Senere ændringer til forskriften
Lovgivning forskriften vedrører
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Cirkulære om tildeling og håndtering af EAN-
lokationsnumre og tilmelding til VANS-netværksudbyder

(Til alle offentlige myndigheder omfattet af offentligheds- og forvaltningsloven, selvejende institutioner m.v., hvis driftsbudget er optaget på bevillingslov og selvejende institutioner m.v., som en kommune eller amtskommune har indgået driftsoverenskomst med)

 

I medfør af § 7 i lov nr. 1203 af 27. december 2003 om offentlige betalinger m.v. samt § 4 og § 8 i bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder meddeles:

1. I forbindelse med gennemførelsen af lov nr. 1203 af 27. december 2003 om offentlige betalinger er det hensigten, at alle betalinger til, fra og mellem offentlige myndigheder som udgangspunkt skal finde sted ved elektronisk afregning. Med henblik på at etablere den fornødne infrastruktur herfor, er det i § 4 og § 8 i bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder fastsat, at de offentlige myndigheder ved afgivelse af en ordre eller en rekvisition blandt andet skal oplyse et EAN-lokationsnummer for myndigheden.

Formålet med EAN-lokationsnummeret er at sikre en entydig identifikation af myndigheden, herunder af den af myndigheden udpegede modtager af regningen. EAN-lokationsnummeret bruges, når regningerne sendes via VANS-netværksudbyderne (Value Added Network Services) til identifikation af modtageren.

For at etablere den fornødne infrastruktur skal myndighederne tillige være tilknyttet en VANS-netværksudbyder, der har indgået udvekslingsaftaler med øvrige VANS-netværksudbydere.

2. Offentlige myndigheder fik i henhold til aftale mellem Finansministeriet og EAN-Danmark vedrørende allokering af EAN-lokationsnumre i oktober 2004 forhåndstildelt en serie EAN-lokationsnumre, som myndigheden herefter har brugsret til og kan disponere over. Lokationsnumrene kan kun anvendes til formål omfattet af lov nr. 1203 med underliggende bekendtgørelser om elektronisk afregning med offentlige myndigheder.

3. Myndigheden skal senest ved udgangen af december 2004 have fordelt EAN-lokationsnumre i myndighedens organisation, svarende til hvad der vurderes at være nødvendigt i forbindelse med ikrafttrædelsen af bekendtgørelsen om elektronisk afregning med offentlige myndigheder den 1. februar 2005. Det er myndighedens ansvar at foretage registrering af de ibrugtagne EAN-lokationsnumre. Myndigheden har ansvar for løbende at ajourføre en opgørelse over de ibrugtagne EAN-lokationsnumre samt at udlevere denne opgørelse til Økonomistyrelsen på forlangende.

4. Så snart myndigheden har foretaget fordelingen af EAN-lokationsnumrene, skal myndigheden informere herom i forbindelse med indgåelse af leverandørkontakter, f.eks. indkøb, indgåelse eller fornyelse af kontrakter og betalinger. EAN-lokationsnumrene kan offentliggøres på myndighedens hjemmeside.

5. Myndigheden skal have en aftale med en VANS-netværksudbyder, hvorfra myndigheden kan modtage OIOXML-regninger tilsendt elektronisk. Der kan være tale om en direkte aftale med myndigheden som aftalepart eller alternativt en aftale indgået af myndighedens system-leverandør, som opfylder myndighedens krav om at kunne modtage OIOXML-regninger tilsendt elektronisk fra en VANS-netværksudbyder. Det er den enkelte myndigheds ansvar, at den indgåede aftale med VANS-leverandøren sikrer overholdelse af de for myndigheden til enhver tid gældende regler for regnskabsførelse og udbetalingskontrol, herunder bogførings- og momsreglerne m.v.

6. VANS-netværksudbydere omfatter her netværksudbydere med aftale om udveksling af data baseret på EAN-lokationsnumre med andre netværksudbydere. VANS-netværksudbyderne skal have certificeret kvalitetsstyringssystem i forhold til hele håndteringsprocessen fra en virksomhed akkrediteret til at certificere kvalitetsstyringssystemer af Den Danske Akkrediterings- og Metrologifond (DANAK), eller af et tilsvarende akkrediteringsorgan, som er medunderskriver af den multilaterale aftale om gensidig anerkendelse under sammenslutningen af europæiske nationale akkrediteringsorganer, European co-operation for Accreditation (EA).

7. Aftalen med netværksudbyderen skal opfylde de forpligtelser, der påhviler myndigheden som dataansvarlig i henhold til lov om behandling af personoplysninger og den i medfør heraf udstedte sikkerhedsbekendtgørelses krav. Det skal således af aftalen fremgå, at VANS-netværksudbyderen skal overholde § 41, stk. 3-5, og regler udstedt i medfør af § 41, stk. 5, når VANS-netværksudbyderen modtager oplysninger fra myndigheden.

8. Hvis myndigheden ikke allerede har en aftale med en VANS-netværksudbyder eller alternativt en aftale indgået af myndighedens system-leverandør, som opfylder myndighedens krav om at kunne modtage OIOXML-regning tilsendt elektronisk, skal myndigheden have etableret en sådan aftale inden udgangen af december 2004. Myndigheden skal sikre, at aftalen som minimum opfylder følgende betingelser:

a) Mindst én sikker kommunikationsforbindelse mellem netværksudbyderen og myndigheden.

b) Oprettelse af et elektronisk knudepunkt (”en postkasse”) for de EAN-lokationsnumre, som myndigheden har valgt at tage i brug.

c) Såfremt OIOXML-regningen ikke kan indlæses i myndighedens fakturahåndterings- eller økonomisystem, skal myndighedens aftale med VANS-netværksudbyderen yderligere omfatte:

– Angivelse af en eller flere relevante mail-bokse som afleveringssted tilknyttet EAN-lokationsnumre. Løsningen med mailboks skal opfylde lov om behandling af personoplysninger og den i medfør heraf udstedte sikkerhedsbekendtgørelses krav. Eksempelvis ved, at mailboksen er placeret i det lukkede netværk hos den valgte VANS-netværksudbyder, ved kryptering af dataudveksling eller ved tilsvarende foranstaltninger.

– Service fra VANS-netværksudbyderen vedrørende konvertering af OIOXML-regning (uden Tiff-fil) til relevant format læseligt af myndigheden.

Håndtering af den modtagne regning på mail følger i øvrigt de almindelige regler for papir-regning, herunder særlige regler om udbetalingskontrol, fakturakontrol m.v.

9. Cirkulæret har virkning fra den 26. november 2004.

Finansministeriet, den 23. november 2004

Claus Juhl