Senere ændringer til afgørelsen
Resume

Udtalt, at den virksomhed, som kommunalbestyrelsen udøver under en vedtaget spørgetid, må anses for en kommunal forvaltningsvirksomhed, og at forvaltningsretlige regler, herunder offentlighedsloven og forvaltningsloven, derfor også må gælde for den virksomhed, der foregår i spørgetiden.

Endvidere udtalt, at det afgørende for, hvorvidt et kommunalbestyrelsesmedlems talepapir er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, er, om talepapiret har været undergivet administrativ sagsbehandling i forbindelse med en forvaltningsmyndigheds virksomhed, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1, 1. pkt.

Et talepapir, der er udarbejdet af forvaltningen, vil derfor under alle omstændigheder være omfattet af reglerne om aktindsigt. Et sådant talepapir må imidlertid i almindelighed anses for at være et internt arbejdsdokument, som er undtaget fra retten til aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 7. Talepapiret fortaber dog sin interne karakter, såfremt det udleveres til udenforstående, f.eks. til pressen.

Et talepapir, som er udarbejdet af kommunalbestyrelsesmedlemmet selv til støtte for medlemmets personlige indlæg i en debat eller lignende, og som ikke overgives til forvaltningen, vil derimod ikke kunne anses for at tilhøre en sag og derfor heller ikke for omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder, uanset om talepapiret anvendes under et kommunalbestyrelsesmøde, et udvalgsmøde eller en kommunalbestyrelses offentlige spørgetid, og uanset om talepapiret anvendes af borgmesteren, en udvalgsformand eller et menigt medlem af kommunalbestyrelsen.

Da et sådant talepapir således ikke tilhører en sag, jf.

offentlighedslovens § 5, stk. 1, vil det ikke kunne anses for at være omfattet af retten til aktindsigt, fordi det udleveres til f.eks. en journalist.

Overgiver taleren derimod et sådant talepapir til forvaltningen, vil dokumentet være at anse som en del af en sag og vil - da det ikke kan anses for at være internt - som udgangspunkt være omfattet af retten til aktindsigt.

Den fulde tekst

Om aktindsigt i kommunalbestyrelsesmedlemmers talepapirer Nr 9115 af 18/10/1993 BKG i MT: 00/00/0000 P LBK nr 9115 af 18/10/1993 Retsforskriften administreres af: Indenrigsministeriet Senere ændringer: Ingen

Borgmester Finn Hansen

Skævinge Kommune

Harløsevej 20

3320 Skævinge

(2. se bagest)

Ved brev af 9. september 1993 har De under henvisning til Indenrigsministeriets vejledende udtalelse af 27. juli 1993 til Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt og tilsynsrådets brev af 2. september 1993 til Jørgen Østergaard, Grimstrupvej 22, Skævinge anmodet om ministeriets stillingtagen til følgende forhold:

1. De har henvist til, at tilsynsrådet i det nævnte brev af 2. september 1993 har anført, at en af en kommunalbestyrelse vedtaget spørgetid må betragtes som en del af den kommunale forvaltning set i relation til offentlighedsloven, og at eventuelle overtrædelser af offentlighedsloven kan vurderes af tilsynsrådet inden for tilsynsrådets legalitetstilsyn.

De er uenig i tilsynsrådets opfattelse og har herved bl.a. henvist til argumentationen i Deres udtalelse af 6. maj 1993 til tilsynsrådet.

Efter Deres opfattelse er spørgetiden ikke et møde, hvor kommunalbestyrelsen optræder som forvaltningsmyndighed som led i en administrativ sagsbehandling eller i øvrigt udøver nogen offentlig forvaltning.

De har derfor også fundet, at den virksomhed, der udøves i spørgetiden, ikke falder ind under offentlighedsloven. Det er Deres opfattelse, at det modsatte synspunkt vil indebære, at manuskripter udarbejdet af eller til et kommunalbestyrelsesmedlem til brug i en almindelig offentlig debat om kommunalpolitiske forhold på begæring skal udleveres.

I den forbindelse har De tillige anmodet om Indenrigsministeriets stillingtagen til, om den virksomhed, der udøves i spørgetiden, falder ind under forvaltningsloven.

2. De har endvidere anmodet om Indenrigsministeriets stillingtagen til, om et talepapir til Deres eget personlige brug anses for at blive et dokument i en sag, hvis De udleverer talepapiret til f.eks. en journalist. De har anført, at konsekvensen af udleveringen i bekræftende fald bliver, at talepapiret får karakter af et officielt dokument, som skal tilakteres en sag, og som er undergivet aktindsigtsbestemmelserne i offentlighedsloven og forvaltningsloven.

3. De har endelig henvist til en skrivelse af 14. maj 1993 fra udvalgsformand Otto Jensen og anmodet Indenrigsministeriet om at tilkendegive, hvorvidt en i skrivelsen omtalt samtale mellem udvalgsformanden og en journalist er omfattet af bestemmelsen om notatpligt i offentlighedslovens § 6.

Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt har i ovenfor nævnte brev af 2. september 1993 bl.a. udtalt følgende:

»Tilsynsrådet er (...) fortsat af den opfattelse, at en vedtaget spørgetid må betragtes som en del af den kommunale forvaltning set i relation til offentlighedsloven, og at eventuelle overtrædelser af offentlighedsloven kan vurderes af Tilsynsrådet inden for Tilsynrådets legalitetstilsyn.

Der er i denne forbindelse lagt vægt på de bemærkninger, som er anført i Indenrigsministeriets vejledende udtalelse af 27. juli 1993.

Tilsynsrådet har forstået denne vejledende udtalelse således, at et talepapir i visse situationer kan være omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven. Det afgørende er ikke karakteren af det møde, hvor talepapiret anvendes, men derimod talepapirets tilblivelse og indhold, herunder om talepapiret er udarbejdet af forvaltningen, eller om et talepapir udarbejdet af taleren selv efterfølgende er overgivet til forvaltningen, således at det i begge disse situationer bliver en del af sagen. Hvis et talepapir på denne måde er blevet en del af en sag i den kommunale forvaltning, må det imidlertid som udgangspunkt anses for at være et internt arbejdsdokument, som er undtaget fra retten til aktindsigt, jf. § 7 i offentlighedsloven, dog med de undtagelser, som er anført i de sidste 4 afsnit s. 3 i Indenrigsministeriets skrivelse af 27. juli 1993.«.

Af Indenrigsministeriets vejledende udtalelse af 27. juli 1993 fremgår bl.a. følgende:

»Efter § 5, stk. 1, nr. 1, i lov om offentlighed i forvaltningen (lov nr. 572 af 19. december 1985 som ændret ved lov nr. 347 af 6. juni 1991) omfatter retten til aktindsigt »alle dokumenter, der vedrører sagen«.

Ifølge § 7 i offentlighedsloven omfatter retten til aktindsigt ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses blandt andet dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug.

Er talepapiret udarbejdet af forvaltningen, tilhører det en sag, uanset om det konkret benyttes. Dokumentet vil i så fald som udgangspunkt være omfattet af retten til aktindsigt, jf. § 5, stk. 1, nr. 1, i offentlighedsloven.

Er talepapiret udarbejdet af taleren selv til støtte for dennes personlige indlæg i en debat eller lignende, vil dokumentet efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke tilhøre sagen og kan derfor ikke anses for omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder, uanset om talepapiret anvendes under et kommunalbestyrelsesmøde, et udvalgsmøde eller en kommunalbestyrelses offentlige spørgetid, og uanset om talepapiret anvendes af borgmesteren, en udvalgsformand eller et menigt medlem af kommunalbestyrelsen.

Har forvaltningen oprindeligt udarbejdet udkast til et talepapir til f.eks. borgmesteren, og har denne efterfølgende ændret i talepapiret, vil talerens ændrede eksemplar ikke være omfattet af retten til aktindsigt.

Såfremt taleren derimod efterfølgende lader sit talepapir overgive til forvaltningen, vil dokumentet være at anse som en del af sagen og således som udgangspunkt være omfattet af retten til aktindsigt.

Et talepapir må imidlertid i almindelighed anses for at være et internt arbejdsdokument, som er undtaget fra retten til aktindsigt, jf. § 7 i offentlighedsloven.

Dokumentet fortaber dog sin interne karakter, såfremt det udleveres til udenforstående, f.eks. til pressen.'

I denne anledning skal Indenrigsministeriet - i tilknytning til det anførte i ministeriets vejledende udtalelse af 27. juli 1993 - supplerende udtale følgende:

Tilsynsrådene fører tilsyn med, at kommunerne overholder lovgivningen, jf. § 61 i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 526 af 22. juni 1993). Tilsynet er et retligt tilsyn og omfatter kun spørgsmål om, hvorvidt der er sket en tilsidesættelse af lovgivningen, herunder offentligretlige retsgrundsætninger.

Indenrigsministeriet er ikke almindelig klageinstans i forhold til tilsynsrådene, men kan dog afgive vejledende udtalelser om forståelsen af retsspørgsmål.

Ad. 1. Er den af kommunalbestyrelsen udøvede virksomhed under en vedtaget spørgetid en del af den offentlige forvaltningsvirksomhed?

Det følger af § 1, stk. 1, i lov om offentlighed i forvaltningen (lov nr. 572 af 19. december 1985 som ændret ved lov nr. 347 af 6. juni 1991) og af § 1, stk. 1, i forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 som ændret ved lov nr. 347 af 6. juni 1991), at disse love gælder for al virksomhed , der udøves af den offentlige forvaltning.

Afholdelse af spørgetid, hvor kommunens borgere får mulighed for at stille spørgsmål til kommunalbestyrelsens medlemmer, er ikke reguleret i lovgivningen. Spørgsmålet om indførelse af spørgetid og i bekræftende fald spørgetidens form afgøres af den enkelte kommunalbestyrelse. Uanset at spørgetiden ikke er et egentligt kommunalbestyrelsesmøde, er der dog tale om et offentligt møde, som kommunalbestyrelsen har arrangeret. Det følger heraf, at spørgetiden ikke kan gøres til forum for forhandlinger af en hvilken som helst karakter, men må dreje sig om emner af kommunalt indhold. Om spørgetidsordninger kan i øvrigt henvises til betænkning nr. 798/1977 om kommunalt nærdemokrati, side 77 ff.

Da spørgetiden således afholdes i kommunalt regi med kommunalbestyrelsen som ansvarlig for afviklingen, må den virksomhed, der foregår i spørgetiden, efter Indenrigsministeriets opfattelse anses for en kommunal forvaltningsvirksomhed. Som følge heraf må forvaltningsretlige regler, herunder offentlighedsloven og forvaltningsloven også gælde for den virksomhed, der foregår i spørgetiden.

Det forhold, at en af kommunalbestyrelsen vedtaget spørgetid må anses som en del af kommunalbestyrelsens forvaltningsvirksomhed er i sig selv uden betydning for spørgsmålet om aktindsigt i talepapirer, der benyttes af kommunalbestyrelsesmedlemmer under spørgetiden.

Spørgsmålet om aktindsigt i kommunalbestyrelsesmedlemmers talepapirer må afgøres på grundlag af en vurdering af, om talepapiret har været under administrativ sagsbehandling, jf. nærmere nedenfor ad 2. Det er uden betydning, om talepapiret vedrører en tale afholdt i forbindelse med en spørgetid eller i anden sammenhæng.

Ad 2. Retten til aktindsigt i kommunalbestyrelsesmedlemmers talepapirer

§ 4, stk. 1, 1. pkt., i offentlighedsloven er affattet således:

»Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i §§ 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.«

På baggrund af det ovenfor anførte er det efter Indenrigsministeriets opfattelse afgørende for, hvorvidt et talepapir er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, om talepapiret har været undergivet administrativ sagsbehandling i forbindelse med en forvaltningsmyndigheds virksomhed, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1, 1. pkt.

Et talepapir, der er udarbejdet af forvaltningen, vil efter Indenrigsministeriets opfattelse derfor være omfattet af reglerne om aktindsigt. Dette gælder, uanset om talepapiret anvendes under et kommunalbestyrelsesmøde, et udvalgsmøde eller en kommunalbestyrelses offentlige spørgetid, og uanset om talepapiret anvendes af borgmesteren, en udvalgsformand eller et andet medlem af kommunalbestyrelsen.

Et talepapir, der er udarbejdet af forvaltningen, må imidlertid i almindelighed anses for at være et internt arbejdsdokument, som er undtaget fra retten til aktindsigt, jf. § 7 i offentlighedsloven.

Et talepapir, som er udarbejdet af taleren selv til støtte for dennes personlige indlæg i en debat eller lignende, vil derimod ikke kunne anses for at tilhøre en sag og derfor heller ikke for omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder, uanset om talepapiret anvendes under et kommunalbestyrelsesmøde, et udvalgsmøde eller en kommunalbestyrelses offentlige spørgetid, og uanset om talepapiret anvendes af borgmesteren, en udvalgsformand eller et menigt medlem af kommunalbestyrelsen.

Da et sådant talepapir således ikke tilhører en sag, jf. offentlighedslovens § 5, stk. 1, vil det ikke kunne anses for at være omfattet af retten til aktindsigt, fordi det udleveres til f.eks. en journalist.

Overgiver taleren derimod et sådant talepapir til forvaltningen, vil dokumentet være at anse som en del af en sag og vil - da det ikke kan anses for at være internt - som udgangspunkt være omfattet af retten til aktindsigt.

Ad 3. Notatpligten Offentlighedslovens § 6, stk. 1, er affattet således:

»I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.«

Hvis et kommunalbestyrelsesmedlem i sin egenskab af udvalgsformand - f.eks. under en samtale med en journalist - modtager oplysninger af den i § 6 beskrevne karakter vedrørende en sag, der henhører under det pågældende udvalg, vil medlemmet være forpligtet til at gøre notat om oplysningerne, medmindre oplysningerne fremgår af sagens dokumenter.

Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt har modtaget kopi af dette brev.

Med venlig hilsen

Henrik Grunnet 2. Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt.

2. not.

Hvilket herved meddeles.

Henrik Grunnet

Officielle noter

Ingen