Opfølgning / Opfølgning til
Resume

Resumé

En akademiingeniør klagede over forskellige forhold i forbindelse med Banestyrelsens beslutning om at afskedige ham.

I forbindelse med afskedigelsen havde Banestyrelsen udarbejdet to notater der indeholdt en vurdering af klagerens kvalifikationer. Ombudsmanden mente at notaterne indeholdt oplysninger om de faktiske omstændigheder der lå til grund for styrelsens vurdering. Ombudsmanden udtalte at oplysningerne var omfattet af forvaltningslovens partshøringpligt, og kritiserede at Banestyrelsen ikke havde partshørt over oplysningerne inden afgørelsen blev truffet.

Det fremgik endvidere af et af notaterne at unavngivne kolleger og entreprenører havde klaget over ingeniøren. Ombudsmanden mente det var beklageligt hvis anonyme klager var indgået i Banestyrelsens grundlag for afskedigelse. Såfremt klagerne var navngivne, burde Banestyrelsen have noteret navnene på de pågældende på sagen i medfør af notatpligten og overvejet at partshøre ingeniøren om klagerne.

Ombudsmanden bemærkede endvidere at det havde været rettest om Banestyrelsen i begrundelsen for afskedigelsen havde kommenteret ingeniørens bemærkninger om at han aldrig havde modtaget kritik i løbet af sin ansættelse.

Endelig tilsluttede ombudsmanden sig Trafikministeriets kritik af Banestyrelsens afslag på aktindsigt. Ombudsmanden tilføjede at de to ovennævnte notater indeholdt oplysninger som burde have været udleveret til A i medfør af forvaltningslovens § 12, stk. 2 – medmindre de på andet grundlag kunne undtages fra aktindsigt - uanset notaternes interne karakter. (J.nr. 1998-0563-813).

Oversigt (indholdsfortegnelse)
Den fulde tekst

Afskedigelse. Partshøring. Aktindsigt og mulig anvendelse af anonyme oplysninger i Banestyrelsen

 

A klagede den 26. februar 1998 til mig over Trafikministeriets afgørelse af 10. februar 1998. I afgørelsen stadfæstede Trafikministeriet Banestyrelsens afgørelse af 29. juli 1997 om at afskedige A fra hans stilling i styrelsen.

Det fremgik af sagens akter at A - i forbindelse med omstrukturering af arbejdsopgaverne i Banestyrelsen - den 1. oktober 1996 blev overført til Banestyrelsens Jobbørs.

Den 3. juli 1997 skrev Banestyrelsen, rådgivning, følgende i et notat til Banestyrelsen, personalekontoret:

”Akademiingeniør (A)

(A) har været medarbejder i (V) med tilknytning til tilsyn og entreprenørledelse.

Som led i konkurrenceforbedringsprojektet blev der foretaget en omstrukturering af arbejdsopgaverne, hvilket betød en reduktion af medarbejderstaben.

(A)’s kvalifikationer er meget svagere end de øvrige medarbejdere, idet han er mere specialiseret, hvilket gør det vanskeligt for ham at udfylde de nye jobprofiler (fagligt meget tynd), og han har ikke kunnet tilegne sig anvendelse af ny teknologi. (A) ønsker kun at arbejde med overtilsyn, men magter ikke at gennemføre et troværdigt bygherretilsynsforhold.

(A) har endvidere vanskeligt ved at gennemføre sit arbejde tillidsvækkende for kolleger, leder og entreprenører, - bl.a. har en entreprenør til sidst krævet, at alle aftaler truffet med (A) skulle være skriftlige for at være gældende.

Rådgivning vurderede, at der i Rådgivning ikke var ledige opgaver, som passede til (A)’s kvalifikationer, hvorfor han den 01. oktober blev overført til Jobbørsen.”

 

Banestyrelsens personalekontor skrev herefter til A den 9. juli 1997 at styrelsen agtede at opsige ham med overenskomstmæssigt varsel. Banestyrelsen bad om A’s bemærkninger til følgende om baggrunden for den påtænkte opsigelse:

“...

Ifølge jobbørsens oplysninger blev du overført fra Rådgivning til jobbørsen med virkning fra den 01.11.1996. Den overordnede baggrund for overførslen var Banes behov for økonomiske tilpasninger, hvilket bl.a. måtte gennemføres ved reduktion af medarbejderstyrken.

Du var i Rådgivning, (V), tilknyttet tilsyn og entreprenørledelse.

Begrundelsen for din overførsel til jobbørsen var, at der i (V) blev foretaget omstrukturering af arbejdsopgaverne, med en deraf følgende reduktion af medarbejderstaben.

Ved en sammenligning med de øvrige medarbejdere, var det ledelsens skøn i forhold til de fremtidige arbejdsopgaver, at dine kvalifikationer var svagere, idet du var mere specialiseret, havde vanskeligere ved at tilegne dig ny teknologi, og derfor havde vanskeligere ved at udfylde nye jobprofiler.

Det har endvidere efter ledelsens vurdering været vanskeligere for dig at gennemføre arbejdsopgaver tillidsvækkende i forhold til kolleger, leder og entreprenører.

Der var efter Rådgivnings opfattelse ikke mulighed for at tilbyde dig anden beskæftigelse.

Det skal tilføjes, at der er tale om en relativ vurdering, nødvendiggjort af de aktuelle besparelseskrav.

 

Efter overførslen til jobbørsen har du deltaget/er du tilbudt deltagelse i følgende aktiviteter:

Jobbørssamtale den 27.11.1996 og den 23.03.1997.

4 Ugers EDB-kursus.

HE-kursus. MS-office 95 (24.02.-21.03.1997). Sproglig gennemslagskraft (28.-30.04.1997). Projektledelse 2, (08.-11.04.1997), Feasibility Studies (09.-11.04.1997).

Babek sprogtræningskursus - dansk strategi F1, 45 lektioner. Start 07.05.97. DiEU-projektledelse 2, 10.-13.06.1997. DSB Uddannelse: Jobsøgningskursus (20.-23.05.1997).

Som nævnt indledningsvis, har det på trods af jobbørsens aktiviteter for at hjælpe dig, ikke været muligt at finde ny beskæftigelse til dig, og der er heller ikke udsigt til at det kan lykkes. Derfor agter Bane i henhold til AC-overenskomstens § 20 at opsige dig med udgangen af juli måned 1997, og da du ifølge overenskomsten har 6 måneders opsigelsesvarsel, vil fratrædelse i givet fald ske med udgangen af januar måned 1998.

...”

 

I et brev til Banestyrelsen af 22. juli 1997 skrev A at han slet ikke var enig i styrelsens begrundelse for den påtænkte opsigelse. A anførte bl.a. følgende:

“For det første jeg har været i DSB siden 1987 i (V). Og jeg har haft flere opgaver. Kort kan jeg nævne:

Elektrificering af fristrækninger (Y). og godsbanegård, og her kan jeg nævne at jeg har udviklet nysystem for pæle reparationer og uddannet vores personale til udførelse af dette, dette har resulteret i større fleksibilitet og mindre udgifter - bedre økonomi.

Alt i alt med udmærket resultater.

Da den politiske beslutning endt med elektrificering stop i (Y) søgte jeg et andet sted i DSB og fik en stilling i (Z) Fællesterminal, fra (oktober 1989 - april 1992)

tilsyn opgaver sammen med Carl Bro gruppen og Cowi consult, 4 måneder efter jeg blev flyttet på projektet, fik jeg endnu større arbejdsområder og ansvar samt udbetalt overarbejder. Projektet endt med en meget tilfredsstillende resultat.

Jeg kom tilbage til (V) og bl.a. har jeg været projektleder i forbindelse med projektering og udførelse af (V)’s hal (værksted) - i (Æ), dette også endt med udmærket resultat.

Ovennævnte giver også et billede af min evne til at samarbejde både intern og ekstern.

Hvad mener du med ny teknologi ?

Man undrer sig over at Banes behov for økonomiske tilpasninger måtte gennemføres ved reduktion af medarbejderstyrken og samtidig blev der tilgang til flere nye medarbejder for andre nedlagt afdelinger og som har intet kendskab eller baggrund om elektrificering.”

I en telefax af 24. juli 1997 tilføjede A at han stod fuldstændig uforstående over for Banestyrelsens bemærkning om at det efter ledelsens vurdering havde været vanskeligere for A at gennemføre arbejdsopgaver tillidsvækkende i forhold til kolleger, leder og entreprenører. A anførte at han under sin ansættelse aldrig fik tildelt kritik eller mundtlige eller skriftlige påtaler for udførelsen af sit arbejde, hverken fra chefer eller entreprenører, og henviste til at dette kunne dokumenteres ved gennemgang af hans personalemappe.

 

Banestyrelsen, rådgivning, stab/økonomi, skrev den 29. juli 1997 endnu et notat til styrelsens personalekontor. Notatet havde for så vidt angik A følgende indhold:

“Akademiingeniør (A)

Det fastholdes, at (A)’s faglige kvalifikationer er svagere sammenlignet med øvrige medarbejdere, samt at han ikke har kunnet gennemføre arbejdsopgaverne tillidsvækkende i forhold til såvel kolleger som eksterne samarbejdspartnere. Flere kolleger og entreprenører har bl.a. klaget over, at (A) ikke var ordholdende.

(B), som var (A)’s tidligere leder, har så vidt vides haft 2 samtaler med (A), hvor han er blevet gjort opmærksom på problemerne i forbindelse med udførelsen af arbejdsopgaverne. Dette bør dog undersøges i personalemappen.

For så vidt angår ny teknologi bemærkes, at fremtidigt projekteringsarbejde skal gennemføres selvstændigt af ingeniører på CAD-anlæg, og (A) har ikke haft evner til at tilegne sig færdigheder til at udføre professionel projektering på CAD-anlæg.”

 

Den 29. juli 1997 traf Banestyrelsen afgørelse om at opsige A fra sin stilling til fratrædelse den 31. januar 1998. Styrelsen gav følgende begrundelse for afgørelsen:

“...

Idet der fortsat henvises til det i brevet af 9. juli 1997 anførte, skal Bane bemærke følgende.

Det fastholdes, at dine faglige kvalifikationer sammenlignet med de øvrige medarbejdere efter ledelsens skøn er svagere, samt at du ikke har kunnet gennemføre arbejdsopgaverne tillidsvækkende i forhold til såvel kolleger som eksterne samarbejdspartnere, herunder eksterne entreprenører.

For så vidt angår ny teknologi bemærkes, at fremtidigt projekteringsarbejde skal gennemføres selvstændigt af ingeniører på CAD-anlæg, og du har efter ledelsens vurdering ikke været i stand til at tilegne dig færdigheder til at udføre professionel projektering på CAD-anlæg.

På denne baggrund fastholder Bane indstillingen om at opsige dig. Du opsiges derfor fra din stilling som Akademiingeniør i Bane, til fratrædelse den 31. januar 1998.

Begrundelsen herfor er, at det har vist sig, at det ikke er muligt at anvise dig anden beskæftigelse via jobbørsen.

Opsigelsen sker med henvisning til § 20 i overenskomsten mellem Finansministeriet og AC.

...”

 

Den 14. august 1997 begærede Ingeniørforbundet på A’s vegne aktindsigt i hans personalesag.

Banestyrelsen sendte den 27. august 1997 kopier af akterne i A’s personalesag bortset fra notaterne af 3. og 29. juli 1997 fra Banestyrelsen, Rådgivning, til Ingeniørforbundet.

Med henvisning til overenskomsten begærede Ingeniørforbundet den 28. august 1997 forhandling i forbindelse med A’s afskedigelse. Der blev afholdt et forhandlingsmøde mellem forbundet og Banestyrelsen, personalekontoret, den 12. september 1997.

Ingeniørforbundet bad under mødet Banestyrelsen om at konkretisere begrundelsen for A’s afsked yderligere. Banestyrelsen lovede at undersøge sagen nærmere, og styrelsens personalekontor skrev på den baggrund den 23. september 1997 følgende til styrelsens rådgivning:

Supplerende bemærkninger vedr. (A).

Administrationen, personale, havde den 12. september 1997 forhandling jfr. AC-overenskomstens § 21, med Ingeniørforbundet i Danmark, vedrørende afskedigelsen af ingeniør (A).

På mødet gav Personale tilsagn om, at vi ville undersøge sagen yderligere, idet IDA stillede sig uforstående over for de om (A) anvendte individuelle begrundelser for overførsel til jobbørs, og afskedigelse.

Med henblik på endnu en forhandling med IDA, anmodes Rådgivning om snarest belejligt at besvare de på vedlagte bilag anførte bemærkninger og spørgsmål, samt fremkomme med eventuelle andre bemærkninger til sagen.”

Banestyrelsen, rådgivning, afgav herefter den 1. oktober 1997 en udtalelse til styrelsens personalekontor. Rådgivningen skrev følgende i udtalelsen:

“Akademiingeniør (A)

(A) er specialiseret inden for beton, hvilket er for snævert et område til at kunne bære et helt job, og som tidligere nævnt gør det vanskeligt for (A) at opfylde de nye jobprofiler.

(A) havde svært ved at overholde aftaler både internt og i forhold til eksterne samarbejdspartnere; han overholdt ikke tidsfrister for aflevering af opgaver, han leverede ofte ikke det arbejde, han blev bedt om, eller han lavede noget andet end det, der var aftalt og når der var lavet en mundtlig aftale om udførelse af et givet arbejde, blev aftalen ikke overholdt. Blandt andet klagede (firma X) over (A)’s manglende overholdelse af aftaler og krævede, at alle aftaler med (A) skulle være skriftlige.

Der er blevet ført flere samtaler med (A), hvor han er blevet gjort opmærksom på, at hans arbejdsindsats ikke var tilfredsstillende.

havde kun et begrænset kendskab til brug af PC, og da alt fremtidigt projekteringsarbejde skal foretages selvstændigt af ingeniører på CAD-anlæg, hvor programmerne er en del mere komplicerede end ’almindelige’ tekstbehandlingsprogrammer, blev det vurderet, at (A) bl.a. henset til hans arbejdsform ikke ville kunne tilegne sig de fornødne færdigheder til at udføre dette arbejde.”

 

Den 7. oktober 1997 sendte Banestyrelsens personalekontor kopi af rådgivningens notater af 3. og 29. juli 1997 til Ingeniørforbundet. Banestyrelsen skrev i den forbindelse følgende:

Oplysninger vedrørende medarbejder.

Som aftalt telefonisk den 7. oktober 1997, fremsendes vedlagt kopier af 3. juli og 29. juli 1997 fra Rådgivning, vedrørende akademiingeniør (A).

Der er tale om interne notater til sagen, og Personale har derfor været af den opfattelse, at de ikke var omfattet af aktindsigt.

Personale er imidlertid gjort opmærksom på, at der kan være tvivl om denne opfattelse, hvorfor det er besluttet at fremsende kopi af notaterne.

Det er dog fortsat vores opfattelse, at notaterne ikke tilfører sagen nye oplysninger, idet de i notaterne anførte bemærkninger helt eller delvist har indgået i Banes partshøringsbrev af 9. juli 1997.”

I et brev til Trafikministeriet af 14. oktober 1997 bad Ingeniørforbundet bl.a. om aktindsigt i en eventuel indhentet erklæring fra A’s nærmeste overordnede. Trafikministeriet videresendte brevet til besvarelse i Banestyrelsen som den 28. oktober 1997 bl.a. skrev følgende til forbundet:

“Med hensyn til spørgsmålet om aktindsigt, skal vi henvise til det på IDA’s anmodning fremsendte materiale. Det drejer sig først og fremmest om materiale fremsendt på baggrund af forbundets anmodning af 14. august 1997 om aktindsigt i (A)’s personalesag.

Derudover har vi, efter afholdelse af mødet med IDA, den 12. september 1997, ved brev af 7. oktober 1997 fremsendt yderligere materiale, i form af to kopier af intern brevveksling mellem Rådgivningsdivisionen og Administrationsafdelingen, ligesom der i brevet blev redegjort for fremsendelsen.

Forinden fremsendelsen af brevet af 7. oktober 1997 med bilag, orienterede vi telefonisk IDA om, at der på sagen fandtes endnu et internt dokument, men at dette ikke tilfører sagen nye oplysninger med hensyn til grundlaget for afgørelsen vedrørende overførslen af (A) til jobbørsen, eller den senere afskedigelse, og derfor ikke ville indgå i aktindsigten. Dokumentet er i øvrigt først udarbejdet efter afskedigelsen af (A).

På denne baggrund er der efter vores opfattelse givet aktindsigt i henhold til Forvaltningslovens regler herom, d.v.s. lovens §§ 10, 12 og 13.”

Efter brevveksling mellem Ingeniørforbundet, Trafikministeriet og Banestyrelsen vedrørende spørgsmålet om hvorvidt afskedigelsessagen var afsluttet, blev der den 3. december 1997 afholdt et afsluttende møde mellem Ingeniørforbundet og Banestyrelsen. Banestyrelsen fastholdt beslutningen om A’s afskedigelse.

Sammen med kopi af referat fra mødet den 3. december 1997 sendte Banestyrelsen, personalekontoret, den 9. december 1997 en kopi af notatet fra Banestyrelsens rådgivning af 1. oktober 1997. Det fremgik af sagens akter at navnet på den entreprenør som havde klaget til styrelsen over manglende overholdelse af aftaler, var overstreget.

Den 12. december 1997 klagede Ingeniørforbundet til Trafikministeriet over Banestyrelsens beslutning om at afskedige A, over styrelsens sagsbehandling og over styrelsens afgørelser om aktindsigt.

 

Forbundet anførte følgende i klagen til Trafikministeriet:

“...

Klagepunkterne er følgende:

1. Afskedigelsen

I brev af 29. juli 1997 opsiges (A). Af opsigelsen fremgår, at (A) er afskediget på grund af tre forhold. Ud fra sammenhængen, herunder henvisningen i opsigelsen til tidligere korrespondance samt møder med Banestyrelsen har forbundet dog forstået, at Banestyrelsens afskedigelse er begrundet i nedskæring, selv om dette ikke engang er nævnt i selve opsigelsen.

De tre anførte grunde til, hvorfor man har valgt at afskedige netop vort medlem angives som værende følgende:

For det første at hans faglige kvalifikationer skulle være svagere sammenlignet med de øvrige medarbejdere. Dette harmonerer efter forbundets opfattelse vanskeligt med, at man har tildelt ham et fast årligt kvalifikationstillæg på 19.424,88 kr. (niveau 1. oktober 1984). Kvalifikationstillæg ydes kun ved en kvalificeret indsats. Der henvises til Personaletjenestens brev af 31. januar 1991.

For det andet at (A) ’ikke har kunnet gennemføre arbejdsopgaverne tillidsvækkende i forhold til såvel kolleger som eksterne samarbejdspartnere, herunder eksterne entreprenører’ og for det tredje at han ikke har været i stand til at tilegne sig ’færdigheder til at udføre professionel projektering på CAD-anlæg’.

Disse påstande står fuldstændigt uunderbyggede. Hvilke faktiske omstændigheder eller konkrete forhold er det Banestyrelsen sigter til ?

I medarbejdervurderinger er (A) tværtimod fundet dygtig.

 

Ingeniørforbundet i Danmark skal henvise til medarbejdervurderingen af 9. oktober 1991. Om (A) hedder det således om evalueringspunktet handlekraft ’Gennemfører trufne beslutninger på en hensigtsmæssig måde’, normopfyldelse over norm. Om initiativ ’Tager selv problemer og opgaver op til overvejelse og behandling samt fremkommer med forslag til forbedringer’, normopfyldelse over norm og om planlægning ’forudser, prioriterer og fordeler opgaver og tilrettelægger deres praktiske gennemførelse’, normopfyldelse over norm. Om de øvrige evalueringspunkter er (A) fundet værende i norm med hensyn til normopfyldelse. Medarbejdervurderingen vedlægges.

DSB-uddannelse har i august 1996 foretaget en erhvervspsykologisk test af (A). Af konklusionen fremgår bl.a. følgende:

’(A)

Er udadvendt og imødekommende, og fremstår derfor som en ganske samarbejdsorienteret person.

Svarene viser at han nok har en god social indlevelsesevne, og dermed også en god samarbejdsevne.

Er ganske samvittighedsfuld, og lægger nok ganske stor vægt på at overholde sine forpligtelser (forbundets fremhævning).

Er ganske forandringsorienteret, og derfor fleksibel overfor skiftende krav og forudsætninger.’

Forbundet finder det kritisabelt, at disse - for (A) positive - vurderinger ikke har influeret endsige indgået i sagen. Det forekommer derfor åbenbart modstridende, at man i afskedigelsen henviser til de ovenfor citerede grunde, når medarbejdervurderingen og testen viser, at han er samvittighedsfuld, ordholdende, og at han sørger for, at beslutninger gennemføres på en hensigtmæssig måde. Dette sår tvivl om rigtigheden af de anførte grunde for afskedigelsen og i det hele taget grundlaget for afskedigelsen.

Ingeniørforbundet i Danmark skal ikke undlade at gøre opmærksom på, at forbundet finder det helt uacceptabelt at afslutte et ansættelsesforhold med så skarpe udfald mod en medarbejder, der har viet mange år af sit arbejdsliv til DSB, og som ikke tidligere er blevet kritiseret for noget.

 

2. Partshøring og partsaktindsigt

Ved brev af 14. august begærer forbundet på vegne af vort medlem aktindsigt i (A)’s personalesag. Først den 27. august modtages akterne. Imidlertid er de - meget centrale - udtalelser fra (A)’s foresatte, der belyser baggrunden for de negative vurderinger af (A), ikke vedlagt. Man oplyser ikke engang om deres eksistens. Først i forlængelse af en faglig forhandling, hvor forbundet beder om dækning for udtalelserne, bliver udtalelserne fremsendt til forbundet i brev af 7. oktober.

Af disse udtalelser fremgår de faktiske omstændigheder, der ligger bag ved de skarpe udfald (A) præsenteres for i Banestyrelsens brev af 9. juli og senere i afskedigelsen. Af fagkontorleder (C)’s skrivelse af 3. juli 1997 fremgår således følgende:

’(A)s kvalifikationer er meget svagere end de øvrige medarbejdere, idet han er mere specialiseret, hvilket gør det vanskeligt for ham at udfylde de nye jobprofiler (fagligt meget tynd), og han har ikke kunnet tilegne sig anvendelse af ny teknologi. (A) ønsker kun at arbejde med overtilsyn, men magter ikke at gennemføre et troværdigt bygherretilsynsforhold.

(A) har endvidere vanskeligt ved at gennemføre sit arbejde tillidsvækkende for kolleger, leder og entreprenører, bl.a. har en entreprenør til sidst krævet, at alle aftaler truffet med (A) skulle være skriftlige for at være gældende’.

Endvidere fremgår følgende af en skrivelse af 29. juli 1997 underskrevet af (D):

’... Flere kolleger og entreprenører har bl.a. klaget over, at (A) ikke var ordholdende.

(B), som var (A)’s tidligere leder, har så vidt vides haft 2 samtaler med (A), hvor han er blevet gjort opmærksom på problemerne i forbindelse med udførelsen af arbejdsopgaverne. Dette bør dog undersøges i personalemappen’.

Disse udtalelser, hvorfra Banestyrelsen i opsigelsesskrivelsen kun har hentet konklusionerne, er (A) ikke blevet konfronteret med. Udtalelser han i øvrigt ville have kunnet tilbagevise, hvis man havde givet ham den mulighed. For god ordens skyld skal det nævnes, at de oven for antydede samtaler aldrig har fundet sted, og (A) er aldrig tidligere blevet udsat for kritik af hverken foresatte eller entreprenører.

Forbundet skal udtale, at man finder det utilstedeligt at hemmeligholde centrale dokumenter. Finder Banestyrelsen, at bestemte dokumenter ikke er undergivet aktindsigt, skal der oplyses om dette med en henvisning til, på hvilket grundlag man tilbageholder dokumenterne.

Til orientering kan Ingeniørforbundet i Danmark oplyse, at forbundet havde møde med Banestyrelsen den 3. december. Mødet havde alene til formål at få udarbejdet et uenighedsreferat til brug for sagens videre behandling, da det allerede på mødet den 12. september stod klart, at man ikke kunne nå til enighed. I forlængelse af mødet har Banestyrelsen efterfølgende fremsendt referatet med bemærkninger i brev af 10. december.

Referatet er bilagt en mere detaljeret opregning af, hvorfor man valgte at afskedige (A). Bilaget, dateret den 1. oktober, indeholder udsagn, som vort medlem burde være orienteret om i styrelsens skrivelse af 9. juli 1997. Udsagn han også ville havde kunnet tilbagevise, hvis man havde givet ham muligheden herfor. Referatet er vedlagt.

Forbundet finder det yderligere kritisabelt, at Banestyrelsen ikke har fundet anledning til at indhente en udtalelse fra (A)’s nærmeste foresatte (B) eller (E) inden overførelsen til jobbørsen. Man har derimod indhentet en udtalelse fra en mere perifer leder. Dette må siges at afsvække værdien af udtalelsen.

Konklusionen må derfor være, at afskedigelsen skal tilbagekaldes, eller såfremt den fastholdes, at sagen må gå om.”

 

Banestyrelsen afgav den 7. januar 1998 følgende udtalelse til brug for Trafikministeriets behandling af klagen:

“...

Til spørgsmålet om aktindsigt bemærkes, at Ingeniørforbundet i Danmark, IDA, har fået aktindsigt i alle sagens dokumenter. Herudover har IDA fået kopier af notaterne af 03.07.1997 og 29.07.1997. De blev fremsendt den 07.10.1997. Herudover har IDA den 09.12.1997 fået tilsendt notat af 01.10.1997. Der henligger i sagen ellers kun interne notater om f.eks. telefonsamtaler, samt notater fra møderne med IDA.

Banestyrelsen har på denne baggrund skrevet til IDA om begæring om aktindsigt, jfr klagebrevets side 4, som det fremgår af vedlagte kopi.

 

Til klagepunkterne i IDA’s brev af 12.12.97 har vi følgende kommentarer:

Ad. 1:

Det fremgår allerede af brev af 09.07.1997, at den overordnede begrundelse for og afgørende årsag til den påtænkte afsked er Banestyrelsens økonomiske situation og behovet for reduktion af medarbejderstyrken.

Den efterlyste dokumentation for den individuelle begrundelse foreligger i form af de tre ovenfor nævnte notater, der er udarbejdet af den enhed i Banestyrelsen, hvor (A) var ansat.

Banestyrelsen fastholder, at der til grund for udvælgelsen af (A) ligger et ledelsesmæssigt skøn af (A) og hans kvalifikationer, set i lyset af Banestyrelsens fremtidige opgaver, og at der er tale om en relativ vurdering i forhold til andre medarbejdere i Banestyrelsen, nødvendiggjort af de aktuelle økonomiske forhold. Der er således ikke belæg for at drage de af Banestyrelsen fremførte grunde i tvivl.

Imidlertid fremdrager IDA en række forhold, der søger at fremstille den pågældende som en særligt kvalificeret medarbejder - og dermed svække Banestyrelsens begrundelse for udvælgelsen af (A). Påstandene kræver derfor en kommentar.

For det første fremhæver forbundet, at (A) har fået tildelt kvalifikationstillæg.

Tillægget blev givet 31. januar 1991. Altså 6 år før den pågældende blev udvalgt til jobbørsen.

Der er samtidig tale om et kvalifikationstillæg på 19.424,88 (niveau 1.10.84). Det er det laveste tillægsniveau for ingeniører (trin 1). Langt den overvejende del af Banestyrelsens ingeniører har kvalifikationstillæg. Det er - blandt ingeniøransatte - lidt af et særsyn, hvis disse ikke har et kvalifikationstillæg på mindst trin 1-niveau.

I denne sammenhæng er det derfor mere bemærkelsesværdigt og relevant for sagen, at der ikke er fundet grundlag for at forhøje (A)’s tillæg i den mellemliggende periode.

For det andet fremdrager forbundet en påtegning i forbindelse med en intern stillingsansøgning og fremlægger den som en generel medarbejdervurdering.

Også her er der tale om kopi af et gammelt dokument. En bedømmelse af personen i forhold til en ansøgt og hel specifik stilling på et givet tidspunkt.

Bedømmelsen er dels specifik og dels forældet, da den ikke tager højde for de efterfølgende 5 års faglige og personlige udvikling. Dokumentet kan derfor ikke tillægges nogen vægt overhovedet i forhold til den aktuelle sag, hvor det grundlæggende handler om, at (A) på baggrund af en situation, hvor der skulle skæres i medarbejderstyrken blev udvalgt blandt alle andre ansatte på baggrund af et ledelsesmæssigt skøn over, hvem der bedst kunne undværes. Det ligger i sagens natur, at den bedømmelse (skøn) er sket på baggrund af enhedens aktuelle/fremtidige behov for arbejdskraft/kvalifikationer og (A)’s ligeså aktuelle kvalifikationer/præstationer.

For det tredje fremlægger IDA uddrag af en erhvervspsykologisk test fra 1996 - og kritiserer Banestyrelsen for ikke at have ladet den positive vurdering indgå i sagen.

Til dette må siges, at testen er foretaget helt løsrevet fra en given arbejdssituation. Resultatet er et generelt udsagn, som ikke kan svække det foretagne ledelsesmæssige skøn, der førte til indmeldingen i Jobbørsen. Imidlertid har det ikke været muligt at anvise (A) et andet job i Banestyrelsen i løbet af den periode, hvor han har været i jobbørsen. Det har derfor været nødvendigt at afskedige ham.

Til det sidste afsnit på side 2 må det bemærkes, at Banestyrelsen naturligvis ikke fremsætter unødigt skarpe udfald mod medarbejderne; men at der eksisterer temmelig klare bestemmelser om at individuelle begrundelser skal være konkrete mv, når et ansættelsesforhold varsles ophørt.

 

Ad. 2:

Det er de i partshøringsbrevet af 09.07.1997 og brev af 29.07.1997 fremførte begrundelser, der er lagt til grund for afskedigelsen af (A).

Banestyrelsen er enig med IDA om, at uanset om de ovennævnte tre notater er interne arbejdsdokumenter eller ej, og her har Banestyrelsen ladet tvivlen komme IDA til gode, så dokumenterer de de faktiske omstændigheder, der danner baggrund for de overfor (A) fremførte begrundelser. Notaterne bygger på indhentede oplysninger fra en noget bredere personskare end de aktuelle underskrivere.

Indholdet af de to første notater blev forelagt IDA mundtligt ved en forhandling den 12.09.1997. IDA ønskede sagen yderligere belyst, hvilket resulterede i notatet af 01.10.1997. Det var i øvrigt denne undersøgelsesfase, der gjorde, at der først blev udarbejdet uenighedsnotat den 03.12.1997, idet der på mødet den 12.09.1997 var enighed om at afvente oplysningerne, inden der blev taget stilling til udarbejdelsen af et sådant.

Banestyrelsen tager skarpt afstand fra IDAs postulat om, at Banestyrelsen skulle have hemmeligholdt centrale dokumenter og dermed formodentlig centrale oplysninger. Som det fremgår af ovenstående, er der ikke tilført sagen nye begrundelser eller andre elementer, der kunne tilsige, at sagen burde revurderes. På denne baggrund fastholder Banestyrelsen (A)’s afsked.”

 

Ingeniørforbundet fremsatte den 19. januar 1998 følgende bemærkninger til Banestyrelsens udtalelse:

“Ad 1:

Det er korrekt at Banestyrelsen i brev af 9. juli orienterede (A) om, at man overvejede at afskedige ham, fordi man ikke kunne genbeskæftige ham. Samtidig skrev man, at baggrunden for at man havde overflyttet ham til jobbørsen var behovet for økonomisk tilpasning. At Banestyrelsen netop overvejede at afskedige (A), angav man til at være ringere kvalifikationer og vanskelighed ved at tilegne sig ny teknologi, samt at han havde vanskeligere ved at gennemføre arbejdsopgaver på en tillidsvækkende måde.

Vort medlem tilbageviste de anførte grunde i breve af 22. og 24. juli 1997.

 

I brev af 22. juli skrev han følgende:

’Men det som De nævnte i Deres brev som begrundelse for min overførsel til jobbørsen og efterfølgende er jeg slet ikke enig i.

For det første har jeg været i DSB siden 1987 i (V). Og jeg har haft flere opgaver. Kort kan jeg nævne:

Elektrificering af fristrækninger (Y) og godsbanegård, og her kan jeg nævne at jeg har udviklet nysystem for pæle reparationer og uddannet vores personale til udførelse af dette. Dette har resulteret i større fleksibilitet og mindre udgifter - bedre økonomi.

Alt i alt udmærkede resultater.

Da den politiske beslutning om at ende elektrificering søgte jeg et andet sted i DSB og fik en stilling i (Z) Fællesterminal (fra oktober 1989 - april 1992) tilsynsopgaver sammen med Carl Bro og Cowi Consult, 4 måneder efter jeg blev flyttet til projektet, fik jeg endnu større arbejdsområder samt udbetalt overarbejder. Projektet endte med et meget tilfredsstillende resultat.

Jeg kom tilbage til (V) og bl.a. har jeg været projektleder i forbindelse med projektering og udførelse af (V)’s hal (værksted) i (Æ). Dette endte også med et udmærket resultat.

Ovennævnte giver også et billede af min evne til at samarbejde både internt og eksternt.

Hvad mener du med ny teknologi ?

Man undrer sig over Banes behov for økonomiske tilpasninger måtte gennemføres ved reduktion af medarbejderstyrken samtidig med tilgang af nye medarbejdere fra andre nedlagte afdelinger og som intet kendskab har til elektrificering eller baggrund i elektrificering’.

 

I fortsættelse af brevet af 22. juli skrev (A) i brev af 24. juli følgende:

’Banestyrelsens administration har i sin skrivelse dateret den 09.07.1997 som begrundelse for overflytning til jobbørsen anført, ’at det har endvidere efter ledelsens vurdering været vanskeligere for dig at gennemføre arbejdsopgaver tillidsvækkende i forhold til kolleger, leder og entreprenører.’

Jeg står fuldstændig uforstående over for dette udsagn. Som anført i min skrivelse af 22. juli 1997 har jeg været tilknyttet (V) siden 1987 og jeg har aldrig hverken fra chefer eller entreprenører blevet tildelt kritik eller mundtlige eller skriftlige påtaler for udførelse af mit arbejde. Dette vil fremgå af min personalemappe...’.

Den 29. juli modtog (A) sin afsked. Der stod intet om økonomiske tilpasninger havde ført til hans afskedigelse. (A) måtte gå ud fra, at hans bemærkning om personalereduktion på grund af økonomiske tilpasninger var taget til efterretning, eller man af andre årsager ikke fastholdt denne baggrund for afskedigelse.

Af begrundelsen fremgik alene tre personlige forhold: faglige kvalifikationer, manglende tillid samt manglende færdigheder til udføre professionel projektering på CAD-anlæg. Styrelsen har først efterfølgende nævnt, at den faktiske afskedigelsesgrund var hensynet til styrelsens økonomi.

Det virker derfor ejendommeligt når styrelsen i brev af 7. januar på den ene side skriver ’at der eksisterer temmelig klare bestemmelser om at individuelle begrundelser skal være konkrete mv.’, men på den anden side glemmer at medtage hovedbegrundelsen nemlig økonomi.

Forbundet skal ligeledes udtale, at der alene i overenskomsten er hjemmel til at give kvalifikationstillæg, hvis ingeniøren er særligt kvalificeret. (A) må derfor være særligt kvalificeret, ellers kunne styrelsen i overensstemmelse med reglerne herom have opsagt kvalifikationstillægget.

Til bemærkningen om at den meget positive bedømmelse af (A) er 5 år gammel, skal forbundet medgive at evalueringen ikke er ny, men det virker ikke troværdigt, at bedømmelsen skulle være uden værdi, dels fordi den er så positiv, og at det er den seneste, dels fordi den falder godt i tråd med den positive erhvervspsykologiske test fra december 1996. Forbundet henviser til vort brev af 12. december.

Til bemærkningen om at den erhvervspsykologiske test ligeledes er uden værdi, fordi den er for generel skal forbundet bemærke, at testen netop behandler nogle af de forhold, der danner baggrund for afskedigelse af (A). Derfor er den netop særligt brugbar. Endvidere virker det ikke som en fair personalepolitik, at positive evalueringer ikke skal have betydning for ansættelsesforholdet.

 

Ad 2:

Forbundet skal kort bemærke - idet IDA henviser til vor klageskrivelse af 12. december 1997 - at vi finder det helt utvivlsomt, at Banestyrelsen tilsidesatte forvaltningsloven ved ikke at imødekomme aktindsigt i forhold til dokumenterne af 3. juli 1997 og 29. juli 1997.

Forbundet skal i øvrigt henholde sig til klageskrivelsen af 12. december.

Samlet set tegner der sig et billede af (A) som en velfungerende medarbejder med positive personalebedømmelser og med gode kvalifikationer, der har udmøntet sig i et personligt kvalifikationstillæg. Det virker derfor usagligt, når Banestyrelsen i sit brev af 7. januar 1998 for det første argumenterer for, at (A) er mindre kvalificeret, fordi han ikke er blevet tildelt et endnu højere kvalifikationstillæg, og for det andet at positive bedømmelser af (A) ikke er brugbare, fordi er de forældede eller for generelle, når det faktisk er de eneste man har udarbejdet, og bedømmelser kommer (A) til gode.”

Banestyrelsen meddelte den 23. januar 1998 telefonisk Trafikministeriet at styrelsen ikke havde yderligere at tilføje til Ingeniørforbundets bemærkninger. Styrelsen bemærkede samtidig bl.a. at det ikke var styrelsens praksis at opsige medarbejderes kvalifikationstillæg, samt at den erhvervspsykologiske test var udarbejdet efter A’s overførsel til styrelsens jobbørs og derfor ikke kunne tillægges betydning.

 

Trafikministeriet traf afgørelse i sagen den 10. februar 1998 og skrev i den forbindelse følgende:

“Ministeriet har gennemgået sagen på baggrund af IDA’s klage, sagens akter, Banestyrelsens udtalelse af 7. januar 1998 og IDA’s udtalelse af 19. januar 1998. Banestyrelsens udtalelse vedlægges til orientering i kopi.

Efter at have behandlet sagen på det foreliggende grundlag finder ministeriet ikke anledning til at ændre Banestyrelsens beslutning om at afskedige (A).

Ministeriets afgørelse bygger på følgende oplysninger og vurderinger:

Afskedigelsen

Af Banestyrelsens partshøringsbrev af 9. juli 1997 fremgår det, at (A) med virkning fra den 1. november 1997 blev overført til jobbørsen og at den overordnede begrundelse for overførslen var Banestyrelsens behov for økonomiske tilpasninger, hvilket bl.a. skulle gennemføres ved en reduktion af medarbejderstyrken. Det fremgår videre, at (A) efter ca. 6 måneder i jobbørsen opsiges, idet Banestyrelsen må erkende, at der ikke som forventet har været mulighed for at genbeskæftige forbundets medlem.

I afskedigelsesbrev af 29. juli 1997 henviser Banestyrelsen til det i brev af 9. juli 1997 anførte, kommenterer de af (A) fremsatte partsbemærkninger og begrunder og fastholder afskedigelsen af (A).

Idet det allerede fremgår af Banestyrelsens partshøringsbrev af 9. juli 1997, at den overordnede begrundelse for afskedigelsen var Banestyrelsens behov for økonomiske tilpasninger med heraf følgende medarbejderreduktioner, og idet Banestyrelsen i afskedigelsesbrevet af 29. juli 1997 udtrykkeligt henviser til brev af 9. juli 1997 og det heri anførte, finder ministeriet, at det også af afskedigelsesbrevet fremgår, at afskedigelsen af (A) overordnet er begrundet i Banestyrelsens behov for økonomiske tilpasninger.

For at gennemføre ovennævnte økonomiske tilpasninger måtte mange af Banestyrelsens medarbejdere vurderes i forhold til den fremtidige organisering af arbejdet og i forhold til opgavernes fremtidige indhold. Det fremgår af Banestyrelsens oplysninger, at udvælgelsen af, hvilke medarbejdere som skulle overføres til jobbørsen, skete udfra en ledelsesmæssig vurdering af, hvilke medarbejdere der bedst ville kunne undværes ved den fremtidige opgavevaretagelse, medarbejdernes kvalifikationer og medarbejdernes udviklings- og omstillingsevne. På grundlag heraf skønnede Banestyrelsen, at (A)’s kvalifikationer var svagere sammenlignet med de øvrige medarbejdere, at (A) ikke kunne gennemføre arbejdsopgaverne tillidsvækkende i forhold til såvel kolleger som eksterne samarbejdspartnere, og at han ikke har været i stand til at tilegne sig ny teknologi.

I sin klage af 12. december 1997 anfører IDA en række forhold, som ifølge forbundet burde have indgået i Banestyrelsens beslutningsgrundlag. I sin udtalelse af 7. januar 1998 redegør Banestyrelsen for, hvorfor disse forhold ikke er indgået i eller tillagt vægt i Banestyrelsens beslutningsgrundlag. Ministeriet henviser i sin helhed til det af Banestyrelsen anførte.

Ministeriet kan tilslutte sig Banestyrelsens fremstilling og opfattelse, og ministeriet finder således ikke anledning til at kritisere det af Banestyrelsen udøvede skøn.

Hvad angår den af IDA efterlyste dokumentation for den individuelle begrundelse, skal ministeriet ligeledes henvise til Banestyrelsens udtalelse af 7. januar 1998, hvoraf det fremgår, at dokumentationen foreligger i form af notaterne af 3. juli, 29. juli og 1. oktober 1997.

Med hensyn til IDA’s kritik af begrundelsens udformning, skal ministeriet bemærke, at i forbindelse med skriftlig meddelte afgørelser gælder bestemmelserne i forvaltningslovens §§ 22 og 24 om samtidig begrundelse. For så vidt angår skønsmæssige afgørelser følger det af forvaltningslovens § 24, stk. 1, 2. pkt, at de bestemmende hovedhensyn - de væsentlige kriterier, der har ført til afgørelsen - skal angives. Det følger videre af Folketingets Ombudsmandsberetning 1990, side 375, “at kriterierne må angives i begrundelsen - også selv om det måske ikke er særligt flatterende for parten. Hensynsfuldhed til parten kan ikke begrunde fravigelse af begrundelseskravet i forvaltningslovens § 24.”

Med henvisning til ovenstående finder ministeriet således ikke anledning til at kritisere Banestyrelsens formulering af begrundelsen i afskedigelsesbrevet af 29. juli 1997.

 

Partshøring og partsaktindsigt.

Af IDA’s klage af 12. december 1997 til ministeriet fremgår, at IDA er af den opfattelse, at notat af 1. oktober 1997 indeholder udsagn, som (A) skulle have været partshørt over i Banestyrelsens skrivelse af 9. juli 1997.

Det fremgår af Banestyrelsens oplysninger, at notat af 1. oktober 1997 er udarbejdet af Banestyrelsen/Rådgivning til Banestyrelsen/Personale, og at notatet indeholder udsagn og vurdering af (A)’s kvalifikationer.

Det er ministeriets opfattelse, at de i notat af 1. oktober 1997 indeholdte udsagn allerede fremgår af Banestyrelsens begrundelse for afskedigelsen i partshøringsbrevet af 9. juli 1997 til (A), og at notatet således ikke tilfører sagen nye oplysninger med hensyn til grundlaget for afgørelsen for afskedigelsen.

Det fremgår af sagens akter, at IDA med fuldmagt fra (A) den 14. august 1997 fremsætter begæring om aktindsigt i (A)’s personalesag. Den 27. august 1997 meddeler Banestyrelsen IDA aktindsigt i (A)’s personalesag med undtagelse af notaterne af henholdsvis 3. juli og 29. juli 1997. IDA har ved brev af 12. december 1997 påklaget Banestyrelsens afgørelse af 27. august 1997 til ministeriet.

Det følger af forvaltningslovens § 9, stk. 1, at den som er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter.

Retten til aktindsigt gælder dog ifølge forvaltningslovens § 12, stk. 1 ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter.

Imidlertid er oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter ifølge § 12, stk. 2, uanset bestemmelsen i § 12, stk. 1 omfattet af aktindsigten. Ifølge § 13, nr. 3 omfatter retten til aktindsigt - uanset bestemmelsen i § 12, stk. 1 - også dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder.

Det fremgår af de af ministeriet indhentede akter, at notat af 3. juli 1997 er en udtalelse til Banestyrelsen/Personale fra Banestyrelsen/Rådgivning. Notatet indeholder Fagkontorleder (C)’s vurdering af (A)’s kvalifikationer set i forhold til Banestyrelsens fremtidige opgaver. Ministeriet tillader sig i sin helhed at henvise til notatet.

Notat af 29. juli 1997 er ligeledes til Banestyrelsen/Personale fra Banestyrelsen/Rådgivning. Notatet indeholder dels en gentagelse, dels en uddybning af ovennævnte vurdering af 3. juli 1997 af (A)’s kvalifikationer. Der henvises ligeledes i sin helhed til notatet.

Ministeriet finder at, der med hensyn til såvel notat af 3. juli som notat af 29. juli 1997, er tale om interne arbejdsdokumenter, som ifølge forvaltningslovens § 12, stk. 1, er undtaget kravet om partsaktindsigt.

Idet notaterne alene indeholder en vurdering af (A)’s kvalifikationer foretaget af (A)’s foresatte, og efter ministeriets opfattelse ikke indeholder oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, finder ministeriet ikke, at der har været krav på partsindsigt efter forvaltningslovens §§ 12, stk 2 eller 13, nr. 3.

Ministeriet finder således ikke anledning til at kritisere Banestyrelsens afgørelse af 27. august 1997.

 

Det fremgår af sagens akter, at Banestyrelsen den 27. august 1997 ikke oplyser om eksistensen af notaterne af 3. juli og 29. juli 1997 og ikke begrunder sit afslag om aktindsigt i notaterne overfor IDA.

Af vejledningen til forvaltningsloven side 30 følger, at en afgørelse om aktindsigt er en afgørelse i forvaltningslovens forstand, og i det omfang en begæring om aktindsigt ikke imødekommes fuldt ud, skal afgørelsen af aktindsigtsspørgsmålet begrundes efter forvaltningslovens regler herom.

Ministeriet finder det således kritisabelt, at Banestyrelsen den 27. august 1997 dels ikke oplyser om eksistensen af de 2 notater, dels ikke begrunder sit afslag på aktindsigt over for IDA.

Ministeriet finder imidlertid ikke, at Banestyrelsens manglende oplysninger om notaterne og den manglende begrundelse for afslaget på anmodningen om aktindsigt har haft indflydelse på afgørelsen om afskedigelse af (A), idet de faktiske oplysninger indeholdt i notaterne af 3. juli og 29. juli 1997, fremgår af Banestyrelsens begrundelse for afskedigelsen. Ministeriet finder derfor ikke, at fejlen bevirker afskedigelsesafgørelsens ugyldighed.”

A klagede herefter til mig den 26. februar 1998 over Banestyrelsens afgørelse af 29. juli 1997 om afskedigelse og styrelsens afgørelse af 27. august 1997 om aktindsigt. A klagede endvidere over at styrelsens partshøring i forbindelse med afskedigelsen efter A’s opfattelse var mangelfuld. Til støtte for disse klagepunkter henviste A til de samme forhold som Ingeniørforbundet henviste til i klagen til Trafikministeriet af 12. december 1997. Endelig klagede A over at Trafikministeriet ved ministeriets stillingtagen til sagen efter A’s opfattelse ensidigt havde lagt vægt på Banestyrelsens oplysninger.

I en udtalelse af 26. august 1998 i anledning af A’s klage til mig fastholdt Banestyrelsen sin udtalelse til Trafikministeriet af 7. januar 1998 og tilføjede bl.a. følgende:

“Endelig bemærkes det: Der er således til grund lagt et ledelsesmæssigt skøn af (A)’s kvalifikationer, i relation til Banestyrelsens organisering, fremtidige opgaver og de øvrige medarbejderes kvalifikationer. Det fremgår af sagens akter, eksempelvis notat af 03.07.1997, at der har været udøvet et sådant konkret skøn, også i relation til de øvrige medarbejdere.

Det fremgår også, at hverken (A), i sine høringssvar, eller Ingeniørforbundet i sin klage til Trafikministeriet, har anfægtet det i situationen foretagne konkrete skøn i sin helhed, men har fremhævet (A)’s kvalifikationer i forhold til Banestyrelsens tidligere organisering og opgaveportefølje mv.”

Trafikministeriet meddelte mig den 15. september 1998 at ministeriet fastholdt afgørelsen af 10. februar 1998, og at ministeriet ikke havde yderligere kommentarer.

 

Ombudsmandens udtalelse

1) Afgørelsen om at afskedige Dem

Partshøring

Hovedreglen om myndighedernes lovbestemte pligt til partshøring i afgørelsessager fremgår af forvaltningslovens (lov nr. 571 af 19. december 1985 med senere ændringer) § 19, stk. 1, som har følgende ordlyd:

’§ 19. Kan en part i en sag ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, må der ikke træffes afgørelse, før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af den nævnte udtalelse.’

I § 19, stk. 2, er opregnet en række undtagelser til hovedreglen, f.eks. gælder hovedreglen om partshøring ikke hvis parten ikke har ret til aktindsigt efter reglerne i forvaltningslovens kap. 4 med hensyn til de pågældende oplysninger (forvaltningslovens § 19, stk. 2, nr. 4).

Formålet med reglerne om partshøring er udtrykt således i de almindelige bemærkninger til lovforslaget (Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 93):

’...

Indførelse af regler om partshøring på myndighedens initiativ har til formål at sikre, at den, der er part i en forvaltningssag, får lejlighed til at gøre sig bekendt med og kommentere det faktiske afgørelsesgrundlag, inden sagen afgøres, ligesom det i sig selv må anses for at være af betydning for tilliden til den offentlige forvaltning, at parten får lejlighed til at kontrollere myndighedens beslutningsgrundlag, inden afgørelsen træffes. En sådan regel er imidlertid ikke blot til fordel for parten selv. En ret for parten til at få lejlighed til at påpege, hvad han anser for misforståelser, unøjagtigheder eller ufuldstændigheder i det foreliggende oplysningsmateriale, vil også i nogle tilfælde medvirke til at sikre, at forvaltningens afgørelser træffes på det bedst mulige faktiske grundlag.

...’

 

I Carl Aage Nørgaard og Jens Garde, Forvaltningsret, sagsbehandling (1995), er på s. 176 bl.a. anført følgende om fremgangsmåden ved partshøring:

’Herudover er der ikke fastsat regler om fremgangsmåden ved partshøring. I nogle tilfælde, hvor der er tale om få og enkle oplysninger, vil høringen kunne gennemføres mundtligt ved en samtale på myndighedens kontor, på den pågældendes bopæl eller eventuelt telefonisk.

...

I lidt mere komplicerede sager vil det dog, for at høringen skal kunne opfylde sit formål, være nødvendigt at forelægge oplysningerne skriftligt ved fremsendelse af kopi af de pågældende dokumenter. Hvis sagen er kompliceret, vil det i nogle tilfælde være mere praktisk, om myndigheden udarbejder et særligt høringsgrundlag med referat af sagens faktiske omstændigheder.’

Angående spørgsmålet om hvilken type oplysninger der skal partshøres over, er bl.a. anført følgende i John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer (1992), s. 238:

’Pligten til at høre parten efter forvaltningslovens regler udløses kun med hensyn til oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Partshøringspligtens udstrækning er således ikke i første række afhængig af, om en oplysning efter sit indhold må karakteriseres som faktisk eller ej, men beror i højere grad på, hvilken funktion oplysningen har i myndighedens sagsbehandling. Afgørende for, om en oplysning skal undergives partshøring efter § 19, er herefter, om oplysningen er af en sådan karakter, at den bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skaffe klarhed med hensyn til sagens faktiske omstændigheder. Partshøringspligten vil derfor også efter omstændighederne omfatte oplysninger, der indeholder en subjektivt præget stillingtagen til et forhold, for så vidt vurderingen er af betydning for den administrative bevisoptagelse.’

 

I Carl Aage Nørgaard og Jens Garde, Forvaltningsret, sagsbehandling (1995), er på s. 176-77 bl.a. anført følgende om væsentlighedsbetingelsen i forvaltningslovens § 19:

’Dernæst skal oplysningen være af væsentlig betydning for sagens afgørelse. For at kunne tage stilling til, om dette er tilfældet, er det nødvendigt, at myndigheden har gjort sig foreløbige overvejelser med hensyn til sagens afgørelse. Hvis disse overvejelser munder ud i, at der kan forventes en for parten ugunstig afgørelse, uden at man med sikkerhed kan fastslå, at man måtte komme til samme resultat uden de pågældende oplysninger, må der foretages partshøring, såfremt betingelserne herfor i øvrigt er opfyldt.’

I Jon Andersen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 343, er bl.a. anført følgende om væsentlighedsbetingelsen:

’Den fjerde betingelse - at oplysningen skal være væsentlig - giver anledning til samme usikkerhed som kravet om, at oplysningen skal være til ugunst. Oplysningernes relevans beror på det retsgrundlag, der skal anvendes. Er retsgrundlaget helt præcist, er afgørelsen enkel. I sager om ordinært børnetilskud er oplysninger om barnets alder, bopæl, forældrenes forsørgerstatus eksempelvis væsentlige, mens oplysninger om størrelsen af søskendes og forældrenes indkomst er irrelevante, jf. børnetilskudslovens §§ 2 og 12. Er lovgrundlaget upræcist, beror oplysningernes relevans på myndighedernes udfyldning af reglerne.

...

Lægges der i praksis ved meddelelse af tilladelser i henhold til planloven vægt på, om ansøgeren er handicappet, vil oplysninger til belysning af dette kriterium være væsentlige. Derimod spiller andre personlige forhold i praksis ingen rolle i sådanne sager, og oplysninger herom er følgelig ikke omfattet af høringspligten.’

 

I en artikel af Jon Andersen og Elizabeth Bøggild Nielsen om partshøring i afskedigelsessager er anført følgende særligt om partshøring i masseafskedigelsessager (Ugeskrift for Retsvæsen 1999, litterær afd., s. 27):

’...

§ 19 gælder endvidere uansøgt afskedigelse, som ikke skyldes den ansattes forhold, typisk afskedigelse på grund af besparelser.

Partshøringspligten omfatter i så fald såvel oplysningerne om at foretage besparelser som oplysninger vedrørende den enkelte medarbejders uddannelsesmæssige forhold, arbejdsevner, arbejdets omfang, for så vidt disse oplysninger er blevet tillagt væsentlig betydning for udvælgelsen af den pågældende.

...’

Jeg forstår Deres klage således at udtalelserne fra Banestyrelsen, rådgivning, af 3. og 29. juli 1997 efter Deres opfattelse burde have været forelagt Dem til udtalelse i medfør af reglerne om partshøring forinden Banestyrelsen traf afgørelse i sagen. Banestyrelsen har i styrelsens brev til Ingeniørforbundet anført at notaterne ikke tilførte sagen nye oplysninger, idet bemærkningerne i notaterne helt eller delvis var indgået i styrelsens partshøringsbrev til Dem af 9. juli 1997. Trafikministeriet har i afgørelsen af 10. februar 1998 anført at notaterne alene indeholder en vurdering af Deres kvalifikationer og ikke indeholder oplysninger om sagens faktiske omstændigheder.

Forvaltningslovens § 19, stk. 1, indeholder ikke noget krav om at partshøring skal ske i form af fremlæggelse af de oprindelige dokumenter som indeholder de oplysninger der skal partshøres over. Der er således ikke noget til hinder for at en myndighed i et brev til parten gengiver de oplysninger der er omfattet af partshøringspligten, og samtidig anmoder om partens bemærkninger hertil. Jeg henviser til det ovenfor citerede fra Forvaltningsret, sagsbehandling, af Carl Aage Nørgaard og Jens Garde (1995), s. 176, om fremgangsmåden i forbindelse med partshøring.

Spørgsmålet er herefter om Banestyrelsens personalekontors høringsbrev til Dem af 9. juli 1997 indeholdt alle de oplysninger i notaterne af 3. og 29. juli 1997 som var omfattet af partshøringspligten efter forvaltningsloven.

 

I Banestyrelsens brev af 9. juli 1997 er følgende oplysninger nævnt:

· at Banestyrelsen havde behov for økonomiske tilpasninger som bl.a. nødvendiggjorde reduktion af medarbejderstaben

· at Deres kvalifikationer efter ledelsens skøn var svagere end de øvrige medarbejderes i forhold til fremtidige arbejdsopgaver, idet De var mere specialiseret og havde vanskeligere ved ved at tilegne Dem ny teknologi, samt

· at De efter ledelsens vurdering havde vanskeligere ved at gennemføre arbejdsopgaver tillidsvækkende i forhold til kolleger, leder og entreprenører.

Det fremgår af Banestyrelsens afgørelse af 29. juli 1997 at styrelsen har lagt vægt på disse oplysninger ved den konkrete udvælgelse af Dem i forbindelse med den generelle reduktionen af medarbejdergruppen.

De pågældende oplysninger er, bortset fra oplysningen om behovet for generelle personalereduktioner, udtryk for ledelsens vurderinger af forskellige forhold vedrørende Deres kvalifikationer sammenholdt med de øvrige ansattes.

De faktiske omstændigheder som ligger til grund for disse vurderinger, er ikke oplyst i Banestyrelsens brev til Dem af 9. juli 1997.

Banestyrelsens notater af 3. og 29. juli 1997 indeholder imidlertid oplysninger om sådanne faktiske omstændigheder. I notatet af 3. juli 1997 er det f.eks. oplyst at en entreprenør har krævet at alle aftaler med Dem skulle være skriftlige for at være gældende. I notatet af 29. juli 1997 tilføjes det at flere kolleger og entreprenører har klaget over at De ikke var ordholdende. I samme notat er det f.eks. også oplyst at fremtidigt projekteringsarbejde skal gennemføres selvstændigt af ingeniører på CAD-anlæg.

Disse oplysninger vedrører sagens faktiske omstændigheder. Som ovenfor anført har Banestyrelsen ved afgørelsen lagt vægt på vurderinger som er baseret på disse faktiske omstændigheder. Efter min opfattelse havde oplysningerne derfor væsentlig betydning for afgørelsen og var dermed omfattet af forvaltningslovens § 19, stk. 1. Som udgangspunkt burde Banestyrelsen derfor have gjort Dem bekendt med oplysningerne og have givet Dem lejlighed til at fremkomme med en udtalelse herom forinden Banestyrelsen traf afgørelse i sagen. Jeg har gjort Trafikministeriet og Banestyrelsen bekendt med min opfattelse.

I Banestyrelsens notat af 1. oktober 1997 er der yderligere oplysninger om de faktiske omstændigheder som har dannet grundlag for de vurderinger Banestyrelsen har lagt vægt på ved afgørelsen. F.eks. er det oplyst at De er specialiseret inden for beton, hvilket er for snævert et område til at kunne bære et helt job, og at De kun havde et begrænset kendskab til brug af PC.

Disse eksempler er efter min opfattelse oplysninger af samme karakter som de ovenfor nævnte oplysninger i notaterne af 3. og 29. juli 1997 og er derfor som udgangspunkt også omfattet af forvaltningslovens partshøringspligt. Jeg har gjort Banestyrelsen og Trafikministeriet bekendt med min opfattelse.

 

Anvendelse af anonyme oplysninger

I Banestyrelsens notat af 29. juli 1997 er det oplyst at ’flere kolleger og entreprenører har bl.a. klaget over at (A) ikke er ordholdende’. I notatet fra Banestyrelsens rådgivning af 1. oktober 1997 er oplyst navnet på én af entreprenørerne, men derudover fremgår de pågældendes navne ikke af sagens akter.

Jeg må herefter lægge til grund at Banestyrelsen ved afgørelsen enten har lagt vægt på oplysninger fra anonyme kilder eller er bekendt med navnene på de pågældende kolleger og entreprenører, men ikke har noteret navnene på sagen.

Jeg har tidligere haft lejlighed til at udtale mig om begge forhold.

For så vidt angår offentlige myndigheders anvendelse af anonyme oplysninger i personalesager, har jeg i en sag om Finansministeriets publikation ’Resultatvurdering af ledere’ bl.a. skrevet følgende (Folketingets Ombudsmands beretning for året 1996, s. 106):

’For beslutninger om uansøgt afskedigelse af offentligt ansatte og for andre indgribende personaleretlige beslutninger i forhold til en offentligt ansat gælder de almindelige forvaltningsretlige krav til sagsbehandlingen og de almindelige forvaltningsretlige hjemmelskrav.

...

For de indgribende personaleretlige afgørelser indebærer det anførte bl.a. at vedkommende myndighed må sikre sig at der foreligger det fornødne grundlag for den personaleretlige afgørelse, og at den ansatte forud for afgørelsen får lejlighed til at kommentere, korrigere og supplere det påtænkte afgørelsesgrundlag, jf. reglerne om partshøring.

Myndigheden er ikke afskåret fra at benytte private konsulentfirmaer eller anden form for privat bistand til sagsoplysningen. Men myndigheden må i givet fald sikre sig at samtlige indhentede oplysninger af betydning for sagen videregives til myndigheden, således at de kan indgå umiddelbart i grundlaget for myndighedens afgørelse. Dette gælder såvel skriftligt som mundtligt modtagne oplysninger. En sådan videregivelse er påkrævet, dels for at myndigheden som forudsat i det almindelige forvaltningsretlige sagsoplysningsprincip selv kan kontrollere at de fornødne oplysninger for afgørelsen foreligger, dels for at myndigheden kan sikre sig at partshøring og aktindsigt foretages i overensstemmelse med de almindelige bestemmelser herom. Jeg henviser i den forbindelse til Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 162 og s. 322ff.

 

Den myndighed som skal træffe en indgribende personaleretlig beslutning, må som anført sikre sig at det fornødne grundlag for den påtænkte afgørelse er tilvejebragt. Heri ligger ikke alene at alle relevante forhold i sagen er belyst ved det foreliggende materiale, men også at oplysningerne er pålidelige. Er der tvivl om holdbarheden af et væsentligt faktum, hører det med til en fyldestgørende sagsoplysning at søge denne tvivl afklaret, således at det ved en sædvanlig bevismæssig vurdering kan afgøres om den pågældende oplysning kan lægges til grund for afgørelsen, jf. Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 299. Heraf følger at oplysninger der alene fremtræder som anonyme, eller oplysninger der af anden grund ikke kan kontrolleres af myndigheden, ikke kan indgå i grundlaget for en indgribende personaleretlig reaktion over for en offentligt ansat. Det samme gælder for vurderinger hvis faktuelle grundlag ikke lader sig kontrollere. Når en myndighed er afskåret fra at kontrollere holdbarheden af en oplysning, vil den ansatte selvsagt normalt også være afskåret fra at udtale sig herom i forbindelse med partsaktindsigt og partshøring. Dette understreger vigtigheden af at anonymt baserede oplysninger og vurderinger ikke indgår som led i den bevismæssige vurdering af om der er grundlag for indgribende personaleretlige reaktioner.’

I den foreliggende sag er der ikke tale om at Banestyrelsen har brugt privat konsulentbistand til sagsoplysningen, men Banestyrelsens tilrettelæggelse af arbejdet mellem rådgivningen og personalekontoret rejser efter min opfattelse samme spørgsmål.

Hvis der i Deres sag har været tale om at kolleger og entreprenører anonymt har klaget til Banestyrelsen, er det således min opfattelse at de pågældende oplysninger ikke burde være indgået i grundlaget for Banestyrelsens afgørelse, og jeg finder det beklageligt såfremt dette er tilfældet. Dette forhold burde have været behandlet af Trafikministeriet i forbindelse med behandlingen af Deres klage over afskedigelsen. Jeg har gjort Banestyrelsens og Trafikministeriet bekendt med min opfattelse.

Som ovenfor anført kan forholdet imidlertid også have været det at Banestyrelsen var bekendt med identiteten på de kolleger og entreprenører som havde klaget over Dem, men at styrelsen ikke havde noteret navnene på sagen. I denne situation er spørgsmålet om Banestyrelsen efter reglerne om offentlige myndigheders notatpligt havde pligt til at notere navnene på klagerne på sagen. Jeg vil derfor behandle spørgsmålet i afsnittet nedenfor om notatpligt.

 

Notatpligt

§ 6, stk. 1, i offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer) indeholder reglerne om offentlige myndigheders notatpligt. Bestemmelsen har følgende ordlyd:

’§ 6. I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.’

I John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1998), s. 154f, er bl.a. anført følgende:

’Det er derfor nu udtrykkeligt i § 6 bestemt, at notatpligten gælder alle oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der ikke allerede fremgår af sagens dokumenter, uanset på hvilken måde oplysningerne er tilgået sagen. Notatpligten vil således også omfatte oplysninger, der udveksles mundtligt inden for samme myndighed, f.eks. mellem tjenestemænd, nævnsmedlemmer eller kommunalbestyrelsesmedlemmer indbyrdes. Det samme gælder oplysninger, som den, der behandler sagen, eller den, der skal træffe afgørelse i sagen, selv er bekendt med, uden at de i øvrigt fremgår af sagen. Også oplysninger, der hidrører fra andre af myndighedens sager eller fra registre, skal noteres på sagen, eventuelt i form af en henvisning.’

Notatpligten gælder i sager hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, f.eks. i sager om uansøgt afskedigelse af offentligt ansatte.

Banestyrelsen har således haft pligt til at sikre at oplysninger om sagens faktiske omstændigheder som havde betydning for afgørelsen og som ikke fremgik af sagens dokumenter i øvrigt, blev noteret på sagen.

De ovenfor nævnte oplysninger i Banestyrelsens notater af 29. juli og 1. oktober 1997 fremgår ikke af sagens korrespondance. Jeg må derfor lægge til grund at oplysningerne enten er meddelt Banestyrelsen mundtligt eller at Banestyrelsen på anden måde er bekendt med oplysningerne. Der er ingen notater i sagen om oplysningerne. Da der - som anført i afsnittet om partshøring - var tale om oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, og da oplysningerne var af betydning for sagens afgørelse, burde Banestyrelsen have gjort notater til sagen om oplysningerne. Det gælder også oplysning om identiteten på de kolleger og entreprenører der havde klaget over Dem, hvis disse oplysninger var styrelsen bekendt. Jeg henviser til Folketingets Ombudsmands beretning for året 1971, s. 101ff. Trafikministeriet burde have taget stilling til spørgsmålet i forbindelse med behandlingen af Deres klage. Jeg har gjort Banestyrelsen og Trafikministeriet bekendt med min opfattelse.

 

Begrundelse

Efter forvaltningslovens § 22 skal en skriftlig afgørelse være ledsaget af en begrundelse medmindre afgørelsen giver den pågældende medhold fuldt ud.

Reglerne om indholdet af begrundelsen findes bl.a. i forvaltningslovens 24, stk. 1 og 2, som har følgende ordlyd:

’§ 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.

Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.’

Herudover består der ikke en almindelig pligt for myndighederne til i begrundelsen udtrykkeligt at komme ind på samtlige en parts argumenter. I det omfang der er tale om relevante anbringender, er der dog en formodning for at de skal nævnes i begrundelsen. Ved vurderingen skal der bl.a. tages hensyn til hvor indgribende afgørelsen er for parten, jf. Hans Gammeltoft-Hansen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 371f.

I Deres brev af 24. juli 1997 til Banestyrelsen anførte De at De under Deres ansættelse aldrig fik tildelt kritik eller mundtlige eller skriftlige påtaler for udførelsen af Deres arbejde, hverken fra chefer eller entreprenører, og henviste til at dette kunne dokumenteres ved gennemgang af Deres personalemappe.

Efter min gennemgang af sagen må jeg lægge til grund at Banestyrelsen ikke har tillagt det nogen betydning for vurderingen af Deres kvalifikationer sammenholdt med de øvrige medarbejderes om De tidligere havde fået meddelt kritik eller påtaler for udførelsen af Deres arbejde.

Uanset dette havde det efter min opfattelse været rettest om Banestyrelsen i begrundelsen for afgørelsen af 29. juli 1997 havde oplyst om personalemappen var undersøgt. I bekræftende fald havde det været rettest om styrelsen havde oplyst nærmere om resultatet af undersøgelsen og resultatets betydning for afgørelsen. I benægtende fald havde det været rettest om styrelsen havde oplyst nærmere om baggrunden for at en nærmere undersøgelse ikke var fundet nødvendig. Jeg har i den forbindelse lagt vægt på at spørgsmålet om hvorvidt De tidligere havde modtaget kritik eller påtaler for udførelsen af Deres arbejde, efter Deres opfattelse havde stor betydning for vurderingen af Deres kvalifikationer sammenholdt med de øvrige ansattes.

 

Samlet vurdering

Efter min gennemgang af sagen må jeg lægge til grund at Banestyrelsen ved personalereduktionen i forbindelse med besparelserne har søgt at beholde de mest kvalificerede medarbejdere i forhold til styrelsens fremtidige arbejdsopgaver. Banestyrelsens anvendelse af dette kriterium ved udvælgelsen af de medarbejdere som styrelsen påtænkte at afskedige, kan ikke give mig anledning til bemærkninger.

Ved den konkrete afgørelse om at afskedige Dem har Banestyrelsen, jf. afgørelsen af 29. juli 1997, lagt vægt på tre forhold:

· graden af Deres specialisering i forhold til fremtidige arbejdsopgaver,

· en vurdering af Deres evne til at tilegne Dem færdigheder i CAD-projektering og

· at kolleger, leder og entreprenører ikke har den fornødne tillid til Dem.

Jeg har forstået at styrelsen på grundlag af en samlet vurdering af disse tre forhold har skønnet at De ikke var blandt de mest kvalificerede medarbejdere på tidspunktet for personalereduktionen.

For så vidt angår spørgsmålet om manglende tillid fra kolleger og entreprenører, er det som ovenfor anført min opfattelse at Banestyrelsen enten - hvis styrelsen var bekendt med navnene - burde have overvejet at partshøre Dem om navnene på de pågældende, eller - hvis klagerne var indgivet anonymt - burde have undladt at inddrage oplysningerne i grundlaget for afgørelsen.

Det fremgår ikke af Banestyrelsens afgørelse af 29. juli 1997 eller af Trafikministeriets afgørelse af 10. februar 1998 med hvilken vægt de enkelte forhold er indgået i Banestyrelsens vurdering. På det foreliggende grundlag er det derfor ikke muligt for mig at tage stilling til om forholdet vedrørende kollegers og entreprenørers tillid til Dem er indgået med afgørende vægt i Banestyrelsens samlede vurdering af Deres kvalifikationer.

Jeg har derfor henstillet til Trafikministeriet at ministeriet genoptager behandlingen af Deres afskedigelsessag, således at ministeriet får lejlighed til at tage stilling til de forhold vedrørende oplysningerne om tilliden til Dem som jeg har kritiseret i denne udtalelse.

 

2) Banestyrelsens afgørelse af 27. august 1997 om aktindsigt

Reglerne om parters adgang til aktindsigt i afgørelsessager findes i forvaltningslovens kapitel 4.

Hovedreglen findes i § 10, stk. 1, som har følgende ordlyd:

’§ 10. En parts ret til aktindsigt omfatter med de i §§ 12-15 nævnte undtagelser

alle de dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og

indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.’

Forvaltningsloven indeholder en række undtagelser til hovedreglen, bl.a. § 12, stk. 1, om undtagelse af interne arbejdsdokumenter. Denne bestemmelse har følgende ordlyd:

’Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses

1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag,

2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og

3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre administrative organer eller mellem disse organer indbyrdes.’

 

Forvaltningslovens § 12, stk. 2, om ekstraheringspligt indeholder følgende modifikation til reglen om at interne arbejdsdokumenter er undtaget fra retten til aktindsigt:

’Oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, skal uanset bestemmelsen i stk. 1 meddeles i overensstemmelse med reglerne i dette kapitel.’

Ingeniørforbundet bad den 14. august 1997 på Deres vegne om aktindsigt i sagen. Ingeniørforbundet fik den 27. august 1997 kopi af sagens akter bortset fra notaterne af 3. og 29. juli 1997. Trafikministeriet kritiserede i afgørelsen af 10. februar 1998 at Banestyrelsen ikke samtidig gjorde forbundet opmærksom på at der var yderligere dokumenter i sagen samt henviste til hjemlen for at undtage disse dokumenter fra retten til aktindsigt.

Notaterne af 3. og 29. juli 1997 var udarbejdet af Banestyrelsens rådgivning og sendt til Banestyrelsens personalekontor til brug for styrelsens behandling af Deres afskedigelsessag. Jeg er på den baggrund enig i at dokumenterne var interne arbejdsdokumenter.

Jeg kan tilslutte mig Trafikministeriets kritik af Banestyrelsens afgørelse af 27. august 1997.

Selv om interne arbejdsdokumenter som udgangspunkt er undtaget fra retten til aktindsigt, har myndighederne pligt til at overveje om der foreligger omstændigheder som gør at dokumenterne eller oplysninger indeholdt i dokumenterne alligevel skal udleveres. I den konkrete sag havde Banestyrelsen således pligt til at overveje om notaterne indeholdt oplysninger som efter forvaltningslovens § 12, stk. 2, skulle udleveres, uanset at selve dokumentet kunne undtages fra retten til aktindsigt i medfør af § 12, stk. 1. Det fremgår af den efterfølgende korrespondance i sagen og af Trafikministeriets afgørelse af 10. februar 1998 at hverken Banestyrelsen eller Trafikministeriet mente at der var oplysninger i notaterne som ikke allerede fremgik af Banestyrelsens brev til Dem af 9. juli 1997. Som det fremgår af afsnittet om partshøring, er jeg ikke enig i denne opfattelse. Jeg mener således at notaterne indeholdt flere oplysninger om sagens faktiske omstændigheder som ikke fremgik af Banestyrelsens brev til Dem af 9. juli 1997. Banestyrelsen burde derfor den 27. august 1997 også have udleveret disse oplysninger (medmindre de på andet grundlag kunne undtages fra aktindsigt efter forvaltningslovens regler). Jeg har gjort Banestyrelsen og Trafikministeriet bekendt med dette.

I lyset af at jeg har henstillet til Trafikministeriet at genoptage Deres sag om afskedigelse, har jeg dog ikke fuldt tilstrækkeligt grundlag for at henstille til ministeriet at genoptage behandlingen af Deres aktindsigtssag.”

Trafikministeriet meddelte efterfølgende at der mellem IDA og Banestyrelsen var opnået enighed om at Banestyrelsen skulle betale i alt 190.000 kr. til A til fuld og endelig afgørelse af sagen.

På baggrund heraf og da A ikke havde rettet yderligere henvendelse til mig, meddelte jeg Trafikministeriet at jeg ikke foretog mig yderligere i sagen.

 

NOTER: (*1) FOB 1990, s. 375, FOB 1996, s. 106, FOB 1971, s. 101.