Opfølgning / Opfølgning til
Resume

 

Resumé

En ledig klagede til et arbejdsmarkedsråd over det tilbud i en handlingsplan som han havde fået fra arbejdsformidlingen. Han bad om aktindsigt i korrespondancen mellem arbejdsformidlingen og arbejdsmarkedsrådet. Anmodningen måtte forstås som et ønske om aktindsigt i den sagsfremstilling som arbejdsformidlingens regionskontor havde skrevet til brug for rådets afgørelse. Ombudsmanden udtalte at ønsket om aktindsigt skulle behandles af arbejdsmarkedsrådet.

Ombudsmanden udtalte at regionskontoret uden tvivl er en selvstændig myndighed i relation til reglerne om aktindsigt. Regionschefen, og dermed regionen som myndighed, varetager sekretariatsforretninger for arbejdsmarkedsrådet, jf. § 52, stk. 8, i lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik.

Efter ombudsmandens opfattelse skulle anmodningen om aktindsigt vurderes efter forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2, og ikke, som rådet havde gjort, efter forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 2, om interne arbejdsdokumenter. Hvis et dokument udelukkende har været udvekslet mellem sekretariatsmyndigheden (regionen) og hovedmyndigheden (arbejdsmarkedsrådet) for så vidt angår sekretariatsarbejdet, vil dokumentet kunne undtages fra aktindsigt i medfør af forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2. Da arbejdsformidlingen – og ikke kun arbejdsformidlingen som sekretariat for arbejdsmarkedsrådet – (fejlagtigt) traf afgørelse om aktindsigt, og da afslaget senere blev påklaget og behandlet af Arbejdsmarkedsstyrelsen, blev dokumentet videregivet ud over den udveksling der fandt sted i forbindelse med sekretariatsfunktionen. Dermed kunne dokumentet efter ombudsmandens opfattelse ikke undtages fra aktindsigt efter § 14, stk. 1, nr. 2.

En medarbejder deltog i behandlingen af aktindsigtssagen, først som fuldmægtig i arbejdsformidlingen og senere som sekretariatschef i forbindelse med arbejdsmarkedsrådets behandling af sagen. Ombudsmanden mente at den pågældende medarbejder var inhabil i forbindelse med arbejdsmarkedsrådets behandling af sagen.

Ombudsmanden henstillede til arbejdsmarkedsrådet at træffe en ny afgørelse om aktindsigt og bad rådet om at inddrage spørgsmålet om medarbejderens inhabilitet i sin nye behandling af sagen. (J.nr. 2002-2209-001).

Oversigt (indholdsfortegnelse)
Den fulde tekst

Aktindsigt i regionskontors sagsfremstilling til arbejdsmarkedsrådet.

 

Forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2. Inhabilitet

 

A anmodede den 30. marts 2001 – efter at have klaget over et tilbud i en handlingsplan – Arbejdsformidlingen i X-by om aktindsigt i ”korrespondancen med Arbejdsmarkedsrådet. Det vil sige det eller de breve, der er afsendt af AF (X)-by”.

Den 5. april 2001 afslog Arbejdsformidlingen i X-by at imødekomme A’s begæring. Arbejdsformidlingen skrev følgende:

”AF-(X)-by har den 30. marts 2001 modtaget din anmodning om aktindsigt i korrespondancen med Arbejdsmarkedsrådet. I henhold til forvaltningsloven nr. 571 af 19. december 1985, § 12 kan det meddeles, at de interne arbejdsdokumenter, som er forelagt Arbejdsmarkedsrådet er undtaget fra reglerne om aktindsigt.

I den nærværende sag har Arbejdsmarkedsrådet modtaget din klage over AF’s afgivne tilbud. I forbindelse med klagesagsbehandlingen udarbejdes et internt arbejdsdokument, der altså ikke er omfattet af aktindsigt, jf. forvaltningsloven § 12. Der er i sagen ikke udarbejdet selvstændige dokumenter eller breve fra AF til Arbejdsmarkedsrådet, der ellers ville have været omfattet af retten til aktindsigt.

Udover de i sagen foreliggende klagebreve fra dig, har AF bortset fra det interne arbejdsdokument alene fremsendt brevet af 16. marts 2001. Dette brev er vedlagt. Desuden medsendes en udskrift fra AF’s edb-system, hvor alle de oplysninger, AF er i besiddelse af, foreligger.

 

Den 9. april 2001 klagede A til Arbejdsformidlingen i X-by over afslaget på aktindsigt. A skrev bl.a. således:

”Ifølge forvaltningsloven § 12, der omhandler undtagelser fra aktindsigt, er bl.a. undtaget brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed. Da en klageinstans ikke kan være samme myndighed som den myndighed, der klages over, betyder det, at interne dokumenter, der oversendes til klageinstansen, ikke er omfattet af undtagelsen fra aktindsigt. Se i øvrigt noterne til forvaltningslovens § 12, der henviser til noterne ad § 7 i offentlighedsloven, i Karnovs Lovsamling.

Tænk hvis domstolene tillod, at den ene part i en retssag ikke blev gjort bekendt med modpartens anbringender. Det kontradiktoriske princip må selvfølgelig også gælde inden for de arbejdsformidlingsmæssige klageorganer.”

A’s klage over afslaget på aktindsigt blev videresendt til Arbejdsmarkedsstyrelsen som den 23. maj 2001 traf følgende afgørelse:

Arbejdsformidlingen i (X)-by har i forbindelse med videresendelsen fastholdt sin afgørelse om, at interne arbejdsdokumenter, der forelægges Arbejdsmarkedsrådet, ikke er omfattet af retten til aktindsigt. Arbejdsformidlingen i (X)-by har samtidig oplyst, at retten til aktindsigt omfatter de breve, som er sendt til Dem, og de oplysninger, der er registreret i Arbejdsformidlingen’s edb-system, samt at De har fået aktindsigt i dette materiale.

I denne anledning skal arbejdsmarkedsstyrelsen meddele følgende:

I henhold til § 52, stk. 8 i lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik varetager regionschefen, jf. § 55 i samme lov, Arbejdsmarkedsrådets sekretariatsforretninger.

I henhold til § 55 i samme lov leder regionschefen Arbejdsformidlingen i regionen, jf. § 51.

Regionschefen har herved af lovgiver efter Arbejdsmarkedsstyrelsens opfattelse fået tillagt en dobbeltrolle, idet regionschefen i princippet er tillagt beføjelser både som første instans og som klageinstans.

Denne problemstilling er i praksis løst ved, at der i Arbejdsformidlingen er etableret en organisatorisk adskillelse mellem de dele af Arbejdsformidlingen, der varetager sekretariatsforretninger for Arbejdsmarkedsrådet, og de dele af Arbejdsformidlingen, der varetager Arbejdsformidlingen’s øvrige opgaver.

Det er Arbejdsmarkedsstyrelsens opfattelse, at Arbejdsformidlingen som sekretariat for Arbejdsmarkedsrådet ikke kan anses for en fra RAR adskilt myndighed.

Som følge heraf vil interne arbejdsdokumenter, der udarbejdes af Arbejdsformidlingen som sekretariat for Arbejdsmarkedsrådet være undtaget fra aktindsigt i medfør af forvaltningslovens § 12, idet der i denne situation er tale om en brevveksling mellem forskellige enheder indenfor den samme myndighed.

Under hensyn til det anførte finder styrelsen at måtte fastholde Arbejdsformidlingen (X)-by’s afgørelse til Dem om afslag på aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, som er udarbejdet af Arbejdsformidlingen som sekretariat for Arbejdsmarkedsrådet og til brug for Arbejdsmarkedsrådets behandling af en klagesag.”

Ved brev af 6. februar 2002 klagede A til mig.

Den 18. marts 2002 bad jeg Arbejdsmarkedsstyrelsen om en udtalelse i sagen. Jeg bad endvidere styrelsen indhente en udtalelse fra Arbejdsmarkedsrådet for Y Amt og Arbejdsformidlingen i X-by. I brevet skrev jeg bl.a.:

”Endvidere beder jeg om at få oplyst om det er Arbejdsmarkedsrådet i (Y) Amt eller Arbejdsformidlingen (X)-by (regionskontoret) der har truffet afgørelse af 5. april 2001 om aktindsigt. Jeg har noteret mig at afgørelsen er trykt på arbejdsformidlingens (regionskontorets) brevpapir.

Jeg beder også om at der redegøres for det retlige grundlag for Arbejdsmarkedsstyrelsens klagesagsbehandling.

I afgørelserne henviser myndighederne til forvaltningslovens § 12. I den anledning beder jeg om at få oplyst hvilke overvejelser myndighederne eventuelt har gjort sig vedrørende forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2.”

 

Den 24. april 2002 fremkom Arbejdsformidlingen i X-by med følgende udtalelse:

Ombudsmanden beder om at få oplyst, om det er Arbejdsmarkedsrådet eller Arbejdsformidlingen, der har truffet afgørelse i sagen, idet Ombudsmanden har bemærket, at afgørelsen er trykt på Arbejdsformidlingens papir. Hertil skal det bemærkes, at afgørelsen vedrørende aktindsigt er truffet af Arbejdsformidlingen, og at Arbejdsmarkedsrådet ikke har været inddraget i afgørelsen. Arbejdsformidlingen har således vurderet at være den myndighed, som træffer afgørelse i sagen.

Ombudsmanden anmoder desuden om at få oplyst, hvilke overvejelser myndighederne har gjort sig vedrørende forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2, idet afgørelsen om aktindsigt henviser til forvaltningslovens § 12.

AF (X)-by regionen har efter rådgivning hos Arbejdsmarkedsstyrelsen, vurderet, at der ikke var ret til aktindsigt, idet der var tale om interne arbejdsdokumenter udarbejdet af Rådssekretariatet til brug for Arbejdsmarkedsrådets behandling af en klage. Hermed blev det vurderet, at der var tale om brevveksling mellem forskellige enheder indenfor samme myndighed, jf. forvaltningslovens § 12. Idet regionschefen både er chef for Arbejdsformidlingen og samtidig varetager en sekretærfunktion for Arbejdsmarkedsrådet, synes der ikke at kunne være tale om, at en myndighed udfører sekretariatsfunktioner for en anden myndighed, jf. forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2.

 

Den 24. maj 2002 afgav Arbejdsmarkedsstyrelsen en udtalelse til sagen. Styrelsen skrev:

Ad 1.

AF-region (X)-by har i en indhentet udtalelse af 24. april 2002 oplyst, at afgørelsen vedrørende aktindsigt er truffet af Arbejdsformidlingen, og at Arbejdsmarkedsrådet ikke har været inddraget i afgørelsen. Arbejdsformidlingen har således vurderet at være den myndighed, som træffer afgørelse i sagen.

Arbejdsmarkedsstyrelsen har til dette punkt følgende bemærkninger:

I henhold til § 53, stk. 1, i lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik, jf. lovbekendtgørelse nr. 54 af 29. januar 2001, varetager den statslige arbejdsformidling arbejdsmarkedsindsatsen. Regionschefen leder arbejdsformidlingen i regionen, jf. § 55, stk. 1, i samme lov.

I henhold til § 51 omfatter det regionale arbejdsmarked (regionen) et amt. Til varetagelse af opgaver i forbindelse med styringen af indsatsen er nedsat et arbejdsmarkedsråd i hver region. Regionschefen varetager Arbejdsmarkedsrådets sekretariatsforretninger, jf. § 52, stk. 8.

Ifølge § 62 i loven kan klage over visse af Arbejdsformidlingens afgørelser indbringes for Arbejdsmarkedsrådet.

Regionschefen har herved af lovgiver fået tillagt en dobbeltrolle i relation til klagesagsbehandling, idet regionschefen i princippet er tillagt beføjelser både som første instans og i relation til Arbejdsmarkedsrådets rolle som klageinstans for Arbejdsformidlingens afgørelser. Der henvises til tidligere drøftelser med Ombudsmanden om det mulige inhabilitetsproblem (Ombudsmandens j.nr. 1996-2546-010).

På baggrund af disse drøftelser gjorde Arbejdsmarkedsstyrelsen i brev af 30. juni 2000 AF-regionscheferne opmærksom på problemstillingen, der herefter i praksis er løst ved, at der i AF-regionen er etableret en organisatorisk adskillelse mellem varetagelsen af sekretariatsforretninger for Arbejdsmarkedsrådet og varetagelsen af Arbejdsformidlingens øvrige opgaver.

I den konkrete sag har (A) i brev af 30. marts 2001 anmodet om aktindsigt i den korrespondance, der har været mellem AF-(X)- by og Arbejdsmarkedsrådet i forbindelse med oversendelse af klagesagen til rådet.

Efter fornyet gennemgang af sagen er det Arbejdsmarkedsstyrelsens opfattelse, at AF- (X)-by i denne sammenhæng må betragtes som Arbejdsformidlingen (1. instans), og at det materiale, (A) anmoder om, er den eventuelle korrespondance, der har været imellem Arbejdsformidlingen (som 1. instans) og Arbejdsmarkedsrådet/sekretariatet (som klageinstans).

Efter styrelsens opfattelse har (A) således ikke anmodet om aktindsigt i sekretariatets forelæggelse for Arbejdsmarkedsrådet.

Da anmodningen om aktindsigt vedrører en klagesag, er det endvidere styrelsens opfattelse, at begæringen om aktindsigt skulle have været fremsat over for Arbejdsmarkedsrådet, der havde afgørelsen af sagens realitet, jf. forvaltningslovens § 16, stk. 1. (A)’s begæring burde således af Arbejdsformidlingen have været fremsendt til Arbejdsmarkedsrådets afgørelse.

Ad 2.

Ifølge § 62, stk. 1 og 2, i lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik kan klage over arbejdsformidlingens afgivelse af eller afslag på at give tilbud, hvor afgørelsen er begrundet i den lediges ønsker og forudsætninger samt arbejdsmarkedets behov, indbringes for Arbejdsmarkedsrådet. Arbejdsmarkedsrådets afgørelser kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. § 62, stk. 4. Det er i medfør af denne bestemmelse, at Arbejdsmarkedsrådet havde afgørelsen af sagens realitet.

Ifølge § 63 i samme lov kan klage over arbejdsformidlingens afgørelser efter loven, bortset fra afgørelser der er omfattet af § 62, indbringes for Arbejdsmarkedsstyrelsen.

Ifølge § 53, stk. 2, er arbejdsministeren øverste administrative myndighed for arbejdsformidlingen og bistås af Arbejdsmarkedsstyrelsen, der til daglig leder arbejdsformidlingen på landsplan. Styrelsen er således overordnet myndighed for Arbejdsformidlingen, og det er i medfør af dette over-underordnelsesforhold, at styrelsens klagesagsbehandling i den konkrete sag er sket.

Som nævnt ovenfor, var det imidlertid Arbejdsmarkedsrådet, der burde have behandlet (A)’s begæring om aktindsigt.

Arbejdsmarkedsstyrelsen burde således ikke have behandlet (A)’s klage af 9. april 2001 over Arbejdsformidlingens afslag på aktindsigt, hvilket styrelsen skal beklage.

(A)’s begæring om aktindsigt er fra styrelsen videresendt til Arbejdsmarkedsrådet for (Y) Amt med henblik på Arbejdsmarkedsrådets behandling. Det bemærkes, at Arbejdsmarkedsrådets afgørelse ikke vil kunne indbringes for anden administrativ myndighed, idet Arbejdsmarkedsstyrelsen ikke er overordnet myndighed for rådet.

 

Ved brev af 10. juni 2002 meddelte jeg A at det var mest hensigtsmæssigt at jeg ikke på daværende tidspunkt fortsatte den iværksatte ombudsmandsundersøgelse da Arbejdsmarkedsstyrelsen nu havde bedt arbejdsmarkedsrådet tage stilling til A’s aktindsigtsanmodning. Jeg bad A afvente Arbejdsmarkedsrådets afgørelse før A tog stilling til om der på ny var grundlag for at rette henvendelse til mig.

Den 26. juni 2002 traf arbejdsmarkedsrådet følgende afgørelse i sagen:

”Arbejdsmarkedsrådet har ved Budget- og planlægningsudvalget (BPU) på et møde den 20. juni 2002 behandlet Deres klage over afslag på aktindsigt af 30. marts 2001. BPU har taget stilling til sagen på baggrund af Ombudsmandens udtalelse af 10. juni 2002 og Arbejdsmarkedsstyrelsens brev af 24. maj 2002, hvoraf det fremgår, at Arbejdsmarkedsrådet er den myndighed der foretager afgørelsen, jf. Forvaltningsloven nr. 571 af 19. december 1995 § 16, stk. 4.

Idet der i klagesagen forekommer uklarhed om, hvilke dokumenter der konkret er begæret aktindsigt i, jf. Arbejdsmarkedsstyrelsens brev af 24. maj 2002, har BPU både taget stilling til en begæring om aktindsigt i de registeroplysninger, som AF var i besiddelse af, samt i de interne arbejdsdokumenter, der er udarbejdet til brug for BPU’s oprindelige behandling af Deres klage af 26. marts 2001.

BPU har på mødet den 20. juni 2002 besluttet, at imødekomme Deres begæring om aktindsigt i brevvekslingen mellem AF og Dem samt i de oplysninger, som AF havde registreret i edb-systemet på tidspunktet for behandlingen af klagen. Oplysningerne er vedlagt.

BPU har desuden besluttet, at Deres eventuelle begæring om aktindsigt i de interne arbejdsdokumenter, der har ligget til grund for BPU’s behandling af den oprindelige klage ikke kan imødekommes. BPU lagde til grund, at den sagsfremstilling, som er udarbejdet til brug for klagesagsbehandlingen, er at betragte som interne arbejdsdokumenter og retten til aktindsigt ikke omfatter en myndigheds interne arbejdsdokumenter, jf. Forvaltningsloven nr. 571 af 19. december 1995 § 12.

 

Ved brev af 2. juli 2002 klagede A til mig over arbejdsmarkedsrådet afgørelse. A skrev bl.a.:

”Som det ses af afgørelsen er der stadig ikke givet aktindsigt i Arbejdsformidlingens korrespondance med Arbejdsmarkedsrådet, hvilket er krænkende for retssikkerheden.

Bemærk at sagsbehandleren i Arbejdsformidlingen er identisk med sagsbehandleren i Arbejdsmarkedsrådet: (B).”

Den 15. juli 2002 bad jeg Arbejdsmarkedsrådet for Y Amt om en udtalelse i anledning af A’s klage. Jeg bad bl.a. arbejdsmarkedsrådet redegøre for rådets afgørelses sammenhæng med forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2.

Den 24. juli 2002 fremkom arbejdsmarkedsrådet med sin udtalelse som lød således:

På baggrund af uklarheder om, hvad der konkret er begæret aktindsigt i, har Arbejdsmarkedsrådet henholdsvis imødekommet begæring om aktindsigt i de oplysninger, som AF har været i besiddelse af, samt i den brevveksling, der tidligere har fundet sted mellem AF og klager. Arbejdsmarkedsrådet har endvidere afslået en begæring om aktindsigt i den sagsfremstilling rådssekretariatet har udarbejdet til brug for den oprindelige klagesagsbehandling, idet der er tale interne arbejdsdokumenter, som i henhold til Forvaltningsloven er undtaget fra aktindsigt. Som tidligere angivet har arbejdsformidlingen ikke udarbejdet breve mv., som ellers ville have været omfattet af retten til aktindsigt, til brug for Arbejdsmarkedsrådets behandling af klagen.

Arbejdsmarkedsrådets afgørelses sammenhæng med Forvaltningslovens § 12, stk. 1 nr. 2 er begrundet i følgende overvejelser:

Det er vurderet, at rådssekretariatet er en enhed, som har til formål at servicere Arbejdsmarkedsrådet i sin myndighedsvaretagelse. Rådssekretariatet har således som opgave at forberede en sag, herunder fremlægge lovgrundlag mv., ligesom rådssekretariatet forestår den praktiske formidling af Arbejdsmarkedsrådets afgørelser. Med baggrund i disse funktioner er det vurderet, at rådssekretariatet og Arbejdsmarkedsrådet i praksis agerer som forskellige enheder inden for samme myndighed, jf. Forvaltningslovens § 12, stk. 1 nr. 2.

(A) gør, jf. Ombudsmandens brev af 15. juli 2002, opmærksom på, at sagsbehandleren i Arbejdsformidlingen og sagsbehandleren for Arbejdsmarkedsrådet er identisk. Det skal hertil bemærkes, at undertegnede efter sagens begyndelse er tiltrådt en stilling som fungerende sekretariatschef og i den funktion er underskriver af Arbejdsmarkedsrådets korrespondance.

 

Ved brev af 12. august 2002 sendte jeg arbejdsmarkedsrådets udtalelse til høring hos A.

Den 2. september 2002 fremkom A med følgende bemærkninger:

”Jeg er blevet bedt om at kommentere Arbejdsmarkedsrådet (Y) Amts brev af 24. juli 2002. Her kan man igen se en sammenblanding af Arbejdsformidlingen og klageinstansen Arbejdsmarkedsrådet, da brevhovedet kun angiver (Z) AF regionen uden at det nærmere i forbindelse med underskriften angives, hvem der afsender.

I 3. afsnit er man pludselig blevet i tvivl om, hvad jeg beder om aktindsigt i. Hvis Ombudsmanden ser i de bilag jeg fremsendte ved min klageskrivelse, vil man se, at det klart fremgår, at det er de breve arbejdsformidlingen har fremsendt til Arbejdsmarkedsrådet i forbindelse med min klage til Arbejdsmarkedsrådet. Jeg har godt nok 2 gange fået alt andet materiale, som jeg ikke har bedt om.

Det fremgår af brevet, at de interne arbejdsdokumenter som har været brugt i forbindelse med Arbejdsmarkedsrådets afgørelse af sagen er fremsendt til Ombudsmanden. Såfremt de også indeholder de interne dokumenter, der er udarbejdet i forbindelse med klagen oversendt til Arbejdsmarkedsrådet, modtager jeg dem gerne. Der må være mindst et, da jeg fik afslag på aktindsigt med begrundelsen ’interne arbejdsdokumenter’.

Såfremt der i forbindelse med oversendelse af sagen til Arbejdsmarkedsrådet ikke er udarbejdet noget skriftligt må det være fordi det er samme jurist der betjener både arbejdsformidlingen og Arbejdsmarkedsrådet, hvilket jeg finder meget betænkeligt retssikkerhedsmæssigt.”

 

Ombudsmandens udtalelse

”1. Kompetent myndighed

§§ 62 og 63 i lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik (dagældende lovbekendtgørelse nr. 54 af 29. januar 2001 med senere ændringer, nu lovbekendtgørelse nr. 207 af 17. marts 2003) havde følgende ordlyd:

’§ 62. Klage over arbejdsformidlingens afgivelse af eller afslag på at give tilbud efter kapitel 3-11 samt arbejdsformidlingens afslag på at give tilbud efter kapitel 11 a, 12 og 12 a, hvor afgørelsen er begrundet i den lediges ønsker og forudsætninger samt arbejdsmarkedets behov, kan inden 4 uger indbringes for Arbejdsmarkedsrådet af den, som afgørelsen vedrører. Det samme gælder klage over arbejdsformidlingens afgørelse efter § 14 a, § 33, stk. 3, § 34 b, stk. 2, og § 35 a.

Stk. 2. Klage over arbejdsformidlingens afgivelse af tilbud efter kapitel 11 a, 12 og 12 a, hvor afgørelsen er begrundet i den lediges ønsker og forudsætninger samt arbejdsmarkedets behov, kan inden 2 uger indbringes for Arbejdsmarkedsrådet af den, som afgørelsen vedrører. Arbejdsmarkedsrådet træffer inden 2 uger fra klagens modtagelse afgørelse i sagen.

Stk. 3. Arbejdsformidlingens og (amts)- kommunernes afgørelser i spørgsmål om konkurrenceforvridning efter § 14, stk. 7, § 22, stk. 5 og 6, og § 24, stk. 5, kan indbringes for Arbejdsmarkedsrådet.

Stk. 4. Arbejdsmarkedsrådets afgørelser efter stk. 1-3 kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.

§ 63. Klage over arbejdsformidlingens afgørelser efter denne lov bortset fra afgørelser omfattet af § 62 kan inden 4 uger indbringes for Arbejdsmarkedsstyrelsen af den, afgørelsen vedrører. Klagen indgives til vedkommende regionschef, der, hvis afgørelsen fastholdes, videresender klagen til Arbejdsmarkedsstyrelsen.

Stk. 2. Afgørelser efter stk. 1 kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.’

Som det fremgår af lov om aktiv arbejdsmarkedspolitiks § 62, stk. 1 og 2, kan klager over arbejdsformidlingens afgivelse af tilbud hvor afgørelsen er begrundet i den lediges ønsker og forudsætninger samt arbejdsmarkedets behov, indbringes for arbejdsmarkedsrådet.

Arbejdsmarkedsrådets afgørelser kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. § 62, stk. 4.

Ved brev af 30. marts 2001 skrev De følgende til Arbejdsformidlingen i (X)-by:

’Efter at have modtaget meddelelse om, at klagen er modtaget i Arbejdsmarkedsrådet, og jeg formoder, at AF-(X)-by har vedlagt sin version af hændelsesforløbet, skal jeg efter det kontradiktoriske princip og efter Offentlighedsloven høfligst anmode om aktindsigt i korrespondancen med Arbejdsmarkedsrådet. Det vil sige det eller de breve, der er afsendt af AF-(X)- by.

 

Der fremgår følgende af forvaltningslovens § 16, stk. 1, (lov nr. 571 af 19. december 1985, senest ændret ved lov nr. 382 af 6. juni 2002):

’§ 16. Afgørelsen af, om og i hvilken form en begæring om aktindsigt skal imødekommes, træffes af den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag.’

Af John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 3. udgave, 1999, s. 321, fremgår følgende:

’I klagesager må begæring om aktindsigt således fremsættes over for klageinstansen, og begæringer om at få lejlighed til at gennemse klagesagens akter, der fremsættes over for underinstansen, må af denne fremsendes til den overordnede myndighed ’

Jeg er således enig i det der fremgår af Arbejdsmarkedsstyrelsens brev af 24. maj 2002, om at Deres begæring om aktindsigt skulle behandles af arbejdsmarkedsrådet (og ikke arbejdsformidlingen og Arbejdsmarkedsstyrelsen).

Under hensyn til at arbejdsmarkedsrådet ved brev af 26. juni 2002 traf afgørelse i sagen, foretager jeg mig ikke videre vedrørende dette spørgsmål.

Der fremgår følgende af forvaltningslovens § 16, stk. 4:

Stk. 4. Afgørelser om aktindsigtsspørgsmål kan påklages særskilt til den myndighed, som er klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, begæringen om aktindsigt vedrører.

Da arbejdsmarkedsrådets afgørelser ikke kan indbringes for anden administrativ myndighed (§ 62, stk. 4, i lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik), er jeg endvidere enig med Arbejdsmarkedsstyrelsen i at arbejdsmarkedsrådets afgørelse om aktindsigt ikke kan indbringes for styrelsen.

2. Aktindsigt

a. Hvilke dokumenter er der begæret aktindsigt i?

Som nævnt ovenfor fremkom De i brev af 30. marts 2001 til Arbejdsformidlingen i (X)-by med en begæring om aktindsigt ’i korrespondancen med Arbejdsmarkedsrådet. Det vil sige det eller de breve, der er afsendt af AF-(X)-by’.

 

I arbejdsmarkedsrådets afgørelse af 26. juni 2002 skrev rådet følgende om dette spørgsmål:

Idet der i klagesagen forekommer uklarhed om, hvilke dokumenter der konkret er begæret aktindsigt i, jf. Arbejdsmarkedsstyrelsens brev af 24. maj 2002, har BPU både taget stilling til en begæring om aktindsigt i de registeroplysninger, som AF var i besiddelse af, samt i de interne arbejdsdokumenter, der er udarbejdet til brug for BPU’s oprindelige behandling af Deres klage af 26. marts 2001.

I Deres klage til mig af 2. juli 2002 skrev De bl.a. følgende:

’Som det ses af afgørelsen er der stadig ikke givet aktindsigt i Arbejdsformidlingens korrespondance med Arbejdsmarkedsrådet, hvilket er krænkende for retssikkerheden.’

I arbejdsmarkedsrådets udtalelse af 24. juli 2002 til mig skrev rådet bl.a. følgende:

’På baggrund af uklarheder om, hvad der konkret er begæret aktindsigt i, har Arbejdsmarkedsrådet henholdsvis imødekommet begæring om aktindsigt i de oplysninger, som AF har været i besiddelse af, samt i den brevveksling, der tidligere har fundet sted mellem AF og klager. Arbejdsmarkedsrådet har endvidere afslået en begæring om aktindsigt i den sagsfremstilling rådssekretariatet har udarbejdet til brug for den oprindelige klagesagsbehandling, idet der er tale om interne arbejdsdokumenter, som i henhold til Forvaltningsloven er undtaget fra aktindsigt. Som tidligere angivet har arbejdsformidlingen ikke udarbejdet breve mv., som ellers ville have været omfattet af retten til aktindsigt, til brug for Arbejdsmarkedsrådets behandling af klagen.’

I Deres høringssvar af 2. september 2002 til mig skrev De bl.a. følgende:

’I 3. afsnit er man pludselig blevet i tvivl om, hvad jeg beder om aktindsigt i. Hvis Ombudsmanden ser i de bilag jeg fremsendte ved min klageskrivelse, vil man se, at det klart fremgår, at det er de breve arbejdsformidlingen har fremsendt til Arbejdsmarkedsrådet i forbindelse med min klage til Arbejdsmarkedsrådet. Jeg har godt nok 2 gange fået alt andet materiale, som jeg ikke har bedt om.’

På baggrund af ovennævnte forløb og under hensyn til at De har fået aktindsigt i alt andet materiale som myndighederne er i besiddelse af end arbejdsmarkedsrådets sekretariats sagsfremstilling til brug for arbejdsmarkedsrådets klagesagsbehandling, har jeg ved min behandling af sagen lagt til grund at det er denne sagsfremstilling som De har anmodet om at få aktindsigt i. Det er også den nævnte sagsfremstilling som arbejdsmarkedsrådet har givet Dem afslag på aktindsigt i ved rådets afgørelse af 26. juni 2002.

b. Forvaltningslovens § 12 eller § 14?

Arbejdsmarkedsrådet afslog at give aktindsigt i rådssekretariatets sagsfremstilling til brug for rådets behandling af sagen under henvisning til forvaltningslovens § 12. Arbejdsmarkedsrådet skrev således følgende:

’BPU har desuden besluttet, at Deres eventuelle begæring om aktindsigt i de interne arbejdsdokumenter, der har ligget til grund for BPU’s behandling af den oprindelige klage ikke kan imødekommes. BPU lagde til grund, at den sagsfremstilling, som er udarbejdet til brug for klagesagsbehandlingen, er at betragte som interne arbejdsdokumenter og retten til aktindsigt ikke omfatter en myndigheds interne arbejdsdokumenter, jf. Forvaltningsloven nr. 571 af 19. december 1995 § 12.’

I mit brev af 15. juli 2002 til arbejdsmarkedsrådet bad jeg bl.a. rådet om at redegøre for rådets afgørelses sammenhæng med forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2.

 

I brev af 24. juli 2002 skrev arbejdsmarkedsrådet følgende om dette spørgsmål:

’Arbejdsmarkedsrådets afgørelses sammenhæng med Forvaltningslovens § 12, stk. 1 nr. 2 er begrundet i følgende overvejelser:

Det er vurderet, at rådssekretariatet er en enhed, som har til formål at servicere Arbejdsmarkedsrådet i sin myndighedsvaretagelse. Rådssekretariatet har således som opgave at forberede en sag, herunder fremlægge lovgrundlag mv., ligesom rådssekretariatet forestår den praktiske formidling af Arbejdsmarkedsrådets afgørelser. Med baggrund i disse funktioner er det vurderet, at rådssekretariatet og Arbejdsmarkedsrådet i praksis agerer som forskellige enheder inden for samme myndighed, jf. Forvaltningslovens § 12, stk. 1 nr. 2.’

Forvaltningslovens § 12 og § 14 (lov nr. 571 af 19. december 1985 med senere ændringer) lyder således:

’§ 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses

dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag,

brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og

brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre administrative organer eller mellem disse organer indbyrdes.

Stk. 2. Oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, skal uanset bestemmelsen i stk. 1 meddeles i overensstemmelse med reglerne i dette kapitel.’

’§ 14. Retten til aktindsigt omfatter ikke:

Statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til brug for sådanne møder.

Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.

Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug eller ved overvejelse af, om retssag bør føres.

Stk. 2. Oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i de i stk. 1 nævnte dokumenter, skal uanset bestemmelsen i stk. 1 meddeles i overensstemmelse med reglerne i dette kapitel.’

Efter forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 2, omfatter retten til aktindsigt således ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter selvom dokumenterne udveksles mellem forskellige enheder inden for samme myndighed.

Efter forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2, omfatter retten til aktindsigt ikke dokumenter der udveksles i forbindelse med at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.

Bestemmelsen i forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 2, drejer sig altså om brevveksling inden for samme myndighed, mens bestemmelsen i § 14, stk. 1, nr. 2, drejer sig om brevveksling mellem to myndigheder hvor den ene myndighed udøver en sekretariatsfunktion for den anden.

§ 51, § 52, stk. 8, § 54, stk. 1, § 55, stk. 1, og § 61, stk. 1 og 2, i dagældende lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik (lovbekendtgørelse nr. 54 af 29. januar 2001 med senere ændringer) var sålydende:

’§ 51. Det regionale arbejdsmarked (regionen) omfatter et amt. Til varetagelse af opgaver i forbindelse med styringen af arbejdsmarkedsindsatsen nedsætter arbejdsministeren [beskæftigelsesministeren; min tilføjelse] et arbejdsmarkedsråd i hver region. Arbejdsministeren kan opdele amtet i flere regioner.

§ 52.

Stk. 8. Regionschefen, jf. § 55, varetager Arbejdsmarkedsrådets sekretariatsforretninger.

§ 54. Arbejdsministeren opretter i hver region, jf. § 51, et regionskontor, der ledes af en regionschef.

§ 55. Regionschefen leder arbejdsformidlingen i regionen, jf. § 51.

§ 61. Regionschefen varetager driften af arbejdsformidlingen på regionalt plan i overensstemmelse med Arbejdsmarkedsrådets prioritering og dimensionering af indsatsen.

Stk. 2. Regionschefen påser, at Arbejdsmarkedsrådets beslutninger er lovlige, og drager omsorg for deres iværksættelse.

Det fremgår således af lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik at den regionale arbejdsformidling ledes af en regionschef (§ 55), der samtidig varetager arbejdsmarkedsrådets sekretariatsforretninger (§ 52, stk. 8). Det er endvidere fastsat i § 61, stk. 2, at regionschefen påser at arbejdsmarkedsrådets beslutninger er lovlige, og at han drager omsorg for deres iværksættelse.

Der er ikke tvivl om at regionskontoret i forhold til arbejdsmarkedsrådet må betragtes som en selvstændig myndighed i relation til reglerne om aktindsigt. Jeg henviser i den forbindelse til de ovenfor citerede lovbestemmelser i lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik, herunder også til § 62 hvoraf det fremgår at arbejdsformidlingens afgørelser i visse sager kan indbringes for arbejdsmarkedsrådet.

Efter § 52, stk. 8, varetager regionschefen og dermed regionen som myndighed rådets sekretariatsforretninger. Der er således tale om at ansatte i en selvstændig myndighed (regionskontoret) varetager sekretariatsopgaver for en anden selvstændig myndighed (arbejdsmarkedsrådet). Rådssekretariatets (regionskontorets) sagsfremstilling til brug for rådets afgørelse er således et dokument udvekslet mellem to selvstændige myndigheder.

Forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 2, kunne således ikke anvendes som hjemmel til at afslå Deres anmodning om aktindsigt i rådssekretariatets sagsfremstilling. Efter min opfattelse skulle Deres anmodning om aktindsigt derfor vurderes efter forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2.

Jeg har gjort arbejdsmarkedsrådet bekendt med min opfattelse.

 

c. Kan rådssekretariatets sagsfremstilling undtages fra aktindsigt i medfør af § 14, stk. 1, nr. 2?

En part i en afgørelsessag kan i almindelighed forlange at blive gjort bekendt med alle dokumenter i sagen, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 1. Til denne hovedregel knytter sig forskellige undtagelser, herunder bestemmelsen i § 12 om en myndigheds interne arbejdsdokumenter.

Det følger modsætningsvis af bestemmelsen i § 12, stk. 1, at dokumenter der videregives til brug for en anden myndighed, ikke anses som interne arbejdsdokumenter og derfor som udgangspunkt er omfattet af retten til aktindsigt.

Forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2, bestemmer dog at dokumenter ’der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed’, ikke omfattes af retten til aktindsigt.

Formålet med forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2, er at sikre at dokumenter der klart har karakter af internt arbejdsmateriale, men som på grund af organisationsstrukturen udveksles med en anden myndighed i forbindelse med at myndigheden udfører sekretariatsopgaver for den anden myndighed, generelt kan undtages fra adgangen til aktindsigt, jf. John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 3. udgave (1999), s. 303.

Efter at have modtaget det materiale som De ikke har fået aktindsigt i, mener jeg ikke jeg kan kritisere arbejdsmarkedsrådets opfattelse af at der er tale om arbejdsmateriale der efter sin karakter kan undtages fra aktindsigt efter forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2.

Selv om der som udgangspunkt ikke er aktindsigt i et dokument fordi det er omfattet af § 14, stk. 1, nr. 2, fremgår det af § 14, stk. 2, at hvis dokumentet indeholder oplysninger om sagens faktiske omstændigheder der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i det pågældende dokument, vil arbejdsmarkedsrådet som udgangspunkt være forpligtet til at meddele Dem sådanne oplysninger.

Det fremgår ikke af arbejdsmarkedsrådets afgørelse af 26. juni 2002 at rådet har taget stilling til om det pågældende materiale indeholder oplysninger som efter § 14, stk. 2, skulle ekstraheres.

Jeg har gennemgået det omhandlede materiale, og jeg mener ikke jeg kan kritisere at arbejdsmarkedsrådet ikke har fundet anledning til at meddele Dem oplysninger fra materialet i medfør af forvaltningslovens § 14, stk. 2.

Jeg finder dog anledning til at bemærke at uanset at en myndighed ikke retligt – eller på grundlag af god forvaltningsskik – er forpligtet til at udlevere materialet, vil myndigheden som udgangspunkt være berettiget til at give parten denne indsigt i henhold til princippet om meroffentlighed, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1 (lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer), f.eks. i forbindelse med partshøring forud for afgørelsen eller som svar på en anmodning om aktindsigt.

Under henvisning til at det i første omgang var (selve) arbejdsformidlingen (afgørelsen af 5. april 2001) – og ikke bare arbejdsformidlingen som sekretariat for arbejdsmarkedsrådet – der (fejlagtigt) traf afgørelse om aktindsigt, og under henvisning til at afslaget på aktindsigt blev påklaget og behandlet af Arbejdsmarkedsstyrelsen (afgørelsen af 23. maj 2001), har jeg overvejet om det forhold at det pågældende dokument rent faktisk har været overgivet til selve arbejdsformidlingen og til Arbejdsmarkedsstyrelsen, har betydning for om dokumentet (stadig) kan undtages fra aktindsigt i medfør af forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2.

Udgangspunktet for denne vurdering er at kun hvis der alene har været tale om dokumentudveksling mellem sekretariatsmyndigheden og hovedmyndigheden for så vidt angår sekretariatsarbejdet, vil dokumentet stadig kunne undtages fra aktindsigt i medfør af § 14, stk. 1, nr. 2, jf. herved Folketingets Ombudsmands beretning for 1989, s. 182*, og for 1992, s. 83*.

Da dokumentet på den ovenfor beskrevne måde har været videregivet til arbejdsformidlingen og Arbejdsmarkedsstyrelsen, har dokumentet været videregivet ud over den udveksling der har fundet sted i forbindelse med varetagelsen af sekretariatsfunktionen.

På den baggrund er det min opfattelse at det pågældende dokument ikke kan undtages fra aktindsigt i medfør af forvaltningslovens § 14, stk. 1, nr. 2. Dette gælder uanset at overgivelsen af dokumentet til selve arbejdsformidlingen og til Arbejdsmarkedsstyrelsen skyldtes en misforståelse af kompetencereglerne.

Jeg har gjort arbejdsmarkedsrådet bekendt med min opfattelse og har samtidig henstillet til arbejdsmarkedsrådet at træffe en ny afgørelse vedrørende Deres begæring om aktindsigt.

 

I Deres brev af 2. september 2002 skrev De bl.a.:

’Det fremgår af brevet, at de interne arbejdsdokumenter som har været brugt i forbindelse med Arbejdsmarkedsrådets afgørelse af sagen er fremsendt til Ombudsmanden. Såfremt de også indeholder de interne dokumenter, der er udarbejdet i forbindelse med klagen oversendt til Arbejdsmarkedsrådet, modtager jeg dem gerne. Der må være mindst et, da jeg fik afslag på aktindsigt med begrundelsen ’interne arbejdsdokumenter’.’

Som anført ovenfor har jeg i forbindelse med min behandling af sagen modtaget det materiale som De har fået afslag på aktindsigt i.

En anmodning om aktindsigt kan imidlertid ikke afgøres af ombudsmanden da ombudsmanden ikke er en del af den offentlige forvaltning, og da reglerne om aktindsigt i forvaltningsloven og offentlighedsloven derfor ikke gælder for ombudsmanden, jf. Kaj Larsen m.fl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 888.

Jeg kan således ikke efterkomme Deres anmodning om aktindsigt i materialet fra rådssekretariatet. Jeg må i stedet bede Dem om at afvente arbejdsmarkedsrådets kommende svar til Dem.

 

3. Begrundelse for afgørelsen om afslag på aktindsigt

En begrundelse skal fremtræde som en forklaring på hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold, jf. John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 3. udgave (1999), s. 420. Begrundelsen skal ledsage afgørelsen, jf. forvaltningslovens § 22.

Forvaltningslovens § 22 og § 24, stk. 1, har følgende ordlyd:

’§ 22. En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.’

’§ 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.’

En begrundelse skal således indeholde en henvisning til de retsregler i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. Henvisningen skal være klar og specifik, dvs. omtale retsreglerne så de uden videre kan identificeres af den pågældende, ved angivelse af lovens eller bekendtgørelsens nummer og data (eller hvis det efter omstændighederne er tilstrækkeligt, ved lovens sædvanlige kaldenavn) samt ved præcis angivelse af de relevante bestemmelsers §, stk., litra eller nummer etc., jf. Hans Gammeltoft-Hansen m.fl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 557.

Af arbejdsmarkedsrådets afgørelse af 26. juni 2002 fremgår bl.a. følgende:

’BPU har desuden besluttet, at Deres eventuelle begæring om aktindsigt i de interne arbejdsdokumenter, der har ligget til grund for BPU’s behandling af den oprindelige klage ikke kan imødekommes. BPU lagde til grund, at den sagsfremstilling, som er udarbejdet til brug for klagesagsbehandlingen, er at betragte som interne arbejdsdokumenter, jf. Forvaltningsloven nr. 571 af 19. december 1995 § 12.’

Arbejdsmarkedsrådet har ikke som foreskrevet i forvaltningslovens § 24, stk. 1, præcist angivet med hvilken lovhjemmel rådet har undtaget dokumentet fra aktindsigt, idet rådet ikke har angivet at hjemlen efter rådets opfattelse var forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 2, men alene henvist til § 12. Først i rådets udtalelse til mig af 24. juli 2002 henviste rådet til den eksakte hjemmel. En (fyldestgørende) begrundelse skal imidlertid ledsage afgørelsen, jf. forvaltningslovens § 22.

Jeg har gjort arbejdsmarkedsrådet bekendt med min opfattelse.

 

4. Inhabilitet

I Deres klage af 2. juli 2002 til mig skrev De bl.a. følgende:

’Bemærk at sagsbehandleren i Arbejdsformidlingen er identisk med sagsbehandleren i Arbejdsmarkedsrådet: (B).’

Det fremgår af sagens akter at (B) som fuldmægtig underskrev Arbejdsformidlingen i (X)-by’s afgørelse af 5. april 2001 om afslag på aktindsigt og Arbejdsformidlingen i (X)-by’s fremsendelsesskrivelse til Arbejdsmarkedsstyrelsen af 11. april 2001 i aktindsigtsklagesagen. Endvidere underskrev (B), nu som fungerende sekretariatschef, Arbejdsformidlingen i (X)-by’s udtalelse af 24. april 2002 til Arbejdsmarkedsstyrelsen til brug for min første anmodning til myndighederne om en udtalelse.

Endelig underskrev (B) som fungerende sekretariatschef arbejdsmarkedsrådets afgørelse af 26. juni 2002 hvor De fik delvis afslag på aktindsigt, og arbejdsmarkedsrådets udtalelse til mig af 24. juli 2002.

Af arbejdsmarkedsrådets brev af 24. juli 2002, der som nævnt er underskrevet af (B), fremgår følgende om spørgsmålet om inhabilitet:

’(A) gør, jf. Ombudsmandens brev af 15. juli 2002, opmærksom på, at sagsbehandleren i Arbejdsformidlingen og sagsbehandleren for Arbejdsmarkedsrådet er identisk. Det skal hertil bemærkes, at undertegnede efter sagens begyndelse er tiltrådt en stilling som fungerende sekretariatschef og i den funktion er underskriver af Arbejdsmarkedsrådets korrespondance.’

I brev af 2. september 2002 kommenterede De arbejdsmarkedsrådets udtalelse på følgende måde:

’Såfremt der i forbindelse med oversendelse af sagen til Arbejdsmarkedsrådet ikke er udarbejdet noget skriftligt må det være fordi det er samme jurist der betjener både arbejdsformidlingen og Arbejdsmarkedsrådet, hvilket jeg finder meget betænkeligt retssikkerhedsmæssigt.’

Forvaltningslovens § 3 og § 4, stk. 1, har følgende ordlyd:

’§ 3. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis

sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, og vedkommende tidligere hos denne myndighed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstaltninger, sagen angår, eller

der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed.

Stk. 2. Inhabilitet foreligger dog ikke, hvis der som følge af interessens karakter eller styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandlingen ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn.

Stk. 3. Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.

§ 4. Bestemmelserne i § 3 gælder ikke, hvis det ville være umuligt eller forbundet med væsentlige vanskeligheder eller betænkelighed at lade en anden træde i den pågældendes sted under sagens behandling.’

Reglerne i forvaltningsloven om inhabilitet – såkaldt speciel (personlig) inhabilitet – har til formål at sikre dels at der ikke i forbindelse med sagens behandling og afgørelse inddrages uvedkommende hensyn, dels at sikre at borgerne kan have tillid til den offentlige forvaltning.

Det grundlæggende sigte bag reglerne er således det fundamentale krav om saglig forvaltning som i første række skal sikre at konkrete afgørelser af usaglig karakter forebygges. Men reglerne går et skridt videre ved at opstille forbud mod en række situationer der ikke med sikkerhed vil føre til konkrete usaglige afgørelser, men som kan indeholde en mere abstrakt risiko herfor, eller i hvert fald af omverdenen kan opfattes som risikabel og dermed være nedbrydende for tilliden til myndighederne, jf. John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 3. udgave (1999), s. 143ff, og Hans Gammeltoft-Hansen mfl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 252ff.

Den der er inhabil i forhold til en sag, må efter § 3, stk. 3, ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.

Forvaltningslovens § 3, stk. 1, nr. 4, angår den såkaldte toinstansinhabilitet. Bestemmelsen omfatter situationer hvor der er tale om egentlig klagebehandling eller udøvelse af tilsyns- og kontrolvirksomhed i den forstand at det med toinstansordningen er tilsigtet at skabe en særlig retssikkerhedsgaranti, jf. Hans Gammeltoft- Hansen, a.a., s. 262.

Under henvisning til at det var arbejdsmarkedsrådet – og ikke arbejdsformidlingen – der var den kompetente myndighed i Deres sag om aktindsigt i rådssekretariatets sagsfremstilling, finder bestemmelsen i § 3, stk. 1, nr. 4, ikke anvendelse i Deres sag om afslag på aktindsigt. Dette skyldes at arbejdsformidlingens oprindelige afgørelse af 5. april 2001 er ugyldig som følge af inkompetence, hvorved arbejdsmarkedsrådets afgørelse af 26. juni 2002 er en 1. instans-afgørelse.

Forvaltningslovens § 3, stk. 1, nr. 5, er en opsamlingsbestemmelse der sigter på at fange de situationer hvor der kan optræde inhabilitet der ikke direkte kan henføres til bestemmelsens nr. 1-4, men som alligevel må antages at medføre inhabilitet i den konkrete sag.

Under henvisning til at (B) som fuldmægtig i arbejdsformidlingen traf afgørelse i Deres sag om aktindsigt, og at (B) således her klart gav udtryk for sin opfattelse af sagen, mener jeg at (B) må anses for at være inhabil i forbindelse med arbejdsmarkedsrådets behandling af sagen. Dette gælder selv om (B) alene har udført sekretariatsfunktioner for arbejdsmarkedsrådet, herunder underskrevet breve til Dem, og ikke formelt har truffet afgørelse i sagen, jf. forvaltningslovens § 3, stk. 3, om at den der er inhabil i forhold til en sag, ikke ’i øvrigt [må] medvirke ved behandlingen af den pågældende sag’.

Til Deres orientering kan jeg oplyse at det typisk ikke vil afskære den inhabile fra at udføre mere teknisk betonede funktioner vedrørende en sag hvis de pågældende funktioner er uden betydning for den materielle beslutning i forbindelse med sagsbehandlingen i modsætning til selve beslutningsprocessen, jf. forvaltningslovens § 3, stk. 2. Af John Vogter, a.a., s. 192, fremgår således følgende:

’Den, der alene er beskæftiget med at renskrive myndighedens endelige afgørelse eller alene sørger for, at et udkast til afgørelse sendes fra en del af myndigheden til en anden, vil således aldrig være afskåret fra at udføre den pågældende opgave. Er der derimod tale om, at den pågældendes indsats på særlig måde kan påvirke afgørelsens resultat, f.eks. fordi den pågældende deltager i forbindelse med tilvejebringelsen af myndighedens beslutningsgrundlag, vil der kunne foreligge inhabilitet, selv om den pågældendes opgaver er af mere teknisk karakter.

Jeg mener ikke at forvaltningslovens § 4 kan finde anvendelse i denne sag.

 

Det er efter min opfattelse kritisabelt at (B) deltog i arbejdsmarkedsrådets behandling af sagen.

Spørgsmålet er herefter om inhabiliteten gør at afgørelsen må anses for at være ugyldig. Udgangspunktet for denne vurdering er både i teori og praksis at afgørelsen i sagen må anses for ugyldig når den er tilblevet under medvirken af en inhabil person.

Som anført har jeg henstillet til arbejdsmarkedsrådet at træffe en ny afgørelse vedrørende Deres begæring om aktindsigt. Jeg har i den forbindelse bedt rådet om at inddrage spørgsmålet om (B)’s inhabilitet i sin nye behandling af sagen.

Jeg kan til Deres orientering oplyse at jeg har henledt arbejdsmarkedsrådets opmærksomhed på Arbejdsmarkedsstyrelsens brev af 30. juni 2000 hvor Arbejdsmarkedsstyrelsen skrev følgende til Arbejdsformidlings-Regionscheferne:

Vedrørende 2- instanshabilitet i forbindelse med AF´s sagsbehandling

Foranlediget af en konkret sag er Folketingets Ombudsmand blevet opmærksom på, at der kan opstå et habilitetsproblem omkring behandlingen af sager i Arbejdsformidlingen.

Inhabilitet vil således foreligge, hvor en medarbejder ved AF har medvirket ved sagens behandling både i AF (1. instans) og i forbindelse med sagens forelæggelse for Arbejdsmarkedsrådet (endelig administrativ klageinstans).

Folketingets Ombudsmand har samtidig tilkendegivet, at habilitetsproblemet ikke vil opstå, hvis det sikres, at en klagesag behandles af en anden sagsbehandler end den, der har truffet afgørelsen i AF, samt hvis det sikres, at regionschefen ikke konkret har været inddraget i AF’s afgørelse. Såfremt der vil kunne rejses tvivl om habiliteten f.eks. ved, at klagesagen aktuelt ikke kan behandles af en anden sagsbehandler, vil problemet kunne løses ved, at der etableres en ordning med ekstern sagsbehandling af den konkrete sag, enten ved at ’låne’ en medarbejder i en anden region til forberedelse af sagens forelæggelse for Arbejdsmarkedsrådet eller ved anden ekstern bistand til sagsforberedelsen til rådet.

Efter anmodning fra Arbejdsministeriets Departement skal Arbejdsmarkedsstyrelsen herved henlede regionschefernes opmærksomhed på problemet.

Arbejdsmarkedsstyrelsen skal samtidig anmode regionscheferne om at lægge de anførte synspunkter til grund for den sagsbehandling, der finder sted i regionen.’

Jeg har efter principperne i persondataloven underrettet (B) om Deres klage, ligesom han har modtaget kopi af dette brev.

Jeg foretager mig herefter ikke videre i anledning af Deres henvendelse.”

 

NOTER: (*) FOB 1989, s. 182, og FOB 1992, s. 83.