Opfølgning / Opfølgning til
Resume

Resumé

En journalist klagede over at Direktoratet for Arbejdstilsynet i forbindelse med en aktindsigtsanmodning havde stillet som betingelse for udlevering af fotokopier at det gebyr, der kan kræves for afskrifter og fotokopier, blev betalt forud.

Ombudsmanden mente ikke at en myndighed i almindelighed kan stille betingelse om forudbetaling for at udlevere fotokopier.

Ombudsmanden gjorde Arbejdsministeriet bekendt med sin opfattelse. Under hensyn til at Direktoratet for Arbejdstilsynet, inden direktoratet indførte ordningen om forudbetaling, hos relevante myndigheder havde undersøgt spørgsmålet om hvorvidt man kunne gennemføre ordningen, mente ombudsmanden ikke at have grundlag for at fremsætte sin opfattelse som en kritik af Direktoratet for Arbejdstilsynet og Arbejdsministeriet. (J.nr. 1997-2715-001).

Oversigt (indholdsfortegnelse)
Den fulde tekst

Aktindsigt. Forudbetaling som betingelse for udlevering af fotokopier

 

Det fremgik af sagens akter at journalisten A ved en telefonisk henvendelse til Direktoratet for Arbejdstilsynet den 4. juli 1997 anmodede om aktindsigt i en klagesag rejst af selskabet B i forbindelse med en arbejdstilsynskreds’ påbud vedrørende en byggeplads.

Den 7. juli 1997 traf Direktoratet for Arbejdstilsynet følgende afgørelse:

“I den anledning skal direktoratet meddele, at man i henhold til kapitel 2 i lov om offentlighed i forvaltningen giver Dem aktindsigt i sagens dokumenter.

Kopi af sagens dokumenter rummes på 36 sider.

I henhold til Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 647 af 18. september 1986 om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen, skal der kræves betaling for udlevering af kopier af de ønskede akter som følger:

1 kopi á kr. 10,00 kr. 10,00

35 kopier á kr. 1,00 kr. 35,00

I alt til betaling kr. 45,00

Beløbet bedes indbetalt på direktoratets girokonto nr. 6 00 09 67. Indbetalingen bedes mærket ’Aktindsigt’ og henvise til ovenstående journalnummer. Når beløbet er modtaget i Direktoratet for Arbejdstilsynet, fremsendes de nævnte kopier af sagens akter.”

 

A klagede den 15. juli 1997 over afgørelsen til arbejdsministeren. I klagen skrev han bl.a. følgende:

“Imidlertid har Direktoratet afvist at sende papirerne, før den krævede betaling på 45 kroner er indsat på den nævnte girokonto. Og det krav vil jeg hermed klage over. Ikke over, at jeg skal betale for kopierne - for det er helt i overensstemmelse med Lov om Offentlighed. Men over, at aktindsigten først gives, når pengene er registreret som modtaget - for derved forsinkes min anmodning om aktindsigt med fire-fem arbejdsdage (og dermed reelt med en uge).

Betalingskravet kunne måske accepteres, hvis direktoratets praksis med at kræve betaling, før ønsket materiale tilsendes, var universel og gjaldt alle ekspeditioner fra direktoratet. Men (C) fra Direktoratet har telefonisk bekræftet, at hvis jeg havde bestilt en af Direktoratets publikationer, så havde jeg fået den tilsendt med det samme vedlagt et girokort til senere betaling. Så kravet om forudbetaling skyldes altså ikke frygt for, at (journalistens arbejdsgiver) ikke betaler regningen på 45 kroner.

Jeg er vidende om, at kravet om forudbetaling nok ikke er i strid med offentlighedslovens bogstav - men efter min mening er den i strid med ånden i loven - at offentligheden skal have indsigt i myndighedernes arbejde så hurtigt som muligt. Jeg skal derfor anmode ministeren om at præcisere overfor Direktoratet for Arbejdstilsynet, at betaling for aktindsigt bør opkræves efter samme retningslinier, som gælder for Direktoratets øvrige publikationer.”

Med brev af 17. juli 1997 sendte Direktoratet for Arbejdstilsynet – da man nu havde modtaget det opkrævede beløb – kopi af de ønskede akter til A.

 

Arbejdsministeren bad på baggrund af A’s klage den 21. juli 1997 Direktoratet for Arbejdstilsynet om en udtalelse og om udlån af sagens akter. Af udtalelsen af 18. august 1997 fremgik bl.a. følgende:

Direktoratets vurdering

I henhold til § 1 i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 647 af 18. september 1986 om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen skal der opkræves betaling for afskrifter og fotokopier af dokumenter, der udleveres efter begæring i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen.

I forlængelse af ovennævnte bestemmelse har Direktøren for Arbejdstilsynet udsendt At-cirkulæreskrivelse nr. 4/1993 om opkrævning af betaling, når der udleveres fotokopier m.v. i sager om aktindsigt. I At-cirkulæreskrivelsen gives retningslinier for, hvorledes Arbejdstilsynets enheder skal administrere reglerne i bl.a. ovennævnte bekendtgørelse. Retningslinierne er i overensstemmelse med bekendtgørelsens regler, bl.a. om i hvilke tilfælde, der ikke skal kræves betaling.

Derudover indeholder Arbejdstilsynets cirkulæreskrivelse et afsnit om tidspunkt for betaling og procedure i forbindelse med opkrævning af et eventuelt beløb for kopier. Det fremgår således af cirkulæreskrivelsens punkt II. C., at betaling for udlevering af fotokopier m.v. i aktindsigtssager skal ske forud for at undgå, at der opstår behov for at føre inkassosager.

Det skal i denne forbindelse bemærkes, at der oftest vil være tale om beløb i en størrelsesorden af under 100 kr., og at de økonomiske omkostninger og ressourceanvendelse i øvrigt i forbindelse med inkasso i tilfælde af manglende betaling vil stå i urimelig misforhold til det beløb, der søges inddrevet ved inkasso.

Arbejdstilsynet har på ovennævnte baggrund af praktiske årsager valgt at kræve betaling forud for udlevering af fotokopier, hvor sådanne ønskes tilsendt/udleveret i sager om aktindsigt efter offentlighedsloven.

I forbindelse med udarbejdelsen af ovennævnte At-cirkulæreskrivelse tog direktoratet kontakt til både Finansministeriet og Justitsministeriet. De pågældende ministerier havde ingen indvendinger mod den omtalte procedure med at kræve betaling forud for udlevering af kopier i forbindelse med aktindsigtssager.

Med hensyn til direktoratets praksis vedrørende fremsendelse af publikationer m.v. kan det oplyses, at direktoratet gratis fremsender 1 eksemplar af regelmateriale, At-meddelelser, At-anvisninger og At-cirkulæreskrivelser. Hvis en borger ønsker flere eksemplarer af ovennævnte publikationer eller flere rapporter tilsendt, sker dette mod betaling. Materialet udsendes her med faktura til efterfølgende betaling. I tilfælde af, at borgeren ikke betaler efter rykkere, lukkes borgerens konto i direktoratet, og der vil ikke blive fremsendt yderligere materiale til borgeren, før mellemværendet er bragt i orden fra borgerens side.

Direktoratet er enig med (A) i, at hensigten med offentlighedsloven bl.a. er at sikre borgerne mulighed for hurtig aktindsigt. Efter Justitsministeriets vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen fra 1988, pkt 49, bør borgere, der ønsker at gennemse dokumenter i en sag, således straks have adgang hertil. Imidlertid nævner Justitsministeriets vejledning også, at det af forskellige administrative grunde kan være tilladeligt at udsætte aktindsigtens gennemførelse, fx hvis sagen er under behandling og af hastende karakter eller hensynet til en forsvarlig og hurtig behandling af andre sager nødvendiggør en udsættelse.

Som nævnt ovenfor har direktoratet straks efter modtagelsen af begæring om aktindsigt truffet afgørelse herom, og straks efter modtagelsen af beløbet sendt kopier af sagens akter til (A). Det er således direktoratets opfattelse, at man har ekspederet (A)’s begæring om aktindsigt med den nødvendige og i loven forudsatte hurtighed.”

 

Den 8. september 1997 udtalte arbejdsministeren herefter bl.a. følgende:

“Forslaget om at opkræve betaling for aktindsigt efter samme retningslinier som gælder ved rekvirering af øvrige publikationer fra direktoratet, finder jeg ikke hensigtsmæssigt. Direktoratet har således oplyst, at man ophører med at fremsende yderligere materiale til borgeren, hvis borgeren ikke betaler. Samme praksis kan ikke indføres i forhold til aktindsigtssager, idet en borger ikke kan nægtes adgang til aktindsigt med henvisning til, at vedkommende eventuelt ikke har betalt for materiale fremsendt ved en tidligere lejlighed.

Jeg kan af sagens akter se, at direktoratet straks ved modtagelsen af Deres betaling har fremsendt det ønskede materiale, hvilket er i overensstemmelse med den i loven forudsatte hurtighed. Hvis De har behov for straks at få adgang til dokumenterne i en sag, vil De som hovedregel kunne få adgang til at gennemse dokumenterne i sagen ved at møde personligt frem i direktoratet.

Jeg må således meddele Dem, at jeg ikke finder anledning til at kritisere direktoratets praksis på området.”

I brev af 2. oktober 1997 klagede A til mig. I anledning af hans klage bad jeg den 12. november 1997 Arbejdsministeriet om en udtalelse. Jeg bad om at Arbejdsministeriet forinden indhentede en udtalelse fra Direktoratet for Arbejdstilsynet, Justitsministeriet og Finansministeriet idet det fremgik af sagen at cirkulæreskrivelse nr. 41 fra 1997 havde været forelagt disse ministerier, og at disse ikke havde haft indvendinger imod skrivelsens indhold.

Jeg modtog den 21. september 1998 Arbejdsministeriets udtalelse af 18. september 1998 vedlagt udtalelser fra Finansministeriet, Direktoratet for Arbejdstilsynet og Justitsministeriet af henholdsvis 12. december 1997, 15. december 1997 og 10. september 1998.

Af udtalelsen fra Justitsministeriet fremgik bl.a. følgende:

“Arbejdsministeriet har over for ombudsmanden oplyst, at spørgsmålet om Arbejdstilsynets adgang til at kræve forudbetaling i september 1992 blev forelagt telefonisk for en medarbejder i Justitsministeriet. Den pågældende medarbejder havde ikke indvendinger imod, at der i Arbejdstilsynets cirkulæreskrivelse blev indsat en bestemmelse herom. Ombudsmanden har derfor anmodet Arbejdsministeriet om at indhente en udtalelse om det rejste spørgsmål fra Justitsministeriet.

 

I den anledning skal Justitsministeriet udtale følgende:

1. Der er ikke i Justitsministeriet udarbejdet et notat om den ovennævnte telefonsamtale.

Justitsministeriet har imidlertid modtaget et notat om telefonsamtalen som Arbejdstilsynet har udarbejdet.

Det fremgår heraf, at telefonsamtalen fandt sted den 29. september 1992. Den pågældende medarbejder i Justitsministeriet udtalte ifølge notatet, at en myndighed efter hans opfattelse måtte ’kunne afkræve betaling for udlevering af fotokopier for den fysiske udlevering, d.v.s. gøre udleveringen betinget af, at beløbet herfor var indbetalt, dog selvfølgelig forudsat, at myndigheden var berettiget til at opkræve beløbet.’

 

2. Efter offentlighedslovens § 16, stk. 3, fastsætter justitsministeren regler om betaling for afskrifter og fotokopier.

Nærmere regler herom er fastsat i bekendtgørelse nr. 647 af 18. september 1986 om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen (betalingsbekendtgørelsen).

Der er ikke i bekendtgørelsen fastsat regler om, på hvilket tidspunkt ansøgeren skal betale det beløb, som efter bekendtgørelsen kan opkræves for udlevering af fotokopier eller afskrifter.

Spørgsmålet er derfor, om en myndighed – uden udtrykkelig hjemmel – kan stille krav om forudbetaling som betingelse for udlevering af fotokopier.

Til støtte herfor kan anføres, at et sådant krav er sagligt begrundet i hensynet til effektivt at sikre, at beløbet betales. Herved undgås, at der efterfølgende må føres inkassosager for at få inddrevet beløbet. Der er endvidere tale om et ikke særligt byrdefuldt krav, der knytter sig til hovedforpligtelsen (betaling), som der utvivlsomt er hjemmel til. Et krav om forudbetaling er således ikke uproportionalt i forhold til hensynet til effektivt at sikre statens økonomiske og administrative interesser.

Heroverfor står navnlig, at et krav om forudbetaling betyder, at der i reglen går længere tid, inden ansøgeren modtager fotokopi af de dokumenter, som den pågældende har ret til aktindsigt i.

Det bemærkes herved, at sager om aktindsigt skal behandles med særlig hurtighed, jf. offentlighedslovens § 16, stk. 1, og bemærkningerne til bestemmelsen (Folketingstidende 1985-86, Tillæg A, sp. 196 233) I forarbejderne til offentlighedsloven anføres det nærmere, at hurtig sagsbehandling og afgørelse i sager om aktindsigt er en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sine intentioner om, at pressen og andre nyhedsformidlende institutioner skal have mulighed for ved anvendelse af loven løbende at orientere befolkningen om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning (Folketingstidende 1985- 86, a.st., sp. 196).

Endvidere kan det anføres, at i betragtning af beløbenes relativt beskedne størrelse må offentlige myndigheders økonomiske interesser i effektivt at sikre sig betaling vige for lovens intention om en hurtig behandling af anmodninger om aktindsigt.

Sammenfattende må det efter Justitsministeriets opfattelse antages, at en myndighed i almindelighed ikke kan stille som betingelse for at udlevere fotokopier, at ansøgeren har forudbetalt det gebyr, der kan opkræves efter reglerne i betalingsbekendtgørelsen.

Et krav om forudbetaling kan således efter Justitsministeriets opfattelse alene stilles i de ganske særlige tilfælde, hvor myndigheden har grund til at tro, at den pågældende ikke vil betale gebyret. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis ansøgeren tidligere har undladt at betale gebyr for udlevering af fotokopier.”

 

Af Arbejdsministeriets udtalelse af 18. september 1998 fremgik bl.a. følgende:

Udtalelsen fra Arbejdstilsynet

Af Arbejdstilsynets udtalelse af 15. december 1997 fremgår, at tilsynet ikke forelagde At-cirkulæreskrivelse nr. 4 fra 1993 for Justitsministeriet og Finansministeriet, men at tilsynet i forbindelse med udarbejdelsen af At-cirkulæreskrivelsen tog kontakt til både Justitsministeriet og Finansministeriet.

Kontakten til Finansministeriet bestod i en telefonisk henvendelse af 30. juli 1992 (jvf. sagens akter. I Arbejdstilsynets udtalelse af 15. december 1997 fremgår det fejlagtigt, at kontakten fandt sted den 30. september 1992). Den pågældende medarbejder i Finansministeriet var af den opfattelse, at der var pligt til at opkræve betaling for udlevering af fotokopier over et vist antal, og at en undladelse heraf kunne medføre påtale fra Rigsrevisionen.

Kontakten til Justitsministeriet bestod i en telefonisk henvendelse af 29. september 1992. Den pågældende medarbejder i Justitsministeriet var af den opfattelse, at en myndighed måtte kunne gøre udlevering af kopier af akter i en sag, der var bevilget aktindsigt i, betinget af, at beløbet var indbetalt.

Efter At-cirkulæreskrivelsens udsendelse i april 1993 sendte Arbejdstilsynet skrivelsen til Justitsministeriets Lovafdeling til orientering.

 

Udtalelsen fra Finansministeriet

Finansministeriet oplyser, at Arbejdstilsynet ved telefonisk henvendelse af 30. juli 1992 til Finansministeriet forespurgte, om en institution kan ’beholde’ betaling for fotokopiering i henhold til offentlighedsloven.

Finansministeriet oplyste, at man besvarede dette spørgsmål ud fra et bevillingsretligt synspunkt og fremkom i den forbindelse med en fortolkning af relevante afsnit i Budgetvejledning 1992. Ministeriets holdning var, at institutionen skal oppebære beløbet, men at institutionen ikke har fri rådighed over dette.

Herudover oplyser Finansministeriet, at man ikke har modtaget henvendelse vedrørende den nævnte cirkulæreskrivelse, hverken for så vidt angår spørgsmålet om forudbetaling eller skrivelsen i sin helhed.

Udtalelsen fra Justitsministeriet

...

 

Arbejdsministeriets udtalelse

Arbejdstilsynet foretog, som det fremgår af sagsakterne, høring af såvel Justits- som Finansministeriet forud for udarbejdelsen af At-cirkulæreskrivelse nr. 4 fra 1993 om opkrævning af betaling i aktindsigtssager. I Justitsministeriet oplyste den pågældende fuldmægtig telefonisk, at ... ’en myndighed måtte kunne afkræve betaling for udlevering af fotokopier forud for den fysiske udlevering, dvs. gøre udleveringen betinget af, at beløbet herfor var indbetalt, dog selvfølgelig forudsat, at myndigheden var berettiget til at opkræve beløbet’ (der henvises til telefonnotat af 29. september 1992, udarbejder af Arbejdstilsynet, som er vedlagt).

Efter udsendelsen af At-cirkulæreskrivelse nr. 4 fra 1993 fremsendte Arbejdstilsynet cirkulæreskrivelsen til Justitsministeriets Lovafdeling med bemærkning om, at ... ’såfremt Justitsministeriet måtte have bemærkninger i den anledning, hører direktoratet gerne herom’. (Der henvises ligeledes til sagsakterne). Arbejdstilsynet modtog ingen bemærkninger fra Justitsministeriet i den anledning.

Arbejdsministeriet finder på dette grundlag, at Arbejdstilsynet ved udarbejdelsen af At-cirkulæreskrivelse nr. 4 fra 1993 handlede korrekt, idet man dels foretog høring af de relevante parter, dels udformede skrivelsen i overensstemmelse med de telefoniske oplysninger, man havde modtaget fra hhv. Justits- og Finansministeriet, og endelig, efter udsendelsen, fremsendte skrivelsen til Justitsministeriet med anmodning om bemærkninger. Som nævnt ovenfor, modtog Arbejdstilsynet ingen bemærkninger fra Justitsministeriet på baggrund heraf og havde derfor ikke anledning til at betvivle, at cirkulæreskrivelsens formuleringer var i overensstemmelse med Justitsministeriets tolkning af offentlighedsloven.

Arbejdsministeriet konstaterer samtidigt, at Justitsministeriet i sin udtalelse af 10. september 1998 efter en fornyet tolkning af offentlighedsloven og dens forarbejder finder, at en myndighed i almindelighed ikke kan stille som betingelse for at udlevere fotokopier, at ansøgeren har forudbetalt det gebyr, der kan opkræves efter reglerne i betalingsbekendtgørelsen. Forudbetaling er efter Justitsministeriets opfattelse forbeholdt de situationer, hvor der er grund til at tro, at den pågældende ikke vil betale.

På grundlag af Justitsministeriets nye tolkning af offentlighedsloven, jvf. Justitsministeriets udtalelse af 10. september 1998, vil Arbejdsministeriet, såfremt ombudsmanden er enig i Justitsministeriets tolkning, tage skridt til at ændre Arbejdstilsynets cirkulæreskrivelse nr. 4 fra 1993, således at det af denne vil fremgå, at udlevering af fotokopier i forbindelse med aktindsigtsbegæringer ikke kan betinges af, at betaling sker forud for udlevering, og at forudbetaling alene kan kræves, hvis der er grund til at tro, at den pågældende ikke vil betale.

Forinden Arbejdsministeriet foretager sig videre i sagen, vil man afvente ombudsmandens afgørelse i sagen.”

 

Ombudsmandens udtalelse

”Reglerne om sagsbehandlingen i forbindelse med en aktindsigtsbegæring efter offentlighedsloven findes i lovens § 16 der har denne ordlyd:

§ 16. Vedkommende myndighed afgør snarest om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi.

Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

Stk. 3. Fremsættes der begæring om aktindsigt i sager som nævnt i § 2, stk. 2, 2 pkt., underretter myndigheden snarest den ansatte herom med angivelse af, hvem der har fremsat begæringen. Når der er truffet afgørelse om aktindsigt, underretter myndigheden den ansatte om, hvilke oplysninger i sagen der er udleveret.

Stk. 4. Justitsministeren fastsætter regler om betaling for afskrifter og kopier.’

Bestemmelsen i stk. 3 blev indført ved lov nr. 276 af 13. maj 1998. Det nugældende stk. 4 var således tidligere stk. 3. I medfør af denne bestemmelse har justitsministeren udstedt bekendtgørelse nr. 647 af 18. september 1986 om betaling for afskrifter og fotokopier der udleveres i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen. Bekendtgørelsen indeholder ikke regler om på hvilket tidspunkt den der ansøger om aktindsigt, skal betale det beløb som efter bekendtgørelsen kan opkræves for udlevering af fotokopier eller afskrifter. Spørgsmålet er derfor – som anført af Justitsministeriet i udtalelsen af 10. september 1998 – om en myndighed uden udtrykkelig hjemmel kan stille krav om forudbetaling som betingelse for udlevering af fotokopier.

I forarbejderne til bestemmelsen i offentlighedsloven § 16 og i de generelle bemærkninger til loven (Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 196 og 233) er bl.a. anført følgende:

’... en hurtig behandling og afgørelse af sager om aktindsigt er en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sine intentioner om, at pressen og andre nyhedsformidlende institutioner skal have mulighed for ved anvendelse af loven løbende at orientere befolkningen om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning.

...

Efter bestemmelsen i stk. 1, skal sager om aktindsigt afgøres ’snarest’. Denne ændring i forhold til formuleringen af den tilsvarende bestemmelse i den gældende offentlighedslovs § 8, stk. 2, tilsigter at fremhæve, at sager om aktindsigt skal behandles med særlig hurtighed.

...

Bestemmelsen i stk. 2 , der er ny, er begrundet i et ønske om at sikre, at behandlingstiden for begæringer om aktindsigt ikke uden rimelig anledning trækker ud. Der er ikke indsat en absolut frist for sagsbehandlingens varighed i aktindsigtssager, men bestemmelsen om, at den begærende skal have en begrundet underretning i tilfælde, hvor aktindsigt ikke kan imødekommes inden for 10 dage, samt oplysning om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge, må i sig selv forventes at bidrage til, at behandlingstiden ikke unødigt trækker ud.’

Det er således forudsat i bestemmelsen i offentlighedslovens § 16 at sager om aktindsigt skal behandles med særlig hurtighed. Pressens særlige rolle er fremhævet i denne forbindelse.

I betænkning nr. 857/1978 om offentlighedslovens revision der ligger til grund for den gældende offentlighedslov, er der (s. 161) anført følgende:

’Udvalget har overvejet, om der måtte være behov for i videre omfang at regulere spørgsmålet om, fra hvilket tidspunkt dokumenter bliver undergivet offentlighedsadgangen. Hvad angår dokumenter, der indsendes til eller på anden måde afgives til en offentlig myndighed, må det i mangel af en udtrykkelig regulering anses for givet, at retten til aktindsigt principielt kan gøres gældende, så snart dokumentet er modtaget af vedkommende myndighed. Med hjemmel i lovens § 8, stk. 2, (udkastets § 13) vil der dog kunne træffes bestemmelse om at udskyde tidspunktet for aktindsigt, såfremt dette er påkrævet af hensyn til sagens ekspedition. Adgangen til at blive gjort bekendt med indkomne dokumenter må efter udvalgets opfattelse anses for tilfredsstillende fastlagt efter den gældende retstilstand, og en nærmere præcisering af denne ved udtrykkelige regler skønnes overflødig.’

I samme betænkning, s. 317f, i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven, pkt. 49, og i den kommenterede offentlighedslov af John Vogter, 3. udgave (1998), s. 281f, er det uddybet hvilke grunde som kan føre til at udsætte afgørelsen af og gennemførelsen af aktindsigt. Det kan bl.a. være at sagsakterne er til høring hos en anden myndighed eller af anden grund ikke er i myndighedens besiddelse, at der opstår tvivl om fortolkningsspørgsmål, eller hvis den pågældende sag er under ekspedition og af hastende karakter, og ekspeditionen ikke uden særlige vanskeligheder vil kunne afbrydes. Der er således tale om situationer hvor der foreligger praktiske forhindringer for gennemførelsen af aktindsigten.

Direktoratet for Arbejdstilsynets begrundelse for at kræve forudbetaling og dermed udsætte gennemførelsen af aktindsigten - sådan som det bl.a. er beskrevet i direktoratets udtalelse til Arbejdsministeriet i sagen af 18. august 1997 - er at sikre at der sker betaling, således at det undgås efterfølgende at skulle føre inkassosager. De økonomiske omkostninger og ressourceanvendelsen ved sådanne inkassosager vil ifølge direktoratet stå i misforhold til det beløb der søges inddrevet.

Efter min opfattelse er dette hensyn ikke tilstrækkelig tungtvejende til at begrunde en fravigelse af offentlighedslovens intention om at sager om aktindsigt behandles med særlig hurtighed. Jeg har herved bl.a. lagt vægt på at udsættelsen af aktindsigtens gennemførelse i denne situation ikke beror på praktiske forhindringer. Det er alene hensynet til myndighedens egen økonomi og ressourceanvendelse der betinger at aktindsigtens gennemførelse udsættes.

Direktoratet for Arbejdstilsynet og Arbejdsministeriet har henholdsvis i udtalelse af 18. august 1997 og i brev til Dem af 8. september 1997 anført at De som hovedregel - hvis De har behov for straks af få adgang til dokumenterne i en sag - kan få adgang til at gennemse dokumenterne i sagen ved at møde personligt frem i direktoratet. Jeg finder ikke at muligheden for at gennemse dokumenterne hos myndigheden kan ændre ved det ovenfor anførte, bl.a. fordi de som bor langt fra myndigheden, ikke umiddelbart kan benytte sig af denne mulighed.

Sammenfattende er jeg således enig med Justitsministeriet i at en myndighed i almindelighed ikke kan stille som betingelse for at udlevere fotokopier at den der ansøger om aktindsigt, har forudbetalt det gebyr der kan opkræves efter reglerne i betalingsbekendtgørelsen. Jeg finder således at det var uberettiget at Direktoratet for Arbejdstilsynet krævede forudbetaling i forbindelse med Deres aktindsigtsbegæring. Jeg har gjort Arbejdsministeriet bekendt med min opfattelse.

Jeg har ikke fundet grundlag for at fremsætte min opfattelse som en kritik af Direktoratet for Arbejdstilsynet og Arbejdsministeriet. Jeg har herved lagt vægt på at direktoratet, forinden man udsendte cirkulæreskrivelsen hvori kravet om forudbetaling er indeholdt, hos relevante myndigheder undersøgte spørgsmålet om hvorvidt man kunne gennemføre en ordning med forudbetaling.

Under hensyn til at Arbejdsministeriet i sin udtalelse til mig har oplyst at man - hvis jeg er enig med Justitsministeriet - vil tage skridt til at ændre cirkulæreskrivelsen hvori kravet om forudbetaling er indeholdt, foretager jeg mig herefter ikke mere i anledning af Deres henvendelse.”