Senere ændringer til afgørelsen
Resume

Udtalt, at kommunalbestyrelsesmedlemmer har adgang til efter anmodning at gennemse eksisterende sagsmateriale i den kommunale forvaltning. Adgangen til gennemsyn er begrænset af gældende regler om tavshedspligt. Dette betyder f.eks., at et kommunalbestyrelsesmedlem, der ikke - eller ikke mere - er medlem af socialudvalget, er afskåret fra at gennemse socialudvalgets akter i sager vedrørende enkeltpersoner.

Kommunalbestyrelsen kan endvidere som led i sin kompetence til at fastsætte retningslinier for sagsforberedelsen i kommunalbestyrelsen og udvalgene træffe beslutning om, hvilke bestemmelser der skal være gældende med hensyn til opbevaring, tilbagelevering og destruktion af udleveret sagsmateriale, der er stillet til rådighed for medlememrne af byrådet på deres bopæl. Givet udtryk for, at ministeriet for sit vedkommende vil finde det rettest, at materiale, der indeholdedr fortrolige oplysninger, altid kræves tilbageleveret eller tilintetgjort, når beslutning i sagen er truffet.

Den fulde tekst

Kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til sagsindsigt i den kommunale forvaltning m.v. (* 1)


I skrivelse af 30. juni 1982 (j.nr. 00.01171o) har Græsted-Gilleleje byråd anmodet indenrigsministeriet om en udtalelse om, i hvilket omfang et byrådsmedlem, der i den foregående byrådsperiode var medlem af socialudvalget, har adgang til at gennemse socialudvalgets dagsordener fra den pågældnede byrådsperiode. Byrådet har samtidig tilkendegivet som sin opfattelse, at der kan gives tilladelse til gennemsyn af den del af dagsordenen, som vedrører efterretningssager, men ikke af den del, som angår personsager.

Byrådet har endvidere rejst spørgsmålet om, hvorvidt dagsordener og mødereferater vedrørende personsager, som er udleveret til medlemmer af socialudvalget, bør destrueres efter at være benyttet efter hensigten med udsendelsen.

I den anledning kan indenrigsministeriet om spørgsmålet om sagsindsigt oplyse, at et medlem af en kommunalbestyrelse har adgang til efter anmodning at gennemse eksisterende sagsmateriale i den kommunale forvaltning. Begrundelsen herfor findes i de kompetence- og funktionsprincipper, der er indeholdt i styrelseslovens system, og hvorefter kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for den kommunale forvaltnings arbejde. En ret som den nævnte er i øvrigt ofte et nødvendigt supplement til reglen i styrelseslovens § 11, hvorefter ethvert medlem af kommunalbestyrelsen for denne kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender.

Anmodningen om sagsindsigt må klart angive, hvilke akter m.v. der ønskes til gennemsyn, og henvendelsen skal rettes til borgmesteren i dennes egensksab af øverste daglige leder af kommunens administration.

Adgangen til gennemsyn er dog begrænset af gældende regler om tavshedspligt. Dette betyder f.eks., at et kommunalbestyrelsesmedlem, der ikke - eller ikke mere - er medlem af socialudvalget, er afskåret fra at gennemse socialudvalgets akter i sager vedrørende enkeltpersoner.

Indenrigsministeriet kan på denne baggrund tilslutte sig byrådets opfattelse, hvorefter et byrådsmedlem, der ikke er socialudvalgsmedlem, er afskåret fra at gennemse socialudvalgets dagsordener.

Hvad angår spørgsmålet om destruktion af fortroligt materiale, der er stillet til rådighed for medlemmer af byrådet på deres bopæl, skal indenrigsministeriet udtale, at uanset om et udleveret materiale må betegnes som fortroligt, kan en kommunalbestyrelse altid som led i sin kompetence til at fastsætte retningslinier for sagsforberedelsen i kommunalbestyrelsen og udvalgene træffe beslutning om, hvilke bestemmelser der skal være gældende med hensyn til opbevaring og tilbagelevering eller destruktion af udleveret materiale. På grund af den uklarhed, der kan bestå omkring spørgsmålet, må det anses for hensigtsmæssigt, om kommunalbestyrelsen træffer udtrykkelig beslutning om, hvilke retningslinier der skal være gældende. Indenrigsministeriet vil for sit vedkommende finde det rettest, at materiale, der indeholder fortrolige oplysninger, altid kræves tilbageleveret eller tilintetgjort, når beslutning i sagen er truffet.

P.M.V.

E.B.

Johan Erichsen

Officielle noter

(* 1) Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1983 1.6.