Opfølgning / Opfølgning til
Resume

Resumé

En borger klagede over at Civilretsdirektoratet havde givet afslag på aktindsigt i direktoratets interne dokumenter i hans navnesag. I forbindelse med behandlingen af ansøgningen om aktindsigt i navnesagen havde Civilretsdirektoratet henvist borgeren til selv at bede statsamtet om aktindsigt i eventuelle sagsakter som ikke fandtes i direktoratets sag.

I anledning af sagen udtalte ombudsmanden at Civilretsdirektoratets vurdering af at direktoratets referatark og praksisoversigter var interne arbejdsdokumenter, ikke gav ham anledning til bemærkninger. Ombudsmanden udtalte videre at det ikke gav ham anledning til bemærkninger at Civilretsdirektoratet havde anset nogle fotokopier af uddrag af forvaltningsretlig litteratur og af et cirkulære for ikke at være dokumenter der vedrørte den pågældende sag, jf. forvaltningslovens § 10, stk. 1, nr. 1.

Ombudsmanden var derimod ikke enig med Civilretsdirektoratet i at to fotokopier af en avisartikel kunne undtages fra aktindsigt i medfør af forvaltningslovens § 12, stk. 1.

Efter ombudsmandens opfattelse var Civilretsdirektoratet i den foreliggende sag forpligtet til at videregive udskrifterne fra Det Centrale Personregister til borgeren medmindre udskrifterne i medfør af forvaltningslovens § 10, stk. 2, og §§ 12-15 helt eller delvist kunne undtages fra aktindsigt.

Ombudsmanden udtalte endelig at klageinstansen må tage stilling til aktindsigtsspørgsmålet, også i relation til de akter der tidligere indgik i klagesagen. Der vil derimod ikke være noget til hinder for at klageinstansen overlader den praktiske gennemførelse af aktindsigten til underinstansen.

Sammenfattende var det ombudsmandens opfattelse at Civilretsdirektoratet havde truffet afgørelse om borgerens ansøgning om aktindsigt på et ukorrekt grundlag hvilket ombudsmanden fandt kritisabelt. Ombudsmanden bad derfor Civilretsdirektoratet om at genoptage sagen og meddele borgeren en fornyet afgørelse i lyset af det af ombudsmanden anførte. (J.nr. 2001-2217-601).

Oversigt (indholdsfortegnelse)
Den fulde tekst

Aktindsigt i interne arbejdsdokumenter. Udskrifter fra Det Centrale Personregister. Klageinstansens stillingtagen til aktindsigtsspørgsmål

 

Ved telefax af 1. april 2001 anmodede A Civilretsdirektoratet om fuld aktindsigt i hele sagen vedrørende navnet X tilbage fra den 15. september 1995 og til sagen var afsluttet.

Civilretsdirektoratet svarede i brev af 4. april 2001 bl.a.:

”Civilretsdirektoratet vedlægger hermed sagens akter.

Civilretsdirektoratet kan til Deres orientering oplyse, at en parts ret til aktindsigt ifølge forvaltningslovens § 12, stk. 1, ikke omfatter en myndigheds interne dokumenter. Direktoratet har derfor undtaget sådanne dokumenter fra Deres aktindsigt.

Det kan endvidere oplyses, at der kan være akter, som Civilretsdirektoratet har tilbagesendt til Ribe Statsamt efter sagens afslutning, og som derfor ikke findes i vores sag. De henvises til at rette henvendelse til Ribe Statsamt med henblik på at få aktindsigt i disse.”

Den 25. juni 2001 anmodede A Civilretsdirektoratet om enten at modtage de undtagne interne dokumenter eller en begrundelse for undtagelsen af disse dokumenter fra aktindsigten.

 

Civilretsdirektoratet svarede i brev af 28. juni 2001 til A bl.a.:

”Som vi oplyste i vores brev af 4. april 2001, fremgår det af forvaltningslovens § 12, stk. 1, at en parts ret til aktindsigt ikke omfatter en myndigheds interne dokumenter. Som interne dokumenter anses ifølge § 12, stk. 1, nr. 1, bl.a. dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandling af en sag. Af bestemmelsens stk. 2 fremgår det, at oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, skal meddeles i overensstemmelse med reglerne i forvaltningsloven uanset bestemmelsens stk. 1.

Vi kan oplyse Dem om, at det i Deres sag drejer sig om referater, notater og lignende, der ud over en beskrivelse af sagens faktum, således som det fremtræder på grundlag af sagens dokumenter, indeholder sagsbehandlernes overvejelser og vurdering af sagen. De pågældende dokumenter indeholder ikke oplysninger, som er omfattet af forvaltningslovens § 12, stk. 2.

Civilretsdirektoratet fastholder derfor, at de pågældende interne dokumenter er undtaget fra aktindsigt i medfør af forvaltningslovens § 12.”

 

I brev af 30. juni 2001 til mig klagede A over Civilretsdirektoratets afslag på aktindsigt i direktoratets interne dokumenter i A’s navnesag.

I den anledning bad jeg den 4. juli 2001 Civilretsdirektoratet om en udtalelse i anledning af A’s klage. Jeg bad Civilretsdirektoratet om at redegøre for hvilke akter direktoratet havde anset for interne dokumenter, og hvilke dokumenter direktoratet af denne grund havde undtaget for aktindsigt.

I brev af 30. juli 2001 afgav Civilretsdirektoratet en udtalelse i anledning af A’s klage. Af Civilretsdirektoratets udtalelse fremgår bl.a. følgende:

”Vedlagt fremsendes de tre sager, der har verseret i direktoratet i forbindelse med (B)’s tilladelse til at føre navnet X og (A)’s klage over denne tilladelse. Sagsnr. er: 1995-264-8, 1996- 264-10 og 1998-354-2. De originale sager vedlægges i deres helhed som referatark og de akter, der fortsat beror i direktoratet. Nogle sagsakter er returneret til statsamtet. Med hensyn til de undtagne akter drejer det sig om interne referatark og praksisoversigter og avisudklip, som vi har anset for at være interne akter, og dermed undtaget fra aktindsigt i medfør af forvaltningslovens § 12, stk. 1.

Regningen fra Kammeradvokaten i forbindelse med retssagen er heller ikke udleveret, men vi har ikke i vores brev til (A) foretaget nogen selvstændig vurdering heraf eller begrundelse for ikke at udlevere denne. Vi har i forbindelse med klagen til ombudsmanden overvejet, om regningen fra Kammeradvokaten må anses for omfattet af undtagelsesbestemmelsen i både Forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 3 og Offentlighedslovens § 10, stk. 4. Vi har efter omstændighederne besluttet at sende en kopi af regningen til (A).

Heller ikke udskrifter, som Civilretsdirektoratet har indhentet fra CPR er udleveret. Efter direktoratets praksis udleveres disse udskrifter aldrig, da dette må anses for stridende imod CPR- lovens § 34. De akter, der ikke er udleveret i de tre konkrete sager, ligger i lyserødt omslag.

Vi henviser i øvrigt til vores brev af 28. juni 2001 til (A).”

 

Den 6. august 2001 bad jeg om A’s bemærkninger til Civilretsdirektoratets udtalelse.

I brev af 7. august 2001 fremkom A med sine bemærkninger til Civilretsdirektoratets udtalelse af 30. juli 2001.

Med brev af 8. februar 2002 bad jeg Civilretsdirektoratet om en supplerende udtalelse i sagen. Af mit brev af 8. februar 2002 fremgår bl.a. følgende:

”Jeg har nu gennemgået sagens akter.

De lyserøde omslag i Civilretsdirektoratets j.nr. 1995-264-8, 1996-264-10 og 1998-354-2 indeholder - ud over de i Civilretsdirektoratets udtalelse af 30. juli 2001 omtalte dokumenter - nogle udskrifter af rets- og domsbøger.

Jeg beder på den baggrund direktoratet om at redegøre for hvorvidt direktoratet har anset de pågældende udskrifter af rets- og domsbøger for interne dokumenter, og om direktoratet af denne grund har undtaget disse udskrifter for aktindsigt. Jeg beder yderligere Civilretsdirektoratet om at be- eller afkræfte hvorvidt man har meddelt (A) aktindsigt i den fulde korrespondance inklusive de vedlagte bilag mellem Civilretsdirektoratet og Kammeradvokaten, eller i dele heraf. Såfremt (A) er meddelt aktindsigt i dele af korrespondancen mellem Civilretsdirektoratet og Kammeradvokaten, beder jeg Civilretsdirektoratet oplyse hvilke.

Jeg beder endelig Civilretsdirektoratet om at oplyse hvorvidt de sagsakter som direktoratet har sendt til mig i direktoratets j.nr. 1995-264-8, 1996-264-10 og 1998-354-2, er de samme sagsakter som beroede på de tre sager på tidspunktet for Civilretsdirektoratets afgørelse af 4. april 2001, eller om direktoratet efterfølgende har returneret sagsakter til statsamtet.”

Civilretsdirektoratet afgav den 22. februar 2002 en supplerende udtalelse hvoraf A modtog en kopi. Af Civilretsdirektoratets supplerende udtalelse fremgår bl.a. følgende:

”For så vidt angår de pågældende udskrifter af rets- og dombøger, drejer det sig dels om to sager, hvor anklagemyndigheden har rejst tiltale mod henholdsvis (C) og (D) for overtrædelse af navnelovens § 16, dels om et retsmøde, hvor (A)’s begæring om tilladelse til at anke frifindelsen af (D) afvises.

Civilretsdirektoratet fandt det rettest at undtage udskrifterne fra de to førstnævnte sager, idet der er tale om straffesager, hvori (A) ikke er part. Efter nærmere overvejelse har direktoratet dog nu efter omstændighederne besluttet at give (A) aktindsigt i de pågældende udskrifter, dog således at oplysninger om cpr-numre ikke fremgår. For så vidt angår udskriften fra retsmødet, hvor (A)’s begæring om anke afvises, har Civilretsdirektoratet ligeledes sendt kopi heraf til (A), idet denne udskrift udelukkende omhandler spørgsmålet om, hvorvidt den ene af de to førstnævnte sager kan ankes af (A) selv.

Med hensyn til Civilretsdirektoratets korrespondance med Kammeradvokaten, kan det bekræftes, at (A) har fået aktindsigt i den fulde korrespondance inklusive de vedlagte bilag mellem Civilretsdirektoratet og Kammeradvokaten.

Endelig kan det oplyses, at direktoratet efter den 4. april 2001 ikke har returneret sagsakter til statsamtet, hvormed de sagsakter, som er blevet sendt til Folketingets Ombudsmand er de samme sagsakter, som beroede på de tre sager på tidspunktet for direktoratets afgørelse af 4. april 2001.”

I telefax af 24. februar 2002 fremkom A med bemærkninger til sagen.

Den 1. marts 2002 bad jeg om A’s bemærkninger til Civilretsdirektoratets supplerende udtalelse.

I telefax af 2. marts 2002 fremkom A med sine bemærkninger til Civilretsdirektoratets supplerende udtalelse af 22. februar 2002.

 

Ombudsmandens udtalelse

”Idet jeg bemærker at jeg finder det beklageligt at Civilretsdirektoratet så sent som (senest) i sin supplerende udtalelse til mig fandt anledning til at ændre sin oprindelige afgørelse, har jeg herefter valgt at koncentrere min undersøgelse af (A)’s klage til at vedrøre de akter som han fortsat ikke har modtaget aktindsigt i.

Jeg henviser til § 16, stk. 1, i lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand. Heraf fremgår det at ombudsmanden afgør om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelse.

Civilretsdirektoratet har som led i sin begrundelse for afgørelserne af 4. april 2001 og 28. juni 2001 henvist til forvaltningslovens § 12 (lov nr. 571 af 19. december 1985 som ændret ved lov nr. 347 af 6. juni 1991). § 12 lyder således:

§ 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses

dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag,

brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og

brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre administrative organer eller mellem disse organer indbyrdes.

Stk. 2. Oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, skal uanset bestemmelsen i stk. 1 meddeles i overensstemmelse med reglerne i dette kapitel.’

 

1. Civilretsdirektoratets referatark og praksisoversigter

Civilretsdirektoratet gav (A) afslag på aktindsigt i direktoratets referatark og praksisoversigter med henvisning til forvaltningslovens § 12.

Efter en gennemgang af de pågældende dokumenter giver Civilretsdirektoratets vurdering af at de er interne arbejdsdokumenter, mig ikke anledning til bemærkninger. Jeg er endvidere enig med Civilretsdirektoratet i at disse dokumenter ikke indeholder oplysninger der skal udleveres efter forvaltningslovens § 12, stk. 2.

 

2. Kopier af juridisk litteratur og en avisartikel

Blandt de dokumenter som Civilretsdirektoratet har undtaget fra aktindsigten, findes nogle kopier af uddrag af forvaltningsretlig litteratur og en kopi af et cirkulære. Jeg forstår at Civilretsdirektoratet har anset de pågældende fotokopier for ikke at være dokumenter der vedrører den pågældende sag, jf. forvaltningslovens § 10, stk. 1, nr. 1 (gengivet nedenfor), hvilket ikke giver mig anledning til bemærkninger.

Civilretsdirektoratet gav (A) afslag på aktindsigt i to fotokopier af en avisartikel med henvisning til forvaltningslovens § 12. Jeg forstår at Civilretsdirektoratet har anset de pågældende fotokopier for at være dokumenter der vedrører den pågældende sag, jf. forvaltningslovens § 10, stk. 1, nr. 1, hvilket ikke giver mig anledning til bemærkninger.

Bestemmelsen i § 12, stk. 1, nr. 1, omfatter kun dokumenter der er udarbejdet inden for den pågældende myndighed til eget brug.

Den pågældende avisartikel er ikke udarbejdet af Civilretsdirektoratet. Jeg bemærker i den forbindelse at den omstændighed at en myndighed har taget en fotokopi af et udklip fra en avis, ikke bevirker at den pågældende fotokopi kan anses for et internt dokument hos den pågældende myndighed, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 1.

Da fotokopierne af avisartiklen heller ikke kan anses for omfattet af bestemmelserne i forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 2. og nr. 3, er jeg derfor ikke enig i at avisartiklen kan undtages fra aktindsigt i medfør af forvaltningslovens § 12, stk. 1.

 

3. Udskrifter fra Det Centrale Personregister

Civilretsdirektoratet henviste i afgørelserne af 4. april 2001 og 28. juni 2001 til forvaltningslovens § 12 som hjemmel for også at undtage nogle udskrifter fra Det Centrale Personregister fra aktindsigten. Civilretsdirektoratet har i direktoratets udtalelse af 30. juli 2001 henvist til CPR-lovens § 34 som hjemmel for at undtage disse udskrifter fra aktindsigten.

Jeg forstår Civilretsdirektoratets udtalelse af 30. juli 2001 således at direktoratet har ændret sin begrundelse vedrørende disse dokumenter.

§ 34 i lov om Det Centrale Personregister (lov nr. 426 af 31. maj 2000) er sålydende:

’§ 34. En myndighed må kun videregive oplysninger, herunder beskyttede navne og adresser modtaget efter §§ 31-33, til andre offentlige myndigheder eller private, hvis videregivelsen følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov eller Indenrigsministeriet har givet tilladelse hertil.

Stk. 2. En myndighed, der efter §§ 31-33 modtager oplysninger om beskyttede navne og adresser, jf. § 28, skal ved behandlingen heraf sørge for, at disse navne og adresser ikke bliver tilgængelige for private. Myndigheden skal endvidere i alle tilfælde i forbindelse med navn og adresse registrere oplysning om beskyttelsen. Denne oplysning skal altid meddeles i forbindelse med en eventuel videregivelse af navn og adresse til andre, jf. stk. 1.

Stk. 3. Bestemmelserne i stk. 2 gælder dog ikke, hvis andet følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov.’

Det fremgår af de almindelige bemærkninger til lov nr. 426 af 31. maj 2000 om Det Centrale Personregister, jf. Folketingstidende 1999-2000, tillæg A, s. 35f, at formålet med loven bl.a. var at erstatte den tidligere lov om folkeregistrering med en tidssvarende lov hvor borgernes grundlæggende rettigheder med hensyn til folkeregistreringen samt offentlige myndigheders og privates adgang til udnyttelse af de registrerede oplysninger fremgår af selve lovteksten. Det fremgår endvidere at størsteparten af bestemmelserne hidtil havde været fastsat administrativt, samt at loven - bortset fra det samarbejde mellem Post Danmark og CPR der er hjemlet i § 12 i lov om Post Danmark - fastlægger en udtømmende regulering af den udnyttelse offentlige myndigheder samt private kan gøre af de registrerede oplysninger i CPR.

Af de specielle bemærkninger til § 34 i personregisterloven, jf. Folketingstidende 1999- 2000, tillæg A, s. 53, fremgår bl.a. følgende:

’Reguleringen i bestemmelsen i stk. 1 har til formål at sikre, at de almindelige personoplysninger, som registreres i CPR, normalt hentes direkte i CPR af de myndigheder og private, der har behov herfor. Herved sikres, at disse er helt aktuelle og korrekte, og at f.eks. en beskyttelse af en persons navn og adresse ikke tilsidesættes.

Hvis videregivelsen udtrykkelig følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, eller Indenrigsministeriet har givet tilladelse hertil, har Indenrigsministeriet haft forudgående lejlighed til at udtale sig, herunder vurdere samordnings- og koordineringshensyn, jf. § 2, stk. 3.

Myndighedens overladelse af data, som er modtaget fra CPR, til behandling på et servicebureau eller lign. betragtes ikke som ’videregivelse til private’, såfremt databehandlerens behandling er i overensstemmelse med lov om behandling af personoplysninger.’

Sagen rejser herefter spørgsmålet om det kan siges at følge af reglerne i forvaltningslovens kapitel 4 om partsaktindsigt at en myndighed ? jf. § 34, stk. 1, i personregisterloven ? kan videregive oplysninger til en part i det omfang parten har krav på partsaktindsigt.

Forvaltningslovens § 9, stk. 1, lyder således:

§ 9. Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Begæringen skal angive den sag, hvis dokumenter den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med.’

Forvaltningslovens § 10, stk. 1, lyder således:

§ 10. En parts ret til aktindsigt omfatter med de i §§ 12-15 nævnte undtagelser

alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og

indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.’

Den der er part i en sag hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed (bortset fra sager om strafferetlig forfølgning, jf. § 9, stk. 3), kan, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 1, forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter.

Retten til aktindsigt omfatter, jf. forvaltningslovens § 10, stk. 1, alle dokumenter der vedrører sagen. Visse dokumenter og oplysninger kan, jf. forvaltningslovens § 10, stk. 2, og §§ 12-15, undtages fra aktindsigten.

Det fremgår af bemærkningerne til forvaltningslovens § 10, stk. 1, jf. Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 138, at bestemmelsen var enslydende med bestemmelsen i § 5, stk. 1, i forslaget til offentlighedsloven og svarede til bestemmelsen i § 3, stk. 1, i den dagældende offentlighedslov, og at der med hensyn til rækkevidden af det dokumentbegreb der anvendes i forvaltningsloven, kan henvises til beskrivelsen af tidligere gældende ret i betænkning om offentlighedslovens revision (nr. 857/1978), s. 138ff, og til udvalgets overvejelser s. 157ff sammenholdt med s. 340, ligesom der kan henvises til bemærkningerne til offentlighedslovens § 5.

Det fremgår af bemærkningerne til offentlighedslovens § 5, jf. Folketingstidende 1985- 86, tillæg A, sp. 214, og af betænkning om offentlighedslovens revision (nr. 857/1978), s. 159f, at udskrifter af et edb-register er omfattet af reglerne om partsaktindsigt i det omfang udskrifterne indgår i en sag i forvaltningen eller på anden måde underkastes administrativ sagsbehandling. Dette gælder dog ikke udskrifter der er uddraget alene med henblik på at kontrollere om de registrerede oplysninger er korrekt inddaterede (fejlsøgning).

Dette er da også antaget i relation til offentlighedslovens regler om aktindsigt. Jeg henviser (ud over til ovennævnte forarbejder) til John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1998), s. 146, og til Folketingets Ombudsmands beretning for 1995, s. 244*.

Det følger derfor af forvaltningslovens § 9, stk. 1, og § 10, stk. 1, at (A) har krav på aktindsigt i udskrifterne fra Det Centrale Personregister medmindre det følger af forvaltningslovens § 10, stk. 2, og §§ 12-15 at de pågældende udskrifter helt eller delvis kan undtages fra aktindsigten.

Efter min opfattelse var Civilretsdirektoratet i den foreliggende sag derfor ? i medfør af § 34 i personregisterloven sammenholdt med reglerne i forvaltningslovens kapitel 4 om partsaktindsigt ? forpligtet til at videregive udskrifterne fra Det Centrale Personregister til (A) medmindre udskrifterne i medfør af forvaltningslovens § 10, stk. 2, og §§ 12-15 helt eller delvis kunne undtages fra aktindsigt.

Efter Civilretsdirektoratets henvisning til § 34 i personregisterloven (jf. direktoratets udtalelse af 30. juli 2001) står det mig ikke klart om direktoratet (også) har foretaget en vurdering af hvorvidt udskrifterne i medfør af forvaltningslovens § 10, stk. 2, og §§ 12-15 helt eller delvis kan undtages fra aktindsigten. Som udtalelsen er formuleret, må jeg forstå at direktoratet har afslået aktindsigt i udskriften (alene) med henvisning til § 34 i personregisterloven. Jeg finder derfor ikke at Civilretsdirektoratet har haft fornødent grundlag for at afslå aktindsigt i udskrifterne.

Jeg bemærker i den forbindelse at der blandt de akter som Civilretsdirektoratet har oplyst at have meddelt (A) aktindsigt i, findes to udskrifter fra Det Centrale Personregister med lister over borgere med navnet (X1) og (X), ligesom der blandt disse akter findes en forespørgsel fra Politimesteren i Holstebro om hvorvidt efternavnet (X) er forbeholdt, som er bilagt to udskrifter fra Det Centrale Personregister.

Jeg bemærker i den forbindelse endvidere at Civilretsdirektoratet i en anden konkret sag som jeg har behandlet, har meddelt en borger aktindsigt efter forvaltningslovens kapitel 4 i tre udskrifter fra Det Centrale Personregister. Jeg henviser til Civilretsdirektoratets j.nr. 1998-550-253.

 

4. Civilretsdirektoratets henvisning til Ribe Statsamt

Det fremgår af Civilretsdirektoratets afgørelse af 4. april 2001 og udtalelse af 30. juli 2001 at direktoratet ikke var sikker på at alle Ribe Statsamts (nu Statsamtet Ribe) akter i klagesagen fandtes i direktoratets sag på det tidspunkt hvor direktoratet traf afgørelse i anledning af (A)’s ansøgning om aktindsigt. Civilretsdirektoratet henviste på den baggrund (A) til at rette henvendelse til Statsamtet Ribe med henblik på at få aktindsigt i disse eventuelle dokumenter.

Jeg lægger således til grund at Civilretsdirektoratet ikke i forbindelse med behandlingen af (A)’s ansøgning om aktindsigt i hans navnesag indhentede Ribe Statsamts akter i sagen.

Forvaltningslovens § 16, stk. 1, lyder således:

§ 16. Afgørelsen af, om og i hvilken form en begæring om aktindsigt skal imødekommes, træffes af den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag.’

Begæringer om aktindsigt i de dokumenter der indgår i en sag, skal afgøres af den myndighed som har afgørelsen af sagens realitet. I klagesager som den foreliggende skal begæring om aktindsigt således fremsættes over for klageinstansen, her Civilretsdirektoratet, og spørgsmålet om aktindsigt skal afgøres af denne instans.

Hvis der i en afsluttet klagesag er indgået dokumenter fra underinstansen som klageinstansen - efter klagesagens afslutning - har returneret til underinstansen, må klageinstansen tage stilling til aktindsigtsspørgsmålet, også i relation til de akter der tidligere indgik i klagesagen. Der vil derimod ikke være noget til hinder for at klageinstansen ? efter at have taget stilling til aktindsigtsspørgsmålet ? overlader den praktiske gennemførelse af aktindsigten til underinstansen.

Jeg henviser i den forbindelse til John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer (1999), s. 321, John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1998), s. 264f og s. 282 sammenholdt med s. 136f, Carl Aage Nørgaard mfl., Forvaltningsret - Sagsbehandling (2001), s. 218, Jon Andersen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 335, Folketingets Ombudsmands beretninger for 1975, s. 105*, for 1975, s. 555*, for 1978, s. 198*, og for 1989, s. 241* (299).

I den foreliggende sag skulle Civilretsdirektoratet således ikke have henvist (A) til at anmode Statsamtet Ribe om aktindsigt i eventuelle sagsakter fra statsamtet som ikke længere fandtes i direktoratets sag, men skulle i stedet have undersøgt om der blandt statsamtets sagsakter fandtes yderligere sagsakter fra klagesagen. Såfremt dette var tilfældet, skulle Civilretsdirektoratet herefter have taget stilling til (A)’s anmodning om aktindsigt ? også i relation til disse dokumenter.

 

5. Konklusion

Sammenfattende er det min opfattelse at Civilretsdirektoratet har truffet afgørelse om (A)’s ansøgning om aktindsigt på et ukorrekt grundlag hvilket jeg finder kritisabelt.

Jeg har derfor anmodet Civilretsdirektoratet om at genoptage sagen og meddele (A) en fornyet afgørelse i lyset af det ovenfor anførte.

Jeg har bedt Civilretsdirektoratet om at underrette mig om hvad der videre sker i sagen.”

Den 24. juli 2002 traf Civilretsdirektoratet fornyet afgørelse i sagen. Af Civilretsdirektoratets afgørelse fremgår følgende:

”Civilretsdirektoratet har på baggrund af Folketingets Ombudsmands udtalelse besluttet at give (A) aktindsigt i de to fotokopier af en avisartikel samt i udskrifterne fra Det Centrale Personregister. Kopi heraf vedlægges.

Endvidere har Civilretsdirektoratet indhentet Statsamtet Ribes sagsakter, således at vi i overensstemmelse med Folketingets Ombudsmands udtalelse har kunnet tage stilling til (A)’s anmodning om aktindsigt i relation til disse dokumenter. Vi vedlægger kopi af de akter, som vi har modtaget fra statsamtet.

Af samtlige akter i sagen er det således udelukkende referatark og praksisoversigter samt kopier af juridisk litteratur, som er undtaget fra aktindsigt. Det bemærkes, at Folketingets Ombudsmand i sin udtalelse ikke havde nogen bemærkninger til undtagelsen af referatark og praksisoversigter i medfør af forvaltningslovens § 12, stk. 2. Endvidere havde han ingen bemærkninger til undtagelsen af kopier af juridisk litteratur, idet disse ikke anses for at være dokumenter, som vedrører den pågældende sag, jf. forvaltningslovens § 10, stk. 1, nr. 1.”

 

Den 6. august 2002 meddelte jeg at jeg på den baggrund ikke foretog mig mere i sagen på det foreliggende grundlag.

 

NOTER: (*) FOB 1975, s. 105 og s. 555, FOB 1978, s. 198, FOB 1989, s. 241, og

FOB 1995, s. 244.