Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Redaktionel note
Den fulde tekst

Vejledning om forvaltningsloven og offentlighedsloven for kriminalforsorgens personale (* 1)


Den 1. januar 1987 træder to nye love, offentlighedsloven og forvaltningsloven i kraft. Forvaltningsloven indeholder en samlet regulering af de væsentligste rettigheder og beføjelser, der tilkommer en part (ansøgere m.v.) i forbindelse med en sags behandling. Offentlighedslovens regler retter sig derimod i første række til andre end parter og indeholder regler om aktindsigt. Lovene er såkaldte minimumslove og derfor ikke til hinder for, at kriminalforsorgen går videre i retning af at efterleve de intentioner med hensyn til offentlighed, begrundelse, vejledning mv., som lovene er udtryk for, når ikke væsentlige hensyn, herunder tavshedspligten, taler imod. Justitsministeriet har udsendt en almindelig vejledning om lovene til alle offentlige myndigheder, herunder kriminalforsorgen. Endvidere har en arbejdsgruppe i direktoratet på grundlag af møder med tjenestestedernes personale udarbejdet nærværende særlige vejledning for kriminalforsorgens personale. Baggrunden er, at især forvaltningsloven kan give anledning til særlige fortolkningsproblemer inden for kriminalforsorgen.

Vejledningen er inddelt i 3 afsnit: Afsnit 1 indeholder en beskrivelse af hovedindholdet i de to love. I afsnit 2 gives en række eksempler på forvaltningslovens fortolkning og administration hentet fra såvel personalesager, som sager vedrørende indsatte og klienter i den fri kriminalforsorg. I afsnit 3 er de to love gengivet i deres fulde tekst.

Vejledningen vil blive taget op til revision i slutningen af 1987.

1.

FORVALTNINGSLOVEN.

HVILKE MYNDIGHEDER GÆLDER LOVEN FOR?

Loven gælder for alle offentlige forvaltningsmyndigheder, herunder kriminalforsorgen.

HVILKE SAGER OMFATTER LOVEN?

Loven tager særlig sigte på de såkaldte »afgørelsessager«, det vil sige sager, hvori der er eller vil blive truffet en afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Med udtrykket »truffet en afgørelse« forstås en udtalelse, der går ud på at fastsætte, hvad der er eller skal være ret i et foreliggende tilfælde, fx en tilladelse til udgang.

Faktisk forvaltningsvirksomhed som fx forsorgsarbejde, undervisning, oplysningsvirksomhed og lignende er ikke omfattet af loven. Hvis en indsat imidlertid klager over fx den forsorgsmæssige betjening, er klagesagen en afgørelsessag, som er omfattet af loven.

HVILKE SPØRGSMÅL REGULERER LOVEN?

Forvaltningsloven indeholder regler om

- Inhabilitet

- Vejledning

- Repræsentation og bisidder

- Parters aktindsigt

- Partshøring

- Begrundelse mv.

- Klagevejledning

- Tavshedspligt

- Videregivelse og indhentelse af oplysninger fra andre myndigheder.

Reglerne er i vidt omfang en gengivelse af allerede gældende forvaltningsretlige grundsætninger. På enkelte områder er der dog tale om nye regler.

INHABILITET.

En person, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil, såfremt den pågældende på en eller anden måde kan mistænkes for på usaglig vis at deltage i behandlingen af en bestemt sag. Det kan forekomme, hvis vedkommende fx er i familie med den, som sagen vedrører, eller på anden måde har særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Er dette tilfældet, skal vedkommende afholde sig fra at deltage både i sagens forberedende og afsluttende behandling.

Hvis der kan rejses spørgsmål om inhabilitet, skal tjenestestedets ledelse underrettes herom. Der henvises i den forbindelse til direktoratets cirkulære af 1. februar 1979 om kriminalforsorgens personales private forbindelser med indsatte og klienter mv.

VEJLEDNING.

Forvaltningsmyndigheden skal ifølge loven vejlede og bistå borgerne inden for de sagsområder, der varetages af myndigheden. Navnlig er der pligt til at vejlede ansøgere og lignende, om hvorledes man nærmere skal bære sig ad, når man skal indgive en bestemt ansøgning.

REPRÆSENTATION OG BISIDDER.

Enhver, der er part i en sag, har ifølge loven adgang til på enhvert tidspunkt af sagens behandling at lade sig repræsentere eller bistå af andre.

Myndigheden kan dog kræve, at parten medvirker personligt, når det er af betydning for sagens afgørelse. Det kan fx være tilfældet, når en indsat skal have forklaret et vilkår for udgang eller prøveløsladelse. Klienter under tilsyn skal selvfølgelig medvirke personligt i tilsynets gennemførelse.

En parts repræsentant eller bisidder kan kun afvises, såfremt der ud fra en helt konkret vurdering foreligger væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod, at parten lader sig repræsentere.

Som eksempel på et område, hvor sådanne hensyn efter en konkret vurdering kan foreligge, kan nævnes hensyn til orden og sikkerhed i forbindelse med forhør i anledning af undvigelse, indsmugling eller lignende.

PARTENS AKTINDSIGT.

Forvaltningsloven giver den, der er part i en sag, aktindsigt, det vil sige adgang til at blive gjort bekendt med de papirer, dokumenter mv., der indgår i sagen. Som noget nyt gælder denne ret også for hele kriminalforsorgens område, da loven ikke mere undtager straffuldbyrdelsen, men alene opstiller særregler om strafferetlig forfølgning af lovovertrædelser (det vil sige politiets efterforskning mv.).

Adgang til aktindsigt for andre end parter er omhandlet i offentlighedsloven.

Som udgangspunkt har en part adgang til alle papirer, der indgår i sagen, herunder postfortegnelser og lignende.

Part i en sag er som hovedregel kun den, afgørelsen vedrører.

UDSÆTTELSE AF SAGENS AFGØRELSE.

Ansøger en part om aktindsigt og skal ansøgningen imødekommes, må der ifølge loven ikke træffes en afgørelse i sagen, før parten har haft lejlighed til at gøre sig bekendt med dokumenterne. Dette gælder dog ikke, såfremt der er en særlig grund til at træffe en afgørelse med det samme.

HVILKE DOKUMENTER OG OPLYSNINGER ER UNDTAGET FRA ADGANGEN TIL AKTINDSIGT?

Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget fra adgangen til aktindsigt.

Som interne arbejdsdokumenter anses normalt dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed til eget brug. Som eksempel på sådanne dokumenter kan nævnes referater, notater og journaler m.v. Som interne arbejdsdokumenter anses tillige brevveksling inden for samme myndighed.

Interne dokumenter er dog undergivet aktindsigt, såfremt de alene indeholder myndighedens endelige beslutninger vedrørende en sags afgørelse. Undergivet aktindsigt er også notater om faktiske oplysninger, der skal udfærdiges i medfør af offentlighedslovens § 6. Endvidere skal der gives aktindsigt i rapporter og lignende, der er udfærdiget med henblik på at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder.

Faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagen, skal oplyses, selv om dokumentet i øvrigt er undtaget fra aktindsigt.

Partens adgang til aktindsigt kan efter en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde begrænses, når afgørende hensyn til parten selv eller andre private eller offentlige interesser taler imod, at parten gøres bekendt med oplysningerne.

Det kan fx gælde med hensyn til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lignende samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning.

Foreligger disse hensyn kun for en del af dokumentet, er det kun denne del, der kan undtages fra partens adgang til aktindsigt.

Loven giver mulighed for at beskytte personer, fx indsatte, ansatte og pårørende, der har givet eller agter at give oplysninger til kriminalforsorgen om en bestemt domfældts forhold. Hvis det må antages, at de pågældende udsættes for en særlig risiko i tilfælde af, at den domfældte får kendskab til de meddelte oplysninger, kan myndigheden undtage disse fra aktindsigt.

HVEM AFGØR ANSØGNINGER OM AKTINDSIGT?

Ansøgninger om aktindsigt afgøres af den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen i den pågældende sag. Afgørelse skal træffes snarest, og kan det ikke ske inden 10 dage, skal der gives en begrundelse herfor.

SÆRREGEL OM AKTINDSIGT I STRAFFESAGER.

Særligt vedrørende aktindsigt i straffesager indeholder lovens § 18 en regel om, at en part i en afgjort straffesag kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter, når der foreligger en begrundelse herfor og hensyn til bl.a. politiets opklaring mv. ikke taler herimod. Begæringen skal normalt rettes til den politimyndighed, der har behandlet sagen, og bestemmelsen giver ikke adgang til dokumenter, der har været fremlagt i retten. Vedrørende disse dokumenter er det retten, der ifølge retsplejelovens § 41 skal træffe bestemmelse om adgang til dokumenterne, herunder erklæringer fra kriminalforsorgen (§ 808-undersøgelser), mentalobservationserklæringer mv.

Såfremt oplysninger fra straffesagen indgår i en afgørelsessag i kriminalforsorgen, er oplysningerne som udgangspunkt omfattet af reglerne i forvaltningslovens kapitel 4. Dette indebærer, at kriminalforsorgen for så vidt angår disse oplysninger må tage stilling til en begæring om aktindsigt fra en part, eventuelt efter forudgående høring af den relevante politimyndighed.

PARTSHØRING.

Som noget nyt lovfæstes en pligt for myndighederne til at gøre en part i en sag bekendt med faktiske omstændigheder, der er til ugunst for ham og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Dette gælder, når parten ikke kan antages i forvejen at være bekendt med, at oplysningerne indgår i sagen.

Loven indeholder en række undtagelser fra denne hovedregel. Bl.a. giver loven mulighed for, at man undlader at orientere parten om oplysninger, der er undtaget fra adgangen til aktindsigt. Hvis fx politiet i en udgangshøringssag går imod udgang under henvisning til, at den indsatte er indblandet i ny kriminalitet, kan anstalten lade være med at oplyse den indsatte herom, hvis dette ville ødelægge politiets efterforskning.

UDSÆTTELSE AF SAGENS AFGØRELSE.

Parten har endvidere ret til på ethvert tidspunkt af en sags behandling at forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil vedkommende har afgivet en udtalelse til sagen. Der er undtagelser fra denne hovedregel, men også på dette område skal enhver undtagelse begrundes helt konkret og hovedreglen skal normalt følges, eventuelt på den måde, at der fastsættes en frist for parten til at afgive en udtalelse til sagen.

BEGRUNDELSE.

En skriftlig afgørelse skal være ledsaget af en skriftlig begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.

En mundtlig afgørelse skal efter begæring begrundes skriftligt, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. Anmodningen om begrundelse skal fremsættes over for myndigheden inden 14 dage efter, at parten har modtaget afgørelsen. Den skriftlige begrundelse skal gives snarest, og kan den ikke gives inden 14 dage, skal parten have en forklaring herpå, herunder oplysning om hvornår han kan forvente at modtage begrundelsen.

Begrundelsen skal fremtræde som en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold. Dette skal bl.a. ske ved en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. Beror afgørelsen på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Om fornødent skal begrundelsen endvidere indeholde en kort redegørelse for sagens faktiske omstændigheder.

I en udgangssag vil det fx ikke være tilstrækkeligt at afslå udgang under henvisning til »fare for misbrug«. Afgørelsen skal angive, hvorfor man skønner, at der foreligger fare for misbrug, idet der fx kan henvises til hurtigt recidiv eller kriminalitet under tidligere udgange.

Begrundelsens indhold kan begrænses for så vidt angår oplysninger, der undtages partsoffentlighed.

KLAGEVEJLEDNING.

En skriftlig afgørelse skal være ledsaget af en klagevejledning, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.

TAVSHEDSPLIGT.

Forvaltningsloven præciserer den generelle tavshedspligt for alle, der virker inden for den offentlige forvaltning. Af særlig betydning for kriminalforsorgen er reglen, der pålægger tavshedspligt navnlig for at varetage hensyn til forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning, samt reglen, der nævner hensynet til enkeltpersoners private forhold.

Loven giver kriminalforsorgen mulighed for at pålægge en person uden for den offentlige forvaltning tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som fx kriminalforsorgen måtte videregive i forbindelse med en konkret sag. Et sådant pålæg kan fx gives en privat arbejdsgiver i en frigangssag. Arbejdsgiveren vil efter et sådant pålæg kunne straffes for tilsidesættelse af tavshedspligten, hvorfor pålæg kun bør gives efter en konkret og omhyggelig vurdering.

VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER TIL ANDRE FORVALTNINGSMYNDIGHEDER.

Oplysninger om enkeltpersoners »rent private forhold«, herunder oplysninger om strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer, misbrug af nydelsesmidler og lignende må som udgangspunkt ikke videregives til andre forvaltningsmyndigheder, medmindre vedkommende har givet sit samtykke til videregivelsen.

Samtykket skal som hovedregel meddeles skriftligt. Kravet om skriftlighed kan dog fraviges, når sagens karakter eller omstændighederne i øvrigt taler derfor. Fx kan »klientforholdet« mellem en forsorgsmedarbejder og en indsat indebære, at et mundtligt samtykke til videregivelse af oplysningerne vil være tilstrækkeligt. I tvivlstilfælde bør man dog kræve skriftligt samtykke.

Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold kan videregives i visse tilfælde, også uden samtykke, fx hvis hensynet til videregivelsen klart overstiger de interesser, der begrunder forbudet mod videregivelse.

Fx vil oplysninger om formodet kriminalitet kunne videregives til politiet, eller - hvis det drejer sig om ulovligt oppebårne offentlige ydelser - til den udbetalende forvaltningsmyndighed eller fx arbejdsformidlingen.

Videregivelse af sådanne oplysninger kan endvidere ske, hvis det er et nødvendigt led i sagens behandling eller det er nødvendigt for, at en myndighed kan gennemføre tilsyns- eller kontrolopgaver.

Det betyder, at der i samme omfang som hidtil kan videregives fortrolige oplysninger i forbindelse med fx ankebehandlingen af en sag, eller hvis det er nødvendigt at forelægge sagen for en anden myndighed til udtalelse, inden sagen afgøres.

»Andre fortrolige oplysninger«, det vil sige oplysninger, som er omfattet af lovgivningens bestemmelser om tavshedspligt, kan tillige videregives, når det må antages, at oplysningen vil være af væsentlig betydning for den anden myndigheds virksomhed eller for en afgørelse, myndigheden skal træffe.

PLIGT TIL AT VIDEREGIVE OPLYSNINGER.

Oplysninger, som en forvaltningsmyndighed er berettiget til at videregive, skal videregives til en anden forvaltningsmyndighed, når denne anmoder herom, såfremt oplysningerne er af betydning for den rekvirerende myndigheds virksomhed eller den afgørelse, som denne skal træffe.

INDHENTELSE AF OPLYSNINGER FRA EN ANDEN MYNDIGHED.

I sager, der rejses ved ansøgning, må oplysninger om ansøgerens »rent private forhold« ikke indhentes hverken fra andre dele af samme forvaltning eller fra en anden forvaltningsmyndighed, medmindre der fx foreligger samtykke hertil eller hensynet til ansøgeren eller trediemand klart overstiger ansøgerens interesse i, at oplysningen ikke indhentes.

IKRAFTTRÆDEN.

Forvaltningsloven træder i kraft for kriminalforsorgen den 1. januar 1987.

Bestemmelserne om bl.a. partshøring, begrundelse og videregivelse af oplysninger mv. har ikke tilbagevirkende kraft. Bestemmelserne om partens aktindsigt gælder derimod dokumenter, der er udfærdiget af en myndighed eller er kommet i en myndigheds besiddelse den 1. oktober 1964 eller senere.

2.

OFFENTLIGHEDSLOVEN.

HVAD GIVER OFFENTLIGHEDSLOVEN MULIGHED FOR?

Offentlighedsloven giver borgerne adgang til aktindsigt, det vil sige til i et nærmere bestemt omfang at forlange at blive gjort bekendt med de »akter«, det vil sige de papirer og dokumenter mv., der indgår i en sag i den offentlige forvaltning.

HVILKEN OFFENTLIG FORVALTNING OMFATTER LOVEN?

Offentlighedsloven gælder som hovedregel for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning.

Undtaget er sager inden for strafferetsplejen og i det væsentlige sager om ansættelse og forfremmelse af personale.

Disse regler svarer i det væsentlige til de regler, der var gældende før den 1. januar 1987. Det betyder, at der på den ene side fortsat ikke er adgang til aktindsigt med hensyn til sager, der vedrører straffuldbyrdelsen, fx sager om udgang, prøveløsladelse, indskærpelse af vilkår og lignende, og

at der på den anden side fortsat er adgang til aktindsigt med hensyn til kriminalforsorgens almindelige administration og forvaltning, fx arbejdsdrift, forplejning, undervisning, fritidsvirksomhed og lignende.

HVEM HAR ADGANG TIL AKTINDSIGT?

Som hovedregel har ENHVER adgang til aktindsigt.

Den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, har en videregående adgang til aktindsigt.

Parters adgang til aktindsigt er som nævnt reguleret i forvaltningsloven.

HVILKE PAPIRER MV. OMFATTER RETTEN TIL AKTINDSIGT?

Retten til aktindsigt omfatter som hovedregel alle papirer mv., der indgår i en sag, herunder postfortegnelser og lignende.

NOTATPLIGT.

For at sikre, at papirer mv. indeholder alle relevante oplysninger, således at borgernes adgang til aktindsigt ikke gøres illusorisk, har forvaltningen i følge offentlighedslovens § 6 pligt til at gøre skriftligt notat, når den mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse.

UNDTAGELSER FRA ADGANGEN TIL AKTINDSIGT.

Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagen, skal dog oplyses, selv om papiret i øvrigt er undtaget fra aktindsigt.

Interne arbejdsdokumenter er dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug og dokumenter, der alene sendes mellem forskellige kontorer mv. inden for samme myndighed.

Interne dokumenter er dog undergivet aktindsigt, såfremt de alene indeholder endelige beslutninger eller notat om faktiske oplysninger udfærdiget i medfør af offentlighedslovens § 6. Det samme gælder, hvis der er tale om rapporter, der sikrer bevis og lignende eller interne cirkulærer.

Sygehusjournaler på Vestre Hospital og Anstalten ved Herstedvester er undergivet aktindsigt uanset deres karakter af interne arbejdsdokumenter.

Almindelige lægejournaler er derimod som udgangspunkt interne arbejdsdokumenter.

Visse oplysninger kan endvidere undtages fra adgangen til aktindsigt. Det gælder fx oplysninger om enkeltpersoners private forhold. Det er også muligt at begrænse aktindsigten i det omfang, det fx er nødvendigt til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lignende samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning.

Indeholder et papir både oplysninger, der kan nægtes videregivet i medfør af offentlighedslovens bestemmelser herom og andre oplysninger, skal disse andre oplysninger videregives.

HVEM BEHANDLER OG AFGØR ANSØGNINGER OM AKTINDSIGT?

Er der tale om en afgørelsessag, afgør den myndighed, der skal træffe afgørelse i den konkrete sag, normalt også spørgsmålet om aktindsigt.

I andre tilfælde afgør den myndighed, der har dokumenterne i besiddelse, aktindsigtsspørgsmålet.

Ansøgninger om aktindsigt skal normalt afgøres snarest, og er ansøgningen ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage, skal der gives en forklaring herpå.

Afgørelser om aktindsigt kan påklages til den myndighed, som er den normale klageinstans.

AFSNIT 2.

EKSEMPLER TIL DE ENKELTE KAPITLER I FORVALTNINGSLOVEN.

AD KAPITEL 1. LOVENS ALMINDELIGE ANVENDELSESOMRÅDE.

Udenfor falder faktisk forvaltningsvirksomhed.

Som eksempler på FAKTISK FORVALTNINGSVIRKSOMHED kan nævnes:

- arbejdets daglige tilrettelæggelse og praktiske gennemførelse,

- almindelige anvisninger over for indsatte/klienter,

- tilrettelæggelsen af beskæftigelsen, herunder undervisning mv.,

- løbende klient- og patientbehandling, fx aflæggelse af husbesøg,

- udfærdigelse af tjenestelister/planer.

Klager over faktisk forvaltningsvirksomhed vil hyppigt indebære, at der foreligger en afgørelsessag, der vil være omfattet af forvaltningslovens regler om begrundelse, klagevejledning etc.

Som ANDRE eksempler på faktisk forvaltningsvirksomhed kan nævnes:

- personalebedømmelser,

- personaleuddannelse, herunder kursussager,

- opsyns- og kontrolvirksomhed,

- tilsyns- og udgangsrapporter mv.,

- forsorgs- og inspektionsjournaler. Løbende journaltilførsler vil i vidt omfang være udtryk for faktisk forvaltningsvirksomhed, men i det omfang oplysninger fra forsorgs- og inspektionsjournaler mv. indgår i en afgørelsessag, er oplysningerne omfattet af forvaltningsloven.

Reglerne i kapitel 2, inhabilitet og kapitel 8 om tavshedspligt og videregivelse af oplysninger gælder også for faktisk forvaltningsvirksomhed.

En væsentlig del af forvaltningsloven vedrører kun en PART i en sag. Som part anses ansøgere, klagere og andre, der har en væsentlig retlig interesse i sagens afgørelse.

I en udgangssag vil således som udgangspunkt alene den indsatte være part. Pårørende vil kunne sidestilles med parter, når der foreligger fornøden bemyndigelse (fuldmagt).

Pårørende, der ansøger om besøg, vil derimod typisk have status som part i besøgssagen. Det samme vil normalt gælde den indsatte.

Når en indsat klager over en bestemt ansat, anses begge som part i klagesagen. Hvis klagen resulterer i en disciplinærsag mod den ansatte, vil den indsatte normalt ikke være part i disciplinærsagen.

AD KAPITEL 2. INHABILITET.

Reglerne er i det væsentligste en lovfæstelse af den hidtidige retstilstand.

AD KAPITEL 3. VEJLEDNING OG REPRÆSENTATION.

Reglerne om repræsentation/bisidder ændrer ikke de rettigheder og forpligtelser, som i øvrigt gælder for anstaltsopholdet. En indsat er således som udgangspunkt fx ikke fritaget for sin arbejdspligt, fordi han ønsker at optræde som repræsentant eller bisidder for en medindsat. Der bør dog vises smidighed, således at adgangen til at virke som repræsentant eller bisidder ikke rent faktisk gøres illusorisk, når det fx har vist sig nødvendigt at afvikle et bestemt møde i arbejdstiden. Bisidderfunktionen giver ikke ret til arbejdsvederlag, men efter omstændighederne fritagelse for arbejdspligten.

Det følger endvidere af reglerne om udelukkelse fra fællesskab, at en indsat, der er anbragt i enrum, forhørscelle m.v., ikke har adgang til at optræde som repræsentant eller bisidder.

Ordens- og sikkerhedsmæssige hensyn vil normalt tale imod, at en indsat med henblik på varetagelse af hvervet som repræsentant/bisidder får adgang til samtale med en anden indsat, der er anbragt i enrum m.v. Tilsvarende hensyn kan udelukke en repræsentant fra at have samtale med en indsat fra en anden afdeling, når der efter den gældende ordning ikke er adgang til sådant fællesskab. I enkelte tilfælde kan der dog gives tilladelse efter en konkret vurdering.

Når en indsat lader sig repræsentere eller bistå, bør kriminalforsorgen efter omstændighederne normalt sikre sig, at der foreligger fornøden fuldmagt i den konkrete sag. Dette gælder også, når repræsentant eller bisidder er talsmand.

For så vidt angår spørgsmålet om bisidder i disciplinærsager mod tjenestemænd henvises i øvrigt til de særlige regler i tjenestemandslovens kapitel 4 og Justitsministeriets cirkulære af 3. maj 1986 om behandling af disciplinærsager vedrørende tjenestemænd i kriminalforsorgens anstalter og arresthuse.

AD KAPITEL 4. PARTENS AKTINDSIGT.

Som noget nyt indføres som udgangspunkt aktindsigt for parter inden for straffuldbyrdelsesområdet. Som udgangspunkt har parter derfor adgang til aktindsigt i fx følgende sagsgrupper:

- tilsigelse af domfældte,

- fordeling af domfældte mellem de enkelte anstalter,

- strafudsættelse,

- strafafbrydelse,

- benådning,

- løsladelse på prøve,

- genindsættelse,

- udgang, herunder frigang til arbejde eller undervisning,

- sager om disciplinærstraf, konfiskation og sikringsmidler,

- beregning af straffetid,

- samarbejde med andre nordiske lande om fuldbyrdelse af straf mv.

Som hidtil er der endvidere som udgangspunkt aktindsigt i sager om fx

- magtanvendelse,

- erstatning,

- klager over ansatte.

Den indsatte skal som hovedregel angive den sag, der ønskes aktindsigt i, men myndigheden skal om fornødent bistå med præciseringen, jf. vejledningsforpligtelsen i kapitel 3. Endvidere har Folketingets Ombudsmand i årsberetning for 1977, side 99, givet udtryk for, at man kun kan afslå at behandle spørgsmål om aktindsigt, såfremt sagen ikke uden uforholdsmæssigt besvær kan findes frem.

Undtaget fra aktindsigt er dog internt arbejdsmateriale som fx forsorgs- og inspektionsjournaler, men i det omfang det indeholder oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for afgørelsen, skal der gives oplysninger herom, jf. § 12, stk. 2, og § 13. Tilsvarende gælder for udgangs- og magtanvendelsesrapporter mv. samt lægelige udtalelser. I det omfang internt arbejdsmateriale sendes til andre tjenestesteder eller direktoratet, mister materialet sin interne karakter. Dette gælder også forsorgs- og inspektionsjournaler m.v., der sendes mellem kriminalforsorgens tjenestesteder.

Forsorgs- og inspektionsjournaler, der før den 1. januar 1987 er sendt mellem forskellige anstalter og afdelinger, bevarer efter direktoratets opfattelse deres interne karakter, så længe de forbliver på det tjenestested, hvor de var den 1. januar 1987. Dette har sammenhæng med, at inspektionsjournaler m.v. indtil 1. januar 1987 er blevet anset for internt materiale, selv om materialet var sendt mellem kriminalforsorgens tjenestesteder. Indeholder materialet oplysninger vedrørende faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for en sags afgørelse, er oplysningerne undergivet aktindsigt, jf. § 12, stk. 2, og § 13 i forvaltningsloven, se også ovenfor. Endvidere mister det interne materiale sin interne karakter, hvis det efter den 1. januar 1987 sendes til andre myndigheder, herunder andre af kriminalforsorgens institutioner.

I de tilfælde, hvor der indhentes udtalelse fra andre myndigheder, fx politihøring i en udgangssag, vil det normalt være rigtigst, eventuelt telefonisk, at indhente vedkommende myndigheds udtalelse om aktindsigtsspørgsmålet, inden der tages stilling til ansøgningen om aktindsigt.

Mulighederne for aktindsigt i straffesagens akter er reguleret i forvaltningslovens § 18. Som udgangspunkt må den pågældende derfor henvises til at rette henvendelse til politiet eller retten.

Såfremt oplysningerne fra straffesagens akter, fx fra personundersøgelse eller mentalerklæring, indgår i en afgørelsessag i kriminalforsorgen, vil klienten/den indsatte som udgangspunkt have adgang til aktindsigt i disse oplysninger. Afgørelsen om aktindsigt skal i givet fald træffes af kriminalforsorgen, normalt efter indhentet udtalelse fra politiet.

For så vidt angår personalesager kan der nævnes følgende eksempler, hvor parten som udgangspunkt har aktindsigt:

- disciplinærsager,

- sager om løn og pensionsforhold mv.,

- afsked, tjenestefrihed,

- flytte-, telefon- og befordringsgodtgørelse.

I sager om ansættelse eller forfremmelse kan ansøgere kun forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter, der vedrører den pågældendes egne forhold. For så vidt angår tjenestemænd henvises endvidere til tjenestemandslovens § 5, stk. 3-5.

AD KAPITEL 5. PARTSHØRING.

Fremkommer der nye faktiske oplysninger, der er til ugunst for parten og som er af væsentlig betydning for afgørelsen, skal der foretages partshøring efter reglerne i dette kapitel, hvis ansøgeren må antages at være ubekendt med, at oplysningerne indgår i sagen. Der henvises i øvrigt til direktoratets cirkulære af 28. juli 1977 om behandlingen af klager fra indsatte.

Særligt for så vidt angår indberetning af vilkårsovertrædelser henvises til justitsministeriets cirkulærskrivelse af 20. februar 1976 om fremgangsmåden ved indberetning af vilkårsovertrædelser begået af prøveløsladte.

Har parten ikke ret til aktindsigt efter reglerne i kapitel 4, følger det af § 19, stk. 2, nr. 4, at partshøring tilsvarende kan undlades.

AD KAPITEL 6. BEGRUNDELSE MV.

I de tilfælde, hvor begrundelsen for et afslag er, at der ikke findes grundlag for at fravige en altovervejende hovedregel på området, kan begrundelsen oftest indskrænkes til en henvisning hertil.

Dette gælder i hvert fald, hvor hovedreglen har hjemmel i lov eller lignende.

Begrundelse for afslag på udgang efter 14 dage i en anstalt kan normalt opfyldes ved en oplysning om de gældende tidsmæssige betingelser for udgang.

Særligt for så vidt angår særvilkår i forbindelse med løsladelse på prøve, skal disse normalt begrundes mundtligt eller skriftligt ved drøftelsen af vilkår med den indsatte. Da den indsatte skal samtykke i særvilkårene for prøveløsladelsen, vil det normalt være unødvendigt at gentage begrundelsen i løsladelsesresolutionen.

I personalesager kan begrundelsen for afslag til ansøgere til ikke chargestillinger normalt begrænses til en oplysning om, at stillingen er besat til anden side.

For så vidt angår avancementstillinger, hvor der kun er tale om et begrænset antal (interne) ansøgere, vil det ofte være rimeligt med en mere individuel begrundelse for et afslag på ansøgningen. I øvrigt kan en senere henvendelse fra den enkelte ansøger i anledning af afslaget give anledning til, at der gives den pågældende en mere individuel begrundelse for afslaget.

Afslag på ansøgninger om deltagelse i kurser anses ikke for at være en afgørelse i forvaltningslovens forstand og skal derfor ikke begrundes.

AD KAPITEL 7. KLAGEVEJLEDNING.

Der henvises til den generelle vejledning.

AD KAPITEL 8. TAVSHEDSPLIGT MV.

For så vidt angår oplysninger vedrørende straffuldbyrdelsen for domfældte/indsatte, vil oplysningerne som hidtil ofte være undergivet den generelle tavshedspligt, jf. forvaltningslovens § 27.

Ofte vil der være tale om oplysninger om enkeltpersoners »rent private forhold« (se § 28), fx oplysninger om strafbare forhold, sociale problemer, misbrug af nydelsesmidler og lignende.

Videregivelse af oplysninger i fx forsorgs- og inspektionsjournaler vil dog kunne ske med hjemmel i forvaltningslovens § 28, stk. 2, nr. 3, og/eller 4.

Opmærksomheden henledes i den forbindelse på, at det er forvaltningslovens intention at begrænse videregivelse af fortrolige oplysninger i det omfang, en sådan videregivelse ikke har en særlig begrundelse. Det følger heraf, at »gammelt« materiale, der indeholder sådanne oplysninger, og som skønnes at være irrelevant i dag, bør udtages af sagen og destrueres. Dette kan mest hensigtsmæssigt ske, hvis sagen i øvrigt gennemgås i en aktuel anledning.

Skal der i forbindelse med en ansøgning indhentes oplysninger om ansøgerens rent private forhold fra andre dele af samme forvaltning eller fra en anden forvaltningsmyndighed, vil der normalt altid skulle foreligge samtykke fra ansøgeren, forinden oplysningerne indhentes, jf. § 29.

Der skal fx i sager, hvor der ansøges om tilladelse til udgang eller besøg, foreligge samtykke fra ansøgeren, før der eventuelt indhentes oplysninger om denne i kriminalregisteret.

I personalesager skal der foreligge samtykke fra en ansøger, før der kan indhentes oplysninger om private forhold fra andre myndigheder, herunder oplysninger om den pågældende i kriminalregisteret.

Samtykke skal således foreligge ved indhentelse af oplysninger om rent private forhold fra tidligere offentlige arbejdsgivere. Tilsvarende gælder om indhentelse af oplysninger om rent private forhold fra et andet tjenestested under kriminalforsorgen i sager om forflyttelse/forfremmelse mv. i kriminalforsorgen.

Nægter ansøgeren at give samtykke, kan der efter omstændighederne gives afslag på ansøgningen.

I tilfælde, hvor ansøgeren ikke kan eller vil give samtykke til, at de nødvendige oplysninger om ansøgerens rent private forhold indhentes, kan oplysningerne alligevel indhentes, når særlige hensyn til ansøgeren eller tredjemand klart overstiger ansøgerens interesse i, at oplysningerne ikke indhentes, jf. § 29, stk. 2, nr. 3. Denne undtagelsesbestemmelse vil kunne anvendes fx i sager om løsladelse på prøve i medfør af straffelovens § 38, stk. 1.

Uanset kravet om at der skal foreligge samtykke, også når oplysningerne indhentes fra andre dele af samme forvaltning, anses det for foreneligt med § 29, at fx oplysninger i en udgangssag, der behandles i en anstalt under medvirken af forskellige personalegrupper i anstalten, fx værkmestre, opsyns- og forsorgspersonale, udveksles anstaltens medarbejder imellem, når indhentelsen af oplysninger er relevant for udgangssagen. Men indhentes oplysninger fra andre anstalter mv., eller medvirker en repræsentant fra en af kriminalforsorgens afdelinger, skal ansøgeren normalt gøres opmærksom herpå og give sit samtykke til, at oplysningerne indhentes. Der skal normalt gøres notat om samtykket, hvis det ikke foreligger skriftligt.

Behandles en ansøgning om fx udgang i et arresthus under medvirken af en repræsentant fra kriminalforsorgens lokale afdeling, skal den indsatte ikke give sit samtykke til, at forsorgsmedarbejderen deltager i mødet og herunder udtaler sig om sagen. Videregiver forsorgsmedarbejderen derimod oplysninger om den indsattes rent personlige forhold, kræves der samtykke fra den indsatte, inden dette sker. Da det ofte vil være umuligt på forhånd af afgøre, om forsorgsmedarbejderen er i besiddelse af sådanne oplysninger, bør arresthusene altid sikre sig den indsattes samtykke, inden ansøgningssager behandles.

Opmærksomheden henledes på, at offentligt ansatte ikke må skaffe sig fortrolige oplysninger, der er uden betydning for udførelsen af de opgaver, der påhviler dem.

Redaktionel note
  • (* 1) Forskriften er optaget i Kriminalforsorgens cirkulæresamling (KC C-4-7)
  • Der er indsat en fiktiv dato af systemtekniske hensyn.
  • Kun år og måned for underskrivelsen er kendt.