Senere ændringer til afgørelsen
Resume

Udtalt, at det i forbindelse med et kommunalbestyrelsesmedlems adgang til sagsindsigt måtte anses for uden betydning, at de ønskede oplysninger (navne- og adressefortegnelser over forældre til elever på tre af kommunens skoler) ikke beroede i den centrale skoleforvaltning, når de dog forelå udarbejdet på de enkelte skoler, og der således ikke var tale om, at forvaltningen skulle bearbejde et materiale med henblik på at uddrage de ønskede oplysninger.

Videre udtalt, at den i forhold til offentlighedensloven videregående adgang til sagsindsigt, der antages at tilkomme et kommunalbestyrelsesmedlem, er knyttet til og kun kan benyttes som et led i varetagelsen af medlemshvervet. Det materiale, der begæres sagsindsigt i, må derfor vedrøre et anliggende, som vil kunne indbringes for kommunalbestyrelsen som kompetent organ.

Den fulde tekst

Vedrørende kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til sagsindsigt m.v.


Vedrørende et byrådsmedlems anmodning om at få udleveret fortegnelser over forældre til elever i 7. klasse på tre af kommunens skoler.

I skrivelse af 19. august 1985 (j.nr. 54-1) har Hobro byråd påklaget en udtalelse fra tilsynsrådet for Nordjyllands amt. Udtalelsen er indeholdt i en skrivelse af 25. juli 1985 fra tilsynsrådet til et medlem af Hobro byråd, Elise Laursen.

I den nævnte skrivelse udtalte tilsynsrådet, at Elise Laursen som byrådsmedlem har krav på at gennemse nogle fortegnelser over forældrene til elever i 7. klasse på tre af kommunens skoler.

Efter byrådets opfattelse har Elise Laursen ikke et sådant krav. Byrådet har peget på, at den sag, som er baggrunden for Elise Laursens anmodning om at gennemse de nævnte fortegnelser, ikke er et byrådsanliggende. Byrådet finder derfor ikke, at Elise Laursen i sin egenskab af byrådsmedlem/kulturudvalgsmedlem har krav på de ønskede oplysninger.

Som nævnt i indenrigsministeriets skrivelse af 30. september 1985 til byrådet har ministeriet anmodet tilsynsrådet for Nordjyllands amt om en udtalelse over sagen. Tilsynsrådet har herefter i skrivelse af 20. september 1985, der vedlægges i kopi, fastholdt sin udtalelse i skrivelse af 25. juli 1985.

Sagsfremstilling:

Omkring begyndelse af april 1985 henvendte Elise Laursen sig til skoledirektøren i Hobro kommune med anmodning om at få udleveret fortegnelser over forældrene til elever i 7. klasse på Nordre skole samt Hvornum og Onsild skoler.

Om baggrunden for Elise Laursens anmodning er oplyst, at Elise Laursen gerne ville i kontakt med de nævnte forældre, fordi disse ifølge oplysninger over for hende var utilfredse med en afgørelse, der var truffet i spørgsmålet om etablering af ikke-kursusdelt undervisning i engelsk i 8. klasse på Nordre skole i skoleåret 1985/86.

Spørgsmålet om ikke-kursusdelt undervisning i engelsk var blevet behandlet i henhold til, reglerne i folkeskolelovens § 8, stk. 3. Efter disse regler skal der forligge indstilling fra henholdsvis skolenævn, lærerråd og skolekommission, hvorefter afgørelsen træffes af undervisningsministeren. Indstillingen indsendes til undervisningsministeren gennem kommunalbestyrelsen - i København dog gennem skoledirektøren med dennes indstiling. Det fremgår af undervisningsministeriets cirkulæreskrivelse af 8. april 1976, pkt. 1, at det ikke er kommunalbestyrelsens opgave at tage stilling til, om der bør gennemføres ikke-kursusdelt undervisning ved de enkelte skoler i et eller flere fag, idet afgørelsen heraf ved folkeskolenloven udtrykkeligt er overladt til skolenævnet, lærerrådet og skolekommissionen, hvis indstilling skal godkendes af undervisningsministeriet.

Den beskrevne procedure er overholdt i den konkrete sag, og undervisningsministerens godkendelse foreligger allerede.

Skoledirektøren oplyste over for Elise Laursen, at de omhandlede navnefortegnelser ikke eksisterede i skoleforvaltningen, men alene på de enkelte skoler. Efter nogle dages forløb kom der henvendelse fra skolerne med forespørgsel, om de pågældende fortegnelser kunne udleveres, hvorefter skoledirektøren tog kontakt med borgmesteren, som vurderede, at fortegnelserne ikke burde udleveres.

Borgmesteren lagde herved vægt på følgende:

1. Der er ikke tale om oplysninger, som beror i sagen.

2. Der er tale om oplysninger, som skal fremskaffes.

3. Der er ikke tale om oplysninger, som Elise Laursen skal bruge i sin egenskab af kulturudvalgsmedlem/byrådsmedlem, idet kompetencen i den pågældende sag beror hos skolekommissionen og skolenævnet for Nordre skole, hvor Elise Laursen ikke er medlem.

4. Der foreligger ikke oplysning om, at der skulle være kommet reaktioner for forældre mod den trufne afgørelse. Det kan derfor forekomme betænkeligt at udlevere fortegnelser fra elevregistre - angiveligt med det formål, at der rettes henvendelse til forældrene.

3. Elev/forældrelister har i princippet ingen relation til den konkrete afgørelse.

Hobro byråd vedtog i sit møde den 17. april 1985 at tilslutte sig borgmesterens afgørelse, hvorefter de pågældende navnelister ikke blev udleveret.

Med skrivelse af 29. april anmodede Elise Laursen herefter tilsynsrådet for Nordjyllands amt om en udtalelse over sagen. Til borgmesterens kommentar om, at de ønskede oplysninger ikke vedrørte hendes arbejde i kulturudvalget, anførte Elise Laursen, at dette var forkert, og at hun desuden sad i Onsild skolenævn, og at børnene på Onsild skole jo også skulle ind på Nordre skole efter sommerferien. Elise Laursen anførte videre, at der jo er offentlighed i forvaltningen, og at det ikke var personlige oplysninn ger, hun udbad sig, samt at hun naturligvis kendte sit ansvar angående tavshedspligt.

Tilsynsrådets udtalelse:

I skrivelse af 25. juli 1985 udtalte tilsynsrådet, at Elise Laursen efter rådets opfattelse ikke i kraft af offentlighedsloven har krav på at få udleveret de omhandlede navnelister, i det omfang de måtte foreligge udarbejdet på de enkelte skoler.

Ifølge § 1, stk. 1, i lov om offentlighed i forvaltningen kan enhver forlange at blive gjort bekendt med dokumenter i sager, der er eller har været under behandling i den offentlige forvaltning. Ifølge samme paragraf stk. 2, skal begæringen angive den sag, hvis dokumenter den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Det er tilsynsrådets opfattelse, at de nævnte oplysninger (navne- og adressefortegnelser), der må antages i første række at være udarbejdet med henblik på forvaltningens interne brug, ikke indgår i nogen sag i offentlighedslovens forstand (sager der er eller har været under behandling i den offentlige forvaltning). I alle tilfælde ville fortegnelserne efter offentlighedsloven være unddraget aktindsigt efter lovens § 5, nr. 3 (internt arbejdsmateriale).

Tilsynsrådet udtalte videre, at der imidlertid, som almindelig retsgrundsætning tilkommer ethvert kommunalbestyrelsesmedlem som medindehaver af det overordnede ansvar for den kommunale forvaltning en videregående ret til aktindsigt ( sagsindsigt ) end hjemlet efter offentlighedesloven.

Det antages således, at ethvert kommunalbestyrelsesmedlem har ret til på begæring at gennemse eksisterende oplysninger og materiale i den kommunale forvaltning, herunder referater, notater m.v. Det enkelte kommunalbestyrelsdsmedlems adgang til sagsindsigt er således begrænset i den kommunale forvaltning. Det følger heraf, at retten til sagsindsigt ikke indebærer nogen ret for det enkelte medlem til at forlange nye oplysninger udarbejdet af den kommunale forvaltning.

Uanset at en adgang for et kommunalbestyrelsesmedlem til sagsindsigt er en videregående ret end retten til aktindsigt efter offentlighedsloven, må denne adgang dog forudsætte, at sagsindsigtens genstand kan kræves afgrænset efter principper svarende til reglen i § 1, stk. 2, i offentlighedsloven.

Da Elise Laursens anmodning om sagsindsigt omfatter fortegnelser over forældre til elever i 7. klasse på de tre nævnte skoler, fandt tilsynsrådet, at der var sket den fornødne konkretisering for så vidt angår sagsindsigtens genstand.

Ifølge det oplyste foreligger de omhandlede navnefortegnelser udarbejdet på de enkelte skoler, således at der ikke er tale om, at forvaltningen skal bearbejde et materiale med henblik på at uddrage de ønskede oplysninger. Det er efter tilsynsrådets opfattelse uden betydning, at de nævnte fortegnelser ikke beror i kommunens centrale skoleforvaltning, når de dog foreligger på de enkelte skoler.

Under hensyn hertil fandt tilsynsrådet, at Elise Laursen som byrådsmedlem har krav på at gennemse de nævnte fortegnelser.

I sin senere skrivelse af 20. november 1985 har tilsynsrådet udtalt, at selv om byrådet ifølge undervisningsministeriets cirkulæreskrivelser af 8. april 1976 og 9. juni 1981 ikke på sædvanlig måde kan realitetsbehandle forslag om ikke-kursusdelt undervisning, må ethvert byrådsmedlem efter tilsynsrådets opfattelse dog alligevel have krav på at se de nævnte navnefortegnelser, når de - som her - foreligger i den kommunale forvaltning. Retten til sagsindsigt består således, som fremhævet i tilsynsrådets skrivelse af 25. juli 1985 til Elise Laursen, uden hensyn til formålet med sagsindsigten. Det pågældende byrådsmedlem ville efter tilsynsrådets opfattelse have haft ret til at se navnefortegnelserne, også selvom der overhovedet ikke havde været en sag om ikke-kursusdelt undervisning.

Indenrigsministeriets udtalelse:

Efter indenrigsministeriets opfattelse har Elise Laursen ikke i medfør af lov om offentlighed i forvaltningen krav på aktindsigt i de omhandlede navnefortegnelser. Fortegnelserne findes ifølge det oplyste på de enkelte skoler, og fortegnelserne har ikke været inddraget i den konkrete sag om kursusdeling.

Det antages imidlertid, at der tilkommer ethvert medlem af kommunalbestyrelsen en videregående ret til aktindsigt end hjemlet efter offentlighedensloven. Et kommunalbestyrelsesmedlem har således ret til på begæring at gennemse eksisterende sagsmateriale i den kommunale forvaltning, herunder referater, notater m.v.

Det må i denne forbindelse anses for uden betydning, at de ønskede oplysninger i den konkrete sag ikke beror i den centrale skoleforvaltning, og der således ikke er tale om, at forvaltningen skal bearbejde et materiale med henblik på at uddrage de ønskede oplysninger.

Adgangen til sagsindsigt er begrundet i hensynet til kommunalbestyrelsesmedlemmets muligheder for at kunne varetage sit hverv. En sagsindsigt vil således ofte være en forudsætning for, at medlemmet kan tilvejebringe fornødne oplysninger om et givet anliggende inden for kommunalbestyrelsens kompetenceområde, herunder med henblik på eventuelt at indbringe spørgsmål herom for kommunalbestyrelsen, jfr. § 11 i den kommunale styrelseslov.

Efter indenrigsministeriets opfattelse er den i forhold til offentlighedsloven videregående adgang til sagsindsigt, der tilkommer et kommunalbestyrelsesmedlem, således knyttet til og kan kun benyttes som et led i varetagelsen af medlemshvervet. Det materiale, der begæres sagsindsigt i, må derfor vedrøre et anliggende, som vil kunne indbringes for kommunalbestyrelsen som kompetent organ.

Da spørgsmålet om kursusdeling efter reglerne i folkeskoleloven ikke er et byrådsanliggende - men et anliggende, hvor afgørelsen er overladt til skolenævn, læreråd og skolekommission, hvis indstilling skal godkendes af undervisningsministeren - finder indenrigsministeriet ikke, at Elise Laursen som byrådsmedlem har krav på at gennemse de omhandlede navnefortegnelser.

Tilsynsrådet for Nordjyllands amt og Elise Laursen har samtidig hermed modtaget en kopi af denne skrivelse.

P.M.V.

E.B.

Emil le Maire

Officielle noter

Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1984 1.2