Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Regler for uddannelse i 2. del for kontorelever i kommuner og amtskommuner

(De erhvervsfaglige grunduddannelser. Handels- og kontorområdet)

Formål

Formålet med den praktiske del af kontoruddannelsen af elever i kommuner og amtskommuner er, at eleven opnår viden om og færdighed i kontorfaget, således at eleven efter endt uddannelse selvstændigt kan udføre almindeligt forekommende kontormæssige funktioner i overensstemmelse med uddannelsesregler og de for uddannelsen gældende uddannelsesplaner.

Endvidere skal eleven erhverve sig viden om og forståelse af de opgaver, som udføres i kommunen/amtskommunen. I tilknytning hertil bør det tilstræbes, at eleven medvirker ved sagsbehandlingsopgaver og særlige opgaver, som udføres i de forskellige forvaltninger, afdelinger og institutioner, hvor uddannelsen gennemføres.

Eleven skal herudover opnå færdighed i at anvende kontortekniske og elektroniske hjælpemidler og de hertil knyttede administrative systemer, der benyttes på arbejdsstedet ved udførelsen af de nævnte funktioner. Eleven skal i forbindelse herved erhverve sig viden om formålet med disse hjælpemidler og systemer samt om disses indbyrdes sammenhænge.

Adgangsbetingelser

Adgang til at indgå uddannelsesaftale er gennemførelse af efg-basisuddannelsen inden for handels- og kontorområdet.

Varighed

Praktisk uddannelse: 2 år

Teoretisk uddannelse: 8 uger (4 x 2 uger), i alt 320 timer.

Den teoretiske uddannelse er indeholdt i det 2-årige forløb.

Plan for teoretisk uddannelse

Ved tilrettelæggelse af den teoretiske undervisning i 2. del på handelsskole har det bl.a. været hensigten at lægge op til en undervisning, der i det væsentligste har til formål:

at videreudvikle de kompetencer (kundskaber og færdigheder), som eleven har erhvervet i basisuddannelsen,

at supplere og styrke den praktiske uddannelse i kommunen/amtskommunen, således af uddannelsen i 2. del bliver en koordinering af teori og praktik.

Undervisningens indhold

Administrative systemer.

Kurset er på 80 timer og omfatter følgende emner:

Gennemgang af værktøjer

Vurdering af systemer

Virksomhedens funktioner og sammenhænge

Bogholderisystemer

lønsystemer

Tekstbehandling

Salgssystemet

Indkøbs- og lagersystemer

Afsluttende projektarbejde

Kontoruddannelse (kommune):

Kurset er på 240 timer fordelt på 3 x 2 ugers undervisning, omfatter følgende emner:

Kommunernes og amtskommunernes opgaver og organisation

Historisk baggrund

Kommunernes og amtskommunernes skiftende opgaver

De kommunale reformer fra 1970

Kommunernes og amtskommunernes nuværende opgaver

Betjening af borgerne

Medarbejdernes rolle i forhold til kommunens/amtskommunens opgaver og borgernes forventninger

Kommunikation med borgerne - normer, sprog, roller Tavshedspligt

Offentlighed i forvaltningen

Arbejdsmarkedets forhold

Arbejdsmarkedet

Særlige forhold på det kommunale/amtskommunale arbejdsmarked

Den kommunale/amtskommunale medarbejders indflydelse på egen arbejdssituation

Regler for den praktiske uddannelse

Uddannelsestiden skal i overensstemmelse med uddannelsesreglerne og den fastsatte skoleundervisning anvendes således, at eleven opnår uddannelsesbevis ved uddannelsestidens udløb. Uddannelsesreglerne er fastsat af undervisningsministeriet i henhold til lov nr. 289 af 8. juni 1977 om erhvervsfaglige grunduddannelser § 8, stk. 2.

Det anbefales, at kommunen/amtskommunen udarbejder en samlet plan for den praktiske uddannelse af alle kontorelever.

Den praktiske uddannelse skal gennemføres således, at de i uddannelsesreglerne fastsatte formål- og indholds/funktionsbeskrivelser opfylder i videst muligt udstrækning.

Uddannelsen tilrettelægges i øvrigt under hensyntagen til uddannelsesstedets behov og muligheder, således at det er rækkefølgen og indholdet af uddannelsesperioderne, som skal tilpasses uddannelsesstedet, idet det forudsættes, at der gives uddannelse i den udstrækning uddannelsesdisciplinerne forekommer som arbejdsopgaver på uddannelsestedet.

Med henblik på at sikre den bedst mulige tilrettelæggelse af uddannelsen - herunder en sammenhæng mellem de praktiske og de teoretiske elementer - bør eleven i uddannelsestiden placeres i mindst 2 og højst 4 forvaltninger/institutioner, således at de enkelte perioder højst udgør 12 og mindst 4 måneder (incl. eventuelle ferieperioder og skoleundervisning). I større kommuner og amtskommuner vil der dog være mulighed for at tilrettelægge et tilfredsstillende uddannelsesforløb inden for rammerne af en enkelt af de største forvaltninger.

Uddannelsen omfatter følgende hovedpunkter:

INTRODUKTION

KOMMUNIKATION

TVÆRGÅENDE FUNKTIONER

REGISTRERING; SAGSSTYRING;

ARKIVERING M.V.

KORRESPONDANCEFUNKTIONER

KØBS- OG SALGSFUNKTIONER

BUDGET- OG

REGNSKABSFUNKTIONER

PERSONALEADMINISTRATION

SAGSBEHANDLINGSOPGAVER OG

SÆRLIGE OPGAVER

1. Introduktion

Formål:

Eleven erhverver sig viden om regler og organisatoriske forhold på arbejdspladsen, og erhverver sig viden om såvel den enkelte forvaltnings/institutions som kommunes/amtskommunes opgaver, styringsbestemmelser samt politiske og administrative opbygning.

Eleven skal sætte sig grundigt ind i uddannelsesplanen samt orienteres om kommunens/amtskommunens personalepolitik, pesonaleudvikling, herunder muligheden for efter- videreuddannelse.

Der gives eleven en generel orientering om kommunen/amtskommunen:

Indhold/funktioner

1.1. Præsentation af den ansvarlige for elevens uddannelse og af ledelse og andre medarbejdere

1.2. Ansættelsesforhold, herunder arbejdstid, pauser, gensidige rettigheder og pligter, samarbejdsudvalg (herunder teknologispørgsmålet), sikkerhedsorganisation samt tillidsrepræsentanter

1.3. Gennemgang af uddannelsesplan for eleven

1.4. Vedkommende forvaltning/institutions opgaver, organisation, arbejdsfordeling og personale

1.5. Kommunens/amtskommunens opgaver, styringsbestemmelser, politiske organer og administrative opbygning

1.6. Personalepolitik og personaleudvikling, herunder efter- og videreuddannelse.

2. Kommunikation

Formål:

Eleven opnår færdighed i - på en venlig og korrekt måde - at betjene borgere og andre, der henvender sig til kommunen/amtskommunen.

Eleven skal endvidere erhverve sig viden om, efter hvilke retningslinier forskellige former for skriftlig kommunikation udformes, ligesom eleven skal vedvirke ved udarbejdelse af skriftlige informationer.

Endelig skal eleven erhverve sig viden om interne informationssystemer og formålet med disse.

Indhold/funktioner:

2.1. Telefonbetjening

2.2. Publikumsbetjening

2.3. Skriftlig kommunikation (breve, notater, referater, meddelelser, annoncer m.v.)

2.4. Informationssystemer

3. Tværgående funktioner

Formål:

Eleven skal opnå færdighed i at udføre en række tværgående, almindeligt forekommende funktioner og i forbindelse hermed erhverve sig den fornødne forståelse af disse funktioner.

indhold/funktioner:

3.1. Behandling af ind- og udgående post

3.2. Postforsendelser

3.3. Fotokopiering og mangfoldiggørelse samt efterbehandling

4. Registrering, sagsstyring og arkivering

Formål:

Eleven skal erhverve sig forudsætninger for at kunne medvirke ved poståbning og -fordeling samt journalisering og sagsstyring.

Eleven skal endvidere selvstændigt kunne varetage registrerings- og aktiveringsopgaver samt foretage informationssøgning ved hjælp af håndbøger, registre og lignende.

I forbindelse med optræningen i disse funktioner skal eleven erhverve sig forståelse af formålet og principperne for funktionernes udførelse.

Indhold/funktioner:

4.1. Poståbning og -fordeling

4.2. Journalisering og sagsstyring

4.3. Registrering

4.4. Informationssøgning

4.5. Arkivering

5. Korrespondancefunktioner

Formål:

Eleven skal opnå færdighed i at udføre renskrivningsopgaver, herunder udfyldelse af fortrykte formularer i overensstemmelse med de forskrifter, der er fastlagt på arbejdsstedet.

Indhold/funktioner:

5.1. Maskinskrivning/etb efter koncept og diktafon

5.2. Blanketudfyldning

6. Købs- og salgsfunktioner

Formål:

Eleven skal opnå færdighed i udskrivning af fakturaer samt i udførelsen af priskontrolopgaver og efterregning af fakturaer.

Eleven skal endvidere - afhængig af funktionernes karakter og omfang - medvirke ved eller selvstændigt varetage kontormæssige opgaver vedrørende lagerfunktioner, varevodtagelse og vareforsendelse.

Indhold/funktioner:

6.1. Fakturering, priskontrol samt efterregning af fakturaer

6.2. Kontormæssige lagerfunktioner

6.3. Varemodtagelse, vareforsendelse

7. Budget- og regnskabsfunktioner

Formål:

Eleven skal erhverve sig viden om kommunens/amtskommunens budget og regnskabssystem.

På dette grundlag skal eleven opnå færdighed i udførelsen af en række regnskabsfunktioner og ekspeditionsopgaver, ligesom eleven skal medvirke ved budget- og regnskabsopgaver i øvrigt samt ved udførelsen af statistiske opgaver.

Indhold/funktioner:

7.1. Bilagskontrol

7.2. Kontering

7.3. Kassefunktioner

7.4. Bank- og giroekspedition

7.5. Restancekontrol

7.6. Budget- og regnskabsopgaver i øvrigt, herunder beregning af takster

7.7. Statistik

8. Personaleadministration

Formål:

Eleven skal - med udgangspunkt i en orientering om det regelsæt, som regulerer løn- og ansættelsesvilkår for kommunens/amtskommunens medarbejdere - dels selvstændigt varetage, dels medvirke ved en række funktioner i forbindelse med beregning og anvisning af løn m.v. samt administration af forskellige personaleforhold.

Indhold/funktioner:

8.1. Indberetning til lønsystem

8.2. Kontrol af indberetningsmateriale til lønsystem

8.3. Gennemgang og behandling af uddatamateriale

8.4. Rettelsesprocedure omkring lønsystem

8.5. Administration af flextidsordning

8.6. Administration af ferie, sygdom m.v.

8.7. Administration af regler on rejseudgifter, diæter, dagpenge m.v.

9. Sagsbehandlingsopgaver og særlige opgaver

Formål:

Eleven medvirker ved sagsbehandlingsopgaver og særlige opgaver, som udføres i de forskellige forvaltninger, afdelinger og institutioner, hvor uddannelsen gennemføres:

Indhold/funktioner:

Fastlægges i den enkelte uddannelsesplan for hver praktikperiode.

Yderligere oplysninger om uddannelsen fås ved henvendelse til Det faglige Udvalg for Kontoruddannelser, Vester Voldgade 96. 1., 1552 København V., Telf: (01) 15 60 33.

Erhvervsuddannelsesudvalget for Handels- og kontorområdet

Ole Mørch Thor

Foranstående uddannelsesregler godkendes

Undervisningsministeriet,

Direktoratet for Erhvervsuddannelserne

28. juni 1985

Niels Hummeluhr

Officielle noter

Ingen