Opfølgning / Opfølgning til
Resume

Resumé

En journalist klagede over at Undervisningsministeriet ikke havde givet fuld aktindsigt i ministeriets sag om nedsættelse af Højskoleudvalget.

Med henvisning til at offentlighedslovens regler om aktindsigt ikke finder anvendelse på sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste, kunne ombudsmanden ikke kritisere at Undervisningsministeriet ikke gav journalisten fuld aktindsigt.

Ombudsmanden mente at oplysninger om hvem ministeriet kontaktede som mulige medlemmer af Højskoleudvalget, og hvad de svarede ministeriet, var oplysninger der skulle tages notat om efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 6. Men da disse oplysninger allerede fremgik af sagens øvrige dokumenter, var der ikke pligt til at tage notat. (J.nr. 1998-2104-701).

Oversigt (indholdsfortegnelse)
Den fulde tekst

Aktindsigt i sag om nedsættelse af Højskoleudvalget. Notatpligt

 

Det fremgik af sagens akter at journalist A den 15. juni 1998 søgte Undervisningsministeriet om aktindsigt i “hele forløbet omkring nedsættelsen af det nye højskoleudvalg”.

Den 23. juni 1998 meddelte ministeriet A aktindsigt i dele af sagen og skrev i den forbindelse bl.a. følgende:

“Undervisningsministeriet imødekommer hermed din anmodning af 15. juni 1998 om aktindsigt i sagen om Højskoleudvalget. Der vedlægges en oversigt over de journaliserede dokumenter i sagen og kopier af sagens akter. Efter § 7 i lov om offentlighed i forvaltningen har vi undtaget ministeriets interne arbejdspapirer.”

Efter at have modtaget sagsakterne henvendte A sig den 24. juni 1998 telefonisk til ministeriet og gav udtryk for at den givne aktindsigt var ufuldstændig. Han anførte bl.a. at der manglede oplysninger om ministeriets kontakt til flere af udvalgets medlemmer og om kontakt til personer der havde afslået tilbud om medlemskab. Ministeriet svarede således i brev af 10. juli 1998:

“...

Den 24. juni 1998 har du telefonisk på ny henvendt dig til ministeriet, idet du giver udtryk for, at den givne aktindsigt er ufuldstændig, og at der mangler oplysninger om ministeriets kontakt til flere af udvalgets medlemmer samt om kontakt til eventuelle personer, der måtte have afslået et tilbud om medlemskab. Endvidere har du oplyst, at den tidligere minister har udtalt til dig, at han før regeringsskiftet havde haft et møde med et andet formandsemne.

Vi skal oplyse, at der ikke findes akter i sagen, som kan belyse ovenstående.

Undervisningsministeren har bedt Folkeoplysningsafdelingen meddele dig, at årsagen til, at det tog så lang tid at nedsætte udvalget, navnlig er, at hun har brugt nogen tid på at tænke sig grundigt om for at få sammensat udvalget bedst muligt.

 

Du har telefonisk givet udtryk for, at ministeren skulle have pligt til at gøre notater om sine sonderinger. Notatpligten i § 6, stk. 1, i lov om offentlighed i forvaltningen er beskrevet således:

’I sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.’

Undervisningsministeriet gør opmærksom på, at der ikke er pligt til at gøre notater til sagen om sonderinger, der gik ud på at foreslå medlemskab af udvalget over for personer, hvorom det klart fremgår af sagens dokumenter, at de pågældende har svaret bekræftende på en forespørgsel om, hvorvidt de ønskede at deltage. Dette fremgår af offentlighedslovens § 6, stk. 1, 2. punktum, og det har betydning i forhold til dine forespørgsler vedrørende Ole Vig Jensen, Hanne-Vibeke Holst og Bendt Thuesen, der alle er udpeget som medlemmer af udvalget. Det fremgår af de breve, hvoraf du har modtaget kopi, at de pågældende har taget mod tilbudet om medlemskab.

Desuden er der ikke pligt til at gøre notater om de interne overvejelser, som bl.a. førte til, at ministeren bad den tidligere undervisningsminister om at være formand for udvalget.

...”

 

Den 14. juli 1998 klagede A til mig. Han skrev bl.a. følgende:

“I det materiale, som jeg har søgt og mod betaling fået aktindsigt i hos ministeriet, mangler bl.a. væsentlige oplysninger om, hvornår og hvordan de - i ministeriets svar til mig - tre navngivne personer blev kontaktet, og hvordan de svarede tilbage. De oplysninger er til stede for udvalgets øvrige otte medlemmer, bl.a. et notat i sagsmappen fra en embedsmand om hvordan to af dem blev kontaktet telefonisk og hvornår, samt hvad og hvordan de svarede. Det samme bør gælde for samtlige udvalgets medlemmer.

Da det bl.a. er udvalgets formand, der ydermere er tidligere undervisningsminister og oprindelig idémand til udvalget, som der mangler oplysninger på, er det af væsentlig offentlig interesse. Udvalgets nedsættelse trak temmelig meget ud, hvilket antyder problemer, problemer som vil være af væsentlig interesse for offentligheden at få kendskab til.

Det har også stor interesse, hvem der iøvrigt er blevet kontaktet til udvalget, men som har takket nej, og af hvilke årsager. Det gælder helt tilbage fra Folketingets højskoledebat i januar i år, altså også før ministerskiftet, hvor ideen blev søsat og jagten på medlemmer til udvalget blev indledt.”

 

I anledning af A’s klage indhentede jeg en udtalelse fra Undervisningsministeriet. Af udtalelsen af 11. december 1998 fremgik bl.a. følgende:

“I undervisningsministerens redegørelse til Folketinget om folkehøjskolerne, fra december 1997, blev det foreslået at nedsætte et udvalg sammensat af personer dels med, dels uden tilknytning til højskoleverdenen. Udvalget blev nedsat af regeringen i forlængelse af redegørelsen og debatten i Folketinget i januar 1998. Ifølge kommissoriet skal udvalget undersøge folkehøjskolernes vilkår og fremtidige placering i uddannelsessystemet. Dette skal senest den 1. maj 1999 munde ud i en rapport med bl.a. en vurdering af betingelserne for statens godkendelse af folkehøjskoler, betingelserne for og beregning af statstilskud og elevernes muligheder for at finansiere lange højskoleophold.

I brev af 10. juli 1998 til (A) oplyser ministeriet, at baggrunden for, at der gik lang tid med nedsættelsen af udvalget, er, at undervisningsministeren havde brugt nogen tid på at tænke sig om for at få sammensat udvalget bedst muligt. Hertil kan ministeriet blot tilføje, at ministeren tilkendegav, at hun, som ny minister inden for området, tog sig den tid, som hun havde brug for til at sætte arbejdet i gang på den bedst tænkelige måde. Udvalgets medlemmer blev beskikket i ministerens brev af 11. juni 1998. Ministeriets Folkeoplysningsafdeling indkaldte i brev af 19. juni 1998 udvalget til det første møde mandag den 29. juni 1998.

For så vidt angår spørgsmålet om fuld aktindsigt i nedsættelsen af højskoleudvalget kan ministeriet oplyse, at der efterfølgende beklageligvis er dukket yderligere materiale op, som i juni 1998 ikke befandt sig på sagen. Det har vist sig, at der den 5. marts 1998 var sendt et brev indeholdende materiale om de frie kostskoler til Ole Vig Jensens formandskandidat, og at der i april-maj 1998 havde været en korrespondance mellem Frank Dahlgaard, MF, og den nye undervisningsminister.

Der er ingen tvivl om, at sidstnævnte korrespondance burde have været udleveret. Det er derfor efterfølgende sket med brev af 7. december 1998. Med hensyn til brevet af 5. marts 1998 finder ministeriet, at der ikke bør gives aktindsigt i dette brev af hensyn til den pågældende, der ved udvalgets nedsættelse blev forbigået. Der henvises til § 13, stk. 1, nr. 6, i lov om offentlighed i forvaltningen. Det bemærkes, at brevet er et fremsendelsesbrev, som ikke indeholder andre oplysninger end adressatens identitet.

 

Efter ministeriets opfattelse er retten til aktindsigt ikke tilsidesat. Udpegning af udvalgsmedlemmer har en særlig karakter, som må føre til, at retten til aktindsigt kan begrænses, fordi det efter sagens særlige karakter er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6.

Ministeriet begrunder dette ud fra de alvorlige skadevirkninger en imødekommelse af anmodninger om aktindsigt i oplysninger af den nævnte type ville få for det offentliges beslutningsproces omkring nedsættelse af udvalg, og de gener, der vil kunne opstå for enkeltpersoner.

Efter ministeriets opfattelse vil det, såfremt sådanne oplysninger ved aktindsigt kan komme ud til en videre kreds, i meget høj grad besværliggøre nedsættelsen af udvalg. Det vil kunne føre til, at kun de sonderinger, som ønskes offentlig kendt uanset udfaldet, vil blive foretaget, og fordi personer, der bliver udspurgt - ofte af den pågældende minister - som forslag til medlemmer, vil være tilbageholdende med at svare. Personer, der bliver tilbudt medlemskab, må endvidere tage i betragtning, at det kunne blive offentlig kendt, om andre havde fået samme tilbud og afslået det. Endvidere vil en række personer blive bekendt med, om de var bragt i forslag, i givet fald uden at dette førte til et tilbud om medlemskab.

Det bemærkes endeligt, at sagen om udpegning af medlemmerne eller enkelte af disse kan have karakter af en ansættelsesssag, der ifølge lovens § 2, stk. 1, 2 pkt., ikke er omfattet af aktindsigtsreglerne. For så vidt dette ikke er tilfældet, vil blandt andet de betragtninger, der ligger bag reglen i lovens § 2, stk. 1, 2 pkt., efter ministeriets opfattelse tale med afgørende vægt for alligevel at undtage oplysningerne fra aktindsigt i medfør af lovens § 13, stk. 1, nr. 6.

Med hensyn til beskikkelsen af udvalgets medlemmer fremgår det af den meddelte aktindsigt, at de udpegede havde indvilget i at deltage i udvalgsarbejdet. Efter ministeriets opfattelse er notatpligten i forvaltningslovens § 6, stk. 1, 2. pkt., med hensyn til disse personer således ikke tilsidesat, idet ministeriet hverken er forpligtet til at gøre notat om egne interne drøftelser, standpunkter og argumenter eller om vurderinger, der gik ud på at foreslå medlemskab af udvalget over for personer, hvorom det klart fremgår af sagens dokumenter, at de pågældende har svaret bekræftende på en forespørgsel om, hvorvidt de ønskede at deltage i højskoleudvalget. Ministeriet har ikke fundet anledning til at tage stilling til, om – og i givet fald fra hvilket tidspunkt – sagen overhovedet er omfattet af reglen i offentlighedslovens § 6, som alene omfatter afgørelsessager. Det bemærkes, at ministeriet er opmærksom på, at der også i andre sager end afgørelsessager er en vis notatpligt efter almindelig god forvaltningsskik.

...”

 

Jeg sendte udtalelsen til A med henblik på bemærkninger. Han fremsatte følgende bemærkninger i brev af 5. januar 1999:

“...

Trods ministeriets lange brev og mange ord fastholder jeg både min klage og mit ønske om at få at vide, hvordan og hvornår de tre navngivne medlemmer blev udvalgt. Samt at få at vide, hvilke øvrige personer, som ministeriet har været i kontakt med, eller som er blevet bragt i forslag, siden ideen om udvalget blev født, og hvad disse mennesker har svaret.

Ministeriets brev er ikke overraskende, for det er jo hverken første eller sidste gang, at embedsmænd her i landet mener, at offentlighedens ret til at vide, hvad der foregår i centraladministrationen, er noget, som den dags fødselar har skabt.

Det vil både have ’alvorlige skadevirkninger’ og ’besværliggøre nedsættelsen af udvalg’, påstår ministeriet. Jamen, demokrati er jo besværligt, det er ikke nogen hemmelighed for nogen. Men demokrati fordrer åbenhed.

At sammenligne nedsættelsen af et udvalg med stillingsbesættelser, som ministeriet også tillader sig, virker vildt overdrevet. Til gengæld finder jeg det interessant, at ministeriet erkender, at man har rod i sagsmappen for Højskoleudvalget. Så interessant, at det har skærpet min nysgerrighed i sagen betydeligt.

At selve idémanden til udvalget, fhv. undervisningsminister Ole Vig Jensen, pludselig bliver formand, er da heller ikke uinteressant. Specielt ikke, når han selv havde udset sig en anden til posten. Hvem mon det er, hvorfor kunne denne person pludselig ikke bruges?

Alt i alt er der mange for offentligheden påtrængende spørgsmål i denne sag om højskolerne, som kun kan besvares, hvis Undervisningsministeriet tvinges til at fortælle, hvordan Højskoleudvalget blev nedsat.

Det er ofte netop i selve nedsættelsesprocessen af et udvalg, at de afgørende slag slås.

Personsammensætningen er ekstremt afgørende for udfaldet af et udvalgs arbejde, hvilket ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen nævnte og eksemplificerede i et foredrag under et efteruddannelseskursus, som jeg var på for et års tid siden.”

 

Ombudsmandens udtalelse

1. Er sagen en sag om ’ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste’?

Undervisningsministeriet har anført at sagen kan være en sag om ’ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste’, jf. offentlighedslovens § 2, stk. 2, 1. punktum, og at den derfor som sådan er undtaget fra aktindsigt. Offentlighedslovens § 2, stk. 2, 1. punktum har følgende ordlyd:

’Bortset fra bestemmelsen i § 6 gælder loven endvidere ikke for sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste.’

Det fremgår af sagen at udvalget er nedsat på baggrund af undervisningsministerens redegørelse af 12. december 1997 til Folketinget om folkehøjskolerne og Folketingets forhandling den 16. januar 1998 om redegørelsen. Medlemmerne til udvalget udpeges af ministeren, Foreningen for Folkehøjskoler, Foreningen af Frie Ungdoms- og Efterskoler og Foreningen af Husholdnings- og Håndarbejdsskoler. Af kommissoriet for udvalget dateret den 27. april 1998 fremgår følgende om udvalget og dets opgaver:

’...

På baggrund af undervisningsministerens redegørelse af 12. december 1997 til Folketinget om folkehøjskolerne og Folketingets forhandling den 16. januar 1998 om redegørelsen nedsætter regeringen et udvalg, der får til opgave at drøfte folkehøjskolernes vilkår for at drive folkehøjskolevirksomhed med henblik på skoleformens fremtidige samfundsmæssige og uddannelsesmæssige placering set i lyset af den gældende lovs formålsbestemmelse.

Det er herunder udvalgets opgave at vurdere betingelserne for statens godkendelse af folkehøjskoler, betingelserne for og beregningen af statstilskud, elevernes mulighed for at finansiere deltagelse i et langt kursus og at vurdere de seneste års forsøgs- og udviklingsarbejder.

Udvalget anmodes om at stille forslag til enklere regler i lovgivningen om folkehøjskoler, og der kan i den forbindelse nedsættes et underudvalg til at se på de mere tekniske sider heraf. Forslagene bør udarbejdes ud fra, at detailstyring skal undgås, samtidigt med at det skal sikres, at skolerne opfylder lovgivningens overordnede formål.

...’

 

Det er ikke nærmere defineret i offentlighedslovens § 2, stk. 2, eller i forarbejderne hertil (eller til den tilsvarende § 6, stk. 1, i den tidligere offentlighedslov) hvad der forstås ved begrebet ’ansættelse’.

En almindelige sproglig fortolkning af ordet fører efter min opfattelse nærmest til en formodning om at en situation som den foreliggende hvor nogle personer udpeges som medlemmer af et udvalg, ikke har karakter af en ’ansættelse’; en ’ansættelse’ indebærer typisk at der etableres et over- og underordnelsesforhold mellem en ansat og dennes arbejdsgiver, ligesom en ’ansættelse’ mest almindeligt finder sted efter ansøgning. Der er imidlertid ikke i loven eller forarbejderne holdepunkter for at antage at det har været hensigten at afgrænse bestemmelsens anvendelsesområde så snævert som til sådanne typiske ansættelsessager.

Den sproglige fortolkning af begrebet må foretages i lyset af bestemmelsens formål. Af betænkning nr. 857/1978 om offentlighedslovens revision, s. 107f, fremgår følgende herom:

’...

Som anført i indledningen har udvalget ligeledes nedsat en arbejdsgruppe vedrørende spørgsmålet om, hvorvidt ansættelses- og forfremmelsessager helt eller delvist bør være omfattet af loven. Arbejdsgruppens rapport er i sin helhed optrykt nedenfor side 379 ff.

Arbejdsgruppen har overvejet både spørgsmålet om, hvorvidt offentligheden helt eller delvis bør have adgang til aktindsigt i personalesager (jfr. den gældende lovs § 6, stk. 1), og spørgsmålet om, hvorvidt den særlige adgang hertil for en part i en ansættelses- eller forfremmelsessag efter lovens § 10, stk. 2, bør udvides.

I førstnævnte henseende er det arbejdsgruppens opfattelse, at der ikke i forbindelse med lovrevisionen bør indføres fuld offentlighed i ansættelses- og forfremmelsessager, idet dette ville give anledning til væsentlige betænkeligheder både af hensyn til offentlige interesser, navnlig ønsket om i videst muligt omfang at tiltrække kvalificerede ansøgere, og private interesser, navnlig behovet for at beskytte ansøgere mod offentliggørelse af deres private forhold.

...

Udvalget kan tiltræde arbejdsgruppens opfattelse af, at det ikke vil være forsvarligt generelt at lade sager om ansættelse og forfremmelse i det offentliges tjeneste blive undergivet den almindelige adgang til aktindsigt efter offentlighedslovens kapitel 1 og skal herved henvise til de af arbejdsgruppen anførte grunde.

...’

 

Baggrunden for bestemmelsen har således bl.a. været det offentliges interesse i at sikre at ingen afholder sig fra at søge en stilling på grund af muligheden for at oplysninger herom bliver undergivet offentlighed, og samtidig kandidatens egen interesse i ikke at få offentliggjort dels selve det faktum at han eller hun har søgt den pågældende stilling (og ikke opnået ansættelse), dels de oplysninger af mere privat karakter der måtte fremkomme i forbindelse med ansøgningen.

Bemærkningerne i betænkningen tager udgangspunkt i den typiske situation: ansættelse på grundlag af ansøgning.

I en sag der er trykt i Folketingets Ombudsmands beretning for året 1998, s. 167, fandt jeg imidlertid at hensyn af den samme karakter i tilsvarende grad gjorde sig gældende hvor det drejede sig om udpegningen af medlemmer til undersøgelseskommissionen vedrørende den færøske banksag.

Jeg fandt at kandidaterne til at blive medlem af undersøgelseskommissionen havde samme berettigede interesse i beskyttelse af oplysningen om at de havde været inde i billedet som emner til udpegelse (men var blevet vraget igen), og samme berettigede interesse i fortrolighed vedrørende de oplysninger der var blevet indhentet om dem af myndigheden fra forskellig side i forbindelse med overvejelserne om udpegning (uanset om de pågældende efterfølgende blev udpeget eller ej). Hertil kom andre myndigheders mulighed for frit at kunne afgive udtalelser mv. til brug for vurderingen af de pågældende kandidaters egnethed.

Ud fra en formålsbetragtning konkluderede jeg derfor at udpegningen af medlemmerne til undersøgelseskommissionen var omfattet af begrebet ’ansættelse’ i offentlighedslovens § 2, stk. 2, 1. punktum.

Jeg finder at disse synspunkter kan overføres til en situation som den foreliggende. Der foreligger også i denne situation de samme beskyttelsesbehov - for kandidaterne og for det offentlige - som i forbindelse med en egentlig ansættelsessag. Det er derfor min opfattelse at udpegningen af medlemmerne til Højskoleudvalget ud fra en formålsbetragtning er omfattet af begrebet ansættelse i offentlighedslovens § 2, stk. 2, 1. pkt.

Midlertidige udvalg som f.eks. lovforberedende udvalg anses for at være en del af den offentlige forvaltning, jf. bl.a. John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave, 1998, side 49. Der etableres derfor ved udpegningen af medlemmer til Højskoleudvalget et ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste.

Det er på den baggrund min opfattelse at sagen om nedsættelse af Højskoleudvalget er en sag om ’ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste’, jf. offentlighedslovens § 2, stk. 2, 1. punktum, og at sagen som sådan derfor er undtaget fra aktindsigt.

Jeg har derfor ikke grundlag for at kritisere at Undervisningsministeriet ikke gav Dem aktindsigt i videre omfang end sket med Undervisningsministeriets breve til Dem af 23. juni 1998 og 7. december 1998.

 

2. Meroffentlighed/tavshedspligt

Da sagen som sådan er undtaget fra aktindsigt, kan aktindsigt kun meddeles i medfør af meroffentlighedsprincippet, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1, 2. pkt.

Efter denne bestemmelse kan en forvaltningsmyndighed give aktindsigt i videre omfang end den er forpligtet til efter offentlighedsloven, dog begrænset af reglerne om tavshedspligt.

Jeg finder ikke anledning til at tage stilling til i hvilket omfang oplysningerne i sagen er omfattet af reglerne om tavshedspligt, og hermed i hvilket omfang Undervisningsministeriet har været berettiget til at videregive de oplysninger til Dem som De allerede har fået.

 

3. Notatpligt

De har anført at ministeriet burde have gjort notater om hvorledes tre navngivne medlemmer af udvalget blev kontaktet, og hvad de svarede. Herudover mener De at der burde have været gjort notater om eventuel kontakt til personer som blev tilbudt at være medlem af udvalget, men som afslog.

Spørgsmålet om notatpligt får - på grund af det der er konkluderet ovenfor - kun begrænset betydning for Deres aktindsigtsanmodning. Jeg finder dog alligevel anledning til at tage stilling til spørgsmålet da det kan få betydning for aktindsigtsanmodninger fra dem som er parter i sagen, jf. forvaltningslovens § 10, stk. 2.

Bestemmelsen om notatpligt findes i offentlighedslovens § 6, stk. 1, der har følgende ordlyd:

’I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.’

Det er således en forudsætning for anvendelse af bestemmelsen 1) at der er tale om en afgørelsessag, 2) at der er tale om oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder der er af betydning for sagens afgørelse, og 3) at oplysningerne ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

 

Ad 1

Ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste betragtes som afgørelsessager i forvaltningslovens og offentlighedslovens forstand, jf. herved Hans Gammeltoft-Hansen mfl., Forvaltningsret, 1994, s. 40, og John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer (1992), s. 48-49. Dette følger også forudsætningsvis af bestemmelsen i offentlighedslovens § 2, stk.2, 1. pkt. Sagen er således omfattet af reglen i offentlighedslovens § 6.

 

Ad 2

Oplysninger om hvem der er blevet kontaktet som mulige medlemmer af udvalget, og hvad de har svaret, er efter min opfattelse utvivlsomt oplysninger der må karakteriseres som ’oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse’. Dette gælder både kontakt til personer som har accepteret medlemskab af udvalget, og personer der har afslået.

Jeg er derimod enig med ministeriet i at noget andet kan gøre sig gældende for så vidt angår ministeriets overvejelser om hvorvidt bestemte personer skulle kontaktes som mulige medlemmer af udvalget eller ej.

 

Ad 3

Ministeriet har anført at ministeriet ikke har haft pligt til at gøre notater om kontakt til de personer som accepterede at blive medlemmer af udvalget, idet oplysningerne herom i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

På det tidspunkt hvor kontakten til personerne der accepterede at blive medlem af udvalget fandt sted, fremgik oplysningerne ikke i øvrigt af sagens dokumenter. På det tidspunkt bestod der for så vidt en notatpligt. I denne situation hvor oplysningen umiddelbart efter kommer til at fremgå af sagen, bl.a. ved at der fremsendes ’udnævnelsesbreve’ til de pågældende personer, er jeg enig med ministeriet i at der ikke er notatpligt om oplysningerne efter offentlighedslovens § 6.

For så vidt angår eventuel kontakt til personer som afslog at blive medlem af udvalget, finder jeg imidlertid at der må være notatpligt efter offentlighedslovens § 6. Da jeg forstår på ministeriet at der ikke har været foretaget sådanne kontakter, har jeg imidlertid ikke grundlag for at kritisere ministeriet.

 

Sammenfattende er det således min opfattelse at sagen er omfattet af offentlighedslovens § 6 om notatpligt, at oplysninger om hvem der blev kontaktet som mulige medlemmer af udvalget, og hvad de svarede, er oplysninger der skal gøres notat om i medfør af bestemmelsen, men at sådanne oplysninger i sagen allerede fremgår af sagens øvrige dokumenter og der derfor alligevel ikke var pligt til at gøre notat om oplysningerne.

Jeg foretager mig herefter ikke mere i anledning af Deres henvendelse.”

NOTER: (*1) FOB 1998, s. 167.