Senere ændringer til forskriften
Ændrer i/ophæver
Den fulde tekst

Vejledning om regler for udbetaling af midler og aflæggelse af regnskab for forskningsprojekter, der finansieres af strukturdirektoratet, Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02


ANVENDELSESOMRÅDE

Vejledningen finder anvendelse i forbindelse med udbetaling af midler til forsknings- og forsøgsaktiviteter ved Landbrugs- og fiskeriministeriets forskningsinstitutioner og andre offentlige forskningsinstitutioner.

UDBETALING

Tilskud kan kun udbetales, såfremt de generelle vilkår for forskningsprojekter, der finansieres af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger overholdes. Derudover kan der i den konkrete tilsagnsskrivelse være givet yderligere betingelser for finansiering af projektet.

Anmodningen om udbetaling af tilskud kan kun ske ved fremsendelse af skemaet: Anmodning om udbetaling af tilskud til forskningsprojekter finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger af § 24.33.02. Forskellige tilskud i udfyldt stand.

Forskningssekretariatet vil på basis heraf forestå udbetalingen af tilskuddet for det enkelte projekt.

Den årlige tilskudsbevilling vil kunne rekvireres a conto. Der kan ske udbetaling op til 4 gange årligt. De aktuelle afregningsperioder kan vælges frit. Der stilles således ikke krav om afregning efter kalenderkvartaler.

Tilskudsbevillingen for det givne kalenderår skal senest være rekvireret den 15. november.

Selv om projektudgifterne overstiger den tildelte tilskudsbevilling vil den samlede udbetaling aldrig kunne overstige den tildelte bevilling for det pågældende kalenderår.

UDGIFTSOPGØRELSE

Udgifter forbundet med projektet anføres på skemaet Anmodning om udbetaling af bevilling til forskningsprojekter finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. Forskellige tilskud.

Institution, projekttitel og projekt nr. samt eventuelt forskningsindsatsområde skal fremgå af skemaet.

»Aktuel udbetalingsperiode« udfyldes, således at den omfatter tiden fra sidste opgørelsestidspunkt ( eller tilskudsbevillingens startdato i det konkrete år) til sluttidspunktet for den aktuelle opgørelse. »Udbetalt i indeværende kalenderår« omfatter tidligere anviste midler af projektets bevilling i indeværende år. »Projektets bevilling i indeværende kalenderår« svarer til den fordeling af tilskudsbevillingen til det enkelte projekt, som Forskningssekretariatet har anført i tilsagnsskrivelsen for året.

Beløb afrundes til hele 1000 kr. Udgifterne skal være dokumenterbare og kunne henføres til projektansøgningen såvel tids- som artsmæssigt.

I anmodningen specificeres udgiftsposterne i overensstemmelse med tilsagnsskrivelsen for det pågældende kalenderår. Store afvigelser fra budgettet og den årlige tilsagnsskrivelse, skal jf. de indgåede kontrakter og/eller tilsagnsskrivelser drøftes med Forskningssekretariatet, idet dette kræver forudgående godkendelse.

Afvigelser, der ikke overstiger 15% på den enkelte budgetpost inden for projektets samlede bevilling, kan dog foretages uden forudgående forelæggelse for Forskningssekretariatet.

Det bemærkes, at normale varer m.v., udtaget af lager til brug for det konkrete projekt, kan indgå uanset, at anskaffelsen måtte ligge før projektets startstidspunkt.

Såfremt tilskudsmodtageren allerede har etableret en tidsregistreringsprocedure kan denne anvendes.

Tid anvendt uden for normal arbejdstid skal registreres ligesom andet tidsforbrug og kan kun indregnes til normal timesats.

Såfremt tilskudsmodtageren ikke allerede har en tidsregistreringsprocedure, må der etableres en sådan, der opfylder følgende minimumskrav:

- Hver medarbejder ved det støttede projekt fører et timeregnskab. Heri noterer den pågældende dagligt det antal timer, der arbejdes med projektet.

Den fordeling af de direkte lønudgifter og det direkte tidsforbrug, der er angivet i ansøgningen og godkendt i tilsagnsskrivelsen, skal som hovedregel anvendes ved afregningen.

Projektmedarbejdernes lønninger må højst beregnes efter de til envher tid gældende bestemmelser for ansættelse i statens tjeneste. Derudover skal de for statslige ansatte gældende regler for dækning af rejseudgifter følges, herunder at benyttelse af eget befordringsmiddel refunderes i henhold til Finansministeriets cirkulære.

Under indirekte udgifter kan kun medtages udgifter, der fremgår af institutionens budget og regnskab for det pågældende år. Eksempler herpå er:

- lokaleudgifter: husleje, varme, el, rengøring, renovation, vedligeholdelse, ejendomsskatter

- kontorudgifter: telefon, telefax, porto, annoncer, kontorartikler, bøger, tidsskrifter

- personaleudgifter: kursusafgifter, efteruddannelsesafgifter, kantine

- varer og reservedele

- edb-udgifter, databehandling

- repræsentation

- ledelse og administration: skrivestue, bogføring, projektadministration

Indirekte udgifter skal kunne dokumenteres og kunne henføres til projektet.

Der kræves ingen faglig rapportering i forbindelse med anmodning om udbetaling af tildelt tilskudsbevilling, men det anbefales at tilskudsmodtageren benytter lejligheden til at overveje om den konstaterede udgiftsudvikling svarer rimeligt til den forventede økonomiske og faglige udvikling af projektet.

Det kan f.eks. være tale om, at projektet er forsinket, eller at udgifterne viser sig at afvige væsentligt fra den fordeling af bevillingen på budgetposter i det enkelte år, som var angivet i ansøgningen eller statusrapporten.

Udgiften der medtages i opgørelsen skal være betalt, det vil sige regninger skal være betalt og lønninger udbetalt.

Udbetalingsanmodningen vedrørende 4. kvartal, der skal indsendes til Forskningssekretariatet senest den 15. november, kan dog indeholde anslåede udgifter vedrørende perioden frem til kalenderårets udløb.

FREMGANGSMÅDE VED OVERFØRSEL AF BELØB TIL TILSKUDSMODTAGER SAMT REGLER FOR TILSKUDSMODTAGERENS REGNSKABSFØRING

Tilskud anvises som til-ins posteringer over Statens Centrale Regnskabssystem (SCR) til tilskudsmodtagerens registreringsnummer. For institutioner, der ikke er tilsluttet Statens Centrale Regnskabssystem, vil tilskudsbevillingen blive anvist til institutionens bank- eller girokonto.

Tilskudsmodtageren skal ved tilsagnet om tilskudsbevilling til et projekt samtidig oprette et særskilt aktivitetsregnskab for hvert enkelt projekt, der er givet bevilling til af Forskningssekretariatets tilskudsmidler, hvoraf tilskudsmodtagerens samlede udgifter til projektet fremgår.

I henhold til Finansministeriets Budgetvejledning kan ikke-fradragsberettiget købsmoms efter nærmere regler optages på standardkonto 75. Refusionsberettiget købsmoms. Disse momsudgifter optages direkte på forslag til lov om tillægebevilling som teknisk korrektion i henhold til reglerne i Budgetvejledningen.

REGNSKABSAFLÆGGELSE

De enkelte tilskudsmodtagere skal udfylde skemaet: Opgørelse over tilskudsmodtagerens samlede udgifter i det enkelte kalenderår forbundet med bevilling til forskningsprojekt finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. Forskellige tilskud.

Skema for hvert enkelt projekt, hvoraf tilskudsmodtagerens samlede udgifter til projektet fremgår, skal fremsendes til Forskningssekretariatet senest 1. marts i det følgende år.

Det skal af opgørelsesskemaet fremgå, hvorvidt der er givet andre statslige midler, private tilskud med angivelse af beløb m.v. samt størrelsen på institutionens eventuelle medfinansiering af projektet.

Det skal fremgå, om den tildelte tilskudsbevilling til det enkelte projekt er anvendt i overensstemmelse med det fremsendte specificerede budget i ansøgningen om bevilling til projektet i det pågældende kalenderår.

Afvigelser på den enkelte budgetpost, som er foretaget uden forudgående godkendelse i Forskningssekretariatet (jf. side 2), oplyses der om i et bilag, der vedhæftes opførelsesskemaet.

Det særskilte aktivitetsregnskab for hvert projekt skal på begæring kunne fremlægges som dokumentation for de afholdte udgifter.

Kortvarige projekter

For kortvarige projekter, der er færdige inden for 3 måneder, skal skemaet: Opgørelse over tilskudsmodtagerens samlede udgifter i det enkelte kalenderår i forbindelse med bevilling til forskningsprojekt finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. Forskellige tilskud indsendes til Forskningssekretariatet i udfyldt stand senest 3 måneder efter afslutningen af projektet.

Det skal af opgørelsesskemaet og det selvstændige regnskab fremgå, hvorvidt der er givet andre statslige midler, private tilskud med angivelse af beløb m.v. samt størrelsen på institutionens eventuelle medfinansiering af projektet.

TILBAGEBETALING

Tilskudsmodtageren skal tilbagebetale de ikke-anvendte tilskudsmidler, såfremt det af regnskabet fremgår, at den tildelte tilskudsbevilling til det enkelte projekt i det pågældende kalenderår ikke er blevet anvendt fuldt ud. Ikke forbrugte beløb skal være Forskningssekretariatet i hænde senest den 20. januar i det følgende år. Dette gælder også, hvis bevilling til projektet fortsat gives.

OPLYSNINGSPLIGT

Den enkelte tilskudsmodtager er til enhver tid pligtig til uden unødigt ophold, at fremlægge regnskabs- og bilagsmateriale for det enkelte projekt, der har fået tilskud fra Landbrugs- og Fiskeriministeriet, Forskningssekretariatet.

Rigsrevisionen har, jf. Rigsrevisorlovens § 4, adgang til at foretage gennemgang af regnskaberne for de enkelte projekter. Rigsrevisionen kan, jf. Rigsrevisorlovens § 13, endvidere til enhver tid foretage revision og regnskabsgennemgang på det sted, hvor regnskaberne føres, eller hvor det nødvendige materiale i øvrigt findes.

Rigsrevisionen kan kræve alle de oplysninger, som skønnes af betydning for regnskabernes prøvelse.

IKRAFTTRÆDEN

Ovenstående regler har virkning fra og med den 1. januar 1995.

Anmodning om udbetaling af tilskud til forskningsprojekt finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. Forskellige tilskud.

---------------------------------------------------------------------

Institution: -------------------------------------

Projekttitel: ------------------------------------

Projekt nr. -----------------

Forskningsindsats: -------------------------------

  

 ---------------------------------------------------------------------  

                  Projektets   Udbetalt i inde-   Aktuel udbetalings-  

                  bevilling i  værende kalender-  periode:  

                  indeværende  år:                   /    -    /  199  

                  kalenderår:  

 ---------------------------------------------------------------------  

Månedsværk:

Videnskabeligt personale:

Ikke-videnskabeligt personale:

---------------------------------------------------------------------

Lønudgifter:

videnskabeligt personale:

Ikke-videnskabeligt personele:

---------------------------------------------------------------------

Driftsudgifter:

---------------------------------------------------------------------

Apparaturanskaffelser:

---------------------------------------------------------------------

Indirekte udgifter:

---------------------------------------------------------------------

Andet (specificeret):

---------------------------------------------------------------------

I ALT UDGIFTER:

  

 ---------------------------------------------------------------------  

                                      --------------------------------  

                                       Underskrift, stempel og dato  

Opgørelse over tilskudsmodtagerens samlede udgifter i det enkelte kalenderår forbundet med forskningsprojekt finansieret af Forskningssekretariatets tilskudsbevillinger ad § 24.33.02. Forskellige tilskud.

---------------------------------------------------------------------

Institution: -----------------------------------------

Projekttitel: ----------------------------------------

Projekt nr. ---------------------

Forskningsindsats: -----------------------------------

  

 ---------------------------------------------------------------------  

 Kalenderår:      Bevilling fra Forbrug i   Støtte fra Institutionens  

                  Forsknings-   oplysnings- anden side medfinansiering  

                  sekretariatet året  

 ---------------------------------------------------------------------  

Månedsværk:

Videnskabeligt personale:

Ikke-videnskabeligt personale:

---------------------------------------------------------------------

Lønudgifter:

Videnskabeligt personale:

Ikke-videnskabeligt personale:

---------------------------------------------------------------------

Driftsudgifter:

---------------------------------------------------------------------

Apparaturanskaffelser:

---------------------------------------------------------------------

Indirekte omkostninger:

---------------------------------------------------------------------

Andet (specificeret):

---------------------------------------------------------------------

I ALT

---------------------------------------------------------------------

Den regnskabsansvarliges underskrift: -------------------------------