Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Lovgivning, afgørelsen vedrører
Redaktionel note
Resume

Omtalen i "Nyt fra Ankestyrelsen", nr. 1/97 af forvaltningslovens garantier for god sagsbehandling fortsættes her med nogle "fif" om aktindsigt. Ved behandlingen af næsten 20.000 ankesager om året og gennem praksisundersøgelser får Ankestyrelsen et godt indblik i, hvor kommunerne og de sociale nævn i amterne har problemer med at overholde minimumskravene til god sagsbehandling i forvaltningsloven (Lov nr. 571 af 19. december 1985 med senere ændringer), som Justitsministeriet har udsendt en vejledning om i 1986.

Den fulde tekst

Om aktindsigt - og parters adgang til at kigge myndigheder over skulderen (* 1)

Loven gælder ved behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet retligt bindende afgørelser af forvaltningsmyndigheder, fx kommuner, børn- og unge-udvalg, sociale nævn i amterne og Ankestyrelsen.

Parter har ret til aktindsigt

Enhver, der er part i en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan efter forvaltningslovens § 9 forlange aktindsigt og at se sagens dokumenter. Anmodningen om aktindsigt skal ikke begrundes, idet det er uden betydning, hvorfor parten ønsker aktindsigt. Den eneste betingelse er, at parten ved anmodningen skal angive den sag, som der ønskes aktindsigt i.

Hvis begæringen om aktindsigt fremsættes af en fuldmægtig eller hjælper for parten, vil det ofte være rigtigst at kræve dokumentation for fuldmagtsforholdet, medmindre begæringen fremsættes af advokater, godkendte retshjælpsinstitutioner eller udøvere af erhverv, som inden for deres arbejdsområde typisk optræder som partsrepræsentanter, jf pkt. 56 i Justits-

ministeriets vejledning om loven.

Hvornår er man part

Part i en sag er ansøgere, klagere og andre, der har en væsentlig, direkte, retlig og individuel interesse i sagens afgørelse. Hvornår en person er part i en social sag giver sjældent anledning til problemer, idet de fleste parter i sociale sager netop er karakteriseret ved, at de har en sag under behandling hos myndigheden. I de få tilfælde, hvor der kan være tvivl, må der navnlig lægges vægt på, hvor væsentlig den pågældendes interesse i sagen er, og hvor nært denne interesse er knyttet til sagens udfald. Enkeltpersoner, der ikke berøres direkte og individuelt af afgørelsen, vil i almindelighed ikke være parter i en sag.

Fra Ankestyrelsens praksis kan henvises til SM O-13-84, hvor en gift mand efter en samlivsophævelse fandtes at have en retlig interesse i en sag om hjælp, ydet efter bistandsloven til hustruen til dækning af udgifter til parrets børn, da ydelsen af hjælpen havde skattemæssige konsekvenser for manden;

som part i sagen havde han derfor ret til aktindsigt. I en anden sag (SM D-15-94) havde en arbejdsgiver, der havde fået afslag på refusion af sygedagpenge fra kommunen, som part ret til fuld aktindsigt i sagens akter, herunder i en lægeerklæring om medarbejderens uarbejdsdygtighed, idet der i forhold til medarbejderen ikke forelå afgørende modstående hensyn, som bevirkede, at adgangen til aktindsigt burde begrænses efter lovens § 15.

I en sag antog Justitsministeriet, at et barn, over for hvem der blev iværksat hjælpeforanstaltninger uden samtykke efter bistandsloven, hvad angik aktindsigt måtte anses for part i sagen om hjælpeforanstaltningerne.

Arbejdsgivere, der skal tegne lovpligtig arbejdsskadeforsikring for deres ansatte, har i forbindelse med Arbejdsskadestyrelsens og Ankestyrelsens behandling af konkrete arbejdsskadesager kun adgang til aktindsigt i oplysninger, der vedrører virksomhedens forhold og arbejdsmiljøet der, jf. § 55, stk. 1, i arbejdsskadeforsikringsloven.

Aktindsigten omfatter alle sagens dokumenter

Adgangen til aktindsigt omfatter efter lovens § 10 som udgangspunkt alle dokumenter - bortset fra internt arbejdsmateriale - der vedrører sagen, herunder genpart af breve, der er udgået fra myndigheden. Afgørende er, om dokumenterne indgår i sagen og dermed i myndighedens beslutningsgrundlag som fx lægeerklæringer o. lign. Omfattet af aktindsigt er også notater, foretaget af myndighedens medarbejdere, om faktuelle oplysninger, fx partens indtægts- forhold, eller om hjemmebesøg i en sag om hjælpemidler eller boligindretning efter bistandsloven, der kan have betydning for afgørelsen af sagen.

Uanset om sagsakterne konkret tillægges betydning ved afgørelsen har en part som udgangspunkt ret til aktindsigt i alle sagens dokumenter, også breve og indlæg i øvrigt fra parten selv. Også tidligere sager, som fremskaffes til supplering af afgørelsesgrundlaget, er normalt undergivet aktindsigt.

Ikke aktindsigt i internt arbejdsmateriale

Efter forvaltningslovens § 12 omfatter retten til aktindsigt ikke myndighedens interne arbejdsmateriale, dvs. dokumenter, der er udarbejdet af myndigheden til eget brug ved behandlingen af sagen, brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, mellem afdelinger, enheder og andre administrative organer inden for samme myndighed eller mellem disse organer indbyrdes. I tvivlstilfælde vil det ofte være et afgørende moment, om dokumentet i det væsentlige alene indeholder ellerafspejler myndighedens egne interne overvejelser om sagens fortsatte behandling eller afgørelse.

Dokumenter, der udarbejdes til myndighedens eget brug, fx referater, notater og lignende, der ud over et resume af sagens faktum ud fra sagens dokumenter ofte indeholder en eller flere medarbejderes vurdering af sagen og måske forslag til afgørelse eller fortsat behandling, anses for internt arbejdsmateriale, som parter normalt ikke har ret til aktindsigt i. Derfor vil vejledende vurderinger fra lægekonsulenter i en kommune eller en ankeinstans sædvanligvis også være internt arbejdsmateriale, medmindre de indeholder oplysninger, som konsulenten har fået efter kontakt med ansøgers læge eller andre. Også referater af møder eller andre drøftelser, der alene udarbejdes til myndighedens eget brug, vil normalt være internt arbejdsmateriale.

Udsættelse af sagen efter anmodning om aktindsigt

Når der er bedt om aktindsigt under behandlingen af en sag, skal afgørelsen af sagen efter lovens § 11 udsættes, indtil parten har haft adgang til at gøre sig bekendt med sagsakterne, medmindre udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for afgørelsen af sagen. Hensigten er, at parten skal have adgang til at vurdere, om de oplysninger, der indgår i sagen, bør suppleres eller korrigeres. Det vil her være hensigtsmæssigt at fastsætte en frist for eventuelle bemærkninger til akterne, fx "Har vi ikke hørt fra Dem senest den ... vil sagen blive afgjort på det foreliggende grundlag". - Hvis der anmodes om aktindsigt efter at myndigheden har truffet afgørelse, skal der også gives aktindsigt; baggrunden kan fx være, at parten ønsker at se sagsakterne, inden vedkom-mende tager stilling til, om der er grundlag for at klage over afgørelsen.

Aktindsigt skal gives inden 10 dage

Kan anmodninger om aktindsigt ikke besvares inden 10 dage efter at begæringen er modtaget af myndigheden, skal parten efter lovens § 16, stk. 2 underrettes om grunden hertil, og om hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge. Hvis en anmodning om aktindsigt ikke kan imødekommes fuldt ud, skal afgørelsen herom begrundes, jf. forvaltningslovens § 22 og pkt. 98 i Justitsministeriets vejledning fra 1986 om forvaltningsloven. Retten til aktindsigt indebærer, at parten har ret til gratis at få fotokopi af sagsakterne. Retten til aktindsigt er normalt ikke begrænset, selv om antallet af sagsakter er meget stort, og måske skal skaffes tilveje fra flere sager, og selv om det er ressourcekrævende for myndigheden at fremskaffe kopier til parten. Undtagelsesvis kan man henvise parten til at gennemse akterne hos myndigheden.

Klageadgang over afgørelser om aktindsigt

Afgørelser om aktindsigtsspørgsmål kan efter forvaltningslovens § 16, stk. 4, påklages særskilt til den myndighed, der er klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører.

Redaktionel note
  • (* 1) Offentliggjort i Nyt fra Ankestyrelsen, nr. 2, maj 1997.
  • Der er indsat en fiktiv dato af systemtekniske hensyn.
  • Kun år og måned for underskrivelsen er kendt.