Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Vejledning om regler for udbetaling af midler og aflæggelse af regnskab for forsikringsprojekter, der finansieres af Strukturdirektoratet, Forskningssekretariatets tilskudsbevilling ad § 24.33.02.


ANVENDELSESOMRÅDE

Vejledningen finder anvendelse i forbindelse med udbetaling af midler til forsknings- og forsøgsaktiviteter ved brancheforskningsinstitutioner og selvejende forskningsinstitutioner.

UDBETALING

Tilskud kan kun udbetales, såfremt de generelle vilkår for forskningsprojekter, der finansieres af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger overholdes. Derudover kan der i den konkrete tilsagnsskrivelse være givet yderligere betingelser for finansiering af projektet.

Anmodningen om udbetaling af tilskud kan kun ske ved fremsendelse af skemaet: Anmodning om udbetaling af tilskud til forskningsprojekter finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. Forskellige tilskud i udfyldt stand.

Forskningssekretariatet vil på basis heraf forestå udbetalingen af tilskuddet for det enkelte projekt.

Den årlige tilskudsbevilling vil kunne rekvireres a conto. Der kan ske udbetaling op til 4 gange årligt. De aktuelle afregningsperioder kan vælges frit. Der stilles således ikke krav om afregning efter kalenderkvartaler.

Tilskudsbevillingen for det givne kalenderår skal være rekvireret senest den 15. november.

Selv om projektudgifterne overstiger den tildelte tilskudsbevilling vil den samlede udbetaling aldrig kunne overstige den tildelte bevilling for det pågældende kalenderår.

UDGIFTSOPGØRELSE

Udgifter forbundet med projektet anføres på skemaet Anmodning om udbetaling af bevilling til forskningsprojekter finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. Forskellige tilskud. Institution, projektitel og projekt nr. samt eventuelt forskningsindsatsområde skal fremgå af skemaet.

»Aktuel udbetalingsperiode« udfyldes, således at den omfatter tiden fra sidste opgørelsestidspunkt (eller tilskudsbevillingens startdato i det konkrete år) til sluttidspunktet for den aktuelle opgørelse. »Udbetalt i indeværende kalenderår« omfatter tidligere anviste midler af projektets bevilling i indeværende år. »Projektets bevilling i indeværende kalenderår« svarer til den fordeling af tilskudsbevillingen til det enkelte projekt, som Forskningssekretariatet har anført i tilsagnsskrivelsen for året.

Beløb afrundes til hele 1000 kr. Udgifterne skal være dokumenterbare og kunne henføres til projektansøgningen såvel tids- som artsmæssigt.

I anmodningen specificeres udgiftsposterne i overensstemmelse med tilsagnsskrivelsen for det pågældende kalenderår. Store afvigelser fra budgettet og den årlige tilsagnsskrivelse, skal jf. de indgåede kontrakter og/eller tilsagnsskrivelser drøftes med Forskningssekretariatet, idet dette kræver forudgående godkendelse.

Afvigelser, der ikke overstiger 15 % på den enkelte budgetpost inden for projektets samlede bevilling, kan dog foretages uden forudgående forelæggelse for Forskningssekretariatet.

Det bemærkes, at normale varer m.v., udtaget af lager til brug for det konkrete projekt, kan indgå uanset, at anskaffelsen måtte ligge før projektets startstispunkt.

Såfremt tilskudsmodtageren allerede har etableret en tidsregningsprocedure kan denne anvendes.

Tid anvendt uden for normal arbejdstid skal registreres ligesom andet tidsforbrug og kan kun indregnes til normal timesats.

Såfremt tilskudsmodtageren ikke allerede har en tidsregistreringsprocedure, må der etableres en sådan, der opfylder følgende minimumskrav:

- Hver medarbejder ved det støttede projekt fører et timeregnskab. Heri noterer den pågældende dagligt det antal timer, der arbejdes med projektet.

Den fordeling af de direkte lønudgifter og det direkte tidsforbrug, der er angivet i ansøgningen og godkendt i tilsagnsskrivelsen skal som hovedregel anvendes ved afregningen.

Projektmedarbejdernes lønninger må højst beregnes efter de til enhver tid gældende bestemmelser for ansættelse i statens tjeneste. Derudover skal de for statslige ansatte gældende regler for dækning af rejseudgifter følges, herunder må benyttelse af eget befordringsmiddel kun refunderes efter laveste takst i henhold til Finansministeriets cirkulære.

Under inddirekte udgifter kan kun medtages udgifter, der fremgår af institutionens budget og regnskab for det pågældende år. Eksempler herpå er:

- lokaleudgifter: husleje, varme, el, rengøring, renovation, vedligeholdelse, ejendomsskatter

- kontorudgifter: telefon, telefax, porto, annoncer, kontorartikler, bøger, tidsskrifter

- personaleudgifter: kursusafgifter, efteruddannelsesafgifter, kantine

- varer og reservedele

- edb-udgifter, databehandling

- repræsentation

- ledelse og administration: skrivestue, bogføring, projektadministration

Indirekte udgifter skal kunne dokumenteres og kunne henføres til projektet.

Der kræves ingen faglig rapportering i forbindelse med anmodning om udbetaling af tildelt tilskudsbevilling, men det anbefales at tilskudsmodtageren benytter lejligheden til at overveje om den konstaterede udgiftsudvikling svarer rimeligt til den forventede økonomiske og faglige udvikling af projektet.

Det kan f.eks. være tale om, at projektet er forsinket, eller at udgifterne viser sig at afvige væsentligt fra den fordeling af bevillingen på budgetposter i det enkelte år, som var angivet i ansøgningen eller statusrapporten.

Udgifter der medtages i opgørelsen skal være betalt, det vil sige regninger skal være betalt og lønninger udbetalt.

Udbetalingsanmodningen vedrørende 4. kvartal, der skal indsendes til Forskningssekretariatet senest den 15. november, kan dog indeholde anslåede udgifter vedrørende perioden frem til kalenderårets udløb.

FREMGANGSMÅDE VED OVERFØRSEL AF BELØB TIL TILSKUDSMODTAGER SAMT REGLER FOR TILSKUDSMODTAGERENS REGNSKABSFØRING

Tilskudsbevillingen til selvejende institutioner og private forskningsinstitutioner vil blive anvist til institutionens bank- eller girokonto.

REGNSKABSAFLÆGGELSE

Der skal oprettes et selvstændigt regnskab for hvert enkelt projekt, hvoraf tilskudsmodtagerens samlede udgifter til projektet fremgår. Regnskabet for hvert enkelt projekt skal være udfærdiget i overensstemmelse med god regnsskabsskik samt de i nærværende vejledning anførte anvisninger. Eventuelle afvigelser skal begrundes.

Det skal af regnskabet fremgå om den tildelte tilskudsbevilling til det enkelte projekt anvendes i overensstemmelse med tilsagnsskrivelsen det pågældende kalenderår.

Regnskabet skal på begæring kunne fremlægges som dokumentation for de afholdte udgifter.

De enkelte tilskudsmodtagere skal udfylde skemaet: Opgørelse over tilskudsmodtagerens samlede udgifter i det enkelte kalenderår i forbundet med bevilling til forskningsprojekt finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. Forskellige tilskud.

Regnskabsopgørelsen skal være revideret i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og påtegnet af en registreret eller statsautoriseret revisor.

Revisor skal i den forbindelse påse om projektmedarbejdernes faktiske udbetalte lønninger ikke afviger væsentligt fra den budgetterede fordeling, samt påse at aflønning af personale højst er beregnet efter de til enhver tid gældende bestemmelser for ansættelse i statens tjeneste.

Derudover skal det af revisors påtegning fremgå, at de for statslige ansatte gældende regler for dækning af rejseudgifter følges, herunder at benyttelse af eget befordringsmiddel refunderes efter laveste takst i henhold til Finansministeriets cirkulære herom.

Revisors erklæring skal udarbejdes på vedlagte Revisorattest.

Opgørelsesskemaet og revisorattesten skal i udfyldt stand fremsendes til Forskningssekretariatet senest den 1. marts i det følgende år.

Kortvarige projekter

For kortvarige projekter, der er færdige inden for 3 månder, skal skemaet: Opgørelse over tilskudsmodtagerens samlede udgifter i det enkelte kalenderår i forbindelse med bevilling til forskningsprojekt finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. Forskellige tilskud indsendes til Forskningssekretariatet i udfyldt stand senest 3 måneder efter afslutningen af projektet.

Det skal af opgørelsesskemaet og det selvstændige regnskab fremgå, hvorvidt der er givet andre statslige midler, private tilskud med angivelse af beløb m.v. samt størrelsen på institutionens eventuelle medfinansiering af projektet.

TILBAGEBETALING

Tilskudsmodtageren skal tilbagebetale de ikke-anvendte tilskudsmidler, såfremt det af regnskabet og den vedlagte revisorattest fremgår, at den tildelte tilskudsbevilling til det enkelte projekt i det pågældende kalenderår ikke er blevet anvendt fuldt ud.

OPLYSNINGSPLIGT

Den enkelte tilskudsmodtager er til enhver tid pligtig til uden unødigt ophold, at fremlægge regnskabs- og bilagmateriale for det enkelte projekt, der har fået tilskud fra Landbrugs og Fiskeriministeriet Forskningssekretariatet.

Rigsrevisionen har, jf. Rigsrevisorlovens § 4, adgang til at foretage gennemgang af regnskaberne for de enkelte projekter. Rigsrevionen kan, jf. Rigsrevisorlovens § 13, endvidere til enhver tid foretage revision og regnskabsgennemgang på det sted, hvor regnskaberne føres, eller hvor det nødvendige materiale i øvrigt findes.

Rigsrevisionen kan kræve alle de oplysninger, som skønnes af betydning for regnskabernes prøvelse.

IKRAFTTRÆDEN

Ovenstående regler har virkning fra og med den 1. januar 1995.

Anmodning om udbetaling af tilskud til forskningsprojekt finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. forskellige tilskud.

 

 ---------------------------------------------------------------------  

 Institution:  

 Projekttitel:  

 Projekt nr.  

 Forskningsindsats:  

 =====================================================================  

                              Projektets    Udbetalt i  Aktuel  

                              bevilling i   i inde-     udbetalings-  

                              indeværende   værende     periode:  

                              kalenderår:   kalenderår:   /  - / 199  

 ---------------------------------------------------------------------  

Månedsværk:

Videnskabeligt personale:

Ikke-videnskabeligt

personale:

---------------------------------------------------------------------

Lønudgifter:

Videnskabeligt personale

Ikke-videnskabeligt

personale:

---------------------------------------------------------------------

Driftsudgifter:

---------------------------------------------------------------------

Apparaturanskaffelser:

---------------------------------------------------------------------

Indirekte udgifter:

---------------------------------------------------------------------

Andet (specificeret):

---------------------------------------------------------------------

I ALT UDGIFTER:

 

 =====================================================================  

                                     Underskrift, stempel og dato  

Opgørelse over tilskudsmodtagerens samlede udgifter i et enkelte kalenderår forbundet med forskningsprojekt finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. Forskellige tilskud

---------------------------------------------------------------------

Institution:

Projekttitel:

Projekt nr.

Forskningsindsats:

 

 =====================================================================  

 Kalenderår:             Bevilling  Forbrug  Støtte     Institutionens  

                         fra Forsk- i oplys- fra        medfinansie-  

                         ningsse-   nings-   anden      ring  

                         kretaria-  året     side  

                         tet  

 ---------------------------------------------------------------------  

Månedsværk:

Videnskabeligt

personale:

Ikke-videnskabeligt

personale:

---------------------------------------------------------------------

Lønudgifter:

Videnskabeligt

personale:

Ikke-videnskabeligt

personale:

---------------------------------------------------------------------

Driftsudgifter:

---------------------------------------------------------------------

Apparaturanskaffelser:

---------------------------------------------------------------------

Indirekte

omkostninger:

---------------------------------------------------------------------

Andet (specificeret):

---------------------------------------------------------------------

I ALT

=====================================================================

REVISORATTEST

Institution:

Projekttitel:

Projekt nr.

Forskningsindsats:

Regnskabsopgørelse vedrørende har jeg revideret i henhold til de generelle vilkår for forskningsprojekter, Vejledning om regler for udbetaling af midler og aflæggelse af regnskab for forskningsprojekter, der finansieres af Forskningssekretariatets tilskudsmidler af § 24.33.02. og i henhold til tilsagnsskrivelse af / 19 .

Jeg attesterer herved:

- at udgifterne vedrører forskningsprojektet

- at udgiftsopgørelsen er i overensstemmelse med de givne vilkår

- at varer og tjenesteydelser er leveret inden for den aftalte tidsramme

- at udgifterne er betalt senest på tidspunktet for nærværende opgørelse

- at den angivne periode ligger inden for den aftalte

- at tidsforbrug for projektets medarbejdere er opgjort og i overensstemmelse med givne vilkår

- at medgående materialer og indkøbte tjenesteydelser er i overensstemmelse med fakturaer og lagerregistrering

- at tilskud til rejseudgifter ikke overstiger beregningsgrundlaget i henhold til statens regler

- at tilskud til lønninger ikke overstiger de til enhver tid gældende bestemmelser for statens lønninger

- at udgifterne er opgjort excl. moms

 

                                      den  

                                                  underskrift  

  Revisors stempel  

 (Navn og adresse)  

                                         Telefon nr.: