Senere ændringer til afgørelsen
Resume

Udtalt, at et kommunalbestyrelsesmedlem, uanset at der ikke påhviler et enkelt medlem nogen pligt til selvstændigt at tage et tilsynsinitiativ med hensyn til kontrol af udgiftsbilag for at befri sig for et juridisk ansvar for stedfundne udbetalinger, dog såfremt vedkommende er blevet opmærksom på eller har formodning om, at der foreligger forhold, som han mener er utilfredsstillende eller ikke i overensstemmelse med givne retningslinier for sagernes ekspedition, er forpligtet til at henlede borgmesterens opmærksomhed herpå. Det pågældende medlem vil ved passivitet i givet fald eventuelt kunne pådrage sig et erstatningsansvar.

Medlemmet vil også ved henvendelse til borgmesteren kunne begære adgang til at gennemse de udbetalingsbilag, hvis rigtighed han drager i tvivl.

Om det mere principielle spørgsmål om kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til sagsakter udtalt: Uanset, at det enkelte medlem af en kommunalbestyrelse således i almindelighed ikke har nogen pligt til at foretage selvstændige initivativer for at befri sig for et juridisk ansvar, må det antages, at ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har adgang til efter anmodning at gennemse materiale, der måtte foreligge i forvaltningen, da kommunalbestyrelsen har det overordnede politiske ansvar for den kommunale forvaltnings arbejde.

Adgangen til at gennemse materialet i forvaltningen er dog undergivet visse begrænsninger, og anmodning om gennemsyn må rettes til borgmesteren.

Den fulde tekst

Vedrørende kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til at gennemse akter (samt udbetalingsbilag) i den kommunale administration.

I skrivelse af 16. oktober 1980 har De, der er medlem af Hammel byråd og medlem af byrådets sociale udvalg, forelagt indenrigsministeriet en af tilsynsrådet for Århus amt i et møde den 6. oktober 1980 truffet afgørelse vedrørende Deres adgang til at se nogle bilag for udbetaling af ydelser til sociale klienter under en arbejdsnedlæggelse i kommunens sundheds- og socialforvaltning.

Det fremgår af sagen, at De efter at borgmesteren havde nægtet Dem adgang til at se de nævnte bilag, som i forbindelse med en faglig konflikt i kommunens socialforvaltning var blevet attesteret af nogle byrådsmedlemmer i skrivelse af 21. maj 1980 fremsatte forslag til byrådets dagsorden for mødet den 28. maj 1980 om at sætte borgmesterens beslutning ud af kraft. Dette forslag blev imidlertid nedstemt af et flertal af byrådsmedlemmerne.

De påklagede herefter byrådets afgørelse til tilsynsrådet for Århus amt, idet De bl.a. henviste til, at De var bekendt med, at indenrigsministeriet i skrivelse af 6. februar 1980 havde givet udtryk for, at »et kommunalbestyrelsesmedlem er berettiget til at gøre sig bekendt med materiale, der foreligger i den kommunale forvaltning, uanset om borgmesteren eller kommunalbestyrelsens (et udvalgs) flertal finder det påkrævet for kommunalbestyrelsens (eller et udvalgs) behandling af den pågældende sag og derfor kræver det fremlagt efter de foran anførte regler«. Endvidere henviste De til betænkning nr. 894 vedrørende kommunale styrelsesformer og kommunalpolitikernes arbejdsvilkår m.v., side 172, 2. spalte, nederst, hvoraf fremgår, »at der næppe i lovgivningen generelt kan findes holdepunkter for at nægte et kommunalbestyrelsesmedlem adgang til eksisterende sagsakter. Ethvert kommunalbestyrelsesmedlem er principielt medansvarlig for den kommunale forvaltning, og han vil efter styrelseslovens regler kunne drages til ansvar også for beslutninger, der træffes af administrationen eller af et udvalg, som han ikke er medlem af, f.eks. manglende tilsyn med sagsbehandlingen.« Endvidere anførte De, at De i den konkrete sag mente at have en ganske særlig interesse i bilagene som medlem af kommunens sociale udvalg.

Tilsynsrådet for Århus amt besluttede i sit møde den 6. oktober 1980 at udtale følgende:

Det er efter tilsynsrådets opfattelse ikke nødvendigt for et kommunalbestyrelsesmedlem at føre kontrol med administrationen for derved at fritage sig for det kommunalbestyrelsen påhvilende solidariske ansvar for eventuelle pligtstridige handlinger. Såfremt et medlem mener, at der foreligger ansvarspådragende handlinger, vil pågældende kunne fremsætte begæring om iværksættelse af en undersøgelse, f.eks. en ekstraordinær revision. Tilsynsrådet finder, at klageren gennem borgmesterens redegørelse for sagen i byrådet har fuldt tilstrækkeligt grundlag for at tage forbehold for sit ansvar eller rejse de spørgsmål i kommunalbestyrelsen, som måtte være nødvendige herfor.'

Tilsynsrådet har i en over sagen indhentet udtalelse af 3. december 1980 yderligere bl.a. udtalt, at rådet ikke har ment at burde afvise byrådets mening om, at det udbedte materiale er af en sådan art og undergivet sådanne behandlingsregler, at der ikke i de af Dem over for byrådet påberåbte afgørelser fra folketingets ombudsmand og indenrigsministeriet findes hjemmel til at kræve det nævnte materiale udleveret eller kræve adgang til det. Tilsynsrådet bemærker yderligere, at der ikke i den foreliggende sag er tale om et spørgsmål, der er til behandling i et udvalg eller i et byråd. Tilsynsrådet har som udgangspunkt for sin stillingtagen lagt en vurdering af, om byrådets afgørelse har frataget Dem retten til at frigøre Dem for det ansvar, De som byrådsmedlem ville kunne få, såfremt der var sket noget ulovligt i forbindelse med udbetalingerne. Tilsynsrådet har ikke fundet, at dette var tilfældet, og kan i det hele henholde sig til den ovennævnte i mødet den 6. oktober 1980 trufne afgørelse.

I Deres klage af 16. oktober 1980 til indenrigsministeriet har De fremhævet, at tilsynsrådet ikke har taget stilling til spørgsmålet om kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til sagsakter og det i forvaltningen foreliggende materiale men alene har taget stilling til kommunalbestyrelsesmedlemmers kontrolfunktion, selv om Deres klage rent faktisk gik på adgangen til sagsakterne/materialet.

I denne anledning skal man meddele, at bortset fra de tilfælde, hvor en kommunalbestyrelse efter den kommunale styrelseslovs § 47, stk. 3, indbringer en tilsynsrådsafgørelse for indenrigsministeriet, kan ministeriet efter den kommunale styrelseslovs § 61, stk. 3, kun træffe foranstaltninger over for et tilsynråds ulovlige beslutninger.

Indenrigsministeriet må for sit vedkommende være enigt med tilsynsrådet i, at der ikke påhviler det enkelte medlem nogen pligt til selvstændigt at tage et tilsynsinitiativ med hensyn til kontrol af udgiftsbilag for at befri sig for et juridisk ansvar for de stedfundne udbetalinger eller ydelser til sociale klienter under en arbejdsnedlæggelse i social- og sundhedsforvaltningen. Såfremt et kommunalbestyrelsesmedlem imidlertid er blevet gjort opmærksomt på eller har formodning om, at der foreligger forhold, som han mener er utilfredsstillende eller ikke er i overenstemmelse med givne retningslinier for sagernes ekspedition, må det påhvile ham at henlede borgmesterens opmærksomhed herpå. Det pågældende medlem vil ved passivitet i givet fald eventuelt kunne pådrage sig et erstatningsansvar.

Medlemmet vil også kunne begære adgang til at gennemse de udbetalingsbilag, hvis rigtighed han drager i tvivl. Henvendelse vil skulle ske til borgmesteren som den øverste daglige leder af kommunens administration, jfr. § 31, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse.

Som det vil fremgå af foranstående, kan indenrigsministeriet således ikke være enigt med tilsynsrådet i, at de bilag, som De har udbedt Dem til gennemsyn, er af en sådan art og undergivet sådanne behandlingsregler, at De ikke skulle have adgang til at gennemse dem.

Om de mere principielle spørgsmål om kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til sagsakter kan oplyses følgende:

Uanset at det enkelte medlem af en kommunalbestyrelse således i almindelighed ikke har nogen pligt til at fortage selvstændige initiativer for at befri sig for et juridisk ansvar, må det antages, at ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har adgang til efter anmodning at gennemse materiale, der måtte foreligge i forvaltningen. Begrundelsen for denne antagelse må søges i de kompetence- og funktionsprincipper, der er indeholdt i selve styrelseslovens system, og hvorefter kommunalbestyrelsen har det overordnede politiske ansvar for den kommunale forvaltnings arbejde. En ret som den nævnte er i øvrigt ofte et nødvendigt supplement til reglen i den hidtidige styrelseslovs § 22, den nuværende lovs § 11, hvorefter ethvert medlem af kommunalbestyrelsen for denne kan indbrige ethvert spørgsmål om kommunens anliggender.

Det enkelte kommunalbestyrelsesmedlems adgang til at gennemse eksisterende materiale må dog være undergivet de begrænsninger, som lovgivningen sætter, således f.eks. når der er tale om, at et kommunalbestyrelsesmedlem, der ikke er medlem af socialudvalget, måtte ønske at gennemse socialudvalgets akter i en sag vedrørende enkeltpersoner.

Det må understreges, at adgangen kun kan bestå i en ret til at gennemse materialet. En begæring om udlevering af kopi af dette kan derimod ikke kræves imødekommet.

Endelig må en henvendelse klart angive, hvilke akter m.v., eventuelt hvilke udbetalingsbilag, der ønskes til gennemsyn, og en sådan henvendelse må rettes til borgmesteren, der som nævnt er den øverste daglige leder af kommunens administration.

Adgangen til at gennemse sagsakter kan i øvrigt kun begrænses, når der foreligger særlige holdepunkter herfor. Der kan f.eks. være tale om, at en sags ekspedition ikke kan afvente medlemmets gennemsyn, eller der kan foreligge sådanne vanskeligehder, f.eks. fremskaffelse af ældre akter, at medlemmets interesse må vige.

Det tilføjes, at tilsynsrådet i skrivelse af 15. december 1980 har meddelt indenrigsministeriet, »at Kommunernes Revisionsafdeling i en delberetnig for regnskabsåret 1980 af 24. november 1980 om revisionsbesøg i Hammel kommune i perioden 4. juli - 11. august 1980 har gjort følgende bemærkninger:

-»3,2. Anvisning af bilag.

Ved revisionens kontrol af, om reglerne for anvisning og attestation af regnskabsbilag er overholdt, er det konstateret, at social- og sundhedsforvaltningens bilagsmateriale i flere perioder i tiden 11. april - 8. august 1980 ikke var forsynet med anvisningspåtegning, ligesom det er konstateret, at regnskabsbilagene i flere tilfælde var attesteret af andre end de personer, der gennem deres arbejdsopgaver og placering i organisationen har baggrund for at foretage en sådan attestation.

Med henvisning til kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser om anvisning pkt. 11-23 er det revisionens opfattelse, at anvisningspåtegning skal ske i umiddelbar tilslutning til datoen for kasseekspeditionen.«»

Tilsynsrådet vil efter det for ministeriet oplyste på grundlag heraf følge spørgsmålet op, når byrådets bemærkninger til revisionsprotokollen foreligger.

For så vidt De endelig har rejst spørgsmålet om, hvilken myndighed der er kompetent til at afgøre Deres klagesag, bemærkes, at et kommunalbestyrelsesmedlems henvendelse om gennemsyn af akter som nævnt principielt må rettes gennem borgmesteren som daglig leder af kommunens administration. Borgmesteren kan fastsætte generelle regler for udnyttelse af retten til at se sagsakter, ligesom kommunalbestyrelsen må kunne fastsætte sådanne regler, dog med respekt af borgmesterens funktion som daglig leder af administrationen.

Som følge heraf kan indenrigsministeriet med socialministeriet være enigt i, at en eventuel klage over, at borgmesteren har afvist en anmodning fra et medlem om specielt at måtte gennemse kassebilag, må rettes til kommunalbestyrelsen, hvis afgørelse af spørgsmålet kan indbringes for tilsynsrået.

Efter Deres anmodning i skrivelse af 24. juni 1981 vedlægges fotokopi af de af tilsynsrådet og socialministeriet over sagen afgivne udtalelser, jfr. ovenfor.

Henning Rasmussen

Johan Erichsen

Officielle noter

Indenrigsministeriets afgørelser og udtalelser om kommunale forhold 1982 1.4.