være retningslinjer for regelmæssig rapportering vedrørende udnyttelsen af den videredelegerede bevillingsbeføjelse.

 

1.5 Rapportering til bestyrelsen

 

1.5.1 Rapportering til bestyrelsen skal ske på alle de områder, hvor der er fastsat grænser for direktionen, eller der i lovgivningen er fastsat grænser.

 

1.5.2 Rapporteringen skal redegøre for udnyttelsen af de fastsatte rammer eller placeringsgrænser (risikomål). For så vidt angår engagementer, skal der fastlægges en grænse for, hvilke af de af direktionen bevilgede engagementer, bestyrelsen skal have til orientering/efterretning.

 

1.5.3 Bestyrelsen skal fastsætte, hvor ofte og i hvilket omfang der ønskes rapportering.

 

Del 2:

Kreditrisici

 

2.1 Kreditpolitik

 

2.1.1 Bestyrelse og direktion i realkreditinstituttet skal fastlægge en kreditpolitik, som fastsætter de overordnede retningslinjer for kreditgivning og håndtering af engagementer.

 

2.1.2 Kreditpolitikken skal løbende tilpasses forandringerne i instituttets aktiviteter.

Bestyrelse og direktion skal efter behov og mindst én gang årligt vurdere og eventuelt ajourføre kreditpolitikken.

 

2.1.3 Kreditpolitikken kan indeholde retningslinjer for kreditgivningen med hensyn til:

· Risikoprofil, herunder krav til kundens økonomi og sikkerhedsstillelse

· Engagementsstørrelse

· Brancher

· Panttyper

· Produkter, fastforrentede lån, rentetilpasningslån, afdragsfrihed

· Geografiske områder

· lande- og transfereringsrisikoen

· Personalelån

· Krav til instituttets indtjening

· Korrespondenter

· Konverteringer

· Koncernintern kreditgivning (hvis instituttet indgår i en koncern)

· Håndtering af nødlidende engagementer

2.2 Organisation

 

2.2.1 Det skal sikres, at kreditorganisationens opbygning indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af samme.

 

2.3 Beføjelser og procedurer

 

2.2.1 Bestyrelse og direktion skal sikre, at instituttets bevillingsproces er betryggende.

 

2.3.2 Hvis direktionen foretager en videredelegering af den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes skriftlige retningslinjer, der er kendt af de enkelte disponerende enheder eller medarbejdere, som tildeles beføjelser.

Retningslinjerne skal som minimum være underskrevet eller godkendt af den, der afgiver beføjelsen.

 

2.3.3 Størrelsen af den tildelte beføjelse skal fremgå af retningslinjerne, ligesom det skal fremgå, hvilke produkter den enkelte medarbejder kan bevilge. Den enkelte beføjelse eller en kollektiv beføjelse, hvor flere medarbejdere i fællesskab kan bevilge større engagementer end hver for sig, må ikke overstige den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen.

 

2.3.4 Der skal endvidere være retningslinjer for bevilling af akkord/moratorium, 0-rente, afskrivninger, frigivelse af sikkerheder og fastsættelse af nedskrivninger på udlån.

 

2.3.5 Der skal være retningslinjer for regelmæssig rapportering vedrørende udnyttelsen af den videredelegerede bevillingsbeføjelse.

 

2.3.6 Der skal udfærdiges retningslinjer for grundlaget for bevillingen, herunder hvilke krav der stilles til:

· Værdiansættelse af pantet, låneudmåling og sagsdokumentation

· Dokumentation af debitors forhold, herunder regnskabsmæssige forhold

· Betingelser for udbetaling af lånet

· Etablering og frigivelse af garantier, herunder lovpligtige

 

2.3.7 Der skal fastsættes retningslinjer for introduktion af nye produkter.

 

2.4 Opgørelse af engagementers risiko

 

2.4.1 Det skal, indenfor rammerne i bekendtgørelse om realkreditinstitutters værdiansættelse og låneudmåling, fastsættes, hvordan værdien af de pantsatte ejendomme og eventuelle andre aktiver opgøres.

2.4.2 Risikovægtning fra modpartsrisiko af finansielle instrumenter skal fremgå af retningslinjerne.

 

2.5 Rapportering

 

2.5.1 Der skal udfærdiges periodiske rapporter til ledelsen (bestyrelse og/eller direktion) indeholdende oplysning om realkreditinstituttets kreditrisiko. Rapporterne kan f.eks. indeholde oplysninger om:

· Instituttets største engagementer

· Den samlede kreditrisiko på udlånsporteføljen, herunder restancer, nedskrivninger på udlån og tab

· Engagementernes fordeling på

· størrelse,

· brancher,

· lånetyper samt eventuelt

· risikogrupper og/eller

· geografisk fordeling

 

2.6 Overvågning af enkeltengagementer

 

2.6.1 Der skal udarbejdes retningslinjer for, hvorledes den løbende overvågning af engagementerne skal foregå.

 

2.6.2 Retningslinjerne for den løbende overvågning skal indeholde kriterier for følgende:

· Behandling af restancer på engagementer

· Opfølgning på engagementerne

 

2.7 Opfølgning

 

2.7.1 Bestyrelsen skal sikre, at der sker en kontrol af, om kreditpolitikken bliver efterlevet, og at retningslinjerne for bevilling, etablering af engagementer og dokumenter, opfølgning på restancer og rapportering bliver efterlevet.

 

2.7.2 Der skal være retningslinjer for den årlige gennemgang af engagementerne. Det skal fremgå, på hvilke niveauer i organisationen gennemgangen skal foregå.

 

2.7.3 Bestyrelsen skal gennemgå instituttets væsentligste låneengagementer, jf. pkt. 1.4.1.3.

 

Del 3:

Markedsrisikobehæftede aktiviteter

 

3.1 Organisation

 

3.1.1 Det skal sikres, at organisationen på markedsrisikoområdet indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af samme.

 

3.1.2 Medarbejdere, der er involveret i handel og risikotagning, må således som hovedregel ikke medvirke ved forretningernes afvikling, udførelsen af interne kontroller, opgørelse af resultater og risici samt udarbejdelse af ledelsesrapportering m.v.

Endvidere må disponerende enheder som udgangspunkt ikke referere til en medarbejder, som er leder med ansvar for afvikling, kontrol, resultat- og risikoopgørelser samt ledelsesrapportering.

 

3.1.3 I de tilfælde, hvor instituttets forvaltning af aktiverne helt eller delvist er overladt til porteføljeforvaltere, skal organisation og intern kontrol afspejle dette. Dette indebærer bl.a., at der altid skal være tilstrækkelige overvågningsprocedurer.

 

3.2 Beføjelser og procedurer

 

3.2.1 Såfremt der foretages en videredelegering af en beføjelse, som bestyrelsen har tildelt direktionen, jf. § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes retningslinjer til de enkelte disponerende enheder, medarbejdere eller porteføljeforvaltere.

 

3.2.2 Endvidere skal retningslinjerne

· udformes skriftligt og som minimum godkendes eller underskrives af den, der afgiver beføjelsen,

· indeholde kontrollerbare grænser med hensyn til risikotagning, der klart skal afgrænse den disponerende enheds, medarbejders eller porteføljeforvalters beføjelser,

· indeholde en beskrivelse af de anvendte principper for opgørelse af risici, herunder for opgørelse af risici i forbindelse med afledte instrumenter

· indeholde krav til rapportering, idet hyppigheden skal afspejle aktiviteternes risikoprofil og omfang

 

3.2.3 Det skal være muligt for de disponerende medarbejdere og porteføljeforvaltere at konstatere om de handler, de agter at indgå, ligger inden for deres tildelte retningslinjer. Dette gælder også eventuelle kollektive retningslinjer, hvor flere medarbejdere fælles kan disponere inden for en grænse, samt når der er fælles retningslinjer for flere porteføljeforvaltere.

 

3.2.4 Summen af de enkelte retningslinjer og kollektive retningslinjer, hvor flere medarbejdere sammen kan disponere, må ikke overstige bestyrelsens retningslinjer til direktionen.

 

3.2.5 Anvendes porteføljeforvaltere, skal direktionen på grundlag af retningslinjer fastsat af bestyrelsen godkende de mandater, der tildeles de enkelte porteføljeforvaltere.

Direktion en skal fastsætte retningslinjer for, hvilke krav der stilles til overvågning af de enkelte porteføljeforvaltere og depotsteder, samt hvilke krav der stilles til sikring af, at porteføljeforvalterne under ét overholder de samlede placeringsrammer.

 

3.3 Forretningsgange

 

3.3.1 Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende håndtering af hver enkelt markedsrisikobehæftet aktivitet.

 

3.3.2 Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange for alle realkreditinstituttets væsentlige markedsrisikobehæftede aktiviteter, herunder bl.a. forretningsgange vedrørende:

· Løbende opgørelse og overvågning af overholdelse af balanceprincippet

· Indgåelse, kontrol, registrering, bogføring og afvikling af handler med værdipapirer, afledte finansielle instrumenter og andre markedsrisikobehæftede aktiviteter

· Den løbende opgørelse og overvågning af risici m.v.

· Den løbende opgørelse af overholdelse af lines og grænser for risikotagning indeholdt i retningslinjer på alle organisatoriske niveauer samt håndtering af eventuelle overskridelser

· Den løbende og periodevise udarbejdelse af rapportering til bestyrelse, direktion og ledelsen af de afdelinger, der varetager opgaver i relation til de markedsrisikobehæftede aktiviteter

· Hvordan man skal forholde sig ved introduktion af nye produkter behæftet med markeds-risici.

 

3.4 Interne kontroller

 

3.4.1 Der skal være etableret systematiske interne kontroller af:

· Registrering, bogføring og afvikling af handler

· Opgørelse og rapportering af positioner, resultater og risici m.v.

· Overholdelse af retningslinjernes grænser for risikotagning m.v. på alle organisatoriske niveauer, herunder porteføljeforvaltere

· Overholdelse af korrespondentlines,

· Priser ved handel med værdipapirer, valuta og afledte finansielle instrumenter (kurskontrol)

· Løbende afkast (gevinst/tab) på realkreditinstituttets egne forretninger (indtjeningsopgørelser)

 

3.4.2 Såfremt der ikke kan indføres interne kontroller med en fuldstændig funktionsmæssig adskillelse i forhold til disponerende og afviklende enheder/ medarbejdere, stilles der forøgede krav til instituttets beføjelser og procedurer, forretningsgange, rapportering og systemanvendelse, jf. pkt. 3.2-3.3, 3.5 og del 4.

 

3.5 Rapportering

 

3.5.1 Der skal foretages skriftlig rapportering til instituttets bestyrelse og direktion vedr. samtlige grænser for risikotagning m.v. indeholdt i de afgivne retningslinjer.

 

3.5.2 Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de markedsrisikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

 

3.5.3 Rapporteringen skal i videst mulig udstrækning udarbejdes af organisatoriske enheder/personer, der ikke er involveret i instituttets disponering af markedsrisikobehæftede aktiviteter. Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, stilles der især forøgede krav til instituttets interne kontrolprocedurer og systemanvendelse, jf. pkt. 3.4 og del 4.

 

Del 4:

Systemanvendelse

 

4.1 Der skal foreligge klare skriftlige brugermanualer/forretningsgange for de af realkreditinstituttet anvendte edb-systemer.

 

4.2 Anvendelse af ikke-integrerede systemer til løsning af opgaver kræver i særlig udstrækning kontrolsystemer, herunder etablering af uafhængige kontroller af data, beregninger og resultater.

 

4.3 Der henvises i øvrigt til Finanstilsynet s vejledning nr. 9074 af 23/01/2004, vejledning om kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området i henhold til lov om finansiel virksomhed § 71, stk. 1, nr. 4

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7.

Stk. 7. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. I selskaber, som har aktier optaget til notering på en fondsbørs, jf. § 7, stk. 1, nr. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. og i statslige aktieselskaber, skal forretningsordenen i det mindste indeholde bestemmelser, der:

1. fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder,

2. fastlægger retningslinier for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer,
3. fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber,

4. fastlægger retningslinier for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter denne lov,

5. pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets organisation, såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering,

6. pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver,

7. pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici,

8. pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse,

9. pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lign. i løbet af hvert regnskabsår, og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra, samt

10. pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision.

Finanstilsynet, den 14. oktober 2005

Henrik Bjerre-Nielsen

/Jørn Andersen