Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Vejledning om kvitteringer og XML-filer mv. ved udveksling
af elektroniske oplysninger

 

A-kasserne har pr. 1. oktober 2001 iværksat en ændret procedure vedrørende registrering og opsamling af oplysninger om medlems- og efterlønsbidragsperioder mv. Projektet skal være gennemført den 30. september 2002.

Dette indebærer, at a-kasserne skulle kunne udveksle efterlønsoplysninger mv. i elektronisk form pr. 1. oktober 2001. Udvekslingen skal ske i XML-format.

Disse retningslinier er udarbejdet til brug for den praktiske håndtering af a-kassernes elektroniske udveksling af efterlønsoplysningerne i XML-format.

1. XML-filen som vedhæftet fil

Når en a-kasse sender medlemsoplysningerne i XML-format, skal dette ske som en vedhæftet fil til en e-mail. Denne e-mail skal sendes til modtageren via a-kassens Sikre Internet Kommunikation (SIK). Transportlaget er dermed adskilt fra indholdet i XML-delen.

Det er i den forbindelse ikke nødvendigt at stille strenge krav til indholdet af selve e-mailen, da alt undtagen e-mailens header (emne, rute og andre tekniske data) er signeret og krypteret. Personfølsomme oplysninger i e-mailens tekst-indhold eller i en vedhæftet XML-fil er dermed sikret.

Det er ved arkiveringen af efterlønsoplysningerne mv. en fordel, at hvert XML-dokument ligger i en selvstændig fil, som kan overføres til arkivsystemet.

2. Et eller flere medlemmer i samme e-mail

A-kassen må kun sende én vedhæftet XML-fil pr. e-mail.

3. XML-filens navn

XML-filen skal navngives som følger:

<earnr>-<afsender>-<modtager>-<blanket>-< ;cprnr>.XML

hvor

<earnr> er et Entydigt Afsender Reference nummer (nøgle) for udvekslingen af data på 14 cifre. De første 8 cifre udgøres af filens blanket-dato på formen år, måned, dag (ååååmmdd). De næste 6 cifre er et løbenummer på 6 cifre (0-9), som bestemmes individuelt af hver a-kasse. Ved hjælp af identifikationen kan a-kassen skelne denne udveksling fra en eventuel senere udveksling mellem de samme to a-kasser.

Ved en genfremsendelse skal nøglen være den samme. Afsenderen skal sikre, at samme nøgle ikke bliver brugt til flere forsendelser.

<afsender> angiver afsender a-kasse ved Dnn (D efterfulgt af 2 cifre f.eks. D17 for FOA og D02 for RBF).

<modtager> angiver modtager a-kasse ved Dnn (D efterfulgt af 2 cifre f.eks. D24 for Metal).

<blanket> angiver blanket-id evt. efterfulgt af blanketformål. Én af følgende værdier skal angives AR260, AR260R, AR2870, AR2871, AR2872, AR287R1, AR287R2.

<cprnr> angiver medlemmets CPR-nr på 10 cifre.

Eksempel:

D17 sender en AR 287R til D24 med blanketformålet 1 (haster). D17 ønsker oplysninger om medlemmet 050443-1234. Forespørgslen er dannet den 1. oktober 2001 kl. 11.34, og D17 har valgt at anvende klokkeslættet ved udfyldelse af earnr. XML-filen hedder herefter:

20011001113400-D17-D24-AR287R1-0504431234.XML

Hvis man anvender Arbejdsdirektoratets XML-blanketter til at danne XML-filerne, kan man automatisk få dannet et filnavn, der følger ovennævnte standard. Dette forudsætter, at man i feltet afsender_reference angiver løbenummeret på 6 cifre. Angiver man færre end 6 cifre, fyldes der op med nuller. Eventuelle bogstaver i feltet ignoreres. I den seneste version af XML-blanketterne (af 17. april 2002) ignoreres desuden eventuelle cifre ud over de første 6. Feltet kan således i den seneste version af blanketterne benyttes til at sende oplysninger om f.eks. telefonnummer eller afdelingsnummer.

Herefter skal a-kassen blot sende filen vedhæftet en e-mail til modtager-a-kassen, samtidig med at a-kassen gemmer filen i eget edb-system til brug for statistik.

Hvis a-kassen modtager en XML-fil, som a-kassen ud fra filens navn kan se allerede er modtaget, kan a-kassen se bort fra denne, med mindre andet er aftalt mellem afsender-a-kassen og modtager-a-kassen.

4. Kontaktoplysninger i afsenderreferencen

Det vil ud over løbenummeret være hensigtsmæssigt i feltet afsender_reference at angive navn/initialer, eventuelt afdelingsnummer og telefonnummer på den sagsbehandler, der har givet oplysningerne om medlemmet. Dette vil lette modtager-a-kassen i tilfælde af en eventuel fejlsituation. Dette er muligt med den seneste version af Arbejdsdirektoratets XML-blanketter (af 17. april 2002).

Længden af feltet afsender_reference er defineret som max 70 tegn. Det bemærkes, at der i Arbejdsdirektoratets XML-blanketter kun er mulighed for at skrive op til 40 tegn.

Afsenderreferencen kan for eksempel indeholde værdien:

123456 afd138 PJP 38101234

5. Indholdet i e-mailens emnefelt

Emnefeltets indhold skal overholde følgende syntaks:

Att:XML=<earnr>-<afsender>-<modtager>-<blanket>

hvor <earnr>, <afsender>, <modtager> og <blanket> er som i afsnit 3, nemlig de 4 første felter fra den vedhæftede fils navn, dvs. earnr (nøgle), afsender-a-kasse, modtager-a-kasse og blanket-id (inkl. eventuelt blanketformål), men uden angivelse af CPR-nr.

Eksempel:

D17 sender en AR 287R til D24 med blanketformålet 1. D17 ønsker oplysninger om medlemmet 050443-1234. Forespørgslen er dannet den 1. oktober 2001 kl. 11.34, og D17 har valgt at anvende klokkeslættet ved udfyldelse af earnr. Indholdet i e-mailens emnefelt bliver herefter:

Att:XML=20011001113400-D17-D24-AR287R1

Bemærk: Der er ingen blanke felter eller mellemrum i emnefeltet.

6. Kvitteringer på modtagne e-mails via SIK

Alle modtagne XML-dokumenter kvitteres med en XML-kvittering. Denne kvittering dækker på nuværende tidspunkt alene, at en XML-fil (et XML-dokument) er modtaget korrekt, men ikke at indholdet i filen (dokumentet) er forståeligt eller er accepteret af modtager-a-kassen. På sigt skal der dog være mulighed for en udvidelse af kvitteringssystemet, således at kvitteringen indeholder både en kvitteringsdel til transportlaget og en kvitteringsdel til indholdet i XML-filen.

Der er endnu ikke fastlagt andre krav til indholdet af en XML-kvittering end, at den som minimum skal indeholde et start- og et sluttag, som angiver, at der er tale om en kvittering:

<kvittering/>

eller

<kvittering>

</kvittering>

Der vil senere blive defineret en fælles standard (XML Schema) for indholdet af en XML-kvittering.

Fristen for at sende en XML-kvittering er en uge efter modtagelse af et XML-dokument.

Eksempel:

Hvis a-kasse X sender AR 287R en mandag og modtager en kvittering fra a-kasse Y den følgende mandag, er kvitteringen afsendt/modtaget rettidigt.

Kvitteringsdelen i a-kassens mail-system skal kunne kvittere for en modtaget e-mail. Samtidig skal det fremgå af kvitteringen, af det ikke er uvedkommende, der har modtaget e-mailen.

Dette gøres ved, at a-kassens mail-system svarer med tilføjelse af »-kvittering« til e-mailens emnefelt og vedhæftet en XML-kvitteringsfil. Denne afsendelse skal også ske via SIK, dvs. signeret og krypteret.

Filnavnet for en XML-kvittering skal ende på »kvittering.XML« på en af følgende måder:

1) Enten anvendes navnet på den XML-fil, der kvitteres for, med »-kvittering« tilføjet lige før ».XML«

2) eller filen navngives blot »kvittering.XML«.

Når en a-kasse, der har afsendt et XML-dokument, har modtaget en kvittering, kan a-kassen være sikker på, at modtageren af XML-dokumentet har modtaget dokumentet, og at e-mailen opfylder kravene til SIK, dvs. at signaturen ikke har været brudt, og at mailen er sendt til rette vedkommende (krypteringen). A-kassen kan desuden identificere hvilken udveksling, der er tale om ud fra indholdet i emnefeltet.

Det bemærkes, at XML-kvitteringen på dette stade ikke siger noget om, hvorvidt indholdet i XML-dokumentet er læst og forstået.

Eksempel på kvittering:

D17 sender en AR 287R til D24 med blanketformålet 1. D17 ønsker oplysninger om medlemmet 050443-1234. Forespørgslen er dannet den 1. oktober 2001 kl. 11.34, og D17 har valgt at anvende klokkeslættet ved udfyldelse af earnr. Emnefeltet i D17's e-mail bliver da:

Att:XML=20011001113400-D17-D24-AR287R1

Emnefeltet i kvitteringen fra D24 til D17 bliver herefter:

Att:XML=20011001113400-D17-D24-AR287R1-kvittering

Vedhæftet kvitteringen sender D24 en XML-fil, hvis indhold ser således ud:

<?xml version=»1.0«?>

<kvittering>

</kvittering>

D24 navngiver XML-kvitteringsfilen:

20011001113400-D17-D24-AR287R1-0504431234-kvittering.XML

7. Håndtering af fejl mv.

For så vidt angår korrektioner generelt henvises til B-vejledning nr. 152 af 17. august 2001 om efterløns- og medlemsbidragsregistrering m.v.

Det fremgår blandt andet heraf, at en rettelse skal foretages af den a-kasse, der har sendt det fejlbehæftede materiale. Dette sker ved at sende rettelsen med almindelig post til a-kassen, der har modtaget det fejlbehæftede materiale. Korrektionen foretages herefter manuelt.

De fejlsituationer, der kan opstå i forbindelse med udvekslingen af efterlønsoplysninger, vil variere, ligesom fejlsituationerne kan opstå på forskellige tidspunkter i processen. A-kassen, der konstaterer en fejl, skal kontakte den relevante a-kasse enten pr. brev eller telefonisk.

En modtager-a-kasse, der konstaterer en fejl, kan således have brug for kontaktinformation til sagsbehandleren i afsender-a-kassen. Det er derfor hensigtsmæssigt, at denne kontaktinformation fremgår af XML-filen, som det er foreslået under pkt. 4.

A-kassen, der har afsendt det fejlbehæftede materiale, skal under alle omstændigheder reagere ved at sende et brev, der indeholder rettelserne, når der er tale om fejl i oplysningerne i AR 287 eller AR 260.

Hvis en a-kasse modtager flere blanketter med forskellige XML-filnavne som svar på én rekvisition, skal årsagen undersøges, da der er tale om en fejl.

8. XML-filens struktur

XML-filen bør indledes med en »Text Declaration« (XML 1.0 spec afsnit 4.3.1: http://www.w3.org/TR/REC-xml#sec-TextDecl). Der stilles ikke særlige krav til tegnsættet, men det anbefales at der vælges ISO-8859-1 eller UTF-8.

XML-filernes struktur defineres ud fra de XSD-filer, der ligger på Arbejdsdirektoratets hjemmeside på adressen:

http://www.adir.dk/extern/digifv/adirxml/<xsd-navn>

 

hvor <xsd-navn> opbygges af tegnene »ar«, blanket_id (elementet <blanket_id>), en understregning, versionen (elementet <version>) efterfulgt af ».xsd« som vist:

ar<blanket_id>_<version>.xsd

Således kan XSD-filen til en AR 287 i version 301 findes i filen:

http://www.adir.dk/extern/digifv/adirxml/ar287_301.xsd

Hvis der angives en »Schema location attribute« skal den udpege den relevante XSD på Arbejdsdirektoratets hjemmeside med fuld stiangivelse og både blanket_id og versionsnummeret på XSD-filerne skal være det samme som angivet i hhv. <blanket_id> og <version> elementerne i XML-filen.

9. Hvornår er en udveksling en test

Følgende er endnu ikke et krav til de enkelte a-kasser, men blot en henstilling for at ensrette og evt. senere standardisere testforløbet.

En XML-fil til testbrug har et filnavn, der ender på test.XML. Den tilhørende kvitteringsfil vil have et navn, der ender på test-kvittering.XML.

Det må aftales mellem de to parter i en sådan test, hvordan testmaterialet skal behandles, og hvorledes evt. problemer i kommunikationen og læsning/validering af XML-filen skal meddeles.

En e-mail, der indeholder test i emnefeltet eller en XML-fil med test i navnet, bør aldrig indlæses i de driftkørende systemer.

Eksempel:

D17 ønsker at teste kommunikationen med D24. D17 sender en AR 287R til D24 med blanketformålet 1. D17 ønsker oplysninger om medlemmet 050443-1234. Forespørgslen er dannet den 1. oktober 2001 kl. 11.34, og D17 har valgt at anvende klokkeslættet ved udfyldelse af earnr. Emnefeltet i e-mailen vil blive:

Att:XML=20011001113400-D17-D24-AR287R1-test

XML-filens navn vil blive:

20011001113400-D17-D24-AR287R1-0504431234-test.XML

Emnefeltet i kvitteringen fra D24 til D17 bliver herefter:

Att:XML=20011001113400-D17-D24-AR287R1-test-kvittering

XML-kvitteringens navn vil blive:

20011001113400-D17-D24-AR287R1-0504431234-test-kvittering.XML

Vejledning nr. 197 af 29. november 2001 om kvitteringer og XML-filer mv. ved udveksling af elektroniske oplysninger bortfalder.

Arbejdsdirektoratet, den 24. april 2002

Birgitte Kjelgaard Andersen

/Flemming Krabbe