Oversigt (indholdsfortegnelse)
Bilag 1 Dagsorden til brug på orienterings- og opstillingsmødet
Den fulde tekst

Vejledning om struktur og offentligt opstillingsmøde i forbindelse med menighedsrådsvalget 2016

(Til menighedsråd og valgbestyrelser)

Indledning

1. Reglerne om valg til menighedsråd findes i lov om valg om menighedsråd og lov om menighedsråd. Derudover reguleres afviklingen af menighedsrådsvalget i bekendtgørelse om stiftelse og ophør af sognebåndsløsning samt om sognebåndløseres valgret til menighedsråd, bekendtgørelse om valgret og valgbarhed ved flytning mellem menighedsrådskredse i et pastorat og ved oprettelse af nye flersognspastorater, flytning til flersognspastorater eller ændringer i flersognspastorater, bekendtgørelse om udarbejdelse af fortegnelse over menighedsrådsmedlemmer og cirkulære om valg til menighedsråd den 8. november 2016.

Formålet med denne vejledning er at give nogle forslag til, hvordan menighedsrådet og valgbestyrelsen kan tilrettelægge et opstillingsmøde i forlængelse af orienteringsmødet i henhold til § 5a i lov om valg til menighedsråd.

Vejledningen beskriver nogle rammer for, hvordan opstillingsmødet kan afholdes, og er en del af kirkeministerens og Landsforeningen af Menighedsråds opfordring til, at der til menighedsrådsvalget i 2016 afholdes et opstillingsmøde i forlængelse af orienteringsmødet. Opfordringen er også, at dette møde afholdes tirsdag den 13. september 2016 i alle sogne.

Herudover indeholder vejledningen en beskrivelse af forskellige forhold omkring strukturændringer og fastsættelse af antallet af menighedsrådsmedlemmer.

Struktur og antal menighedsrådsmedlemmer

2. I den gældende lovgivning er der ingen frist for, hvornår menighedsrådet skal have fastsat antallet af medlemmer til menighedsrådet. Oplysningen er imidlertid af betydning både i forhold til bekendtgørelsen af valget og ved opstilling af kandidater, hvilket betyder, at det senest i slutningen af august 2016 skal være klart, hvor mange medlemmer der skal vælges til menighedsrådet.

Reglerne om menighedsrådets fastsættelse af antallet af medlemmer findes i lov om menighedsråd § 2, stk. 4-5.

Menighedsrådene bør også tidligt i valgåret tage stilling til eventuelle ændringer i strukturen. Det kan både være i form af oprettelse af nye, fælles menighedsråd, ændring af fælles menighedsråd eller nedlæggelse af fælles menighedsråd og i form af ændring i sognestrukturen.

Erfaringen fra det ordinære menighedsrådsvalg i 2012 viste en uklarhed om antallet af menighedsråd under valgprocessen, hvilket var uhensigtsmæssigt. Det er fx vanskeligt at give offentligheden information om antallet af menighedsråd, der skal vælges, hvis strukturen ikke er på plads. Kandidatsystemet, hvor kandidatlisterne prøves maskinelt for, om de mest basale valgrets- og valgbarhedsbetingelser er opfyldt, er ligeledes opbygget efter den centralt kendte sogne- og menighedsrådsstruktur.

For at de IT-systemer, der understøtter valgprocessen, kan være ajour til den administrative understøttelse af valget, er det nødvendigt, at menighedsrådene inden onsdag den 1. juni 2016 har indberettet den ændrede struktur (fælles menighedsråd m.v.) til biskoppen.

Senest torsdag den 1. september 2016 skal menighedsrådet have indtastet antallet af menighedsrådsmedlemmer, der skal vælges for den kommende funktionsperiode, i kandidatsystemet.

Opstillingsmøde i forlængelse af orienteringsmødet

3. Menighedsrådet skal afholde et offentligt orienteringsmøde senest 8 uger før valgdagen, jf. § 5a i lov om valg til menighedsråd. Det vil være hensigtsmæssigt at afholde et offentligt opstillingsmøde i forlængelse af orienteringsmødet for på denne måde at invitere den bredest mulige kreds til at deltage i opstillingsmødet. Annonceringen af orienteringsmødet bør derfor også indeholde oplysninger om opstillingsmødet.

4. Den seneste frist for afholdelse af orienteringsmødet er tirsdag den 13. september 2016. Med den fælles opfordring fra kirkeministeren og formanden for Landsforeningen af Menighedsråd og den fælles informationskampagne er der som noget nyt sat fokus på rekruttering og dermed på opstillingsmøderne. Derfor opfordres der også til, at orienterings- og opstillingsmødet afholdes samme dag over hele landet, nemlig tirsdag den 13. september 2016, og således efter at annonceringen af reglerne for opstilling og indgivelse af kandidatlister har fundet sted, jf. § 32 i lov om valg til menighedsråd.

5. På orienterings- og opstillingsmødet bør forsamlingen starte med at vælge en dirigent. Dirigenten bemyndiges af menighedsrådet og forsamlingen til at lede og gennemføre mødet og til at træffe beslutninger på forsamlingens vegne, hvis der opstår behov herfor.

Orienterings- og opstillingsmødet kan afvikles efter den dagsorden, der findes i bilag 1.

Mødet består af to dele. Del 1 er orienteringsmødet, som afholdes af menighedsrådet, og som vedrører dagsordenens pkt. 3-6. Under denne del af mødet redegør menighedsrådet for dets arbejde i den forløbne periode og for kommende opgaver. Derudover gennemgås reglerne for opstilling af kandidater. Herefter overgår mødet til del 2, som er opstillingsmødet.

6. Til opstillingsmødet forsøger deltagerne, om de kan danne en fælles kandidatliste. Det er frivilligt, om man ønsker at deltage i opstillingsmødet, eller om man vil sammensætte sin egen kandidatliste.

7. Først vælges stemmetællere, jf. dagsordenens pkt. 7. Personer, der ønsker at opstille som kandidater til menighedsrådet, meddeler dette under pkt. 8.a. ”Navneforslag”. Det er dog ikke et krav for at kunne opstille, at man er til stede på orienterings- og opstillingsmødet. Man kan have meldt sig som kandidat forud for mødet ved f.eks. at rette henvendelse til en anden deltager, der kan tage ønsket med til opstillingsmødet. Kandidaten bør give en skriftlig og underskrevet fuldmagt, hvor den pågældende samtykker i at blive opstillet.

8. Det vil være hensigtsmæssigt, hvis der på mødet er mulighed for en præsentation af de opstillede kandidater, og at der også er en debat om deres ønsker til og prioriteter for menighedsrådsarbejdet. Herved får de personer, der ønsker at opstille, mulighed for at uddybe deres ønske om at blive en del af menighedsrådet.

Skriftlig afstemning

9. Efter debat og præsentation bør de fremmødte gennemføre en skriftlig og hemmelig afstemning om de opstillede personer. En sådan afstemning medvirker til at sikre, at valget mellem de opstillede personer på mødet bliver mere demokratisk. Samtidig skabes der ved afstemning om de opstillede personer en synlighed om opbakningen til den enkelte kandidat.

10. Valgbestyrelsen bør stå for afviklingen af afstemningen. Valgbestyrelsen bør forud for mødet have sørget for materiale til afstemningen såsom tykt papir, skriverredskaber og en stemmeurne til afstemningen.

11. Valgbestyrelsen kan vælge, at de opstillede personers navne bliver skrevet op på en tavle eller lignende, hvorefter en fra valgbestyrelsen spørger, om de opstillede personer er villige til at modtage valg. En person kan, som nævnt i pkt. 7., opstilles ved en skriftlig fuldmagt.

12. Selve afstemningen om hvem, der skal anføres som kandidat på kandidatlisten, bør ske skriftligt. Afstemningen kan således foregå ved, at de stemmeberettigede skriver en eller flere kandidaters navne på et stemmekort, jf. nærmere under pkt. 14. Der udleveres kun ét stemmekort til hver fremmødt, stemmeberettiget person.

13. Der bør ikke kunne deltages i afstemningen ved fuldmagt, ligesom der ikke kan afgives brevstemme. Deltagelse i afstemningen bør således ske ved personligt fremmøde.

14. For at sikre en bred fordeling af stemmerne med mulighed for at tilgodese mindretal anbefales det, at hver stemmeberettiget person får et antal stemmer beregnet efter følgende model:

(Antal medlemmer, der skal vælges til rådet * ½) + 1.

Skal der vælges et ulige antal menighedsrådsmedlemmer, rundes resultatet op.

15. Det bør kun være de personer, som opfylder betingelserne for valgret til menighedsrådet, jf. lov om valg til menighedsråd, som deltager i afstemningen.

Udfyldelse af kandidatlisten – kandidater og stillere og kontaktperson for listen

16. Resultatet af afstemningen afgør, hvem der skal anføres på kandidatlisten. Der skal ligeledes anføres minimum 5 stillere, en kontaktperson for listen, om listen er sideordnet eller prioriteret opstillet og et eventuelt navn på kandidatlisten.

Stillerne kan i tilfælde af aftalevalg også have en opgave med at indlevere den særlige stedfortræderliste, jf. § 16 i lov om valg til menighedsråd, hvor der kan anføres personlige stedfortrædere for kandidaterne.

Såfremt der ikke findes minimum 5 stillere på opstillingsmødet, skal kandidaterne efter opstillingsmødet finde stillere til kandidatlisten. Det er ikke et krav, at disse stillere har deltaget i opstillingsmødet.

Såfremt der ikke findes nogen eller nok kandidater til kandidatlisten på opstillingsmødet, bør kandidaterne og stillerne aftale, hvordan der eventuelt kan ske en supplering af kandidatlisten efter opstillingsmødet.

Kandidatlisten skal udfyldes på den blanket, der findes på www.km.dk og på DAPen.

17. Der skal på opstillingsmødet findes en person, som har ansvaret for at indlevere kandidatlisten rettidigt i perioden tirsdag den 20. september 2016 kl. 19.00 – tirsdag den 27. september 2016 kl. 19.00.

18. Mødet kan afsluttes med, at dirigenten oplyser, at såfremt der er deltagere i mødet, der ikke har været tilfredse med afviklingen eller resultatet af mødet, har de mulighed for at indlevere deres egen kandidatliste. Det er ikke muligt at klage over afviklingen eller resultatet af selve opstillingsmødet.

Kirkeministeriet, den 18. april 2016

Pernille Esdahl

/ Jacob Lau Pedersen


Bilag 1

Dagsorden til brug på orienterings- og opstillingsmødet

mr: menighedsråd- vb: valgbestyrelsen - dir: dirigent

1.
Velkomst (vb)
2.
Valg af dirigent (vb)
     
Del 1: Orienteringsmøde
     
3.
Menighedsrådets opgaver og kompetencer (mr)
4.
Redegørelse for menighedsrådets arbejde siden sidste valg (mr)
5.
Redegørelse for kommende opgaver for menighedsrådet (mr)
6.
Redegørelse for reglerne for opstilling af kandidatlister og afvikling af valget (vb)
     
Del 2: Opstillingsmøde
     
7.
Valg af stemmetællere (dir)
8.
Opstilling af kandidater til menighedsrådet (dir)
 
a.
Navneforslag
 
b.
Præsentation af kandidater til menighedsrådet
 
c.
Debat og mulighed for spørgsmål til kandidaterne
 
d.
Afstemning
9.
Meddelelse af afstemningsresultatet (dir)
10.
Valg af stillere (mindst 5, højst 15) (dir)
11.
Aftale mellem kandidater og stillere om supplering af kandidatlisten
12.
Eventuelt (dir eller vb)