Senere ændringer til forskriften
Lovgivning forskriften vedrører
Oversigt (indholdsfortegnelse)
Den fulde tekst

Bekendtgørelse om erhvervsdrivende virksomheders bogføring, årsregnskaber og opbevaring af regnskabsmateriale


I medfør af § 2 i bogføringsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 60 af

19. februar 1986, fastsættes:

Kapitel 1

Bogføring

Almindelige regler

§ 1. Bogføringen skal under hensyn til virksomhedens omfang og art foretages i overensstemmelse med god bogføringsskik.

Stk. 2. Tilrettelæggelsen af bogføringen og den regnskabsmæssige organisation skal sikre mod regnskabsmaterialets ødelæggelse ellertyveri samt mod fejl og misbrug.

Stk. 3. Bogføringen skal registrere alle erhvervsmæssige aktiviteter samt indskud i og udtræk af virksomhedens formue.

§ 2. Som regnskabsmateriale anses:

  • 1) registreringer, herunder transaktionssporet,
  • 2) beskrivelser af bogføringen, herunder konteringsinstruks, jf. § 10, stk. 1,
  • 3) beskrivelser af systemer, hjælpemidler og lignende vedrørende benyttelse af elektronisk databehandling m.v., jf. § 10, stk. 2 og 3,
  • 4) bilags- og dokumentationsmateriale,
  • 5) årsregnskaber og lignende opstillinger samt eventuelle årsberetninger m.v., og
  • 6) andet materiale, som er nødvendigt til at dokumentere det øvrige regnskabsmateriales rigtighed, jf. § 4, stk. 2.

§ 3. Ændringer i regnskabsmaterialet må ikke foretages, medmindre såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen fremgår af materialet.

Stk. 2. Bilag m.v., der er udstedt i anledning af eller som dokumentation for en virksomheds aktiviteter (grundbilag), må ikke ændres, hvis ændringen kan skabe usikkerhed vedrørende de tilhørende registreringer.

Stk. 3. Er et årsregnskab underskrevet eller godkendt, må der ikke foretages ændringer i dette eller i den bogføring, der ligger til grund for årsregnskabet, medmindre der i årsregnskabet henholdsvis det bogførte er begået så graverende fejl, at årsregnskabets informationsværdi derigennem er forringet væsentligt.

§ 4. Bogføringen skal tilrettelægges således, at alle registreringer kan følges til årsregnskabet. Årsregnskabets tal skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat. Sammenhængen mellem de enkelte registreringer og årsregnskabet benævnes i denne bekendtgørelse transaktionssporet.

Stk. 2. Registreringerne og tilhørende bilags- og dokumentationsmateriale skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige til dokumentation af registreringernes rigtighed (kontrolsporet).

Registreringer

§ 5. Registreringerne skal foretages ved metoder, der sikrer den tidsmæssige rækkefølge i registreringerne samt fuldstændigheden og holdbarheden af registreringerne.

Stk. 2. Registreringerne skal foretages i klarskrift eller ved brug af elektroniske eller andre tekniske hjælpemidler, som til enhver tid giver mulighed for at udskrive registreringerne i klarskrift.

§ 6. Registreringer skal være foretaget snarest muligt efter, at de forhold, der er grund til registreringerne, foreligger.

Stk. 2. Under hensyn til virksomhedens art kan registrering af køb og salg dog foretages ved betalingen.

§ 7. Registreringerne skal henvise til det tilhørende bilags- og dokumentationsmateriale samt indeholde oplysninger til bestemmelse af den enkelte registrerings systematiske og tidsmæssige placering i bogføringen.

§ 8. Der skal føres et betalingsregnskab, hvori der så vidt muligt dagligt skal optages samtlige ind- og udbetalinger for hver enkelt post, eller hvis særskilte specifikationer føres, en samlet sum for hver af disse.

Stk. 2. De i stk. 1 nævnte specifikationer skal indeholde oplysninger om den enkelte post.

§ 9. Virksomheder, der modtager kontante indbetalinger eller foretager kontante udbetalinger, skal føre et kasseregnskab.

Stk. 2. Virksomheder, der fører kasseregnskab, skal foretage effektive kasseafstemninger. Disse skal foretages jævnligt og - hvis ikke virksomhedens omfang eller art tilsiger andet - dagligt.

Stk. 3. Virksomheder, der efter deres art og handelsform ikke har mulighed for at benytte kasseapparat eller føre lister m.v. over den enkelte indbetaling, skal i det mindste foretage en daglig kasseopgørelse. Den daglige kasseopgørelse skal udvise kassebeholdningen ved dagens begyndelse og slutning samt korrektioner for indbetalinger, der ikke hidrører fra dagens salg, og for samtlige udbetalinger.

Beskrivelser

§ 10. Der skal udarbejdes en efter virksomhedens omfang og art afpasset beskrivelse af opbygningen af bogføringen, herunder en konteringsinstruks.

Stk. 2. Ved benyttelse af elektronisk databehandling skal der herudover udarbejdes en beskrivelse af de benyttede systemer, hjælpemidler og lignende. Beskrivelsen skal desuden oplyse, hvorledes registreringerne, herunder automatisk genererede registreringer o.l., foretages, kontrolleres og opbevares.

Stk. 3. Såfremt registreringerne samt bilags- og dokumentationsmaterialet ikke opbevares i klarskrift, skal beskrivelsen efter stk. 2 tillige indeholde oplysninger om, hvorledes transaktionssporet er udformet og opbevaret samt i hvilken form bilags-og dokumentationsmaterialet er opbevaret. Herunder skal i klarskrift beskrives de anvendte medier, lagringsstrukturer og tekniske standarder samt de nødvendige hjælpemidler til udskrift af registreringerne, transaktionssporet samt bilags- og dokumentationsmateriale.

Grundbilag

§ 11. Enhver registrering skal være dokumenteret ved et grundbilag. For automatisk genererede registreringer kan grundbilaget dog erstattes af den i § 10, stk. 2, 2. pkt., nævnte beskrivelse.

Stk. 2. Som eksterne grundbilag anses grundbilag udstedt af andre end den bogføringspligtige. Øvrige bilag anses som interne.

Stk. 3. Såfremt der for en aktivitet foreligger et eksternt grundbilag, skal dette så vidt muligt anvendes fremfor et eventuelt internt grundbilag.

Stk. 4. Bilag vedrørende køb og salg skal indeholde oplysninger om

  • 1) sælgers henholdsvis købers navn og adresse,
  • 2) leverancens eller ydelsens art, omfang og beløb,
  • 3) dato for udstedelsen, og
  • 4) eventuelt fakturanummer eller tilsvarende identifikation.

Virksomheder, hvis afsætning overvejende sker til private forbrugere, kan undlade at udstede et salgsbilag, medmindre køber anmoder herom.

Stk. 5. Bilag vedrørende betalinger skal indeholde oplysning om

  • 1) beløb,
  • 2) dato for udstedelsen,
  • 3) interne godkendelser, og
  • 4) oplysning om betalingens formål.

Stk. 6. Bilag vedrørende interne overførsler skal indeholde oplysning om

  • 1) beløb,
  • 2) dato for registreringen,
  • 3) interne godkendelser,
  • 4) kontering, og
  • 5) begrundelsen for overførslen.

Elektroniske overførsler

§ 12. Registrering af transaktioner kan foretages alene på grundlag af elektronisk overførte data.

Stk. 2. Overføres data elektronisk mellem virksomheder, skal afsenderen på anfordring udskrive et grundbilag eller en lige så betryggende bekræftelse til modtageren vedrørende de overførte data.

Stk. 3. Registrering alene på grundlag af elektronisk overførte data mellem parter, der ikke begge er omfattet af bogføringsloven, må ikke foretages, medmindre det godtgøres, at den bogføringspligtige i hele opbevaringsperioden kan dokumentere transaktionerne lige så betryggende som ved eksterne grundbilag.

Kapitel 2

Åbningsbalance og årsregnskab

§ 13. Regnskabsperioden skal omfatte tolv måneder. En virksomheds første regnskabsperiode kan dog omfatte et kortere eller længere tidsrum, dog højst atten måneder. Ved omlægning af regnskabsperioden kan en enkelt periode ligeledes omfatte et kortere eller længere tidsrum, dog højst atten måneder.

§ 14. Ved bogføringspligtens indtræden opgøres den bogføringspligtige virksomheds balance (åbningsbalance).

Stk. 2. For hver regnskabsperiode skal der udarbejdes et regnskab (årsregnskab) indeholdende en resultatopgørelse for perioden samt en opgørelse over aktiver og passiver (balance) ved periodens udgang.

Stk. 3. Åbningsbalancen og årsregnskabet skal under omhyggelig hensyntagen til tilstedeværende værdier og forpligtelser og under foretagelse af blandt andet nødvendige af- og nedskrivninger opgøres i overensstemmelse med god regnskabsskik.

Stk. 4. I resultatopgørelsen skal indtægter og udgifter anføres i hovedposter eller optages gruppevis på overskuelig måde. Foretagne af- og nedskrivninger på faste ejendomme, skibe, inventar, maskiner og lignende anlægsværdier samt beregnede renter af egenkapitalen angives særskilt.

Stk. 5. I balancen kan posterne optages hver for sig eller i hovedgrupper efter posternes art. Egenkapitalposter må ikke sammenblandes med andre balanceposter. For varebeholdninger og andre poster, der ikke specificeres i balancen, skal der foreligge særskilte specifikationer med oplysning om værdiansættelsen. For poster, der i balancen opføres til en anden værdi end anskaffelsesværdien med fradrag af de i bogføringen oplyste af- og nedskrivninger, skal det af specifikationerne fremgå, hvilke metoder der er anvendt ved værdiansættelsen.

Stk. 6. Der skal i årsregnskabet redegøres for, hvorledes egenkapitalen har ændret sig ifølge resultatopgørelsen, som følge af uddeling af overskud, udtagelse af penge eller varer til indehavere eller som følge af ændringer i aktiver eller passiver, der ikke fremgår af resultatopgørelsen.

Stk. 7. Der skal i årsregnskabet gives oplysning om omfanget af foretagne pantsætninger samt påtagne vekselforpligtelser og påtagne, ikke særligt dækkede kautions- og andre garantiforpligtelser, herunder kontraktmæssige ydelser af pensionslignende art.

Stk. 8. Ejes en virksomhed af en enkelt indehaver, skal den pågældendes samtlige aktiver og passiver optages i balancen, herfra dog undtaget løsøre, der ikke benyttes inden for virksomheden. Aktiver og passiver, der ikke vedrører virksomheden, kan dog optages i et særligt tillæg til balancen. Indtægter og udgifter vedrørende sådanne aktiver og passiver kan i så fald holdes uden for bogføringen.

§ 15. Åbningsbalancen og årsregnskabet skal være udarbejdet inden 6 måneder efter henholdsvis bogføringspligtens indtræden og regnskabsperiodens udløb.

Stk. 2. Åbningsbalancen og årsregnskabet skal underskrives af samtlige ansvarlige indehavere. I selskaber skal der dog underskrives af de ansvarlige for virksomhedens daglige drift, medmindre andet kræves i lovgivningen.

Kapitel 3

Opbevaring af regnskabsmateriale

§ 16. Den bogføringspligtige skal opbevare regnskabsmaterialet på betryggende vis. Regnskabsmaterialet kan opbevares af andre, der selv er bogføringspligtige, hvis adgangen til at benytte materialet ikke derved vanskeliggøres.

Stk. 2. Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig fremfinding og udskrivning i klarskrift af det pågældende regnskabsmateriale, herunder transaktionsporet og kontrolsporet.

Stk. 3. Bogføringspligtige, der foretager registreringer alene på grundlag af data, der er overført elektronisk, jf. § 12, skal kunne dokumentere de enkelte overførsler i hele opbevaringsperioden.

§ 17. Regnskabsmaterialet skal opbevares i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår.

Stk. 2. Med mindre andet er bestemt i henhold til anden lovgivning, kan detailhandelsvirksomheder nøjes med at opbevare kassestrimler i 1 år regnet fra tidspunktet for underskrivelsen af årsregnskabet. Det er en betingelse, at der gennem interne kontrolforanstaltninger kan gøres rede for, at alle opslag er indgået i totalsalget.

Stk. 3. Beskrivelsen af de benyttede systemer m.v. vedrørende anvendelsen af elektronisk databehandling, jf. § 10, stk. 2, skal kun opbevares i 1 år regnet fra tidspunktet for underskrivelsen af årsregnskabet. Beskrivelsen af, hvorledes automatisk genererede registreringer er foretaget, skal dog opbevares i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår, hvis registreringen ikke er dokumenteret ved grundbilag.

Stk. 4. Eksterne grundbilag, der mikrofilmes, overføres til elektroniske medier eller lignende, skal opbevares i 1 år efter underskrivelsen af det regnskab, som bilagene vedrører. Andet regnskabsmateriale kan straks erstattes af mikrofilm, elektroniske medier eller lignende.

§ 18. Regnskabsmaterialet, herunder bilag, kan opbevares på mikrofilm, elektronisk medie eller anden lignende måde.

Stk. 2. Eksterne grundbilag, der afbildes på et andet medie, skal kunne fremkaldes som billeder af det originale bilag med attestationer, påtegninger m.v.

Stk. 3. Internt regnskabsmateriale, der ikke opbevares i klarskrift, skal have samme indhold og opbygning som det tilsvarende læsbare materiale. Det skal til enhver tid uden bearbejdning kunne udskrives i klarskrift.

§ 19. Mikrofilm, elektroniske medier og lignende skal opbevares i det tidsrum, som er foreskrevet for de originale bilag.

Stk. 2. Bogføringspligtige, der benytter mikrofilm, elektroniske medier eller lignende, skal gennem passende kontrolforanstaltninger sikre:

  • 1) at alle oplysninger, der fremgår af det originale regnskabsmateriale, overføres til mediet, inden det originale materiale makuleres,
  • 2) at mediet kontrolleres for læsbarhed, fejl eller mangler, inden det originale materiale makuleres,
  • 3) at mediet opbevares på betryggende måde, således at læsbarheden sikres indtil udløbet af opbevaringspligten,
  • 4) at mediet arkiveres således, at et udvalgt bilag hurtigt kan findes, og
  • 5) at der i fornødent omfang udarbejdes sikkerhedskopier, og at disse er anbragt således, at de ikke ødelægges, stjæles m.v. sammen med det originale materiale.

Stk. 3. Afskaffer eller ændrer den bogføringspligtige det for gengivelse nødvendige udstyr, skal regnskabsmaterialet forinden udskrives i sin originale form eller overføres til et andet medie, således at gengivelse fortsat kan finde sted.

§ 20. Opbevares regnskabsmaterialet på mikrofilm, elektronisk medie eller anden lignende måde, kan en offentlig myndighed, i det omfang den er berettiget til at kræve oplysninger om en virksomheds bogføring, forlange, at den bogføringspligtige vederlagsfrit stiller alt, hvad der er nødvendigt til fremfinding og læsning af regnskabsmaterialet til disposition. Endvidere kan myndigheden forlange, at læsbare aftryk af regnskabsmaterialet leveres uden vederlag.

§ 21. Regnskabsmaterialet skal opbevares her i landet.

Stk. 2. Hvis virksomheden udøver aktiviteter i udlandet, og det godtgøres, at der efter det pågældende lands regler er pligt til at opbevare regnskabsmaterialet der, er det dog tilstrækkeligt, at kopier eller genparter af regnskabsmaterialet vedrørende disse aktiviteter opbevares her i landet eller - medmindre andet er bestemt i henhold til anden lovgivning - kan fremskaffes på begæring.

Kapitel 4

Straffebestemmelser m.v.

§ 22. . Efter § 3, stk. 1, i bogføringsloven, straffes overtrædelse af denne bekendtgørelse, der er begået forsætligt eller af grov uagtsomhed med bøder, medmindre strengere straf er forskyldt efter den øvrige lovgivning.

Stk. 2. Efter § 3, stk. 2 i bogføringsloven kan der, såfremt lovovertrædelsen er begået af et aktieselskab, andelsselskab eller lignende, pålægges virksomheden som sådan bødeansvar.

§ 23. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. september 1990.

Stk. 2. Samtidig ophæves bekendtgørelse nr. 226 af 18.juni 1959 om bogføringspligtens omfang og indhold, som ændret ved bekendtgørelse nr. 370 af 30. november 1962 og bekendtgørelse nr. 65 af 12. februar 1973.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, den 21. august 1990

Ole Bløndal

/ Olaf Hasselager

Officielle noter

Ingen